改革固定資產(chǎn)管理,探索科學(xué)運(yùn)作模式

薛 云

摘要:文章介紹了一款新的固定資產(chǎn)管理軟件,根據(jù)該軟件制定了一系列程序。通過該程序和工作標(biāo)準(zhǔn)來落實(shí)固定資產(chǎn)管理制度,運(yùn)用評價制約機(jī)制來保證制度長期得到執(zhí)行,有效地把制度、程序和機(jī)制有機(jī)地結(jié)合在一起,提高了使用效率。

關(guān)鍵詞:固定資產(chǎn)管理;科學(xué)運(yùn)作模式;評價制約機(jī)制

中圖分類號:F616文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)36-0020-02

我們鄭州市人民檢察院共有3012件(項(xiàng))價值九千余萬元的固定資產(chǎn),種類繁多,使用變動頻繁,用以往的管理方式,已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上資產(chǎn)快速增長的需要,稍有疏忽還會產(chǎn)生混亂甚至流失。我院采用信息化管理手段,開發(fā)出了一套固定資產(chǎn)管理軟件,通過數(shù)據(jù)庫來查詢、統(tǒng)計、生成各種數(shù)據(jù)和報表,對固定資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)了動態(tài)管理。制定了一整套固定資產(chǎn)購置、調(diào)配、評價、報廢等管理流程,把固定資產(chǎn)使用情況責(zé)任到人。通過該程序和工作標(biāo)準(zhǔn)來落實(shí)固定資產(chǎn)管理制度,運(yùn)用評價制約機(jī)制來保證制度長期得到執(zhí)行,有效地把制度、程序和機(jī)制有機(jī)地結(jié)合在一起,提高了使用效率。固定資產(chǎn)管理概括起來就是“一個身份證、一份登記卡、一套審批表、一個數(shù)據(jù)庫、一張流程圖、一項(xiàng)評價機(jī)制”的“六個一”工作法。

其具體做法是:

一、一個身份證

我們借鑒居民身份證的做法,給每一項(xiàng)固定資產(chǎn)都設(shè)置了唯一的資產(chǎn)編號,并將這唯一的資產(chǎn)“身份證號碼”制成標(biāo)簽,粘貼在固定資產(chǎn)實(shí)物上。這張標(biāo)簽就是固定資產(chǎn)的“身份證”,上面只顯示“身份證號碼”,相應(yīng)的信息都反映在《固定資產(chǎn)登記卡》和固定資產(chǎn)管理軟件中?？紤]到實(shí)際工作需求,也為了解決固定資產(chǎn)編號重復(fù)的問題,我們選擇按自然序號連續(xù)編號,設(shè)計了《固定資產(chǎn)編號表》,每新增一個固定資產(chǎn),就在編號表中注銷一個號,同時簡單登記“××人××物”以備查,并將這個號填在對應(yīng)的固定資產(chǎn)卡片上,把這個號對應(yīng)的“身份證”貼在實(shí)物上。這張“身份證”具有三個特點(diǎn):一是唯一性。每一項(xiàng)固定資產(chǎn)都有一個唯一的資產(chǎn)編號。相同的資產(chǎn),其編號不同,表示該資產(chǎn)的使用部門、使用人、存放地點(diǎn)等信息都不同。二是可視性。這張“身份證”標(biāo)簽統(tǒng)一貼在固定資產(chǎn)實(shí)物上,便于使用人和資產(chǎn)管理部門核查實(shí)物,增強(qiáng)使用人的責(zé)任意識。三是永久性。每項(xiàng)固定資產(chǎn)的“身份證號”自粘貼后,一直使用到該資產(chǎn)報廢為止。實(shí)行固定資產(chǎn)“身份證制度”,便于統(tǒng)一識別、管理固定資產(chǎn),尤其是盤點(diǎn)時,只需將資產(chǎn)賬上的編號與實(shí)物的“身份證”逐一核對就可以了。

