燕京惠泉 砍掉OA“雞肋”

謝偉鋒 霍 娜

1938年,福建惠安一位姓王的資本家創(chuàng)辦了一家以地瓜干造酒的小作坊。這位王姓資本家不曾想到,70年后,當(dāng)年的小作坊竟成為了現(xiàn)在全國(guó)知名、掛牌上市的啤酒集團(tuán)——福建燕京惠泉啤酒股份有限公司(簡(jiǎn)稱(chēng)燕京惠泉)……

前后70年,經(jīng)過(guò)國(guó)有改造、引進(jìn)啤酒露天大罐發(fā)酵新技術(shù)、通過(guò)GB/T19000-ISO9002質(zhì)量體系認(rèn)證、在上海證券交易所正式掛牌上市和北京燕京啤酒股份有限公司注資,燕京惠泉一步步規(guī)范、成長(zhǎng)了起來(lái)。

隨著強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合,子公司及托管公司的增加,燕京惠泉的規(guī)模不斷擴(kuò)大,公司日常辦公的工作量也迅速增加,公司到處呈現(xiàn)一片忙碌的景象:領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多,日程安排緊湊;員工也是身影匆匆,有的忙著擬定文件后組織會(huì)審,并提交給領(lǐng)導(dǎo),有的忙著復(fù)印文件下發(fā)到各個(gè)部門(mén),有的忙著給子公司的相關(guān)人員郵寄會(huì)議信函等。為改變復(fù)雜、低效的手工辦公方式,燕京惠泉決定引進(jìn)OA——辦公自動(dòng)化系統(tǒng),來(lái)方便內(nèi)部員工快捷地共享信息,高效協(xié)同地工作。

話需求 打尖還是住店

“客官,您是打尖還是住店?”來(lái)往客棧的客人需求各不一樣,企業(yè)對(duì)于OA的需求也各不相同。經(jīng)過(guò)調(diào)研分析,燕京惠泉對(duì)OA的應(yīng)用需求主要為:個(gè)人通信、信息共享、工作流和決策支持等。

在燕京惠泉,沒(méi)有OA之前,員工一般通過(guò)QQ來(lái)進(jìn)行通信。這存在一定的安全隱患,且不便于管理。企業(yè)內(nèi)部迫切需要一個(gè)安全的即時(shí)通信平臺(tái),來(lái)記錄和管理員工之間的工作通信內(nèi)容,提高對(duì)員工業(yè)務(wù)的監(jiān)督和管理水平。

部門(mén)內(nèi)部和部門(mén)之間的信息溝通不通暢,資源不能共享,也需要一個(gè)信息交流和資源共享平臺(tái),來(lái)讓相關(guān)人員都能便捷地借閱合同底稿、了解技術(shù)中心新產(chǎn)品和市場(chǎng)部新產(chǎn)品包裝、查詢各車(chē)間月底報(bào)表等。

另外,在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中,各種申請(qǐng)、審批、公文要在不同的人員和部門(mén)間簽轉(zhuǎn),并需要進(jìn)行統(tǒng)一歸檔,這就更需要一個(gè)靈活的工作流處理機(jī)制和協(xié)同辦公系統(tǒng)。

當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出決策時(shí),需要將決策信息及時(shí)快速地發(fā)布給各級(jí)相關(guān)人員,來(lái)作為他們決策和開(kāi)展業(yè)務(wù)的依據(jù)。因此,一個(gè)有效的信息資源發(fā)布的機(jī)制和平臺(tái)對(duì)燕京惠泉來(lái)說(shuō)也是至關(guān)重要的。

做調(diào)研 技術(shù)架構(gòu)打擂臺(tái)

引入OA的前期,2005年下半年,燕京惠泉組織人員到兄弟單位進(jìn)行考察已經(jīng)上線的OA。在考察的過(guò)程中,考察組發(fā)現(xiàn)大多數(shù)單位上OA存在著四個(gè)問(wèn)題:第一,盲目投資,見(jiàn)什么就上什么;第二,系統(tǒng)功能繁雜,中看不中用;第三,技術(shù)選型沒(méi)把關(guān),后續(xù)開(kāi)發(fā)維護(hù)成問(wèn)題;第四,實(shí)施過(guò)程倉(cāng)促,新增項(xiàng)目無(wú)法切入。

