談總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)藝術(shù)和工作方法

摘要:文章闡述了總監(jiān)在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的重要性,提出了在工作中不斷創(chuàng)新的思想,論述了總監(jiān)理工程師對監(jiān)理部的內(nèi)部管理工作方法,以及在工程管理過程中如何協(xié)調(diào)參建各方關(guān)系。

關(guān)鍵詞:總監(jiān)理工程師;管理行為;監(jiān)理工作

中圖分類號(hào):F407文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)36-0154-02

總監(jiān)對監(jiān)理部的工作成效具有絕對直接性影響。總監(jiān)如何帶領(lǐng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)去出色地完成一項(xiàng)監(jiān)理工作,是每一位總監(jiān)必須認(rèn)真思考并不斷創(chuàng)新完善的核心話題。

一、解放思想,與時(shí)俱進(jìn),樹立創(chuàng)新意識(shí)

1997年《建筑法》以法律形式規(guī)定我國推行工程監(jiān)理。監(jiān)理行業(yè)在我國相對于其他行業(yè)還處在初級(jí)階段,大甲方、小監(jiān)理、吃地盤的局面依然存在,勝利油田是一個(gè)特大型國有企業(yè),隨著改革力度的深入,油田地面工程建設(shè)管理越來越規(guī)范,對監(jiān)理作用的認(rèn)識(shí)不斷深入,對監(jiān)理工作的要求也越來越高,越來越嚴(yán)。我認(rèn)為監(jiān)理工作的成效貴在創(chuàng)新。

二、監(jiān)理部的全過程內(nèi)部管理

1.總體原則。管理行為總是以建立規(guī)則、執(zhí)行規(guī)則、檢查驗(yàn)證規(guī)則的執(zhí)行效果為一個(gè)循環(huán)。監(jiān)理部的內(nèi)部管理也不例外,應(yīng)以建立制度,貫徹制度,檢查制度的落實(shí)為主線。公司的管理方針“以人為本”,因?yàn)槿魏喂ぷ髯罱K都是由人去完成。工程監(jiān)理作為一項(xiàng)技術(shù)服務(wù)工作,人在其中起的作用就更加重要。因此,作為總監(jiān)在進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí),要增強(qiáng)凝聚力,應(yīng)充分發(fā)揮每個(gè)成員的作用,調(diào)動(dòng)每個(gè)成員的積極性、創(chuàng)造性,強(qiáng)化對監(jiān)理過程的控制,以達(dá)到良好的監(jiān)理效果。

工程項(xiàng)目的類型不同,監(jiān)理的工作方法也不同?？偙O(jiān)應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目的特點(diǎn),采取有針對性的內(nèi)部管理方法,做到有的放矢?？偙O(jiān)應(yīng)抓住各工程的特點(diǎn),采用相應(yīng)管理模式,制定相應(yīng)有效的管理制度,確保內(nèi)部監(jiān)理工作和整個(gè)工程的質(zhì)量、安全、進(jìn)度、投資可控、在控。

2.加強(qiáng)制度管理,做到凡事有據(jù)。制度是管理的基礎(chǔ),總監(jiān)應(yīng)高度重視制度建設(shè)?？偙O(jiān)應(yīng)根據(jù)公司的管理制度結(jié)合項(xiàng)目部的具體性加以細(xì)化,避免空泛。因此,總監(jiān)在組織編制管理制度時(shí),不能簡單地照抄其他工程的樣本,而是要結(jié)合本工程的特點(diǎn)和監(jiān)理部的特殊性,并確保管理制度與業(yè)主單位、行業(yè)主管部門的有關(guān)規(guī)定、制度相一致。

3.加強(qiáng)記錄管理,做到凡事留有痕跡。記錄管理是工程管理的一種最基本理念,要求每個(gè)管理行為均應(yīng)留下痕跡,做到凡事有記錄。記錄管理對復(fù)雜工程和分散型工程的監(jiān)理顯得尤為重要,因?yàn)檫@類工程的參建方多、施工作業(yè)面分散,監(jiān)理人員的工作地點(diǎn)也分散,監(jiān)理部一般只能采用分部、分層的管理方法,而上一層管理人員無法隨時(shí)檢查到下一層人員的工作狀況。因此,記錄的要求與信息的溝通在保證監(jiān)理工作的質(zhì)量和工作成效上就起著重要的作用。記錄管理對規(guī)范各方行為意義重大。監(jiān)理人員的各項(xiàng)工作都留下記錄和痕跡,為監(jiān)理部的檢查和測量以及各級(jí)監(jiān)督檢查提供了監(jiān)理證據(jù)。另外,監(jiān)理記錄作為工程信息的重要組成部分,為監(jiān)理部進(jìn)行工程管理、決策等也起到輔助的作用?，F(xiàn)場記錄資料還是處理索賠的第一手資料。