二、一份登記卡

我院改變了過去“一物三卡”的登記模式,建立了“一物、一證、一卡、一人”的“四個一”登記模式,即每項(xiàng)固定資產(chǎn)都有一個“身份證”、一份《固定資產(chǎn)登記卡》、一個責(zé)任人。根據(jù)工作實(shí)際,我們自行設(shè)計了《固定資產(chǎn)登記卡》,主要信息有:卡片編號(身份證號碼)、類別編號、資產(chǎn)名稱、配置、增加方式、使用狀況、原值、使用日期、使用部門、使用人、存放地點(diǎn)變動原因等。這張卡有三個功能:一是簡化了簽字手續(xù)。由原來的處室領(lǐng)導(dǎo)和使用人簽字,改變?yōu)閮H使用人簽字,不但簡化了簽字手續(xù),而且強(qiáng)化了使用人的責(zé)任意識。而處室領(lǐng)導(dǎo)只需在《固定資產(chǎn)購置審批表》相關(guān)欄內(nèi)簽批,其責(zé)任重點(diǎn)體現(xiàn)在購置程序上,使用人的責(zé)任重點(diǎn)體現(xiàn)在領(lǐng)用后的保管維護(hù)上。二是增加了變動管理。在卡片上增加了變更登記行,可根據(jù)《固定資產(chǎn)變動或報廢審批單》的審批結(jié)果或是一年一次的核查結(jié)果,由新使用人在卡片變動行直接簽名,該資產(chǎn)的歷史變動在卡片上就可一目了然,不用再次填寫卡片,也不用更換“固定資產(chǎn)身份證”。三是合并了庫存管理。我們增加了一個特殊的部門——“庫存”,雖然是小小的改革,但它可以實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)庫存管理。批量購入時,給每一項(xiàng)資產(chǎn)都填寫一張《固定資產(chǎn)登記卡》,使用部門統(tǒng)一選擇“庫存”部門。同批卡片除“身份證號碼”不同以外,其他信息都相同。發(fā)放時,根據(jù)實(shí)際發(fā)放情況,只需修改使用人、使用部門、存放地點(diǎn)這三項(xiàng)信息并在變動原因欄填寫“發(fā)放”即可。當(dāng)查詢“庫存”這個部門時,它所反映的就是未發(fā)放的固定資產(chǎn),可與實(shí)際庫存核對。所有部門的資產(chǎn)合計數(shù)與會計賬完全一致,解決了以往發(fā)放時間滯后導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)賬與實(shí)物賬不一致的問題。這一張小小的卡片,簡化了登記手續(xù),增強(qiáng)了可操作性,具有科學(xué)性。

三、一套審批表

我們細(xì)化了購置、變動、報廢的審批程序,并根據(jù)實(shí)際工作需要制定了《固定資產(chǎn)購置審批表》、《固定資產(chǎn)變動或報廢表》?！豆潭ㄙY產(chǎn)購置審批表》涵蓋了流程圖中自制定申購計劃起,一直到檢察長審批共8個環(huán)節(jié),嚴(yán)格了審批手續(xù)?？紤]到變動和報廢都是部門固定資產(chǎn)不需同時發(fā)生的,我們將變動和報廢表設(shè)計成一張表格,簡化了工作程序。這張表適用于以下情況:人員調(diào)離時固定資產(chǎn)移交、人員退休時固定資產(chǎn)移交、固定資產(chǎn)在處室間調(diào)配、固定資產(chǎn)增配或減少某項(xiàng)配件、固定資產(chǎn)報廢等。具體操作是:由使用部門填寫《固定資產(chǎn)變動或報廢審批表》,由資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門核定實(shí)物、賬面登記情況,并將查詢結(jié)果在審批表相應(yīng)欄次寫明,并簽署變動或報廢的建議,報領(lǐng)導(dǎo)審批;如是專項(xiàng)技術(shù)設(shè)備的報廢,還需信息技術(shù)部門核定設(shè)備當(dāng)前新舊程度并在相應(yīng)欄次寫明情況并簽署報廢的建議。如屬變動,資產(chǎn)管理部門按資產(chǎn)變動程序操作,先轉(zhuǎn)入“庫存”部門,待新使用人確定時再在固定資產(chǎn)卡片變動欄中簽名領(lǐng)用。如屬報廢,由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一造表報財政審批。資產(chǎn)管理部門根據(jù)兩種審批單辦理購置、變動、報廢手續(xù),然后才能修改固定資產(chǎn)卡片信息和軟件數(shù)據(jù)。財務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)管理部門提供的發(fā)票和審批單再辦理報銷手續(xù)。