OA,最貴不一定最合適。大多數(shù)廠商鼓吹自己的系統(tǒng)功能繁多,目的在于吸引用戶,可他們的產(chǎn)品在實(shí)戰(zhàn)中往往派不上用場(chǎng)。市面上的OA也有多種技術(shù)架構(gòu),企業(yè)必須根據(jù)自身的技術(shù)力量和所處的IT環(huán)境進(jìn)行技術(shù)選型,以備二次開(kāi)發(fā)和維護(hù)。一套OA如果沒(méi)有自定義的模版,等系統(tǒng)上線、開(kāi)發(fā)小組撤走以后,企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中要新增審批項(xiàng)目時(shí),會(huì)無(wú)處入手。

經(jīng)過(guò)前期的參觀考察,經(jīng)過(guò)若干次簡(jiǎn)單的試用,燕京惠泉總結(jié)出了當(dāng)前的四種OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)及其優(yōu)劣。

燕京惠泉屬于啤酒制造行業(yè),各方面事務(wù)流程比較繁雜,單純套用市面上的商品化軟件很難完全適合企業(yè)的具體需要。而且有些市面上的商品化軟件還會(huì)摻雜一些中看不中用的功能模塊。因此,燕京惠泉需要一個(gè)自定義開(kāi)發(fā)的,為企業(yè)量身定制的OA軟件。

選自己的型 招自個(gè)兒的標(biāo)

經(jīng)過(guò)前期的產(chǎn)品考察和市場(chǎng)調(diào)研后,2006年初,燕京惠泉成立了以分管副總為組長(zhǎng),各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人和計(jì)算機(jī)中心全體人員為成員的工作小組,然后結(jié)合本公司具體的應(yīng)用需求,對(duì)OA進(jìn)行技術(shù)選型和工程招標(biāo)。

為了能與公司其他軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行整合,燕京惠泉考慮OA選用SQL2000為數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái),因?yàn)橐郧肮静捎玫挠糜裊8財(cái)務(wù)系統(tǒng)和啤酒分銷(xiāo)系統(tǒng)采用的都是SQL2000數(shù)據(jù)庫(kù),。

同時(shí),為方便后續(xù)維護(hù)和二次開(kāi)發(fā),燕京惠泉建議開(kāi)發(fā)商選用使用率比較高和使用范圍比較廣的ASP.Net開(kāi)發(fā)工具,因?yàn)榛贏SP.Net技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有運(yùn)行速度快、性能穩(wěn)定、可拓展等特點(diǎn)。

考慮到公司工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)熟悉程度高低不一,燕京惠泉建議開(kāi)發(fā)商采用B/S結(jié)構(gòu),軟件的安裝只在服務(wù)器端進(jìn)行,客戶端實(shí)現(xiàn) “零”安裝;所有系統(tǒng)管理及升級(jí)只在服務(wù)器端進(jìn)行,各客戶端無(wú)需任何設(shè)定,這樣在系統(tǒng)升級(jí)和更新時(shí)不會(huì)影響用戶的數(shù)據(jù)資料 。

基于以上考慮,燕京惠泉的工作小組和開(kāi)發(fā)商,根據(jù)先前提出的應(yīng)用需求,初步擬定了一些OA的常用功能,以適用為出發(fā)點(diǎn),堅(jiān)決砍掉那些可有可無(wú)、利用率低的“雞肋”功能,選擇了一個(gè)功能緊湊,滿足自己核心需求的,用戶容易上手的OA,其常用功能模塊包括文件傳輸、自主流轉(zhuǎn)、固定審批、公文流轉(zhuǎn)等。

實(shí)施即控制、溝通、解惑

2006夏季到2007年,開(kāi)發(fā)商在燕京惠泉工作小組的協(xié)調(diào)下,進(jìn)行了開(kāi)發(fā)和試運(yùn)行,并在2007年年底上線運(yùn)行。項(xiàng)目實(shí)施并不是件容易的事,而是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。實(shí)施就是控制項(xiàng)目邊界,就是溝通,就是用管理思維去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,用技術(shù)思維來(lái)解決問(wèn)題。

