事業(yè)單位人事檔案管理的必要性及策略

文/江蘇醫(yī)藥職業(yè)學院 宋平

人事檔案管理是一項社會價值極高的工作，其不但是事業(yè)單位工作的組成成分，同時還是事業(yè)單位對人事制度進行改進的關鍵。因此，事業(yè)單位需要將人事檔案管理的價值體現(xiàn)出來，借助準確的信息來制定完善的人員分配機制，對人力資源進行合理劃分，以此建設良好的事業(yè)單位內(nèi)部工作環(huán)境，進而為事業(yè)單位正常運營提供一定的幫助。

一、進行事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

在事業(yè)單位內(nèi)部運行期間，人事檔案管理起著重要的地位，其中，科學合理的人事檔案管理工作有助于明確事業(yè)單位的未來運行目標，并且完善工作要點。在下文中，主要對人事檔案管理的必要性進行了詳細的探究，大體上表現(xiàn)在以下幾點：

（一）人事檔案分析基礎性作用。在具體管理期間，可以從員工實際現(xiàn)狀入手，有效開展相關工作。當分析人事檔案的過程中，通常是對以往的工作情況展開探究，然后綜合性進行分析。只有這樣，才有利于對人才進行合理聘用。

（二）在決策工作中人事檔案具備的價值。在事業(yè)單位經(jīng)營期間，需要從績效、員工考核等方面入手，其和員工自身利益有著密切的關系。通常情況下，在人事檔案管理過程中，事業(yè)單位會根據(jù)職工業(yè)績以及工作效果記錄情況來評價職工，這樣一來，可以提升事業(yè)單位決策的合理性以及規(guī)范性。對于事業(yè)單位人事檔案來講，通常會從職工不同階段展開相應的記錄，無論是工作內(nèi)容的變更現(xiàn)象還是信息變換等，均是主要的判斷依據(jù)，特別是在選拔單位干部的現(xiàn)狀下，更加有利于獲取準確的數(shù)據(jù)。

（三）人事檔案在職工成長中具備的作用。事業(yè)單位可以根據(jù)人事檔案管理這一工作對于職工工作情況有清晰的了解，在這一階段中尋找職工的優(yōu)勢，只有這樣，才可以有效的培養(yǎng)職工，將職工人才價值體現(xiàn)出來。事業(yè)單位在對人事檔案進行應用的時候，能夠科學合理地優(yōu)化人力資源，在共享人力資源信息的基礎上實現(xiàn)工作良好開展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的基本策略

（一）對人事檔案管理體系加以改進。在事業(yè)單位人事制度改革工作大力深入的背景下，事業(yè)單位人員存在著明顯的流動現(xiàn)象，針對于此種情況，如果還是按照之前的人事檔案管理體系，是無法提升流動人員檔案管理合理性的，這樣一來的話，很容易引起棄檔案現(xiàn)象的出現(xiàn)。因此，事業(yè)單位必須摒棄以往單一的檔案管理方式，引進新型管理模式，把檔案管理交給社會檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一進行管理，借助社會資源對事業(yè)單位工作人員的壓力進行緩解，科學合理使用人事檔案，從而為健全人才資源發(fā)展方案的制定提供有利的幫助。

（二）加大人事檔案工作的信息化建設力度。當前，將信息化技術落實于人事檔案管理工作中去，制定健全的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，這是提升人事檔案管理質(zhì)量的關鍵。首先，事業(yè)單位需要為人事檔案管理部門配置相關的軟硬件設施，比方，計算機、管理軟件和掃描儀等，借助這些設備將圖片以及文字等轉(zhuǎn)換成數(shù)字，達到紙質(zhì)和電子式格式相互保存的目的，以此提供檔案歸檔工作的效率。再者，還要應用計算機網(wǎng)絡技術來改進人事檔案管理工作，為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務，如此一來，可以提升人事檔案工作質(zhì)量，促使工作良好開展。

（三）凸顯人事檔案管理的工作職能。在事業(yè)單位實施人事檔案管理工作的時候，應當將人事檔案的管理職能發(fā)揮出來。如下所示：1.從事業(yè)單位實際運行現(xiàn)狀入手，制定出和具體情況相一致的檔案管理體系，定期對檔案管理制度進行管理和檢查，使得各項措施都可以得到有效的落實。2.提高檔案管理工作的便利性，按照檔案基本的使用要求和特征進行管理，科學合理劃分檔案要點，為數(shù)據(jù)查詢提供一定的依據(jù)。3.將檔案管理的作用體現(xiàn)出來，為人員獲取方案提供良好的服務，以此增強檔案信息的準確性。4.有效處理檔案，嚴格審核事業(yè)單位中包含的檔案資料。

（四）對檔案功能進行改善和優(yōu)化。人事檔案管理工作可以促使檔案內(nèi)容越來越具備全面性和動態(tài)性，基于此，事業(yè)單位必須有效改進和升級檔案本身的功能。1.重點掌握檔案的各環(huán)節(jié)要點內(nèi)容，將其全面保存下來。2.適當延伸和豐富檔案的具體含義，增加養(yǎng)老保險以及醫(yī)療保險等內(nèi)容。此外，加強對工作業(yè)績的分析力度，從一定程度上滿足單位對于人才提出的各項要求。

（五）全面了解檔案工作，相關人員必須加大對其的認識力度。首先，事業(yè)單位領導人員必須以身作則，多加重視人事檔案管理工作，將其放在首位。再者，成立專業(yè)化的管理小組，負責監(jiān)督單位人事檔案管理工作，明確存在的問題。最后，定量化對人事檔案工作加以考核，促使該項工作規(guī)范性開展。

三、結(jié)語

當前，在事業(yè)單位深入改革的背景下，檔案管理人員必須緊抓發(fā)展機遇，積極迎接挑戰(zhàn)，大力更新和改進人事檔案管理工作的理念，在滿足改革需求的基礎上加以創(chuàng)新，從而促使事業(yè)單位人事檔案管理工作良好運行。