細(xì)節(jié)籌劃想在老板前面當(dāng)好秘書有學(xué)問

瑪捷米

當(dāng)秘書的能最直接接觸到公司領(lǐng)導(dǎo)，能鍛煉辦事的綜合能力。能獲得升遷的機(jī)會……種種“好處”吸引著無數(shù)人。然而，要當(dāng)好著實(shí)不易，工作瑣碎、辛苦不說，如果和老板相處不好，隨時(shí)都有被“炒”的危險(xiǎn)。

善于思考處事靈活事業(yè)上讓他步步高升

一位老板說：“我每天跟秘書在一起的時(shí)間。甚至多于自己的太太，好秘書對老板至關(guān)重要。”有兩種類型的秘書最受老板喜愛：一是影子型秘書。恪盡職守、默默工作、凡事不用老板監(jiān)督，只有他不在時(shí)才會引起老板注意；二是助理型秘書，有能力向老板提供中國文化咨詢、充當(dāng)翻譯、會做公關(guān)及市場推廣工作。作為一個(gè)秘書的基本條件：踏實(shí)敬業(yè)，講究實(shí)效；有較寬的知識面和辦事能力；除了秘書工作需要的專業(yè)知識、外語能力和掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備外，電腦能力要很強(qiáng)；講究禮儀禮貌，熟悉外事禮節(jié)，善于人際交往。情商較高。

斌在一家外貿(mào)公司做秘書，他的老板是公司的營業(yè)總監(jiān)。剛進(jìn)公司的時(shí)候，他對如何做好一個(gè)營業(yè)總監(jiān)的秘書一片茫然。但他是個(gè)聰明人。從進(jìn)公司的第一天起，就沒有把自己定位在一個(gè)普通小秘書上，他假想自己是僅次于總監(jiān)的總監(jiān)助理。他一邊跟公司的秘書小姐們學(xué)習(xí)事務(wù)性工作，一邊注意著總監(jiān)助理的一舉一動(dòng)。暗暗努力要把助理的那套本事學(xué)到手。

一般的秘書小姐。面對老板時(shí)畢恭畢敬、端茶倒水、一絲不茍，老板一出去開會。就放松下來，偷偷做些自己的私事。而斌一空下來，馬上就回想最近幾天老板交代的事情，自己有哪幾件還辦得不夠好。自己還有哪些方面的不足，需要繼續(xù)充電。然后利用空閑，與其他公司的秘書小姐交換信息，還打聽哪里開了新飯店，哪家五星級賓館請了新的法國廚師來獻(xiàn)技。這些情報(bào)在老板應(yīng)酬客戶的時(shí)候都是關(guān)鍵。老板宴請是否得體，常常關(guān)系到經(jīng)營上的戰(zhàn)略部署。當(dāng)然斌還要在各行各業(yè)建立一些自己的關(guān)系，以備不時(shí)之需。有一天快下班的時(shí)候，老板突然把助理叫到跟前說：今晚有朋友來，我請他們到賓館吃飯。你去安排一下?？赡芾咸旃室庾脚?，偏偏這一天賓館爆滿，定不到位子，急得助理不知如何是好，只好向老板如實(shí)告知。斌在一旁得知后說：“讓我來試試?！北罂恐稽c(diǎn)小小神通辦妥了一切。并得到老板的贊許。

一次斌跟老板去見合作伙伴。這天老板要和這位伙伴簽一個(gè)重要的合作合同。斌跟著老板下車的時(shí)候。天空中飄起了小雨，他故意放慢腳步，悄悄問司機(jī)車上有沒有傘。司機(jī)說沒有，于是斌摸出500元對司機(jī)說：“請你幫忙立刻到附近買一把名牌傘來，尺寸要大些。”等老板簽完約從樓里出來的時(shí)候，大雨滂沱，斌緊走幾步。從司機(jī)手里拿過傘遞給老板。老板風(fēng)度極好地為合作伙伴打起傘，送對方上車，一切漂亮圓滿。終于有一天。老板把斌叫到面前。對他說：“從下周起，提升你為我的助理，同時(shí)擔(dān)任秘書工作，你一身兩職沒問題吧?！?/p>

