推進(jìn)中小企業(yè)信息化管理的解決方案

張　軍

[摘要]面對(duì)日新月異的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，中小企業(yè)如何有效推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，已成為企業(yè)成長、競爭的關(guān)鍵。為了滿足我國中小企業(yè)的需求，SAP公司專門設(shè)計(jì)了SAP Business One解決方案，有效推進(jìn)了中小企業(yè)信息化管理的發(fā)展方向。

[關(guān)鍵詞]中小企業(yè)；信息化管；SAP Business One

[中圖分類號(hào)]F270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673—0194(2009)19—0077—03

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)的競爭環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。面對(duì)全球經(jīng)濟(jì)信息化的潮流，國內(nèi)外企業(yè)競爭也日趨激烈，信息化建設(shè)已從原來的大型企業(yè)發(fā)展到如今的中小企業(yè)。中小企業(yè)為了在競爭中不被淘汰，加強(qiáng)對(duì)信息資源的挖掘和利用已經(jīng)成為企業(yè)提高核心競爭力、促進(jìn)發(fā)展的一種長期戰(zhàn)略。尋找最合適的中小企業(yè)信息化管理的解決方案，推進(jìn)中小企業(yè)信息化建設(shè)，已成為中小企業(yè)管理的重點(diǎn)。

一、中小企業(yè)實(shí)施信息化管理的必要性

在我國數(shù)量眾多的企業(yè)中，中小企業(yè)占了絕大多數(shù)。但是，以往中小企業(yè)的多樣性及其靈活多變的經(jīng)營方式，加上當(dāng)時(shí)相關(guān)的市場(chǎng)行情，使得很多中小企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不夠，認(rèn)為不用信息化管理，同樣可以占有市場(chǎng)。然而目前行情卻大大不同，2l世紀(jì)是信息化的時(shí)代，面對(duì)如此激烈的競爭環(huán)境，中小企業(yè)必須實(shí)施信息化管理，挖掘先進(jìn)的管理理念，整合企業(yè)現(xiàn)有的生產(chǎn)、經(jīng)營、設(shè)計(jì)、制造、管理過程，以便大幅度提高企業(yè)的核心競爭力，對(duì)市場(chǎng)需求做出迅速的反應(yīng)，并及時(shí)地為企業(yè)的決策者提供準(zhǔn)確而有效的數(shù)據(jù)信息。實(shí)施信息化管理是中小企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

1推進(jìn)信息化管理，優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu)

大多數(shù)中小企業(yè)的結(jié)構(gòu)已不能適應(yīng)日益復(fù)雜、變化多端的市場(chǎng)環(huán)境，存在著溝通困難，對(duì)外界變化反應(yīng)遲緩等缺陷。而中小企業(yè)此時(shí)如果在信息技術(shù)的支持下實(shí)施管理，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，便可以減少中間環(huán)節(jié)的時(shí)間損耗，確保市場(chǎng)和周圍的信息能及時(shí)、準(zhǔn)確地反饋給決策領(lǐng)導(dǎo)，有效減緩決策信息的滯后，提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)能力，更好地適應(yīng)競爭日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境。從以前多層次、多中間管理環(huán)節(jié)的企業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)展為適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的“扁平”的企業(yè)結(jié)構(gòu)，由企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)直接掌握企業(yè)信息。扁平化的企業(yè)結(jié)構(gòu)更能適應(yīng)當(dāng)前中小企業(yè)的競爭環(huán)境。

2推進(jìn)信息化管理，合理配置資源

實(shí)現(xiàn)信息化管理，是當(dāng)今世界企業(yè)的必然選擇。隨著企業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和生產(chǎn)能力的增強(qiáng)，企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品品種越來越多，生產(chǎn)工藝越來越復(fù)雜。為了在市場(chǎng)競爭中不被淘汰，中小企業(yè)迫切需要推進(jìn)信息化管理，從一個(gè)制造中心逐漸演化為供應(yīng)鏈上的信息化企業(yè)，做到定時(shí)采購、定時(shí)生產(chǎn)，合理調(diào)配資源，最大限度地減少企業(yè)的成本消耗。