四、一個數(shù)據(jù)庫

“一個數(shù)據(jù)庫”就是指利用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對所有輸入的卡片信息實(shí)行數(shù)據(jù)庫管理。利用數(shù)據(jù)庫對固定資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理,實(shí)時掌握固定資產(chǎn)配備、使用情況,并依照管理需求對數(shù)據(jù)進(jìn)行有序的分類檢索和統(tǒng)計分析,提高了工作效率。根據(jù)使用部門的需要,可統(tǒng)計該部門各類資產(chǎn)配備數(shù)量、配備時間,每一項(xiàng)資產(chǎn)的使用人、存放地點(diǎn),每個人使用了幾項(xiàng)固定資產(chǎn)等信息;根據(jù)資產(chǎn)管理部門的需要,統(tǒng)計某類固定資產(chǎn)的數(shù)量、各處室配備的數(shù)量,還可按使用年限統(tǒng)計某類資產(chǎn)情況,進(jìn)而分析配備比例是否合理,根據(jù)分析結(jié)果擬定購置計劃;根據(jù)工作需要,統(tǒng)計各類資產(chǎn)在全院的分布情況、使用年限等。最常用的一個功能是:當(dāng)固定資產(chǎn)購置時,資產(chǎn)管理部門必須通過軟件查詢所申請設(shè)備在申請?zhí)幨业呐鋫淝闆r,并將查詢結(jié)果填在審批表相應(yīng)欄次中,供領(lǐng)導(dǎo)參考決策;當(dāng)固定資產(chǎn)變動、報廢時,資產(chǎn)管理部門必須通過軟件查詢該資產(chǎn)詳細(xì)信息,再與實(shí)物核對后,將查詢意見填在審批表相應(yīng)欄次中,連同信息部門意見供領(lǐng)導(dǎo)參考決策。以上操作在固定資產(chǎn)工作流程圖和工作標(biāo)準(zhǔn)中都有詳盡的描述。

五、一張流程圖

我們設(shè)計了《固定資產(chǎn)管理工作流程圖》和《固定資產(chǎn)管理工作標(biāo)準(zhǔn)》,流程的規(guī)范化和工作的標(biāo)準(zhǔn)化促使我們從知道“如何做”向“如何做的有效”的轉(zhuǎn)化。流程圖的作用是告訴我們“要做什么”,而對應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)告訴我們“如何去做”,兩者都是落實(shí)制度的具體保證措施。流程圖起到了兩個方面的作用:一是體現(xiàn)了制度、明確了職責(zé)。購置審批、變動審批、報廢審批、政府采購制度、盤點(diǎn)制度、報銷制度等,都被分解成一個一個環(huán)節(jié),合理地反映到了這張圖中,各個部門履行相應(yīng)制度的職責(zé)在圖中也很明確。各部門如何落實(shí)這些制度?具體的操作程序在工作標(biāo)準(zhǔn)中都有規(guī)范的詳細(xì)的說明。二是體現(xiàn)了監(jiān)督制約機(jī)制。在流程圖中合理地設(shè)計制度和部門職責(zé),形成監(jiān)督制約機(jī)制,這樣,固定資產(chǎn)的管理工作長期有效地執(zhí)行下去。如資產(chǎn)管理部門購買資產(chǎn)后,報銷時需提供發(fā)票、入庫單、《固定資產(chǎn)購置審批表》及預(yù)算、《政府采購申請表》,財務(wù)部門對照審批表和申請表審核發(fā)票,審核支出金額與預(yù)算金額是否一致、實(shí)際支出與預(yù)算明細(xì)是否相符?！墩少徤暾埍怼飞婕柏斦Y金部門和采購部門的意見,《固定資產(chǎn)購置審批表》涉及處室、資產(chǎn)管理部門、信息技術(shù)部門意見、各級領(lǐng)導(dǎo)批示。以上部門之間無形中形成了相互制約的關(guān)系,沒有政府采購手續(xù),財政無法撥付資金;沒有信息部門鑒定,資產(chǎn)管理部門或使用部門無權(quán)處置固定資產(chǎn);沒有資產(chǎn)管理部門、信息部門的鑒定意見,領(lǐng)導(dǎo)沒有依據(jù)簽署意見;當(dāng)然財務(wù)部門無法辦理報銷手續(xù),更無法辦理財政經(jīng)費(fèi)支付手續(xù)了。

六、一項(xiàng)評價機(jī)制

我們建立了一項(xiàng)評價機(jī)制。由科技裝備建設(shè)辦公室對投資使用情況進(jìn)行年度監(jiān)督和評價。即每年在對固定資產(chǎn)盤點(diǎn)時統(tǒng)計科技裝備的使用次數(shù),從而得到實(shí)際年度使用率(實(shí)際年度使用率=年度實(shí)際使用次數(shù)/實(shí)際投資總額),并制成科技裝備實(shí)際年度使用率匯總表,用實(shí)際年度使用率與平均使用率相比確定投資結(jié)構(gòu)的科學(xué)性;用實(shí)際年度使用率與預(yù)計年度使用率相比較確定投資的有效性,為下一步科技裝備建設(shè)規(guī)劃與安排提供依據(jù),避免重復(fù)投資和資金浪費(fèi)。同時通過對實(shí)際年度使用率情況的統(tǒng)計,分析科技裝備配備比例是否合理,分配是否有效,為領(lǐng)導(dǎo)擬定購置、分配計劃提供參考,從而使科技裝備工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化。