基于“RPA+AI”的高校成本控制系統(tǒng)構(gòu)建

摘 要 隨著新型技術(shù)的不斷普及與深化，傳統(tǒng)人工成本控制方式已無(wú)法有效適應(yīng)高校教育現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)?！癛PA+AI”技術(shù)憑借認(rèn)知自動(dòng)化與決策智能化等優(yōu)勢(shì)，可替代工作人員執(zhí)行大量低效率、重復(fù)性工作，有效推動(dòng)高校成本控制自動(dòng)化，降低因個(gè)體因素導(dǎo)致的成本增加。立足于此，文章先行分析RPA技術(shù)的演進(jìn)歷程，探究“RPA+AI”技術(shù)的優(yōu)勢(shì)分析，以及“RPA+AI”與高校成本控制的適配性；其次，立足高校成本控制系統(tǒng)框架，構(gòu)建基于“RPA+AI”技術(shù)的高校成本控制系統(tǒng)；最后，以成本支出為例，演示高校成本控制系統(tǒng)運(yùn)作流程，為實(shí)現(xiàn)高校成本控制現(xiàn)代化提供理論支撐。

關(guān)鍵詞 “RPA+AI”；高校成本控制；系統(tǒng)構(gòu)建；智能化運(yùn)行

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2024.06.017

新型信息技術(shù)推動(dòng)下，“人工智能”（AI）接棒“機(jī)器人流程自動(dòng)化”成為賦能傳統(tǒng)高校成本控制的新動(dòng)力。在這一過(guò)程中，如何借助AI技術(shù)推動(dòng)成本控制從傳統(tǒng)人工控制向自動(dòng)化控制轉(zhuǎn)型，成為當(dāng)前高校成本智能化轉(zhuǎn)型的重要任務(wù)。就此，財(cái)政部于2022年5月出臺(tái)《事業(yè)單位成本核算具體指引——高等學(xué)校（征求意見(jiàn)稿）》，指出要不斷規(guī)范高校成本核算工作，以更好地服務(wù)高校全面實(shí)施預(yù)算績(jī)效管理，推動(dòng)高等教育高質(zhì)量發(fā)展。現(xiàn)實(shí)而言，各大高校在實(shí)踐中已逐步摸索出一套行之有效的成本管控方式、舉措與制度，對(duì)本院校改革起到重要推動(dòng)作用[1]。但隨著社會(huì)智能化進(jìn)程持續(xù)推進(jìn)，高校成本控制逐漸顯露出管理事項(xiàng)增多、成本支出增大和監(jiān)管效率降低等一系列成本治理難題[2-3]。為此，建立新型高校成本控制系統(tǒng)已迫在眉睫。

機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)（RPA）具有7×24×365實(shí)時(shí)監(jiān)控、智能分類(lèi)、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、精準(zhǔn)篩查等技術(shù)優(yōu)勢(shì)[4-5]。其既可替代工作人員完成大量重復(fù)性、規(guī)則明確的高校成本控制日常事務(wù)操作，又能通過(guò)模擬機(jī)器人交互解決高校成本控制中的難題。RPA技術(shù)雖然能夠自動(dòng)執(zhí)行固定業(yè)務(wù)，但更側(cè)重于固定結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理，對(duì)圖像、音頻、文字等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)難以有效處理，需要借助人類(lèi)大腦進(jìn)行手動(dòng)判斷。而結(jié)合AI技術(shù)中計(jì)算機(jī)視覺(jué)、自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等功能，可進(jìn)一步賦予RPA大腦思考能力，有效彌補(bǔ)RPA非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理不足問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)RPA認(rèn)知自動(dòng)化[6-7]。一方面，AI技術(shù)驅(qū)動(dòng)RPA機(jī)器人有助于從繁雜的信息中處理結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，提升RPA智能化水平，助力高校業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。另一方面，借助自然語(yǔ)言處理（NLP）、算法訓(xùn)練、語(yǔ)音識(shí)別等AI技術(shù)，RPA機(jī)器人可對(duì)人類(lèi)語(yǔ)言情感的理解能力進(jìn)一步提升，使高校業(yè)務(wù)流程更具智能化，繼而提升高校整體成本控制效率?？梢哉f(shuō)，“RPA+AI”技術(shù)與高校成本控制系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，既能保證高校成本控制的精準(zhǔn)性、便捷性、時(shí)效性，亦可推動(dòng)高校成本控制逐漸由“人工+管理”向“智能管理+智能服務(wù)”轉(zhuǎn)變。因此，文章基于“RPA+AI”技術(shù)構(gòu)建高校成本控制系統(tǒng)，旨在全面促進(jìn)高校成本控制智能化變革，為后續(xù)研究提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。