3推進(jìn)信息化管理，提高應(yīng)變能力

推進(jìn)信息化管理，有助于企業(yè)與消費(fèi)者、供應(yīng)商及客戶之間建立高效、快速的聯(lián)系，方便企業(yè)迅速掌握市場(chǎng)的最新需求，并根據(jù)客戶的需求變化有針對(duì)地進(jìn)行研究與開發(fā)活動(dòng)，及時(shí)改變和調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略，確定企業(yè)生產(chǎn)的側(cè)重點(diǎn)，確保不斷向市場(chǎng)提供質(zhì)量更好、品種更多、更適合客戶需求的產(chǎn)品和服務(wù)，從而提高企業(yè)的市場(chǎng)應(yīng)變能力。

在當(dāng)今市場(chǎng)的大環(huán)境之下，哪家企業(yè)能及時(shí)掌握需求信息，便能擁有市場(chǎng)。及時(shí)掌握需求信息的主要方法就是不斷推進(jìn)信息化管理，在模式、手段和工具等方面進(jìn)行切實(shí)可行的改革?？梢?，信息化管理不僅大型企業(yè)需要，中小型企業(yè)同樣需要，它能極大提高企業(yè)的核心能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)開發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、營銷及管理的高度集成化，增強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)的柔性、敏捷性和適應(yīng)性，為企業(yè)優(yōu)化結(jié)構(gòu)，合理調(diào)配資源，提高應(yīng)變能力，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富奠定基礎(chǔ)。

二、中小企業(yè)信息化管理中存在的問題

越來越多的中小企業(yè)開始推進(jìn)信息化管理，但存在許多制約因素，從而導(dǎo)致信息化應(yīng)用率較低。

1資金缺乏

推進(jìn)信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要長時(shí)間的不斷投入，包括信息化工具軟件選型、產(chǎn)品開發(fā)維護(hù)、信息化建設(shè)的長期投入等。一般中小企業(yè)規(guī)模較小，勢(shì)單力薄，資金有限且業(yè)務(wù)量較少，沒有力量像大企業(yè)那樣投入巨資建立一個(gè)屬于自己的信息管理系統(tǒng)。因此，中小企業(yè)信息化建設(shè)容易出現(xiàn)半途而廢的現(xiàn)象。

2管理不規(guī)范

由于中小企業(yè)經(jīng)營模式的不確定性及管理水平的低下，企業(yè)往往無法對(duì)信息化進(jìn)行有效的規(guī)劃和布局。大部分企業(yè)只依靠本企業(yè)自身的方法展開信息化工作，使企業(yè)信息化的實(shí)施過程缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和科學(xué)的方法，很多中小企業(yè)的信息化管理未能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益。

3缺乏認(rèn)識(shí)

目前對(duì)于中小企業(yè)信息化的認(rèn)識(shí)還有待進(jìn)一步深化和提高。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化重視不夠，對(duì)信息化建設(shè)的緊迫感不強(qiáng)，常常滿足于當(dāng)前的信息化應(yīng)用水平，這是阻礙信息化管理向前推進(jìn)的重要因素。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須深刻認(rèn)識(shí)到，信息化管理是一個(gè)不斷發(fā)展的過程，是參與當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)競爭的必要條件。

三、推進(jìn)中小企業(yè)信息管理的方案

由于受資金投入、經(jīng)營模式、管理水平等諸多因素的限制，如何推進(jìn)中小企業(yè)信息化管理已成為我們不斷研究與探索的問題。

中小企業(yè)要想不斷增強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，必須在爭取優(yōu)良業(yè)績的同時(shí)，不斷關(guān)注新興的技術(shù)方案和先進(jìn)的行業(yè)管理方案。2003年，在進(jìn)駐國內(nèi)的國外ERP廠商中，SAP率先面向中國市場(chǎng)推出了專門針對(duì)中國中小型企業(yè)的SAP Business One企業(yè)信息化解決方案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前我國97％以上的中小企業(yè)在信息化項(xiàng)目上選擇了SAP Business One。該方案具有以下特點(diǎn)：

1功能全面

SAP作為國際上領(lǐng)先的ERP生產(chǎn)商，在較長時(shí)期的實(shí)踐中贏得了許多用戶，這些用戶多為國際上各行業(yè)處于領(lǐng)先地位的企業(yè)，有較高的管理水平和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，因此該軟件中吸取了世界各大企業(yè)集團(tuán)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理模式，在不斷積累的基礎(chǔ)上，形成了不同行業(yè)實(shí)踐的最佳方案。

