談?wù)劜块T資料管理工作

文/上海磁浮交通發(fā)展有限公司 潘葉青

一、部門資料管理工作任務(wù)

簡(jiǎn)單說(shuō)，部門資料管理工作的任務(wù)是完整地收集和保管與本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的各類文件材料，并在相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)完結(jié)后，對(duì)應(yīng)歸檔文件做好分類、整理、編目等預(yù)立卷工作后向檔案室移交。

具體講，部門資料管理工作在不同階段有不同任務(wù)。

（一）文件形成階段

檢查文件的各類簽證手續(xù)是否完備；文件紙張和字跡材料是否符合耐久性要求；文件是否有缺頁(yè)、涂改；附件是否齊全等等。對(duì)存在問(wèn)題的文件及時(shí)要求相關(guān)責(zé)任人（方）整改，對(duì)符合要求的文件及時(shí)進(jìn)行部門文件的統(tǒng)一編號(hào)、登記。

（二）文件流轉(zhuǎn)辦理階段

關(guān)心文件流轉(zhuǎn)是否順利，發(fā)現(xiàn)在流轉(zhuǎn)過(guò)程中其他部門有不同意見(jiàn)影響到文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)的，應(yīng)及時(shí)向本部門領(lǐng)導(dǎo)反映，終止流轉(zhuǎn)，在問(wèn)題得到解決后再流轉(zhuǎn)。在流轉(zhuǎn)結(jié)束時(shí)，對(duì)重要的流轉(zhuǎn)意見(jiàn)及領(lǐng)導(dǎo)批示，資料員應(yīng)及時(shí)反饋部門領(lǐng)導(dǎo)。這一階段同樣應(yīng)注意流轉(zhuǎn)中各方簽證是否齊全，對(duì)缺簽證或其他不符合歸檔要求的情況，及時(shí)督促其整改。

（三）文件預(yù)立卷及歸檔階段

此階段，資料員的工作最多，按工作流程有：判別應(yīng)歸檔文件、對(duì)歸檔文件分類整理、文件編目、將預(yù)立卷文件提交檔案部門審核、歸檔。具體講，就是由于根據(jù)歸檔范圍將具保存價(jià)值的文件挑選出來(lái)，再根據(jù)檔案分類大綱，進(jìn)行分類，并在分類的基礎(chǔ)上分卷。在整理中注意附件、正文是否匹配，有批復(fù)的文件請(qǐng)示在不在，文件與文件間的因果關(guān)系是否都存在等，以保證歸檔文件的完整；文件編目，對(duì)完成排序的每卷文件編制頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄和備考表。用專用的號(hào)碼機(jī)在每頁(yè)有文字或圖樣的文件的右下角（反面左下角）逐一加蓋頁(yè)碼，裱貼的文件應(yīng)將頁(yè)碼蓋在每一頁(yè)原件上而不是裱貼的襯紙上。編制卷內(nèi)目錄時(shí)，應(yīng)注意文件編號(hào)是文件本身的編號(hào)而不是指該文件所使用的某些專用表式的編號(hào)（如監(jiān)理表式編號(hào)）。文件日期是文件的形成日期而不是有效日期（如資質(zhì)文件）。文件無(wú)標(biāo)題或原標(biāo)題不能揭示文件主題時(shí)應(yīng)自行概括能揭示主題的標(biāo)題，用括號(hào)括起于標(biāo)題欄；填寫備考表，立卷人應(yīng)將案卷在收集整理中發(fā)現(xiàn)的一些問(wèn)題，或遺留的無(wú)法整改的問(wèn)題一一在備考表上寫清楚。備考表上立卷和檢查人必須親筆簽字；擬寫案卷題名，文書檔案應(yīng)準(zhǔn)確地概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種；科技檔案應(yīng)揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱、結(jié)構(gòu)、階段等。文字力求簡(jiǎn)練；將預(yù)立卷文件提交檔案部門審核、歸檔。通過(guò)審核的文件移交歸檔，對(duì)未通過(guò)審核的文件整改后提交復(fù)審，復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后移交歸檔。在移交時(shí)部門資料員編制資料移交單一式兩份，雙方簽字后各留一份