一、“RPA+AI”在高校成本控制系統(tǒng)中的適用性分析

（一）RPA技術(shù)的演進(jìn)歷程

截至目前，RPA技術(shù)主要經(jīng)歷四個(gè)發(fā)展階段，即RPA1.0（輔助階段）、RPA2.0（非輔助階段）、RPA3.0（高級(jí)流程自動(dòng)化階段）和RPA4.0（智能流程自動(dòng)化階段）[8]，具體如圖1所示。在RPA1.0階段，RPA技術(shù)主要負(fù)責(zé)輔助管理人員完成簡(jiǎn)單的工作，包括數(shù)據(jù)錄入、文件打開(kāi)等標(biāo)準(zhǔn)化桌面工作內(nèi)容，且需要人工全程干預(yù)。在RPA2.0階段，RPA技術(shù)主要根據(jù)管理人員提前預(yù)設(shè)規(guī)則和指令自動(dòng)完成某一環(huán)節(jié)工作任務(wù)，一定程度上可解放部分人工，且過(guò)程無(wú)需人工干預(yù)。在RPA3.0階段，RPA技術(shù)能夠初步結(jié)合感知技術(shù)對(duì)外界知識(shí)進(jìn)行獲取，負(fù)責(zé)自動(dòng)處理文檔中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，譬如發(fā)票信息和客戶郵件，但該階段無(wú)法自我學(xué)習(xí)和改進(jìn)。在RPA4.0階段，RPA技術(shù)主要與AI人工智能相結(jié)合，負(fù)責(zé)自主完成設(shè)定工作和任務(wù)，實(shí)現(xiàn)從執(zhí)行層到?jīng)Q策層的自我升華。RPA與AI的結(jié)合可使業(yè)務(wù)流程更具自動(dòng)化、智能化和規(guī)范化，不再局限于步驟化，并憑借學(xué)習(xí)人類(lèi)思考、高度模擬人工等優(yōu)勢(shì)，形成具有認(rèn)知決策能力的智能管理機(jī)器人。

（二）“RPA+AI”技術(shù)的優(yōu)勢(shì)分析

RPA機(jī)器人只需要人員維持正常維護(hù)，即可實(shí)現(xiàn)7×24×365小時(shí)不間斷工作，但是處理效率和質(zhì)量相對(duì)不足。而以AI技術(shù)為核心支持的RPA機(jī)器人被賦予認(rèn)知自動(dòng)化能力，不僅可以處理包括文件上傳與下載、內(nèi)容填寫(xiě)、批量數(shù)據(jù)抓取等簡(jiǎn)單重復(fù)性工作，還能完成身份智能審核、票據(jù)自動(dòng)處理、合同信息抽取等復(fù)雜管理工作[9]。一方面，RPA機(jī)器人利用AI技術(shù)中的感知和認(rèn)知智能技術(shù)，可擁有認(rèn)知決策能力，進(jìn)而執(zhí)行更復(fù)雜、鏈條更長(zhǎng)的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，打破固定規(guī)則局限性，提升業(yè)務(wù)處理穩(wěn)定性和效率性。另一方面，RPA機(jī)器人通過(guò)AI技術(shù)中的自然語(yǔ)言學(xué)習(xí)（NLP）、光學(xué)字符識(shí)別（OCR）、機(jī)器學(xué)習(xí)（ML）等AI技術(shù)，可拓展軟件機(jī)器人工作范圍，進(jìn)一步釋放自動(dòng)化的潛力與價(jià)值。具體而言，RPA機(jī)器人最初僅能遵循設(shè)定好的固定規(guī)則處理標(biāo)準(zhǔn)化、固定重復(fù)、可自動(dòng)化的業(yè)務(wù)流程和文件檔案，無(wú)法靈活應(yīng)用于不同場(chǎng)景需求[10]。加之，數(shù)據(jù)庫(kù)通常只有20%的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)可以被直接使用，剩余80%均為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)需要依靠人工手動(dòng)完成利用[11]，這會(huì)對(duì)相關(guān)人員工作效率造成一定阻滯。AI技術(shù)具備一定“頭腦能力”，借助其自然語(yǔ)言處理技術(shù)（NPC）可將圖片、音頻、語(yǔ)音、文字等非結(jié)構(gòu)化文本轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，繼而將其輸送到具備“手腳能力”的RPA系統(tǒng)進(jìn)行操作，用以處理剩余80%數(shù)據(jù)信息。另外，AI技術(shù)中的智能化功能封裝到RPA連接器中可解決較多實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景，譬如發(fā)票驗(yàn)真、訂單管理、合同識(shí)別等標(biāo)準(zhǔn)型文檔，促使各業(yè)務(wù)流程不斷完善與規(guī)范。

