高職院校人事檔案管理問題與對策研究

劉英

摘 要：本文以湖南體育職業(yè)學(xué)院為例，分析研究了高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題及其原因，進(jìn)而提出提高高職院校人事檔案管理效率的相關(guān)對策，為高職院校在人事管理工作中提供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案管理；問題與對策

人事檔案管理指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是指組織人事管理活動中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映教職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文字材料，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著教職工的綜合信息，是各級組織全面地考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。對高職院校教職工人事檔案進(jìn)行管理，是高職學(xué)院人事處的重要職能之一。

新時期，為適應(yīng)高職教育的發(fā)展，如何推進(jìn)人事檔案管理工作，使人事檔案工作職能得以充分發(fā)揮，更好地為學(xué)校教育和人事工作服務(wù)，這無疑成為高職院校工作急需解決的問題。

一、湖南體育職業(yè)學(xué)院人事檔案管理現(xiàn)狀

為切實抓好教職工人事檔案管理，湖南體育職業(yè)學(xué)院從加大基礎(chǔ)設(shè)施入手，強(qiáng)化管理，認(rèn)真做好教職工人事檔案的各項管理工作，強(qiáng)化檔案服務(wù)效能，以此確保提高教職工人事檔案服務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

按照教職工人事檔案管理權(quán)限，學(xué)院人事處承擔(dān)了院本部、省體校、省羽毛球運動管理中心、省舉重運動管理中心、省游泳運動管理中心、省網(wǎng)球運動管理中心、省摔跤柔道跆拳道運動管理中心、省射擊運動管理中心8個單位的副處級以下和副高以下職稱干部、工人、運動員人事檔案，現(xiàn)有室藏人事檔案816卷。因檔案數(shù)量多，成分復(fù)雜，人事檔案管理工作以“三化”為核心指導(dǎo)思想。

1、規(guī)范化。通過建立規(guī)范化工作程序，保證教職工人事檔案工作所需經(jīng)費的落實，并于2008年制訂了《湖南體育職業(yè)學(xué)院2008-2010年人事檔案工作規(guī)劃》。2008年開始，從規(guī)范管理入手，對816卷檔案逐一進(jìn)行了審核。按照分類管理、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求進(jìn)行整理，在認(rèn)真審核教職工檔案“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）的同時，重點清查：是否有涂改造假、裝錯材料、缺少1997年以后的《干部任免審批表》。同時仔細(xì)清理缺材料、追補(bǔ)缺材料、完善個人信息、復(fù)制純藍(lán)墨水和圓珠筆材料、剪裁、裱糊破損材料等等工作。

2、制度化。按照檔案工作的要求，結(jié)合學(xué)院檔案工作實際，2009年印發(fā)了《湖南體育職業(yè)學(xué)院人事檔案利用制度及收集歸檔要求的通知》。嚴(yán)格按制度要求做好檔案收集整理、歸檔鑒定、安全保護(hù)、轉(zhuǎn)遞保密、庫房管理等工作，確保了檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運行。

3、安全化。為加強(qiáng)檔案的安全管理，學(xué)院強(qiáng)化人事檔案室硬件建設(shè)，檔案庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，面積達(dá)45.9平方米。庫房內(nèi)配有6組密集架、防盜門和防盜窗、空調(diào)機(jī)、滅火器、溫濕度計等相關(guān)設(shè)備。做到防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防霉?fàn)€，溫濕度適宜，通風(fēng)良好。同時通過建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)把檔案查閱關(guān)。不允許任何個人和本院與檔案業(yè)務(wù)無關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容，任何人都無法私自涂改、添加、抽取、撤換檔案材料，有效地維護(hù)了檔案的安全。

二、人事檔案管理存在的問題及原因分析

長期以來，很多高職院校認(rèn)為人事檔案管理就是單一收集資料、保存資料的工作，以至于對人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，缺乏足夠的重視和支持。通過與湖南體育職業(yè)學(xué)院人事管理成功經(jīng)驗進(jìn)行比較，現(xiàn)今在高職院校人事檔案管理中存在以下問題：