業(yè)務(wù)流程調(diào)研是實(shí)施中的關(guān)鍵步驟。系統(tǒng)實(shí)施人員在調(diào)研、分析過(guò)程中要從細(xì)處著手,了解客戶各種業(yè)務(wù)的操作流程及其所涉及到的各種單據(jù),以及單據(jù)在各個(gè)部門(mén)之間是如何傳遞,各個(gè)崗位人員的職責(zé)是什么,每個(gè)人員做哪些工作等。在項(xiàng)目中經(jīng)常會(huì)有這樣的情況:在對(duì)審批項(xiàng)目和審批流程進(jìn)行分類(lèi)時(shí),會(huì)發(fā)現(xiàn)前期所做的調(diào)研有遺漏,這時(shí)溝通與協(xié)調(diào)是比較重要的。

實(shí)施過(guò)程要注重用戶培訓(xùn)。在燕京惠泉,由于各類(lèi)參與人員水平參差不齊,從簡(jiǎn)單的入手,可以由點(diǎn)到面、由淺入深地引發(fā)他們對(duì)OA的信賴,并啟發(fā)他們更廣泛、更深入的需求。迅速地推廣和深入是為了盡快把技術(shù)應(yīng)用于管理中。在試運(yùn)行過(guò)程中,很多用戶不信賴OA的審批流程,總是擔(dān)心它發(fā)出的審批是否已經(jīng)到達(dá)下一審批人;就算到達(dá)了,下一審批人是否留意到該待辦審批。其實(shí)用戶完全可以通過(guò)手機(jī)短信的方式進(jìn)行催辦,也可以自己查詢所擬的審批已到達(dá)哪個(gè)環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)的簽署意見(jiàn)。

實(shí)施過(guò)程中,實(shí)施方對(duì)每個(gè)階段都要提供相應(yīng)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,同時(shí)甲乙雙方要簽字備案,這樣,在發(fā)生實(shí)施變動(dòng)時(shí)有據(jù)可查。備案資料在項(xiàng)目結(jié)束后將成為技術(shù)支持部門(mén)的文檔,方便他們后續(xù)的支持工作。

在OA的試運(yùn)行過(guò)程中,燕京惠泉曾考慮整合原有的MDAEMON 電子郵件系統(tǒng),但是在隨后的調(diào)試過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)公司各部門(mén)郵件的收發(fā)量很大,會(huì)影響OA流程審批的響應(yīng)速度,而且通過(guò)OA接發(fā)電子郵件會(huì)因?yàn)镮E插件的問(wèn)題造成不同程度的郵件亂碼、遺漏、轉(zhuǎn)發(fā)不成功等問(wèn)題,最后燕京惠泉還是回到了原來(lái)獨(dú)立的MDAEMON企業(yè)郵件系統(tǒng)。在隨后的行業(yè)交流中,燕京惠泉發(fā)現(xiàn)有很多企業(yè)在OA升級(jí)過(guò)程中,也把以前整合在一起的郵件系統(tǒng)分離了出來(lái)。

用起來(lái)才是硬道理

無(wú)論什么系統(tǒng)如果應(yīng)用不起來(lái),功能再好也是擺設(shè)。OA應(yīng)該舍棄一些不切實(shí)際、使用率不高的功能模塊。比如,燕京惠泉一開(kāi)始上了一個(gè)“報(bào)銷(xiāo)管理”模塊,但是實(shí)際應(yīng)用中涉及的報(bào)銷(xiāo)憑證的粘貼、票據(jù)的復(fù)核,都依賴于人工審核,只有在全部憑證、票據(jù)審核通過(guò)再付款審批時(shí),才適用網(wǎng)上審批,故而該模塊不切實(shí)際。后來(lái)燕京惠泉就放棄了這個(gè)模塊。

實(shí)際應(yīng)用中流程定義的變更非常普遍,比如調(diào)研時(shí)將“人事請(qǐng)假”模塊分類(lèi)為固定審批,可是在實(shí)際應(yīng)用中卻發(fā)現(xiàn)存在很多客觀問(wèn)題,比如請(qǐng)病假、產(chǎn)假時(shí),公司要求必須把醫(yī)院證明材料、處方材料掃描成附件,發(fā)到人力資源部審核通過(guò),如果是公傷還需要同事的證明才能請(qǐng)假,而事后補(bǔ)假等都是簡(jiǎn)單操作,人力資源部只需留底核對(duì)月底獎(jiǎng)金即可?；谝陨隙喾N原因,應(yīng)用一段時(shí)間后,燕京惠泉將“人事請(qǐng)假”設(shè)置為自主流轉(zhuǎn)。