與老板一起工作。有兩大機(jī)會一定要抓?。阂皇怯袟l件了解公司的業(yè)務(wù)、老板的思想及許多幕后事情，業(yè)務(wù)能力會提高很快。二是升遷快，公司職位有空缺時(shí)，老板首先會想到值得信賴的秘書，許多高級經(jīng)理原本都是做秘書的。

踏實(shí)工作彼此相互信任建立良好的工作關(guān)系

剛來公司的時(shí)候，珍珍只會打字、接電話，英語水平一般，對保險(xiǎn)投資業(yè)務(wù)一竅不通。而現(xiàn)在，除了一般的秘書工作外，珍珍兼做公司的翻譯、出納。對公司的業(yè)務(wù)很熟悉，是老板名副其實(shí)的助手。珍珍能有今天，得益于進(jìn)了小公司。聽說，不少大公司分工很細(xì)，秘書只能接接電話、打打字。珍珍這兒不同。只要肯干，總有機(jī)會做你沒做過的事。

珍珍是個(gè)閑不住的人，剛來就把許多人不愿做的事攬了下來。什么擦桌子、掃地、端茶、倒水，從沒有覺得這些是分外的事，反正有事干就高興。珍珍不聰明。但很勤奮。比如接電話。不僅簡單地做記錄，而是把對方的意圖領(lǐng)會很清楚，如果是替老板“傳話”，也希望不斷搞清楚他的工作思路。時(shí)間一長。珍珍對公司的，情況越來越了解。工作越來越順手了。

珍珍說。秘書和老板之間，如果彼此信任。工作中即使出現(xiàn)矛盾也容易解決，反過來則有可能“無事生非”。人都有不高興的時(shí)候，老板也如此。因?yàn)槊貢鴮习逭９ぷ饕酝獾纳畈⒉涣私猓紶柍霈F(xiàn)小摩擦很正常。比如，某天老板心情不好，他帶著秘書和對手談判，談判中。秘書發(fā)現(xiàn)他用詞有誤，好意提醒他，老板卻不領(lǐng)情，大發(fā)雷霆。認(rèn)為當(dāng)眾傷了他的面子。再比如。秘書為老板約定了到某公司會談的時(shí)間。但因?qū)Ψ經(jīng)]有安排好，讓自己的老板空跑了一趟，老板當(dāng)然很生氣。通常會認(rèn)為是自己的秘書工作沒做好。

要避免這些麻煩，方法只有一個(gè)。讓老板信任你。平時(shí)，秘書要兢兢業(yè)業(yè)地工作，不管老板在與不在。都一樣認(rèn)真地工作；要讓老板了解到，他交辦的事，你會不打折扣地完成。這其實(shí)表明了你對老板工作能力的信任。老板對秘書信任了，遇事就不會馬上怪罪下來。而會多了解了解原因。珍珍很幸運(yùn)，能與老板彼此信任，工作合作得很愉快。

珍珍在外企當(dāng)了七年秘書，她的經(jīng)驗(yàn)是：1不要忘了你是誰——秘書是老板的助手，任何時(shí)候都不要替老板做決定。2過分親密使不得——不要以為和老板熟，就能隨意向他打聽私事。3服飾打扮別“過火”——秘書代表著公司的形象，穿著要典雅大方，牛仔褲與前衛(wèi)的服裝，均不宜進(jìn)辦公室，最穩(wěn)妥的辦法是著職業(yè)裝，作為女性是化淡妝。

所以，職業(yè)生涯設(shè)計(jì)專家認(rèn)為，有些人不適合當(dāng)秘書，如性格內(nèi)向、思想保守、適應(yīng)能力差的人，因?yàn)樗麄兿矚g直線思維。辦事不靈活。只有善于應(yīng)變的人。才能獲得老板的賞識。