高校圖書館查新業(yè)務分析和管理

邱鳳鳴　陳惠蘭

〔摘 要〕通過對近年來東華大學圖書館開展的查新業(yè)務的統(tǒng)計分析，了解和掌握了目前高校圖書館查新工作的規(guī)律和存在的問題，從側面反映學?？蒲泄ぷ骷皩W科發(fā)展的一些現(xiàn)狀。文章詳細介紹了東華大學圖書館的科技查新工作管理經驗，最后從提高查新服務能力和拓展查新服務業(yè)務角度為查新工作提出建議。

〔關鍵詞〕項目查新；統(tǒng)計分析；管理；建議

〔中圖分類號〕G350 〔文獻標識碼〕B 〔文章編號〕1008-0821(2009)01-0171-03

Analysis and Management of Novelty Search Work for Sciences and Technologies in Academic Library

Qiu Fengming Chen Huilan

(Library，Donghua University，Shanghai 200051，China)

〔Abstract〕By statistical analysis on novelty search projects of Donghua university library in recent years，realized and held the rules and problems existed in academic library novelty search work.The results reflected current situation of scientific research and faculty development in university.The paper introduced in detailed management experience about novelty search projects of Donghua University library.Finally this paper gave suggestions from point of enhancing ability to novelty search and developing novelty search projects.

〔Key words〕project novelty search；statistical analysis；management；suggestion

高校科技查新在科研工作和博士生教育中發(fā)揮著越來越重要的作用^[1-2]，本文旨在通過對東華大學圖書館近年來的科技查新項目的詳細分析，促進查新工作更好地發(fā)展，同時對其他高校的查新工作起到幫助和借鑒作用。

1 近年來查新業(yè)務的分析

1.1 2004-2008年間圖書館每年完成查新課題數量的變化

從圖1可以看出，2004年以來，校內的查新業(yè)務量在穩(wěn)步上升，2008年前4個月，查新量已達106個，比上年同期增長3成多。校外的查新業(yè)務量也呈現(xiàn)逐年增長的趨勢，但2004年和2006年，查新業(yè)務量較少，這主要因為：2004年我們才開展查新業(yè)務不久，由于宣傳不夠，許多潛在客戶不了解我們的業(yè)務，同時人們對科技查新的重要作用不夠了解，重視查新工作的人相對較少。2006年，圖書館忙于整體搬遷松江的繁重工作和教育部查新站資格申請事務，花費了大量的時間和精力，直接影響了查新業(yè)務的受理，造成2006年查新業(yè)務量下降。2007年，我館接受教育部專家在人員、查新所需資源和完成查新業(yè)務質量等各方面的考核，獲得了一致好評，成為教育部科技查新工作站(G05)。從圖1可以看出，2007年的業(yè)務量較前幾年有較大的提高，一方面教育部的查新資質提升了圖書館的地位，擴大了影響，另一方面查新員多年來優(yōu)質的服務以及圖書館不斷增加查新資源獲得了新老客戶的信任。同時，查新工作由服務型向決策型轉變使客戶通過查新受到了益處，吸引了不少回頭客戶，在實際工作中，經常遇到這樣一些情況，有的科研課題設計不嚴謹，如缺少對照組，缺乏可比性；有的技術路線不明確；有的準備申報成果的論文中統(tǒng)計方法使用不當，導致結論不可靠或出現(xiàn)偏差等等，類似問題查新人員通過及時與委托用戶溝通，建議申報者修改技術路線，調整主攻方向，提高項目的中標率。

從這幾年的查新業(yè)務發(fā)展的趨勢來看，今后的工作中我們還要加強宣傳，擴大影響，挖掘潛在客戶，重點分析科研單位、企業(yè)和高校的客戶群體，有針對性地宣傳我館查新工作的優(yōu)勢，定期對客戶就查新工作的作用、查新工作流程等進行培訓，提高客戶對查新的認識，擴大校內外客戶群。

1.2 查新項目學科分布

通過分析查新項目的學科分布可以了解學校的科研動態(tài)和學科發(fā)展^[3]。近年來校內查新項目中各學科查新項目數所占查新總項目數的百分比統(tǒng)計數據如表1所示。

各學科查新項目的百分比的統(tǒng)計可以透視出近年來我?？蒲袩狳c，從表1可以看出，查新服務項目幾乎涉及了我校的各個學科，其中高分子材料、紡織、染整是我校的特色重點學科，也是這些年來查新項目較多的學科，每年的查新課題占校內查新課題總量的50%以上，特別是高分子材料專業(yè)，每年的查新量占了總量的30%以上，高百分比和穩(wěn)定的發(fā)展趨勢確立了高分子材料專業(yè)在東華大學各學科中的龍頭地位，機械專業(yè)的項目查新是穩(wěn)中有升，環(huán)境專業(yè)是新興學科，其查新量逐年上升。