自主流轉(zhuǎn)和固定審批應(yīng)該建立一個(gè)可以自定義的工作模版,模版的內(nèi)容有:申請(qǐng)人、部門(mén)、申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)主題、申請(qǐng)事由、正文、附件。因?yàn)樵谲浖暇€正式使用的后期,開(kāi)發(fā)人員已經(jīng)基本撤走了,一些后續(xù)新增申請(qǐng)事務(wù)很難再通過(guò)組織二次開(kāi)發(fā)進(jìn)行完善,這時(shí)可以通過(guò)自定義模版進(jìn)行簡(jiǎn)單的啟用。如最近燕京惠泉開(kāi)始啟用的“帶薪年假”制度,OA上需要增加“帶薪年假”的審批項(xiàng)目,系統(tǒng)人員就是通過(guò)原先保留的自定義模版,把它添加到自主流轉(zhuǎn)的可批項(xiàng)目中。

另外,如何保障機(jī)要文件的安全,如何保證流程流轉(zhuǎn)過(guò)程的安全?這類(lèi)問(wèn)題是企業(yè)高層比較關(guān)注的,燕京惠泉在OA系統(tǒng)中相關(guān)的安全措施有弱密碼檢測(cè)、密碼加密、SSL加密協(xié)議、數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)、詳細(xì)的日志記錄、數(shù)據(jù)庫(kù)的安全設(shè)置等。

最后還要注意的是,從IE上直接打開(kāi)的OA文檔往往不能直接進(jìn)行編輯,因?yàn)樗诖蜷_(kāi)后是作為IE臨時(shí)文件保存在用戶電腦的IE臨時(shí)文件夾里,并非保存在OA服務(wù)器上,有可能被系統(tǒng)清除掉。很多用戶直接進(jìn)行編輯修改,然后跟平常一樣點(diǎn)擊“保存”,關(guān)閉OA之后,卻怎么也找不到這份文件。對(duì)于需要進(jìn)行編輯修改的文檔,用戶應(yīng)該先下載到本地,或者采用“另存”的方式,把它保存在本地電腦里。

燕京惠泉OA的選型、實(shí)施和應(yīng)用過(guò)程是國(guó)內(nèi)企業(yè)的OA應(yīng)用的典型代表,它的難能可貴之處就在于其在系統(tǒng)上線之前對(duì)技術(shù)結(jié)構(gòu)平臺(tái)的深入了解和對(duì)系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)功能的重視。

合強(qiáng)軟件市場(chǎng)調(diào)研顯示,目前成功實(shí)施OA的企業(yè)僅為45%。而縱觀實(shí)施失敗的企業(yè),40%是由于產(chǎn)品功能不夠強(qiáng)大,個(gè)性化不足,不能滿足不同企業(yè)不同管理模式和流程的個(gè)性化需求;25%是由于采用的技術(shù)架構(gòu)不好,難以有效支持OA;20%是由于軟件供應(yīng)商后續(xù)服務(wù)停滯或轉(zhuǎn)型造成的; 15%是自身管理等內(nèi)部因素造成的,諸如企業(yè)的制度調(diào)整、管理人員變化、重視程度不高、缺少專(zhuān)業(yè)技術(shù)員等。

OA該如何“選對(duì)郎,上對(duì)轎”?

企業(yè)應(yīng)量體裁衣選購(gòu)適合自己的“蘿卜青菜”,但簡(jiǎn)單、實(shí)用、快捷應(yīng)是OA選購(gòu)的重點(diǎn)。燕京惠泉最后采用ASP(ASP.Net)+MS SQL Server模式的OA也正基于這點(diǎn)。同時(shí),燕京惠泉OA上增加“帶薪年假”的審批項(xiàng)目的細(xì)節(jié)也顯示出二次開(kāi)發(fā)、自定義擴(kuò)展功能的重要性。

總之,企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)成功有六大標(biāo)準(zhǔn):理念先進(jìn)、功能適用、使用方便、服務(wù)到位、價(jià)格合理、協(xié)同性強(qiáng),符合這六大標(biāo)準(zhǔn)才說(shuō)得上是“選對(duì)郎,上對(duì)轎”;同時(shí),OA如何成功實(shí)施、應(yīng)用,調(diào)研的準(zhǔn)確、流程的吻合、領(lǐng)導(dǎo)的支持、培訓(xùn)的周到、支持的到位等事項(xiàng)也很重要。(OA專(zhuān)家 吳勇毅)