高職院校檔案管理隊伍建設(shè)若干問題的思考

孫桂華

【摘 要】本文通過對高職院校檔案管理隊伍的現(xiàn)狀分析，探討目前高職院校檔案管理隊伍建設(shè)存在的問題，提出高職院校加強檔案管理隊伍建設(shè)的基本思路。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；隊伍建設(shè)

隨著社會的進步，經(jīng)濟的發(fā)展，信息時代的到來，高職院校檔案管理工作面臨著檔案信息化資源開發(fā)、針對性開展編研工作、個性化信息服務(wù)、資源合理有效利用等課題，而目前高職院校檔案管理隊伍由于存在人員結(jié)構(gòu)不夠合理現(xiàn)象、缺乏有效的激勵機制和人員培養(yǎng)制度，無法適應(yīng)這些新課題的要求。高職院校應(yīng)重視檔案管理，建立健全有效的激勵機制，規(guī)范檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)，促進檔案管理研究，加強檔案管理交流溝通，努力打造一支具有自身特點的政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的檔案管理隊伍，以適應(yīng)現(xiàn)階段對檔案管理工作的要求。

一、高職院校檔案管理隊伍現(xiàn)狀分析

1、檔案專業(yè)人員結(jié)構(gòu)不合理，理論素質(zhì)偏低。高職院校由于建校時間較短，檔案管理尚處于初級階段，其檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)均存在不合理，主要體現(xiàn)在：檔案管理梯隊尚未形成，缺乏引領(lǐng)院校檔案管理與研究的領(lǐng)軍人或技術(shù)骨干，檔案管理專業(yè)技術(shù)人員比例低，普遍存在職稱和學(xué)歷層次較低，檔案專業(yè)技能水平較低，學(xué)術(shù)能力差，不善于總結(jié)和思考，實踐經(jīng)驗得不到升華，不掌握編研工作的規(guī)律和編纂技巧，不能充分開發(fā)利用檔案資源，不能提供檔案的深層服務(wù)，形成不了研究成果。兼職人員調(diào)整變化頻率高，隊伍穩(wěn)定性差。

2、檔案管理隊伍與院校管理隊伍未能做到有機融合。高職院校的檔案管理是為院校管理工作服務(wù)的，是院校管理工作歷史的記錄，檔案管理與院校管理是息息相關(guān)、不可分離的。但目前高職院校往往是為應(yīng)付檔案管理而臨時組建一支檔案管理隊伍，未能做到院校管理與檔案管理合二為一，往往為收集檔案而抓檔案管理，為抓院校管理而忽視檔案管理，未能做到檔案管理隊伍與院校管理隊伍的有機融合，無法做到工作的系統(tǒng)化，在管理工作中協(xié)同效應(yīng)不強、凝聚力不夠。

3、檔案部門地位缺失，缺乏對檔案管理人員有效的激勵和培養(yǎng)機制。檔案工作是一項服務(wù)型工作，工作方式比較被動，一般不直接體現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益。其發(fā)揮作用的間接性特點，使檔案部門常常處于無足輕重的境地，工作成效得不到充分肯定，檔案人員的工作能力得不到充分認(rèn)可，檔案部門的發(fā)展及其人員職級待遇的解決滯后。長此以往，檔案人員的工作積極性受到挫傷，不安心本職工作，專業(yè)技術(shù)水平下降，工作中無所作為，從而加劇檔案部門地位的惡化，形成惡性循環(huán)，造成技術(shù)力量不斷削弱。沒有建立起專兼職檔案管理人員的職稱評聘、評先評優(yōu)、進修培訓(xùn)、對外交流學(xué)習(xí)等方面的規(guī)章制度，沒有在職稱、績效考核等方面制定優(yōu)惠的政策，兼職檔案管理人員認(rèn)為這一工作可有可無，導(dǎo)致檔案管理兼職人員頻繁更換，檔案管理隊伍的穩(wěn)定性得不到有效保障。

二、高職院校加強檔案管理隊伍建設(shè)的基本思路

加強對人才隊伍建設(shè)的研究工作，明確建設(shè)目標(biāo)。人才隊伍建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各級檔案行政管理部門應(yīng)該加強對人才隊伍建設(shè)的研究，對人才隊伍的狀況、存在的突出問題和薄弱環(huán)節(jié)以及檔案事業(yè)發(fā)展對人才的要求進行深入細(xì)致的調(diào)查研究，制定切實可行的建設(shè)計劃，明確目標(biāo)任務(wù)，提出實施方案，組織貫徹落實，有效地搞好人才隊伍建設(shè)。