4.加強(qiáng)過程管理,做到凡事有檢查。對于某項(xiàng)工作,是否在制度的約束下規(guī)范進(jìn)行,是否及時(shí)形成了記錄,如果不進(jìn)行過程檢查,則很難予以保證?？偙O(jiān)應(yīng)引導(dǎo)監(jiān)理部成員重視對工作過程的監(jiān)控,每個(gè)監(jiān)理人員按照管理職責(zé)的不同,加強(qiáng)過程管理,使監(jiān)理工作始終處于良好的受控、在控狀態(tài)。

5.加強(qiáng)閉環(huán)管理,做到凡事有結(jié)論。閉環(huán)管理是一個(gè)管理行為完成的標(biāo)志,是否進(jìn)行閉環(huán)管理對于評價(jià)一個(gè)管理行為的績效具有重要作用?？偙O(jiān)應(yīng)通過各種制度建設(shè),強(qiáng)調(diào)凡事必須進(jìn)行有效、及時(shí)的閉環(huán),形成結(jié)論或意見,避免不了了之現(xiàn)象的發(fā)生。監(jiān)理部發(fā)出的監(jiān)理通知單必須有回復(fù)單。監(jiān)理例會(huì)中存在的問題必須落實(shí)到具體單位,在下次例會(huì)中要有結(jié)果出現(xiàn),否則不能進(jìn)入下一工序。

三、講究協(xié)調(diào)藝術(shù),不斷提高管理水平

四控兩管一協(xié)調(diào)是監(jiān)理的核心工作。首先協(xié)調(diào)是四控兩管的保證?？偙O(jiān)是監(jiān)理工作的組織者和管理者,在監(jiān)理過程中具有靈魂和核心作用?？偙O(jiān)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用時(shí)不僅要掌握原則,還應(yīng)該講究協(xié)調(diào)藝術(shù),以增強(qiáng)監(jiān)理部的凝聚力,確保管理職能的順利實(shí)施。

要做好組織協(xié)調(diào),首先要有一個(gè)積極的、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度;其次,要高度關(guān)注溝通與信息共享?！靶畔⒌牟粚ΨQ是產(chǎn)生矛盾的根源”,總監(jiān)要根據(jù)工程特點(diǎn),確定監(jiān)理部內(nèi)部和整個(gè)工程項(xiàng)目的信息流程,以及監(jiān)理與施工單位之間橫向與縱向的信息交流,并督促施工單位建立通暢的信息渠道。通過溝通來實(shí)現(xiàn)信息共享,達(dá)到互諒互解,避免誤會(huì)和猜疑,為監(jiān)理部內(nèi)部和工程建設(shè)營造一個(gè)和諧的環(huán)境。

1.處理好與建設(shè)單位之間的關(guān)系

(1)勤奮敬業(yè),履行好監(jiān)理職責(zé)。建設(shè)單位將工程管理業(yè)務(wù)委托給監(jiān)理,當(dāng)然希望看到一個(gè)認(rèn)真負(fù)責(zé)、有水平、能夠替他管理好工程的總監(jiān)。因此,要處理好與建設(shè)單位的意見,首先是履行好監(jiān)理職責(zé),取得建設(shè)單位的信任,贏得好感。

(2)提供專家意見,提高建設(shè)單位的滿意度。作為工程管理的專業(yè)性公司,在工程管理方面理應(yīng)較建設(shè)單位掌握得更多、更全面。因此適時(shí)地向他們提供專業(yè)方面意見,就可增加他們對監(jiān)理的依賴感,提高其滿意度。