SAP Business One解決方案包括系統(tǒng)管理、總賬、銷售管理、采購、客戶關(guān)系管理、與銀行相關(guān)的業(yè)務(wù)處理、庫存管理、生產(chǎn)管理、成本管理和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表10個(gè)子系統(tǒng)，凝聚了SAP30年的管理經(jīng)驗(yàn)和卓越技術(shù)，由中國研發(fā)中心在原有的產(chǎn)品基礎(chǔ)上進(jìn)行了全面的本地化開發(fā)，同時(shí)又充分考慮了國際慣例的需要，功能比較齊全。

2快速實(shí)施

簡單的配置和維護(hù)滿足了中國中小型企業(yè)機(jī)構(gòu)快速實(shí)現(xiàn)投資回報(bào)的需求。SAP Business One解決方案能方便地與客戶已經(jīng)使用的其他rr系統(tǒng)集成，將數(shù)據(jù)共享的范圍擴(kuò)大，形成以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)為核心的管理信息系統(tǒng)。并且采用用戶熟悉的Microsoft Windows界面風(fēng)格，易于用戶在原已熟悉的系統(tǒng)環(huán)境中快速實(shí)施新方案，節(jié)約開發(fā)時(shí)間。

3管理先進(jìn)

SAP Business One將很多先進(jìn)的管理理論、企業(yè)建

模理論以及人腦學(xué)等純理論的知識(shí)應(yīng)用于企業(yè)管理軟件的設(shè)計(jì)中，使中小企業(yè)用戶在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上，置身于最先進(jìn)的管理模式中，很好地優(yōu)化中小企業(yè)的流程，合理利用高效的信息化系統(tǒng)，最大限度地提高企業(yè)的信息質(zhì)量。先進(jìn)的管理模式是降低企業(yè)的生產(chǎn)成本、合理配置企業(yè)可用資源的前提條件。中小企業(yè)必須以最快的速度推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)，以適應(yīng)市場(chǎng)的風(fēng)云突變。

4價(jià)格低廉

SAP Business One是為滿足成長迅速的中國中小企業(yè)需求而專門設(shè)計(jì)的，旨在幫助它們對(duì)擴(kuò)展的資源實(shí)現(xiàn)有力控制，并對(duì)其與客戶、供應(yīng)商和員工之間的溝通進(jìn)行有效管理。因?yàn)榭紤]到中小企業(yè)在信息化建設(shè)中存在有種種困難，SAP公司推出的SAP Business One解決方案價(jià)格低廉，緩解了中小企業(yè)信息化建設(shè)中的資金壓力，保證了中小企業(yè)的投資回報(bào)。

5應(yīng)用靈活

SAP Business One能通過與桌面工具鏈接來訪問電子郵件，直接用來創(chuàng)建新郵件。所有的商業(yè)文件或交易記錄都可以方便地轉(zhuǎn)換為電子文件或Excel表格，通過點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可輕松將這些文件發(fā)出。同時(shí)用戶還可以在系統(tǒng)中為某類文件某個(gè)用戶建立固定的文檔模板。

SAP具有獨(dú)創(chuàng)的“拖曳相關(guān)”技術(shù)，使用戶能拖動(dòng)不同數(shù)據(jù)庫中的信息并鏈接到桌面上，使用戶通過鼠標(biāo)就能完成大量復(fù)雜的業(yè)務(wù)分析活動(dòng)，查找各種相關(guān)信息極其方便。

可見，推進(jìn)中小企業(yè)信息化管理的解決方案之一——SAP Business One能夠從多方面滿足中小企業(yè)推進(jìn)信息化管理的需要。

四、中小企業(yè)信息管理的發(fā)展趨勢(shì)

面對(duì)新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的市場(chǎng)競爭和企業(yè)信息化管理發(fā)展趨勢(shì)，未來的企業(yè)信息管理系統(tǒng)將是一個(gè)全新的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。