針對查新項目的學科分布，圖書館查新站應盡可能配備學科門類齊全的查新檢索人員，加強查新的文獻支持系統(tǒng)的建設。

1.3 查新的用途

立項類是在項目開始之前進行查新，立項查新的目的在于了解本學科前沿課題和亟待解決的問題和“空白”，使研究人員能夠選擇具有前沿性、創(chuàng)造力、競爭力和生命力的研究課題，立項查新多是用于申報企業(yè)科技創(chuàng)新基金、高校博士學科點專項科研基金、自然科學基金和“863”計劃等，成果類是在取得了一定進展的情況下進行查新，成果查新用于申報技術發(fā)明獎、曙光計劃或成果鑒定。無論立項查新還是成果查新都具有重大意義，它為科研開題、立項提供依據，通過立項查新，為科研人員提供研究現(xiàn)狀和發(fā)展方向，使立項建立在同行研究的基礎之上，保證科研工作的高起點，準確地把握科研方向，還可以篩選掉重復性課題，避免重復勞動；它為科研成果鑒定、評估、報獎等提供文獻意義上的依據^[4]。博士論文的開題查新是保證選題的科學性、創(chuàng)新性與前瞻性必不可少的重要步驟，是培養(yǎng)博士研究生創(chuàng)新能力的重要環(huán)節(jié)^[2]。近年來每年完成的各類查新業(yè)務量如圖2所示。

從圖2可以看出，2004年，立項與成果的查新數量接近。而此后的幾年中，立項查新都比成果查新稍多，分析這一變化趨勢，可以看出科研工作者以前重成果申報、輕立項查新的觀念有所轉變，逐漸意識到了立項查新的重要性，客戶感受到了情報服務帶來的益處，因而查新的主動性大大提高。從圖2還可以看出，近年來我校博士學位論文開題查新數量穩(wěn)定增長，這說明我校博士生教育在大學教育中的比重和力度逐年增大。

1.4 查新的范圍和委托單位

每年的查新項目中，90%以上的項目要求國內外查新，但也有少數項目只要求與國內文獻報道比較新穎性，分析國內查新和國內外查新的委托單位可以發(fā)現(xiàn)，國內查新的委托單位大多是校外的一些企業(yè)，其查新項目一般是產品或生產工藝的成果查新以及專利二次開發(fā)，這說明企業(yè)在消化吸收科研成果的同時，也在不斷開發(fā)創(chuàng)新。國內外查新的委托單位大多是本校和與高校合作的一些校外科研單位，他們承擔了國家大部分的前沿科研項目，需要了解國內外某研究領域的最新研究成果和研究方向。

在查新項目的委托單位中，企業(yè)占了30%以上，這一方面說明企業(yè)已經從單純的生產向產學研一體的方向發(fā)展，企業(yè)的開拓創(chuàng)新意識日益增強；另一方面也對查新機構帶來利好，應注重挖掘更多的潛在的企業(yè)客戶，為其開展查新業(yè)務。

1.5 查新項目申請的時間分布(以2006、2007年數據為例)

從圖3可以看出每個月份完成的查新項目數量有較大波動，其中1月、2月、7月、8月查新項目數量較少，因為這幾個月正值寒暑假，查新數量較正常上班的幾個月少。2006年的5月、6月、11月和2007年的12月，這幾個月的博士查新較為集中，2007年3月和12月的項目查新業(yè)務也較為集中，因為這2個月分別是上海市曙光計劃和上海市高等學校博士學科點專項科研基金申報時間。通常，在政府部門審批科研項目與評定獎項的時間期限內，或者在博士生開題期間，是受理查新集中的時間，此時查新站的查新任務十分繁重，而且越是查新項目集中的時候，客戶要得越急，有的客戶甚至要求查人員在1～2天內完成查新報告，查新人員不得不超負荷、加班加點地完成工作，這在一定程度上可能會影響到查新報告質量。

高校查新工作存在淡旺季變化的現(xiàn)象，促使圖書館查新部門考慮如何建立靈活的應急機制保證在查新委托高峰期保質保量地完成工作，如在現(xiàn)有職工中挑選高素質的人才，培養(yǎng)能勝任的兼職查新人員；加強與科研管理機構的橫向聯(lián)系，盡早通知項目負責人提前準備查新；查新機構應該主動與查新委托人、委托單位聯(lián)系，加強交流，使其了解查新流程；對于校內的博士開題，提醒導師給博士生開題時避開項目受理的集中時段。

2 科技查新的管理

我館的科技查新工作，在文獻支持系統(tǒng)、查新流程、查新報告規(guī)范化、查新管理系統(tǒng)的建設方面進行了有益的探索和實踐，并取得了突破性的進展。

在查新工作中，為保證科研項目相關領域文獻檢索的查全率和查準率，我館特別重視查新文獻資源建設，不僅購買了國內外相關學科的權威數據庫，而且開通了國內、國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)，多渠道提高科技查新文獻的保障率。