（三）“RPA+AI”與高校成本控制的適配性分析

“RPA+AI”技術(shù)通過(guò)運(yùn)行智能識(shí)別、人工智能語(yǔ)義分析等功能，可以最大限度優(yōu)化高校成本控制系統(tǒng)，提升成本決策質(zhì)效，實(shí)現(xiàn)降本增效，從而規(guī)避人工決策主觀性失誤、降低財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)錯(cuò)報(bào)、成本信息交互滯后現(xiàn)象，為“RPA+AI”的高校成本控制系統(tǒng)提供技術(shù)支持。

1. 以“語(yǔ)言識(shí)別+屏幕抓取技術(shù)”提高成本信息采集效率

高校相關(guān)成本信息獲取通常采用直接拷貝、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出等方式，極易造成數(shù)據(jù)丟失和外漏[12]。這一過(guò)程一旦數(shù)據(jù)發(fā)生故障，后續(xù)工作便難以有序推進(jìn)?！罢Z(yǔ)言識(shí)別+屏幕抓取技術(shù)”是一種用于獲取屏幕上UI元素、將語(yǔ)音轉(zhuǎn)換為文本命令的技術(shù)，包括對(duì)象句柄元素、網(wǎng)頁(yè)標(biāo)簽、OCR識(shí)別以及人機(jī)交互等技術(shù)，可對(duì)接其他應(yīng)用程序，為工作人員提供多種數(shù)據(jù)獲取方法，助力高校實(shí)現(xiàn)智慧化、高效化數(shù)據(jù)采集。詳細(xì)而言，其一，“語(yǔ)言識(shí)別+屏幕抓取技術(shù)”通過(guò)句柄元素能夠標(biāo)識(shí)不同對(duì)象，如圖標(biāo)、文字、按鈕、輸出設(shè)備、控件或文件等元素，并直接進(jìn)行元素抓取，提高高校成本信息采集效率。而高校成本信息多為非結(jié)構(gòu)化和結(jié)構(gòu)化財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以及圖片、視頻等數(shù)據(jù)，能夠有效契合“語(yǔ)言識(shí)別+屏幕抓取技術(shù)”，實(shí)現(xiàn)高效率信息采集。其二，“語(yǔ)言識(shí)別+屏幕抓取技術(shù)”可從圖像、音頻中掃描和識(shí)別文字信息，精準(zhǔn)檢測(cè)某一關(guān)鍵詞和關(guān)鍵話術(shù)，并對(duì)其進(jìn)行處理，最終將結(jié)果共享至其他環(huán)節(jié)。有研究證實(shí)，基于OCR識(shí)別技術(shù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)99%精準(zhǔn)識(shí)別，提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)獲取質(zhì)量的同時(shí)，助力各層級(jí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享。并且，“語(yǔ)言識(shí)別+屏幕抓取技術(shù)”可對(duì)桌面窗口預(yù)先保存對(duì)象進(jìn)行查詢、比對(duì)，提升高校成本信息采集效率。而高校一直以來(lái)都具有較強(qiáng)的信息化管理系統(tǒng)，更容易實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)升級(jí)與優(yōu)化，且具有形式統(tǒng)一、運(yùn)行穩(wěn)定等特征[13]，可以有效契合“語(yǔ)言識(shí)別+屏幕抓取技術(shù)”固定式讀取和分析要求，顯著提高成本信息采集效率。