(3)以顧客滿意為焦點(diǎn),充分尊重建設(shè)單位代表。“以顧客滿意為焦點(diǎn)”,表達(dá)的是一種姿態(tài),說明監(jiān)理方重視建設(shè)單位的感受,尊重建設(shè)單位的代表,本著這個(gè)原則行事,會(huì)讓建設(shè)單位感到舒服。這就首先要分析建設(shè)單位的需求,即對方最希望監(jiān)理做什么,監(jiān)理方就把這件事做好,滿足其最大需求。

2.處理好與設(shè)計(jì)單位之間的關(guān)系。在設(shè)計(jì)交底時(shí),監(jiān)理部應(yīng)充分領(lǐng)會(huì)設(shè)計(jì)方的思路,在功能與使用上與業(yè)主的需求存在多大的差距,及時(shí)地搭建業(yè)主與設(shè)計(jì)之間的橋梁。設(shè)計(jì)單位技術(shù)人員不常駐現(xiàn)場,監(jiān)理與設(shè)計(jì)人員當(dāng)面交流的機(jī)會(huì)不多,平時(shí)就要注意與其保持經(jīng)常性的聯(lián)系,將工地上的信息及時(shí)傳遞給設(shè)計(jì)人員。

3.處理好與施工單位之間的關(guān)系。在處理好與施工單位的關(guān)系時(shí),總監(jiān)經(jīng)常采用以下技巧:

(1)多從正面給予鼓勵(lì)。目前市場競爭激烈,外部環(huán)境促使施工單位有不斷提高工程管理水平,做好工程的愿望和需求。因此,監(jiān)理應(yīng)盡量利用其上進(jìn)心,多從正面給予鼓勵(lì),激發(fā)其向上的工作熱情,充分發(fā)揮自身的質(zhì)量、安全管理保證體系的作用。

(2)溝通與理解,達(dá)到互信互諒。監(jiān)理和施工單位之間需要很多的信息交流,建立正常的信息溝通渠道,達(dá)到信息的共享非常重要。另外,總監(jiān)和其他監(jiān)理人員還應(yīng)經(jīng)常通過非正式場合,與施工方相關(guān)人員溝通和交流,達(dá)到相互理解。對施工單位工作上的不足,也要體諒其難處,并提出好的建議,使監(jiān)理和施工之間增強(qiáng)信任度,達(dá)到互信互諒,建立融洽的工作配合關(guān)系。

當(dāng)與施工單位出現(xiàn)分歧時(shí),總監(jiān)一般采用“原則問題決不讓步,非原則問題可協(xié)商通融”的處理方式。對可能危及工程安全、質(zhì)量的重大問題以及基建程序的正確履行決不含糊,確保工程安全、質(zhì)量。

(3)提倡“監(jiān)幫結(jié)合”。勝利油田油區(qū)內(nèi)的老百姓吃地盤情況非常嚴(yán)重,施工隊(duì)伍參差不起,工程管理經(jīng)驗(yàn)欠缺,人力等資源投入不足,工作的及時(shí)性與完善性大打折扣。本著“整個(gè)工程建設(shè)在受控狀態(tài)下實(shí)施”這個(gè)大目標(biāo),總監(jiān)主張“監(jiān)幫結(jié)合”的工作方式,經(jīng)常給施工單位提一些好的建議,幫助其提高管理水平。

(4)與施工單位和平相處。與施工單位處理好關(guān)系,就是一定要以平等的姿態(tài)與對方人員相處。我認(rèn)為監(jiān)理和施工只是在工程建設(shè)中扮演了不同的角色,無地位高低之分。因此在工作態(tài)度包括說話的語氣上,都要注意方式方法,讓對方樂于接受監(jiān)理,主動(dòng)配合工作。

“廉潔自律”是每一位監(jiān)理人員必須具備的基本素質(zhì)之一。我們監(jiān)理部堅(jiān)決杜絕“吃、拿、卡、要”。俗話說“吃人嘴軟,拿人手短”,所謂“做事先做人”,自身形象是樹立監(jiān)理威信的前提。一旦我們不自律,讓別人抓住把柄,就會(huì)威信掃地。表面上,對方怕你,奉承你,其實(shí)在其心目中,你已經(jīng)一錢不值,如此一來,做好監(jiān)理工作就成為紙上談兵。

作者簡介:范向東(1973- ),男,山東東營人,勝利油田勝利建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司東辛分公司總監(jiān)理工程師,工程師。