經過多年的工作實踐，我們對查新中每一階段的工作內容，建立合理的工作程序，不僅提高了工效，而且保證了查新的質量。首先，委托人必須在網上提交書寫規(guī)范、技術要點和創(chuàng)新點明確的查新申請；相關學科的查新人員接手后，與委托人簽訂查新合同，并就項目的技術概況，技術背景、研究進展、技術指標、參數、結構、配方等情況與委托人進行詳細的溝通；然后查新員通過手工檢索和計算機檢索等途徑，運用綜合分析和對比的方法，為項目的新穎性提供文獻查證，并撰寫查新報告初稿；查新報告初稿經委托人確認后送審核員審核，審核無誤的報告才能送達客戶手中；最后將項目的委托書、查新合同、查新項目的檢測數據等背景資料以及查新報告整理入檔。

在查新業(yè)務開始時，我們就注意查新報告的規(guī)范化，這利于審核員了解查新員檢索的廣度和深度，及時發(fā)現(xiàn)不足之處，糾正工作偏差；利于查新委托人的監(jiān)督，使委托人更容易理解查新結論；而且使查新員在一定程度上避免迎合心理。

早在2002年，我館就自主開發(fā)了基于WEB的科技查新平臺，實現(xiàn)了查新業(yè)務的網上申請、查新流程控制、查新相關文件和查新報告的網絡傳遞，系統(tǒng)的主要流程有：查新委托表單提交、受理查新委托、分配查新任務、工作進程查詢、用戶意見反饋、查新檔案管理等，這從技術上保證了查新工作流程及查新管理工作的規(guī)范化、自動化和科學化，提高了查新工作的效率。

3 提高查新服務能力、拓展查新服務的建議

從以上的分析，我們清楚地看到我館科技查新中存在的問題，為了提高服務能力和拓展查新服務，提出如下建議：

3.1 加強與用戶的交流

一是宣傳查新工作，宣傳我館查新工作的優(yōu)勢與特色，開發(fā)新客戶；二是向客戶講解查新工作的作用、流程，提高客戶對查新的認識；三是查新過程中就查新內容與客戶的深入交流，要仔細、耐心地聆聽用戶對課題的介紹，從中盡量捕捉課題關鍵之所在，并不時將自己所獲取的信息復述給用戶，讓客戶真正了解查新工作。

3.2 建立專職兼職相結合的查新人員隊伍

目前圖書館還沒能配齊掌握檢索技能的各專業(yè)人才，針對查新項目覆蓋學科齊全以及有短期集中的現(xiàn)象，培養(yǎng)一批專業(yè)對口的兼職查新員很有必要。如計算機與自動化、信息與計算科學、應用物理學專業(yè)的查新業(yè)務，數量不多卻有相當的專業(yè)深度，非常適合培養(yǎng)兼職查新員來承擔；當查新業(yè)務集中的時候，兼職查新員能分擔部分專業(yè)對口的應急查新任務，保證查新工作的有序進行。

3.3 制定查新質量標準

目前我館對查新工作及查新報告尚無統(tǒng)一的質量標準，這就無法對查新質量的好壞作出全面、量化的評判，無法準確判斷出查新論述和查新深度的區(qū)別。查新人員查新時沒有量化的業(yè)務指導書，工作起來隨機性大，產生失誤的可能性也大；審核人員只能靠其主觀經驗進行審核，這在一定程度上影響了查新質量的客觀性。

3.4 完善查新文獻支持系統(tǒng)

近年來圖書館加強了檢索型數據庫和全文數據庫的引進，將部分現(xiàn)有的館藏文獻數字化，收集已出版的和網上的數據庫，建設特色數據庫，并聯(lián)合上網，實現(xiàn)資源共享，為科技查新提供全面系統(tǒng)、方便快捷的文獻信息保障。但是高校擁有的信息資源與本校專業(yè)設置相關，非本校專業(yè)文獻相對較少，而查新項目涉及專業(yè)范圍廣，因此，圖書館要擴大資源共建共享，特別是與有互補資源的高校圖書館的資源共享。

3.5 加強查新管理系統(tǒng)建設

我們自主開發(fā)的科技查新網絡平臺，方便了查新工作人員之間溝通交流、相互學習、互查互檢，避免查新過程中不必要的重復勞動，同時，為建立查新檔案提供便捷、有效的途徑。但在使用過程中，也發(fā)現(xiàn)了一些不足，如對客戶端上載文件的權限的控制不慎，不能防止用戶不規(guī)范文件的上載以及過量上載垃圾文件；系統(tǒng)對查新文件的管理不夠健全，如統(tǒng)計功能、瀏覽功能的設計過于簡單，不利于查新文件的及時管理和全面統(tǒng)計分析。

參考文獻

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