1、因高職院校編制緊缺，未設(shè)置專門機(jī)構(gòu)來從事人事檔案管理工作，沒有配備專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，一般是采取其他崗位的非專業(yè)人員兼任，直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

2、人事檔案制度不完善。部分高職院校沒有在檔案材料的搜集、保管等方面制定較為完善的管理制度，無法將人事檔案管理責(zé)任落到實處，從而影響了人事檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3、管理經(jīng)費投入較少。部分高職院校在人事檔案管理工作中未設(shè)立檔案管理專項經(jīng)費或者投入經(jīng)費較少，從而無法滿足配備檔案管理設(shè)施的需要，也不能給檔案管理人員提供正常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

而造成這些問題的原因則主要集中在以下幾個方面：

1、人事檔案材料質(zhì)量不高且收集難度較大

人事檔案材料的質(zhì)量不高體現(xiàn)在形式和內(nèi)容兩方面。形式上，手續(xù)不齊，無單位印章，缺少個人簽名，用圓珠筆、鉛筆填寫或復(fù)寫，或用復(fù)印件代替等，都不符合檔案材料完整的要求，如干部任免表上缺少主管部門審批意見，干部履歷表中無組織審核公章，年度考核表上本人意見簽名處是空白。內(nèi)容上，反映同一問題的一套材料能夠有本有末地再現(xiàn)事情的來龍去脈，不缺張少頁，材料沒有缺損，而多數(shù)人事檔案都達(dá)不到完整要求。如常見的職稱材料短缺中，有的沒有初級職稱認(rèn)定表，有的缺少講師評審表，直接從初級到了高級，中間出現(xiàn)了斷層，崗位聘任合同、年度考核和工資調(diào)整部分也常有此類情況，不能完整地連續(xù)地反映出該人崗位、職稱晉升、每年工作考核和工資調(diào)級情況。特別是合并后的高職院校，人事檔案材料不完整體現(xiàn)更為明顯。收集工作一直是人事檔案工作中的重點和難點，院屬單位負(fù)責(zé)人事檔案工作人員變動頻繁并且是兼職，不能專心檔案工作，業(yè)務(wù)不熟悉，從而不能按要求及時將檔案材料入檔。特別是在進(jìn)行追補(bǔ)缺材料過程中，遇到了無法補(bǔ)的困難。如教職工單位的變動、所缺材料歷時時間已久、材料形成時的不規(guī)范等等，給檔案管理人員在追補(bǔ)材料工作上帶來很大的難度。

2、管理手段欠佳，工作效率較低

目前，部分高職院校在檔案管理工作中仍沿用傳統(tǒng)的手工操作模式。檔案工作人員主要依靠手工疲于應(yīng)付檔案材料的收集、整理和裝訂，沒有時間和精力進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，從而無法建立較為完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享。

3、檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

目前，高職院校的檔案管理人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊。高學(xué)歷高職稱專業(yè)人員較少，部分高職院校是采取其他管理崗位的非專業(yè)人員兼任，多數(shù)檔案管理人員都是邊干邊學(xué)，專業(yè)對口的較少。

三、高職院校人事檔案管理工作問題的對策

針對所存在的問題，為了進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理工作，促進(jìn)其規(guī)范化管理，科學(xué)化應(yīng)用，使人事檔案更好地為本學(xué)院的管理、人事決策和其他工作服務(wù)，針對高職院校人事管理工作的特殊性，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面加以改進(jìn)：

1、重視并支持人事檔案管理工作

人事檔案工作由于其業(yè)務(wù)性質(zhì)的特殊性，看起來是平淡容易被忽略的工作，而實際上它也是院校人事管理，機(jī)構(gòu)發(fā)展中不可或缺的部分。人事檔案管理工作中自上而下整體推動的力度要大，要得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持。這是搞好人事檔案管理工作的先決條件，只有這樣才能為人事檔案的管理工作注入優(yōu)秀的管理人才、厚實的資金依托和嚴(yán)格的制度保證。否則，人事檔案管理工作就得不到真正的實施。所以各級各部門也要高度重視并支持檔案管理工作，把做好檔案工作列入本單位工作的議事日程。