二、部門資料管理工作重點(diǎn)

部門資料管理工作在不同階段有不同重點(diǎn)，要善于抓重點(diǎn)、抓主要矛盾，抓準(zhǔn)影響日后歸檔質(zhì)量的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，真正做好歸檔工作的前端管理，提高歸檔質(zhì)量。具體講：

（一）文件形成階段

重點(diǎn)一檢查制文的規(guī)范性，避免正式歸檔時(shí)補(bǔ)簽字、補(bǔ)公章補(bǔ)不到；重點(diǎn)二對(duì)文件作統(tǒng)一的部門編號(hào)和登記，以保障部門文件的完整性有據(jù)可查。

（二）文件流轉(zhuǎn)辦理階段

重點(diǎn)一關(guān)注文件流轉(zhuǎn)過(guò)程，不能任由文件處于“無(wú)政府”流轉(zhuǎn)狀態(tài)。對(duì)根據(jù)流轉(zhuǎn)意見(jiàn)或領(lǐng)導(dǎo)批示必須有進(jìn)一步書面材料補(bǔ)充落實(shí)的，注意繼續(xù)收集相應(yīng)文件；對(duì)于要求有回復(fù)意見(jiàn)的收文，關(guān)心最終的落實(shí)結(jié)果并注意收集；重點(diǎn)二對(duì)非紅頭收發(fā)文（如項(xiàng)目執(zhí)行中，外單位發(fā)來(lái)的業(yè)務(wù)聯(lián)系單）的規(guī)范流轉(zhuǎn)。這類文件必須先呈送本部門領(lǐng)導(dǎo)，按部門領(lǐng)導(dǎo)的批示辦理流轉(zhuǎn)，切不可憑經(jīng)驗(yàn)將資料直接交經(jīng)辦的業(yè)務(wù)人員處理，這在建設(shè)、科研管理單位尤要注意。部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一審閱，不僅僅是部門領(lǐng)導(dǎo)了解掌握本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)方方面面信息的需要，也是統(tǒng)一協(xié)調(diào)各方工作的需要。因?yàn)閲@某個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行，各參與方、各專業(yè)往往會(huì)產(chǎn)生矛盾交叉的問(wèn)題需要協(xié)調(diào)，有了部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一審閱這道程序，可以統(tǒng)一協(xié)調(diào)各種問(wèn)題，避免不同專業(yè)經(jīng)辦人員“各司其職”，影響到項(xiàng)目的正常執(zhí)行，可以規(guī)避項(xiàng)目“殊途不同歸”的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）文件預(yù)立卷階段

重點(diǎn)是鑒定。資料是部門在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部文件，是部門日?；顒?dòng)的全過(guò)程的、真實(shí)的、原始的記錄，它反映和體現(xiàn)了一個(gè)部門的管理（行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、運(yùn)營(yíng)管理、項(xiàng)目管理等）工作水平，具有參考性、依據(jù)性、溝通性、指導(dǎo)性、憑證性，只要是與部門業(yè)務(wù)管理工作有關(guān)的一切文件資料，在過(guò)程中都必須收集齊全，為部門的日常管理提供支持與服務(wù)。檔案是已辦理完結(jié)的、有歸檔保存價(jià)值的文件資料。不是所有的文件資料都是需要?dú)w檔的，文件資料轉(zhuǎn)化成檔案的關(guān)鍵是看其是否具有保存價(jià)值，資料員應(yīng)在檔案人員的指導(dǎo)下，和部門業(yè)務(wù)人員一起對(duì)應(yīng)歸檔文件作出甄別，避免“眉毛、胡子一把抓”。

三、部門資料管理工作難點(diǎn)

本人在長(zhǎng)期對(duì)部門預(yù)立卷業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，碰到各種問(wèn)題，有些問(wèn)題如等到歸檔時(shí)再解決，會(huì)造成歸檔過(guò)程的慌亂無(wú)序，影響歸檔進(jìn)度，甚至留下無(wú)法補(bǔ)救的缺陷。如：