2. 以“自然語(yǔ)言處理+認(rèn)知技術(shù)”實(shí)現(xiàn)成本管理決策可信化

當(dāng)前高校內(nèi)部管理系統(tǒng)多使用傳統(tǒng)內(nèi)控評(píng)價(jià)體系，參與人員多為非專業(yè)管理人員，使得作出的管理決策存在信任問(wèn)題。這一現(xiàn)狀下，僅依賴傳統(tǒng)人工方式難以精準(zhǔn)采集、核算繁雜且多元化的高校成本管理數(shù)據(jù)，一定程度上會(huì)影響高校管理決策真實(shí)性和可靠性。基于“自然語(yǔ)言處理+認(rèn)知技術(shù)”，高校管理人員能夠?qū)Ａ砍杀緮?shù)據(jù)進(jìn)行7×24×365自動(dòng)化操作，顯著提升財(cái)務(wù)工作效率的同時(shí)，避免人為操作錯(cuò)誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不一致，提升高校成本管理決策可信化。而高校各類(lèi)教務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理和學(xué)生信息管理等窗口均是以統(tǒng)一管理形式運(yùn)行，具有形式統(tǒng)一、運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)龐雜等特征[14]，可以有效契合“自然語(yǔ)言處理+認(rèn)知技術(shù)”固定式讀取和自動(dòng)化操作等要求，切實(shí)保障成本信息真實(shí)性，從而實(shí)現(xiàn)高校成本管理決策可信化處理。同時(shí)，“自然語(yǔ)言處理+認(rèn)知技術(shù)”依托語(yǔ)音識(shí)別、智能問(wèn)答、光學(xué)字符識(shí)別等技術(shù)，能夠?qū)Ψ墙Y(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，提高相關(guān)信息準(zhǔn)確性和有效性，保證高校數(shù)據(jù)可信。此外，高校涉及成本較多，可能存在口徑不一致、數(shù)據(jù)類(lèi)型多樣等特點(diǎn)。而“RPA+AI”依托“自然語(yǔ)言處理+認(rèn)知技術(shù)”可對(duì)“采集—分析—處理—傳輸”這一業(yè)務(wù)流程進(jìn)行自動(dòng)化處理，確保高校數(shù)據(jù)真實(shí)性和完整性[12]，提高其成本管理決策可信化。而高校依托超強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和技術(shù)環(huán)境，能夠打造適應(yīng)“RPA+AI”的應(yīng)用場(chǎng)景，并實(shí)現(xiàn)落地使用和實(shí)現(xiàn)二者高度適配。

二、基于“RPA+AI”的高校成本控制系統(tǒng)構(gòu)建

（一）整體框架

基于“RPA+AI”技術(shù)的高校成本控制系統(tǒng)框架如圖2所示。

“RPA+AI”技術(shù)下的高校成本控制系統(tǒng)主要?jiǎng)澐譃橹悄軘?shù)據(jù)挖掘?qū)?、智能成本預(yù)測(cè)層、智能數(shù)據(jù)交互層、智能信息反饋層和智能風(fēng)險(xiǎn)防控層五個(gè)層級(jí)。其中，智能數(shù)據(jù)挖掘?qū)又饕饔檬菍?duì)高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、篩選和修正，為高校管理者進(jìn)一步作出決策提供扎實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支撐。智能成本預(yù)測(cè)層主要為高校涉及成本的決策活動(dòng)進(jìn)行預(yù)估和測(cè)算，從而提升成本決策準(zhǔn)確性和有效性，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)成本費(fèi)用運(yùn)用合理性。智能數(shù)據(jù)交互層是支撐高校成本控制系統(tǒng)運(yùn)作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，主要負(fù)責(zé)不同財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之間的交互和對(duì)接，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)流程的高效銜接，以此提升管理人員工作效率。智能信息反饋層是對(duì)高校內(nèi)部和外部信息進(jìn)行匯總、反饋、處理等事項(xiàng)，同時(shí)進(jìn)一步為智能風(fēng)險(xiǎn)防控層構(gòu)建打下良好基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)高校成本控制系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和可靠性。智能風(fēng)險(xiǎn)防控層主要為保護(hù)高校成本信息和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)被惡意泄露，助推高校成本控制系統(tǒng)安全運(yùn)作?？梢钥闯?，各個(gè)層級(jí)之間相互銜接，缺一不可，更體現(xiàn)出“RPA+AI”技術(shù)下高校成本控制系統(tǒng)擴(kuò)展延伸的動(dòng)態(tài)過(guò)程。

