提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策研究

路猛

摘要：檔案材料牽扯著很多重要的信息，管理好檔案管理的信息化建設是行政效率發(fā)展的一大助力。事業(yè)單位的檔案材料都是種類繁雜的，并且大多是紙質(zhì)版的素材，很難在短時間內(nèi)調(diào)用出所需要的文本。在事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)過程中，是否擁有一個健全的檔案信息管理體制至關重要。只有提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設，才能在工作中保證辦公效率的高效。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理信息化建設;對策研究

建設事業(yè)單位檔案管理信息化是提升工作效率的前提，做到標準化和規(guī)范化的管理就是對其核心思想。事業(yè)單位類似發(fā)動機運轉(zhuǎn)的軸心，提升了事業(yè)單位的行政辦公效率才能讓綜合性管理工作得到落實。檔案和文件兩者之間雖說相對獨立，但兩個環(huán)節(jié)之間又緊密相連。如果處理不好事業(yè)單位行政工作中的檔案管理的話，那么部門的辦事效率勢必然會越來越慢。對于這些存在于事業(yè)單位的檔案管理問題，那就必須通過對檔案的信息化管理進行整頓和改革。

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

（一）事業(yè)單位檔案管理方式太過陳舊

事業(yè)單位檔案文件的儲存模式主要是通過紙張，不管是保存還是翻閱都不是很方便。如果想要尋找涉及到某些方面的檔案，按照按照劃分法區(qū)域一點一點的去找。這種檔案管理模式常常耗費大量的時間去翻閱查詢，與之對應的工作效率實在是太低了，不符合事業(yè)單位應有的行政效率標準。但是在事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)過程中，效率是反映運轉(zhuǎn)狀況的真實寫照。所以，現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理工作應該尋求向上發(fā)展，去應用一些更加高效的辦公模式。只有處理好事業(yè)單位檔案管理模式太過陳舊的問題，辦公效率太慢的問題才能夠得到改善。

（二）檔案管理人員的管理能力不足

關于事業(yè)單位的檔案管理，它從來都不是一項簡單的工作。不單單要求管理人員熟知檔案存放的情況，更需要一定的專業(yè)知識作為工作基礎。因為所存放在事業(yè)單位的檔案材料一般都是較為重要的信息，這對檔案信息的管理人員也有著很高素質(zhì)的要求。檔案管理人員的個人素質(zhì)水平是會與工作效應相掛鉤的，如果管理人員沒有足夠的專業(yè)水平素質(zhì)作為支撐，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的效率提升。檔案信息管理人員的理論知識水準，以及是否擁有豐富的管理經(jīng)驗都是應該考慮的。

（三）檔案信息化建設滯后

部分事業(yè)單位對于檔案的管理，依然停留于傳統(tǒng)管理理念，采用傳統(tǒng)人工管理的方式，整理和保存紙質(zhì)檔案管理。在此種傳統(tǒng)、落后的檔案管理理念下，事業(yè)單位對于檔案管理投入的經(jīng)費比較少，多集中在紙質(zhì)檔案與人員方面，而對于信息化設備的引進與改造，并沒有投入較多的資金，導致檔案管理使用到的設備與工具，不夠先進與老舊化。其次，事業(yè)單位信息化意識薄弱的情況，使得事業(yè)檔案的檔案管理部門，未能結(jié)合信息化技術(shù)，創(chuàng)新與改進檔案管理流程，很多流程過于繁瑣與重復，不僅檔案管理效率比較低，也難以深入推進檔案信息化的建設。

（四）沒有合理開發(fā)檔案信息資源

事業(yè)單位檔案管理涉及到的信息資源，具有較高的信息價值。但目前很多事業(yè)單位檔案管理人員，管理觀念比較傳統(tǒng)與保守，認為檔案資源的可利用性比較小，未能對檔案資源進行統(tǒng)一開發(fā)與利用，因此沒有對檔案資源進行深入的整理。此種情況下，很多重要的檔案信息資源，難以及時的被采集與記錄，導致檔案信息需要重復的進行采集與加工，影響了檔案管理的效率。其次，雖然部分事業(yè)單位開始進行信息化建設，但事業(yè)單位的很多檔案信息是不對外開放的，信息化數(shù)據(jù)庫的利用率比較低，事業(yè)單位之間難以實現(xiàn)信息交流與共享。