（一）哪些文件屬于應(yīng)由本部門來(lái)歸檔難判定

經(jīng)常會(huì)碰到同樣一份文件同時(shí)在幾個(gè)部門都存在，其中只有一個(gè)部門是歸檔的責(zé)任部門，那么到底應(yīng)該由哪個(gè)部門歸檔呢？搞清這個(gè)問(wèn)題，既可避免部門之間歸檔責(zé)任的拖諉，使應(yīng)歸檔的文件“不掉隊(duì)”，也可避免不必要的重復(fù)歸檔，破壞歸檔文件的體系。如果掌握并嚴(yán)格按照“誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)歸檔”、“誰(shuí)主辦誰(shuí)歸檔”、“產(chǎn)生和主辦不一致時(shí)認(rèn)主辦”的原則，那么上述問(wèn)題就不是問(wèn)題了。如檔案部門制定的《檔案管理制度》，要求單位內(nèi)部各部門都遵照?qǐng)?zhí)行，每個(gè)部門都有一套，但是《檔案管理制度》是檔案部門制發(fā)文（產(chǎn)生）的，所以這份文件根據(jù)“誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)歸檔”，應(yīng)由檔案部門歸檔；關(guān)于建設(shè)管理單位的“××工程的可行性研究報(bào)告”，一般項(xiàng)目管理部門（總工辦、計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部、設(shè)備部、工程部等）都至少有幾套，但是可行性研究報(bào)告是由設(shè)計(jì)管理部門來(lái)對(duì)口設(shè)計(jì)院編制的，所以根據(jù)“誰(shuí)主辦誰(shuí)歸檔”，應(yīng)由總工辦負(fù)責(zé)歸檔；又如“關(guān)于參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的請(qǐng)示”雖然是檔案部門產(chǎn)生的，但由于培訓(xùn)業(yè)務(wù)的主辦部門是培訓(xùn)部門，所以這份文件雖然是檔案部門產(chǎn)生的，但根據(jù)“產(chǎn)生和主辦不一致時(shí)認(rèn)主辦”，歸檔責(zé)任應(yīng)落在培訓(xùn)部門。

（二）哪些文件不需歸檔難判定

上級(jí)的普法性文件一般不需歸檔。如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《關(guān)于夏季統(tǒng)一滅蚊滅蠅工作的通知》；過(guò)程文件一般不需歸檔。過(guò)程文件指：文件幾易其稿后最終定稿前的所有版本的草稿，如紅頭文件定稿前的草稿不歸檔、最終被其它文件所替代的文件，如招標(biāo)答疑后根據(jù)答疑的全部?jī)?nèi)容又編寫了補(bǔ)充招標(biāo)文件，則原書面答疑不歸檔、某個(gè)結(jié)論文件產(chǎn)生之前的討論性材料，如各部門對(duì)“檔案管理制度”征求意見(jiàn)的反饋等不歸檔。不歸檔也非絕對(duì)。當(dāng)最終文件與過(guò)程文件的表述有不一致時(shí)，從日后查考需要的角度出發(fā)，應(yīng)將過(guò)程文件與最終文件一起歸檔。有些文件從研究的角度出發(fā)，需要將研究過(guò)程中的文件歸檔，這種情況常見(jiàn)于創(chuàng)新項(xiàng)目。