（二）系統(tǒng)運(yùn)行架構(gòu)

“RPA+AI”高校成本控制系統(tǒng)構(gòu)建的重要前提是建立包括數(shù)據(jù)篩選、成本識(shí)別、信息歸納等內(nèi)容的智能化運(yùn)行架構(gòu)和現(xiàn)代化成本控制體系，以達(dá)到降本增效目的。依據(jù)上述內(nèi)容設(shè)計(jì)預(yù)測(cè)、評(píng)估、安全部署等不同流程，最終構(gòu)建出適合高校成本控制的智能化系統(tǒng)，促使高校成本控制流程更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

1. 智能數(shù)據(jù)挖掘?qū)?/p>

“智能數(shù)據(jù)挖掘?qū)印敝饕柚癛PA+AI”技術(shù)收集高校財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)，完成數(shù)據(jù)分類(lèi)、標(biāo)注、過(guò)濾、篩選等流程，為高校成本控制提供扎實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。一是收集信息。高校借助“RPA+AI”技術(shù)將內(nèi)部決策成本信息、供應(yīng)商信息以及政府政策、市場(chǎng)和法律等發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)信息自動(dòng)存儲(chǔ)在本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)，為成本管理提供依據(jù)。二是篩選數(shù)據(jù)?；凇癛PA+AI”的高校成本控制系統(tǒng)可通過(guò)識(shí)別技術(shù)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析和提取，以篩選能夠滿足高校成本決策需要的數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)至數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。三是分析數(shù)據(jù)。根據(jù)制度標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)據(jù)加以提煉與整理，保證數(shù)據(jù)有效性和準(zhǔn)確性，如其他院校業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析、投資模型分析、管理系統(tǒng)分析等內(nèi)容。四是建立案例模型?；凇癛PA+AI”的高校成本控制系統(tǒng)能夠收集不同高校運(yùn)營(yíng)中的成本管理案例，將這些案例整合、提取為契合自身發(fā)展的案例模型，并進(jìn)一步完善和修正，形成具有個(gè)性化的案例模型，使高校成本控制決策活動(dòng)更具針對(duì)性。五是傳輸數(shù)據(jù)。將整理過(guò)后的數(shù)據(jù)信息傳輸提交至智能成本預(yù)測(cè)層、智能數(shù)據(jù)交互層和智能信息反饋層，滿足高校成本控制需要，使制定的成本決策更具科學(xué)性、合理性。

2. 智能成本預(yù)測(cè)層

“智能成本預(yù)測(cè)層”主要運(yùn)用“RPA+AI”技術(shù)對(duì)高校未來(lái)成本水平及變化趨勢(shì)作出預(yù)測(cè)和分析，并在此基礎(chǔ)上采取一定措施，為后期實(shí)現(xiàn)成本決策精準(zhǔn)性和持續(xù)性提供安全保障。第一步，修正數(shù)據(jù)?！癛PA+AI”智能管理機(jī)器人通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)挖掘?qū)有纬傻囊?guī)則數(shù)據(jù)實(shí)施分析和提取，可為管理系統(tǒng)提供可靠的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)可依據(jù)所發(fā)送指令自動(dòng)檢索相應(yīng)內(nèi)容，譬如模型、方式，進(jìn)一步對(duì)其嵌入學(xué)習(xí)算法實(shí)施再分析和整理運(yùn)用，形成新的知識(shí)、方法和模型。隨后，將這些新內(nèi)容回傳至“RPA+AI”技術(shù)，通過(guò)管理系統(tǒng)對(duì)成本作出識(shí)別。第二步，成本識(shí)別?；凇癛PA+AI”的高校成本控制系統(tǒng)通過(guò)識(shí)別功能，對(duì)回傳信息、業(yè)務(wù)、模型等內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行預(yù)測(cè)和識(shí)別，并給出相應(yīng)修改建議，降低高校運(yùn)行成本。第三步，實(shí)現(xiàn)智能預(yù)測(cè)。高校財(cái)務(wù)人員將不同財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以及各種憑證上傳系統(tǒng)，該系統(tǒng)可對(duì)其自動(dòng)作出分析與判斷，并給出相應(yīng)成本評(píng)估建議，以更好節(jié)約運(yùn)行成本。同時(shí)，在預(yù)測(cè)相關(guān)成本基礎(chǔ)上，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)部模型，預(yù)估成本風(fēng)險(xiǎn)和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，判斷未來(lái)發(fā)展可持續(xù)性，并提出風(fēng)險(xiǎn)防范和應(yīng)對(duì)建議。第四步，預(yù)警提醒。“RPA+AI”智能管理機(jī)器人在經(jīng)過(guò)訓(xùn)練之后，可自主學(xué)習(xí)人工操作流程，確定成本紅線，為后期成本預(yù)測(cè)奠定基礎(chǔ)。當(dāng)存在一定的操作風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，“RPA+AI”智能管理機(jī)器人可提示高校工作人員并予以修正意見(jiàn)。