二、對事業(yè)單位檔案管理信息化建設的未來展望

在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，一定要思路清晰地提前進行規(guī)劃，要把規(guī)范化和標準化當做檔案管理工作的核心內(nèi)容。檔案信息的形式一定會用電子檔來代替紙質(zhì)檔的位置，用更高效率的方式來應用到工作中。因為紙質(zhì)檔的儲存會占用大量的空間，而且不方便長時間被保存和管理。電子版本的檔案信息不需要什么實質(zhì)性的空間，而且可以隨時進行備份儲存，很好地防止了因為信息的丟失而造成運轉(zhuǎn)工作的停滯。它儲量大的特點非常適合事業(yè)單位的工作需要，不需要再去翻來翻去地尋找紙質(zhì)的檔案文本了，在電腦上面的查詢頁面輸入關鍵詞就能夠找到想要的材料。檔案信息的機密性也隨之得到了保障，加設閱讀權(quán)限或者設置多重密碼就可以防止信息泄露的發(fā)生。檔案信息電子存儲還具有多樣性的特質(zhì)，對于音頻視頻之類的文件也能夠進行保存。

三、提升事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設的對策研究

（一）進一步深化檔案管理模式的改革

檔案材料涉及到的方面極其廣泛，但是主要還是應用在事業(yè)單位的行政工作中。事業(yè)單位所承擔著的工作壓力是非常大的，在各個下屬部門的行政過程中都會多多少少使用到檔案信息的相關內(nèi)容。對于現(xiàn)階段的檔案管理體制來說，在工作模式進行整頓改革的同時探尋更合適的管理方式。采用現(xiàn)代化的檔案信息管理制度，能夠使檔案信息更加的多元化。事業(yè)單位只有深化檔案管理信息化的改革，從管理方式著手進行改革，部門的辦公效率才能得到有效的提升。

（二）確保管理制度能夠得到落實

俗話說無規(guī)矩不成方圓，一定要在事業(yè)單位的行政工作中落實管理制度。在事業(yè)單位的行政工作中，不免會有些人疏于檔案信息的管理工作。當一些機密的檔案信息遭到破壞和泄露時，對事業(yè)單位所造成損失是無法估量的。檔案管理工作的核心就是工作態(tài)度嚴謹認真，只有員工的態(tài)度足夠端正才不容易出現(xiàn)紕漏。所以在事業(yè)單位行政崗位的選拔過程中，一定要篩選掉那些粗心大意的人。事業(yè)單位一定要切實落實現(xiàn)有的檔案管理體制，狠抓有關員工工作態(tài)度不端正的情況。然后再不定期地對檔案管理工作抽查考核，這樣才能夠確認信息化建設工作的有效性。

（三）整合檔案信息資源

加快事業(yè)單位檔案信息化建設的速度，首先需要完善各種信息化設施，引進先進的信息化設備與技術(shù)，以構(gòu)建出事業(yè)單位專屬數(shù)字化檔案館。同時，對于數(shù)字化檔案館的管理，需要配備素質(zhì)高、專業(yè)能力強的檔案管理人員，以發(fā)揮出檔案管理人員的技術(shù)能力，完善數(shù)字化檔案館的各項功能，豐富數(shù)字化檔案館的管理方式，進而有效提升檔案資源的利用效率。同時，相關部門需要加大對信息化設施的資金投入，致力于檔案信息管理系統(tǒng)的創(chuàng)新與改進，逐步建立信息化檔案管理平臺，使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能夠快速轉(zhuǎn)成電子化檔案，并存到檔案信息館中。

（四）積極引進高新信息安全技術(shù)

由于信息化技術(shù)具有共享性與開發(fā)性，為保障事業(yè)單位檔案信息安全，需要做好檔案信息的安全防范。為此，需要在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)時，組建專業(yè)的檔案信息網(wǎng)絡安全防護隊伍，明確各個成員的安全防護責任，以構(gòu)建人員監(jiān)督與防護安全體系。其次，需要引進各種高新信息安全技術(shù)，如防火墻技術(shù)、病毒防御技術(shù)、漏洞檢測技術(shù)等，構(gòu)建起安全技術(shù)防御體系，實現(xiàn)信息的實時防護，避免被網(wǎng)絡入侵者非法入侵，盜取和篡改事業(yè)單位的檔案信息，帶來巨大的資源損失。

四、結(jié)束語

檔案管理信息化建設已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，也極大程度上提高了事業(yè)單位的行政效率。事業(yè)單位要足夠重視相關體制的建設，擁有了一個完善的制度才能夠推動檔案管理工作的信息化建設，借助檔案管理信息化建設為基層事業(yè)單位綜合管理工作的開展創(chuàng)造良好條件。

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