1、重視檔案管理工作，高職院校必須在管理隊伍建設(shè)中堅持專兼結(jié)合，做到院校管理與檔案管理“合二為一”。高職院校檔案管理具有雙重性，它既要遵循高職教育管理規(guī)律，又要符合檔案管理規(guī)范和業(yè)務(wù)流程。高職院校的檔案管理隊伍應(yīng)該由組織管理人員、檔案專業(yè)技術(shù)人才、兼職管理人員、技術(shù)保障人員組成，其中檔案管理組織人員是檔案工作的組織者和帶頭人，檔案專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)把握檔案管理及編研的專業(yè)技術(shù)方向和提供技術(shù)支持，兼職管理人員負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集與管理，而檔案信息化現(xiàn)代化管理手段的實現(xiàn)與改進需要技術(shù)保障人員的現(xiàn)代化技術(shù)支撐。由于高職院校工作是圍繞培養(yǎng)高技能人才展開的，其檔案管理的核心內(nèi)容是記錄高技能人才培養(yǎng)過程的各個細(xì)節(jié)，故其檔案管理隊伍的組成應(yīng)該體現(xiàn)高職教育管理與檔案管理的有機融合，應(yīng)建立起以復(fù)合型檔案專業(yè)技術(shù)骨干為帶頭人、輔以各自管理職責(zé)范圍內(nèi)兼職管理人員和技術(shù)保障人員的管理隊伍，形成一支既懂院校管理又熟悉檔案業(yè)務(wù)的專兼結(jié)合的院系兩級管理隊伍。

2、建立有效的激勵機制，穩(wěn)定檔案管理隊伍。建立檔案管理有效激勵機制的核心問題是增強檔案管理人員工作的主動性、事業(yè)心和成就感。激勵機制的建立必須因地制宜，因人、因事、因時而定：一是要根據(jù)不同人的不同需要以及同一人在不同時期的不同需要來建立激勵機制；二是要根據(jù)不同的任務(wù)來確立激勵機制。激勵機制包括考核、評價、獎勵、懲罰等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又可以運用不同手段和方法，相應(yīng)也會產(chǎn)生不同的效果。激勵機制要做到物質(zhì)激勵和精神激勵相結(jié)合，物質(zhì)性的激勵要量化、可操作，要逐漸打破對檔案管理人員按級別、工齡等“資歷”考評、獎勵、晉升的方法，將檔案管理工作作為院校專業(yè)技術(shù)管理工作列入績效考核內(nèi)容，其考核津貼及其職稱晉升與檔案管理工作業(yè)績、工作量、工作性質(zhì)緊密結(jié)合起來，逐步建立健全對檔案管理人員進行“專業(yè)業(yè)績”考核。如對檔案兼職管理者，可根據(jù)檔案整理與收集、工作效率、管理手段與技術(shù)改進、檔案研究成果等各項指標(biāo)對檔案工作人員進行考核，根據(jù)考核結(jié)果進行考評和獎勵，這樣就能充分調(diào)動兼職檔案管理人員的主動性、積極性，讓他們用心用腦，盡職盡責(zé)地工作。高職院校要建立檔案管理團隊崗位職責(zé)、職稱職務(wù)聘任制度，逐漸將檔案管理團隊的成員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案系列的職稱聘任制度，激勵管理團隊的專業(yè)化、職業(yè)化方向發(fā)展。同時重視對檔案管理軟硬件建設(shè)，要對檔案管理隊伍實行優(yōu)惠政策，改善檔案工作環(huán)境，加大對檔案工作硬軟件設(shè)備的投入，加大對檔案管理工作的宣傳力度，營造檔案管理隊伍的文化氛圍，給檔案管理人員以精神上的富足感。

3、進一步建立健全檔案教育培訓(xùn)監(jiān)管機制，加大檔案教育培訓(xùn)力度，開拓檔案人員實踐能力。提高檔案人員的創(chuàng)新意識，是我國經(jīng)濟社會發(fā)展情況以及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，特別是信息網(wǎng)絡(luò)化程度越來越高的趨勢，是對檔案管理工作的建設(shè)不斷提出新的要求。嚴(yán)格繼續(xù)教育考核制度，對檔案專業(yè)技術(shù)人員接受繼續(xù)教育情況進行登記考核，督促完成規(guī)定的繼續(xù)教育任務(wù)；把檔案教育培訓(xùn)納入檔案工作年度考評指標(biāo)，強化教育培訓(xùn)工作，督促檔案人員接受業(yè)務(wù)新標(biāo)準(zhǔn)、新知識和相關(guān)知識的教育；督促檔案人員掌握必要的檔案管理知識，提高檔案人員實踐能力。檔案管理工作是一項實踐性很強的工作。因此，必須重視理論與實踐相結(jié)合，不斷總結(jié)新經(jīng)驗，探索新方法。通過參加交流會、論壇講座，了解檔案管理動態(tài)，開拓視野，不斷提高實踐與理論水平，通過調(diào)查研究，開展對檔案工作理論與學(xué)術(shù)研究，不斷提升檔案人員的專業(yè)知識水平。因此，檔案管理人員必須要有創(chuàng)新意識，積極探索運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段開展檔案工作的新方法，不斷提高檔案工作實效，圍繞管理體制創(chuàng)新、操作技術(shù)創(chuàng)新、工作方法創(chuàng)新、管理手段創(chuàng)新和管理內(nèi)容創(chuàng)新等方面進行科學(xué)探索，充分運用檔案信息化管理，提高工作效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，不斷促進檔案管理工作科學(xué)、有序的發(fā)展。