別讓會議控制你

十五樓的辦公室里，歐陽手里拿著一份日程表，不由得產生一種厭煩情緒：

下周一共有8個會要他參加，而他知道，真要到了下個周末的時候，肯定又會多了5-6個臨時安排的會。

“文山會海害死人啊”。歐陽想起一年前，他讓經理助理艾小莉給他設計這張表的時候。

當時，他給艾小莉是這么交待的：“把每個月的日歷畫出來，每天是一個格子，一個月也就是30個左右的格子，在整頁A4紙的最上面，把我的TITLE（職位）和姓名寫上。每天，艾小莉你要及時把那些我的代辦事項，填寫到對應的格子里去，這個表格用于時間管理是很好的，一共填寫兩份，你拿一份備查、再給我一份。這樣，我就一目了然了，我好分析哪些是重要的事情，哪些是緊急的事情，好提前做好充分準備?！?/p>

而現(xiàn)在，歐陽看著這張“市場總監(jiān)歐陽的日歷表”，不由苦笑起來：“密密麻麻的一頁A4紙，還時間管理呢，這都快寫滿了，哪個不是重要而且緊迫的？”

他記得，當時自己還讓艾小莉買了一支紅色熒光筆來：用來打“√”的。每當歐陽回顧這個表格的時候，一旦發(fā)現(xiàn)某事項已經完全辦結，那么，就在這個格子里打一個“√”，表示“DONE”這個狀態(tài)。

如果能看到一連串紅色的“√”，那自然是心情超爽的。但實際情況呢？上周、甚至一個月以來，這個會那個會是開了不少，但沒有一個事情是最后落實辦結的：

* 上上周的這個會，要等研發(fā)總監(jiān)和幾個研發(fā)經理再議一下；

* 上周五的這個會，吳總經理也在，自然，大家都不溜號了，30多人的關鍵中層都在，從上午一直開會到晚上9:00多?？墒卿N售總監(jiān)提交的那個方案還是被批為“不成熟”，還要回去完善第四稿。（而銷售總監(jiān)私下說，“我根本就不摸透老板到底是什么意思，讓我把方案往哪個方向改”）；

* 到了昨天，財務總監(jiān)和采購總監(jiān)在會上就差點動手了，也難怪，本來開會是議論“成本降低1%”這事兒，可財務總監(jiān)一句話“我覺得成本水分主要是在采購”，結果采購總監(jiān)就跳起來了，唉，兩個人“擺事實”“講道理”，針鋒相對，會上最后確定了什么“成本降低的行動方案”嗎？——歐陽實在回憶不起來。

“一個紅√都沒有！”歐陽心想。

會議效率自測表

各位讀者，你的企業(yè)是否也存在會議效率整體低下的問題呢？你也曾經為以下問題苦惱嗎？請在表1的第二列的對應選項，打“√”，并根據(jù)表格后的指示來計算分數(shù)：

每個勾中的A，按5分納入積分。B，按2分納入積分。C，按0分納入積分。

您的總體加總分是：________

如果總分是在0～9分：恭喜您，您企業(yè)/事業(yè)單位的會議是整體高效、有序的。

如果總分是10～19分，請適當提高警惕，您所在的企業(yè)/事業(yè)單位已經存在一些會議低效的現(xiàn)象，雖然有抱怨的同事還不多，但很有可能這個人數(shù)會快速增長，會有越來越多的人希望提高整個組織的溝通能力、提高會議的整體效率和單個會議的效率。建議您防微杜漸，再購買幾本這本書，送給那些對會議效率有抱怨的少數(shù)人士。

如果總分是20～40分，問題已經比較迫切和嚴重。如果能夠解決這些問題，那么時間的更多節(jié)省、精力的更多節(jié)約、成本的更好控制、決策的更加高效，這些收益將是非?？捎^的（請閱讀本章結尾的“測試你的會議花了多少錢”）。更重要的，你是否發(fā)現(xiàn)經理人中很久以來都有一種消極奔波、越忙越亂的負面情緒？再負面下去，估計要爆發(fā)或者抑郁了。

《別讓會議控制你》

■ 作者：王玉榮 王君■ 出版社：北京大學出版社

內容簡介：本書講述了開好單一會議的四大基本原則，對企業(yè)的會議管理具有重要的指導作用。本書結合一些大型企業(yè)的實踐案例，采用講故事的模式，從戰(zhàn)略類會議、運營類會議和例會三個角度講解會議體系，幫助企業(yè)切實攻克會議的頑疾，提高溝通效率和會議效率。

本書的三個與眾不同之處：

1.更重視和諧會議體系的建立。以往人們往往只關注“單一會議如何開好”。其實，“應該開哪些會”、“這個會議和那個會議之間有什么關系”，即會議的體系，才更加重要。和諧的會議體系：單一會議的技巧＝85%：15%。

2.與咨詢實例結合最緊密。為讀者明晰了“會議金字塔”和“會議地圖”，從根本上系統(tǒng)地提升會議效率、加強整個組織的溝通效率。

3.更注重企業(yè)內部的溝通。結合國內外多家知名企業(yè)的做法，把“個人溝通技巧”引申到“組織溝通能力”的建設上來，從而提高整個企業(yè)的溝通效率。