3. 智能數(shù)據(jù)交互層

“智能數(shù)據(jù)交互層”主要對(duì)高校成本管理制度、實(shí)施要求、具體流程等信息進(jìn)行傳遞，最終形成文檔，為后期信息反饋和控制進(jìn)一步奠定基礎(chǔ)，具體如圖3所示。第一步，發(fā)布信息。高校管理人員借助“RPA+AI”智能管理機(jī)器人能夠自動(dòng)完成信息編輯，并發(fā)送至財(cái)務(wù)端口審核，待高校財(cái)務(wù)人員審核后確保文件信息無(wú)誤。第二步，收集反饋信息?！癛PA+AI”智能管理機(jī)器人可收集線上各項(xiàng)業(yè)務(wù)建議和反饋信息。而后高校財(cái)務(wù)相關(guān)人員結(jié)合現(xiàn)實(shí)必要性建議，對(duì)流程制度進(jìn)行適度的調(diào)整與修訂，為成本控制奠定制度支撐。第三步，篩選與歸納信息。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集之后，基于“RPA+AI”的高校成本控制系統(tǒng)可借助自動(dòng)分析技術(shù)，對(duì)各類(lèi)財(cái)務(wù)信息加以分析、整理、篩選、提取，并總結(jié)出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，進(jìn)而將最終信息傳送到下一層級(jí)，以便為后期管理者決策提供可靠信息來(lái)源。高校管理者將成本決策目標(biāo)發(fā)送至人機(jī)交互系統(tǒng)完成識(shí)別、轉(zhuǎn)化，之后由“RPA+AI”智能管理機(jī)器人結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)進(jìn)行分析。隨后，將分析決策結(jié)果再次提交至人機(jī)交互系統(tǒng)，生成決策報(bào)告，供管理者參考與選擇。

4. 智能信息反饋層

“智能信息反饋層”主要反映高校成本控制系統(tǒng)用于匯總、反饋和接收信息，記錄并處理人員信息以及供應(yīng)商的信用情況，探尋可能存在的成本管理風(fēng)險(xiǎn)部分，學(xué)習(xí)總結(jié)風(fēng)險(xiǎn)防范經(jīng)驗(yàn)，并反饋至高校管理人員的一個(gè)過(guò)程。首先，信息輸出?！癛PA+ AI”智能管理機(jī)器人將收集后的數(shù)據(jù)信息分類(lèi)，并梳理業(yè)務(wù)處理結(jié)果和反饋意見(jiàn)，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證。其次，預(yù)算分析?！癛PA+AI”智能管理機(jī)器人依據(jù)自主學(xué)習(xí)能力自動(dòng)完成預(yù)算表的制作，將存在的問(wèn)題反饋至管理人員?！癛PA+AI”智能管理機(jī)器人可對(duì)本年度成本控制作出分析，而后結(jié)合高校運(yùn)營(yíng)情況，對(duì)下一年度的成本預(yù)算方案實(shí)施制定，判斷預(yù)算方案是否有效，進(jìn)一步提出調(diào)整建議。最后，信用分析?！癛PA+AI”智能管理機(jī)器人可從信用層面對(duì)涉及人員作出分析，為相關(guān)層級(jí)中的權(quán)重設(shè)計(jì)提供保障。例如，部分高校教師在申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)后，系統(tǒng)會(huì)從不同方面對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行成本審核計(jì)算，從而消除潛在的成本風(fēng)險(xiǎn)。