2、建立一支穩(wěn)定、專業(yè)的檔案管理隊伍

當(dāng)今需要的是有人事管理能力的同時要熟悉計算機(jī)技能的復(fù)合性人才，自身在具備一定的創(chuàng)新能力的同時要在工作中實事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)，注重細(xì)節(jié)，有良好的溝通能力。要建立一支相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍，保證高職院校人事檔案管理工作的良性發(fā)展。應(yīng)根據(jù)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展情況適時增加檔案管理人員，以利于檔案日常編研工作的開展，保證檔案管理的連續(xù)性，為以后的檔案管理及檔案接收工作做好人員儲備。同時要積極為檔案管理人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會，組織他們參加各級舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、進(jìn)修班、檔案知識講座、經(jīng)驗交流會、學(xué)術(shù)研討會等提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

3、把握難點，著眼檔案管理規(guī)范化

作為識別人才重要依據(jù)之一的人事檔案，是反映教職工全面情況的案卷，也是教職工的全貌。這就要求人事檔案內(nèi)容要保持完整。一份符合要求的人事檔案，應(yīng)該具備真實性和完整性。所以，作為檔案管理人員要有高度的責(zé)任感，立足本職，用主要的時間和精力做好檔案工作，定期與各單位聯(lián)系、定期索要，定期對人事檔案逐一進(jìn)行清查，對檔案中缺少的材料一一登記在冊，做好檔案的收集、歸檔和整理工作，及時補(bǔ)齊補(bǔ)全空缺的材料。并從移交、聯(lián)系、索要、檢查核對、登記這幾個工作環(huán)節(jié)入手，嚴(yán)把材料入口關(guān)，把收集和管理工作做扎實。

4、嚴(yán)格落實檔案管理工作的各項制度

人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果不嚴(yán)格落實工作制度，就會使工作無章可循、無所適從。要進(jìn)一步健全工作臺賬，逐條對照《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《人事檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)》全面查擺問題，制定整改措施，特別是對人事聘用、職稱評審、工資調(diào)整、年度考核等材料督促有關(guān)部門收集，并按檔案管理權(quán)限即時移交學(xué)院人事檔案室入檔，同時要在歸檔材料的鑒別上，對轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的把關(guān)下功夫，為教職工管理、人事聘用提供真實、準(zhǔn)確的個人信息。

5、圍繞綜合服務(wù)，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

為組織人事工作服務(wù)是人事檔案工作的出發(fā)點和立足點，隨著人事制度改革的深化，客觀上對教職工信息的需求量越來越大，對人事檔案信息化建設(shè)也提出了更新、更高的要求，因此要充分利用計算機(jī)在檔案管理工作中的作用，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保證檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。要實行開放式的管理。一方面建立教職工工作業(yè)績檔案，及時將教職工的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，為憑實績用教職工提供必要的依據(jù)。另一方面建立教職工能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能資料，真實、準(zhǔn)確、完整、立體地反映教職工的情況，提高決策工作的水平。要實行服務(wù)式管理。在工作中注重實效，在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，在教職工的入黨、出國、調(diào)動、聘任、福利待遇、辦理退休和處理歷史遺留問題時，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，提高教職工檔案的使用效率。

隨著高職院校的建設(shè)和發(fā)展，人事制度改革的不斷深入，原有的高職院校人事檔案管理工作已不能適應(yīng)高職院校的發(fā)展需要。因此，高職院校人事檔案管理工作顯得尤為重要，這就要求高職院校在人事檔案管理工作中與時俱進(jìn)，加快改革，規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理水平，為高職教育提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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（作者單位：湖南體育職業(yè)學(xué)院，湖南 長沙 410019）