1管理范圍

軟件的管理范圍有繼續(xù)擴(kuò)大的趨勢(shì)，它將擴(kuò)充供應(yīng)鏈管理的內(nèi)涵和外延，不斷融合企業(yè)本身的所有經(jīng)營業(yè)務(wù)、企業(yè)的辦公業(yè)務(wù)、企業(yè)之間的協(xié)同商務(wù)業(yè)務(wù)等，例如電子商務(wù)、客戶關(guān)系管理、辦公自動(dòng)化等將融入企業(yè)管理系統(tǒng)中。此外，企業(yè)信息化管理系統(tǒng)還將與CAD(計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì))、CAM(計(jì)算機(jī)輔助制造)、CAPP(計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì))、PDM(產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理)、POS系統(tǒng)以及自動(dòng)貨倉等管理系統(tǒng)相融合，互相傳遞管理數(shù)據(jù)。這樣就將企業(yè)管理人員在辦公室中完成的業(yè)務(wù)全部納入管理范圍中，實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)所有工作及相關(guān)內(nèi)外部環(huán)境的全面管理。

2柔性流程

企業(yè)的外部環(huán)境與內(nèi)部環(huán)境變化迅速，企業(yè)要適應(yīng)這種快節(jié)奏的變化，就要不斷地調(diào)整組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程。因此，信息化管理軟件的發(fā)展必然要繼續(xù)支持企業(yè)的這種變化，使企業(yè)的工作流程能夠按照業(yè)務(wù)的要求進(jìn)行組織，以便集中相關(guān)的業(yè)務(wù)人員，用最少的環(huán)節(jié)、最快的速度和最經(jīng)濟(jì)的形式，完成某項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理過程。

3信息增值

企業(yè)為搞好生產(chǎn)經(jīng)營，必須注重開發(fā)信息。開發(fā)信息的目的，不僅僅在于擴(kuò)大信息量，更重要的是要提高信息質(zhì)量，促使信息增值，在指導(dǎo)經(jīng)營決策中發(fā)揮最大的使用價(jià)值。

企業(yè)開發(fā)的微觀信息在一定程度上反映了宏觀市場(chǎng)態(tài)勢(shì)，只是不易發(fā)現(xiàn)。因此，只要在軟件應(yīng)用方面注重深層開發(fā)，深入分析，完全可以以小見大，從對(duì)微觀信息的分析中發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)形勢(shì)。因此，企業(yè)應(yīng)建立全面的信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，不斷健全信息收集、傳遞、綜合處理等相應(yīng)的工作程序。系統(tǒng)對(duì)搜集到的各類微觀信息進(jìn)行分類積累，然后再進(jìn)行綜合研究，從而挖掘出源于微觀卻可反映宏觀市場(chǎng)態(tài)勢(shì)的重要信息，提高企業(yè)經(jīng)營決策水平，取得良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

信息的增值并不都局限于一次性增值，有些信息通過反復(fù)加工處理后，會(huì)出現(xiàn)多次增值。這就要求企業(yè)不斷對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行系列開發(fā)和連續(xù)開發(fā)。一方面，抓住系統(tǒng)對(duì)全局有較大影響的重要問題，搞好定點(diǎn)開發(fā)，堅(jiān)持追蹤反饋，在正負(fù)反饋的反復(fù)環(huán)流中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，以便及時(shí)調(diào)整決策，使信息在開發(fā)的連續(xù)過程中不斷增值。另一方面，圍繞決策實(shí)施情況，開發(fā)系列相關(guān)模塊，努力發(fā)現(xiàn)在變革中出現(xiàn)的新行情、新問題，使已經(jīng)在前一次決策中增值的老信息，在新決策中實(shí)現(xiàn)二次增值。在這方面要克服淺嘗輒止，滿足于一次性增值，二次開發(fā)行動(dòng)慢的惰性，堅(jiān)持從廣度和深度兩個(gè)方面不斷進(jìn)行大范圍和深層次的信息化建設(shè)，從而消除中小企業(yè)信息系統(tǒng)開發(fā)中的停滯現(xiàn)象，使信息系統(tǒng)發(fā)揮更大的效用。

目前，各種各樣的應(yīng)用已經(jīng)離不開信息化的支持，信息系統(tǒng)也已經(jīng)成為輔助企業(yè)管理的重要工具。信息化管理的建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展將起到越來越重要的作用，因此，不斷尋找最合適的推進(jìn)信息化管理的方案，使信息化管理最大限度地發(fā)揮作用，是擺在我們面前絲毫不容懈怠的工作任務(wù)。