5. 智能風(fēng)險(xiǎn)防控層

“智能風(fēng)險(xiǎn)防控層”主要借助AI識(shí)別技術(shù)使RPA管理機(jī)器人在高校成本控制系統(tǒng)中安全運(yùn)作，確保高校智能管理數(shù)據(jù)的安全性，以防惡意人員泄露核心數(shù)據(jù)。一方面，安全部署?！癛PA+AI”技術(shù)主要部署在云環(huán)境中，利用人機(jī)協(xié)同系統(tǒng)將入站和出站端口設(shè)定密碼限制，對(duì)端口動(dòng)態(tài)與靜態(tài)場(chǎng)景實(shí)時(shí)監(jiān)控。就動(dòng)態(tài)場(chǎng)景而言，將正在傳輸過(guò)程中高校核心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重加密。就靜態(tài)場(chǎng)景而言，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的高校成本數(shù)據(jù)實(shí)施加密，保護(hù)核心數(shù)據(jù)。加之，“RPA+AI”智能管理機(jī)器人可自動(dòng)挖掘數(shù)據(jù)、實(shí)施7×24×365不間斷監(jiān)管、不定時(shí)更新高校成本數(shù)據(jù)，及時(shí)防控成本風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，預(yù)警推送?！癛PA+AI”智能管理機(jī)器人能夠自動(dòng)借助OCR功能將識(shí)別到的風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)推送預(yù)警，通知高校管理人員及時(shí)解決財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)?？梢?jiàn)，智能風(fēng)險(xiǎn)防控層能夠有效將“RPA+AI”技術(shù)和數(shù)據(jù)中心兩者統(tǒng)一，起到風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)作用，從而提升高校成本控制系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

三、基于“RPA+AI”的高校成本控制系統(tǒng)運(yùn)作流程演示

基于未引入“RPA+AI”技術(shù)的高校成本控制業(yè)務(wù)流程，具體執(zhí)行步驟如下：第一，費(fèi)用支出審核。高校管理者應(yīng)基于相關(guān)制度對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)或項(xiàng)目產(chǎn)生的費(fèi)用開(kāi)展嚴(yán)格審查。第二，明晰支出對(duì)象。高校財(cái)務(wù)人員需進(jìn)一步明晰各部成本產(chǎn)生的項(xiàng)目，并按照確定后的成本項(xiàng)目和對(duì)象開(kāi)設(shè)成本明細(xì)賬，并做成賬單予以記錄。第三，合理配置支出費(fèi)用。高校財(cái)務(wù)人員需要對(duì)支出的成本費(fèi)用開(kāi)展計(jì)算、分配和總結(jié)，并按照相關(guān)費(fèi)用支出類(lèi)型計(jì)入成本明細(xì)賬，編制成本支出分配表，將每個(gè)費(fèi)用歸類(lèi)劃分為基礎(chǔ)成本、上繳費(fèi)用以及補(bǔ)助費(fèi)用等賬戶。第四，核對(duì)全部支出費(fèi)用。高校相關(guān)財(cái)務(wù)人員需要針對(duì)明細(xì)賬目和分配表進(jìn)行核對(duì)與匯總，核算出高校所需成本事項(xiàng)數(shù)量以及具體成本數(shù)值。該步驟計(jì)算和核對(duì)過(guò)程極為耗費(fèi)人力成本與物力成本，不僅核對(duì)效率和質(zhì)量均較為低下，而且難以保障最終核對(duì)成本信息的精準(zhǔn)性。