（三）哪些資料部門應(yīng)留存原件，那些資料必須交出原件難判定

由于歸檔要求原件，就要求各個(gè)部門的資料員正確處置原件，該留則留，該收則收、該轉(zhuǎn)則轉(zhuǎn)。原則是由本部門歸檔的文件均應(yīng)留存或收集到原件；提出問(wèn)題后轉(zhuǎn)給其他部門承辦的，必須將原件交對(duì)方部門，由對(duì)方隨辦理的結(jié)論材料一并歸檔。如“申請(qǐng)訂閱報(bào)刊的費(fèi)用報(bào)告”，應(yīng)在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)就將此原件作為費(fèi)用報(bào)銷單的附件一并交財(cái)務(wù)。有的部門資料員責(zé)任心很強(qiáng)，怕原件給出去了萬(wàn)一遺失說(shuō)不清，往往會(huì)復(fù)印一份交出去，自己“死捂”原件，不管需不需要他歸檔，這一方面需要從相關(guān)的歸檔制度上加以規(guī)范，另一方面需要原件交出、收下二個(gè)部門都提高原件意識(shí)，檢查一下、相互提醒一下，在日常工作的過(guò)程中“穿越”好了，歸檔時(shí)就不亂了。

（四）那些文件需簽字，那些文件需蓋章難判定

這也是資料員常常會(huì)糾結(jié)的問(wèn)題，有時(shí)檔案人員在接收歸檔時(shí)還會(huì)發(fā)現(xiàn)有些文件既無(wú)簽字也無(wú)公章。請(qǐng)資料員試想一下，一張A4白紙上誰(shuí)都可以隨便打印的文字又怎能起到檔案的依據(jù)憑證作用？這樣的文件歸了檔又有何用？誰(shuí)敢用？而文件到底是簽字還是蓋章取決于誰(shuí)對(duì)文件負(fù)責(zé)任。代表個(gè)人意見(jiàn)的文件需本人親筆簽字，如評(píng)標(biāo)文件中專家個(gè)人評(píng)審意見(jiàn)應(yīng)有專家本人親筆簽字；代表集體、部門和單位的文件必須有相應(yīng)的集體章、部門章或單位公章。如評(píng)標(biāo)文件中專家集體評(píng)審意見(jiàn)必須有評(píng)標(biāo)專家組公章（或?qū)＜医M組長(zhǎng)親筆簽字）；招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)辦法必須加蓋招標(biāo)單位的公章。同一份文件，在不同的單位可以有不一樣簽證。如部門擬寫的發(fā)往外單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系單，留存在部門的一份，可以以部門負(fù)責(zé)人簽字為準(zhǔn)，但發(fā)往外單位時(shí)必須蓋上部門章。這是因?yàn)椴块T負(fù)責(zé)人的任命在單位內(nèi)部具有普遍知曉性，相關(guān)的任命文件都有存檔，可以追溯；而外單位只能認(rèn)公章。所以資料員要掌握這一點(diǎn)，在平時(shí)收到外單位來(lái)文時(shí)就要做好檢查，

歸納一下，部門資料員的主要工作就是檢查文件的簽證手續(xù)是否齊全，維護(hù)檔案的憑證性；檢查文件紙張字跡材料的耐久性，維護(hù)檔案的壽命；檢查文件的前后呼應(yīng)關(guān)系，維護(hù)檔案的系統(tǒng)完整性；將歸檔工作貫穿于每天的日常工作中，維護(hù)文件的原始真實(shí)性；指導(dǎo)本部門業(yè)務(wù)人員對(duì)歸檔文件作出正確的篩選，維護(hù)歸檔工作的準(zhǔn)確性。

只有當(dāng)部門資料員真正具備了部門主人翁意識(shí)，參與到部門的日常管理工作中，在日常工作中時(shí)時(shí)以日后歸檔的要求對(duì)每份文件進(jìn)行檢查，日后歸檔就有了良好的基礎(chǔ)。堅(jiān)持“資料檢查與資料產(chǎn)生同步”的文件資料管理方法，積極主動(dòng)地參與文件流轉(zhuǎn)過(guò)程，工作到位不越位，不僅是檔案部門對(duì)業(yè)務(wù)部門的要求，而且也是業(yè)務(wù)部門本身管理工作規(guī)范化的要求，做到了，做好了，在一定程度上也能起到提升部門業(yè)務(wù)管理工作水平的作用。以歸檔促部門業(yè)務(wù)管理更可以成為一名稱職的資料員努力的方向。

[1]張彥.企業(yè)文檔管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012-01.