基于“RPA+AI”的高校成本控制具體運(yùn)行流程如圖4所示。首先，“RPA+AI”智能管理機(jī)器人將已記賬的成本信息自動(dòng)生成清單，并選取相應(yīng)部門(mén)、消費(fèi)項(xiàng)目、時(shí)間以及供應(yīng)商實(shí)施對(duì)賬查驗(yàn)，進(jìn)而觸發(fā)自動(dòng)對(duì)賬功能實(shí)施成本核算。其次，“RPA+ AI”智能管理機(jī)器人自動(dòng)對(duì)產(chǎn)生的費(fèi)用支出類(lèi)型、項(xiàng)目以及對(duì)象進(jìn)行核實(shí)，核對(duì)訂單號(hào)、時(shí)間、金額等內(nèi)容是否一致，若一致則表示成本得到控制，隨后根據(jù)確定的內(nèi)容開(kāi)設(shè)成本明細(xì)賬。再次，“RPA+ AI”智能管理機(jī)器人將根據(jù)開(kāi)設(shè)好的明細(xì)賬編制分配表，并對(duì)其進(jìn)行匯總和核算，得出最終成本，以便高校管理者進(jìn)行成本核實(shí)與目標(biāo)決策。最后，成本決策達(dá)到指定狀態(tài)時(shí)，由于相關(guān)財(cái)務(wù)分錄的編制規(guī)則已被高校管理人員提前手動(dòng)設(shè)定并錄入“RPA+AI”智能平臺(tái)中，所以在數(shù)據(jù)傳輸?shù)娇傎~環(huán)節(jié)時(shí)，會(huì)根據(jù)提前預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)形成記賬分錄、生成憑證，并進(jìn)行備份處理。隨后通過(guò)智能風(fēng)險(xiǎn)防控層設(shè)置雙重加密，確保高校智能管理數(shù)據(jù)的安全性。在整個(gè)高校成本控制系統(tǒng)運(yùn)作流程中，“RPA+ AI”智能管理機(jī)器人自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn)可以顯著降低因人工決策、核算、分析等過(guò)程耗費(fèi)的時(shí)間成本和人力成本，有效提高高校各環(huán)節(jié)的工作效率，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化、安全化運(yùn)行。

基于“RPA+AI”技術(shù)構(gòu)建的高校成本控制系統(tǒng)具有成本核算、智能決策、人機(jī)交互、自動(dòng)認(rèn)知等優(yōu)勢(shì)，可以降低人工成本和運(yùn)行成本，規(guī)模化解決高校成本控制問(wèn)題。在具體場(chǎng)景環(huán)境中，就業(yè)務(wù)流程管理而言，“RPA+AI”成本預(yù)測(cè)層可促使高校管理者從后期決策提前至成本處理環(huán)節(jié)，降低因事后審核、批注、修訂和匯總的時(shí)間成本，以此提升各業(yè)務(wù)流程處理效率和質(zhì)量。在成本預(yù)測(cè)層將業(yè)務(wù)逐漸標(biāo)準(zhǔn)化后，高校成本控制系統(tǒng)整體業(yè)務(wù)會(huì)被分割成為標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，使端到端的接口不斷增加，進(jìn)而影響各層級(jí)業(yè)務(wù)流程運(yùn)行速度和標(biāo)準(zhǔn)。就績(jī)效管理而言，隨著高校成本控制涉及內(nèi)容逐漸擴(kuò)大、業(yè)務(wù)場(chǎng)景不斷累加、成本信息愈加繁雜，“RPA+AI”技術(shù)能夠從系統(tǒng)中自動(dòng)搜索前端數(shù)據(jù)，并按照高校管理人員設(shè)定規(guī)則和業(yè)務(wù)需要進(jìn)行篩選，隨后生成成本控制報(bào)表。這可促使高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)和成本考核因素，降低由于人為操作而導(dǎo)致的成本風(fēng)險(xiǎn)。基于“RPA+AI”技術(shù)的計(jì)算機(jī)視覺(jué)技術(shù)實(shí)時(shí)記錄高校管理人員工作行為，且通過(guò)計(jì)算機(jī)視覺(jué)識(shí)別和測(cè)量等技術(shù)，對(duì)相關(guān)人員績(jī)效進(jìn)行量化與控制，剖析其中的問(wèn)題和相關(guān)性，找尋存在的“擁堵環(huán)節(jié)”。隨后借助“RPA+ AI”自然語(yǔ)言處理和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)自動(dòng)給出解決方案并執(zhí)行，進(jìn)而促進(jìn)高校成本得到有效控制。由此可知，“RPA+AI”的嵌入不僅實(shí)現(xiàn)了高校成本核算、業(yè)務(wù)流程處理，管理決策等事項(xiàng)自動(dòng)化，而且充分解放了財(cái)務(wù)、管理、決策人員的生產(chǎn)力，有效控制了高校成本，為高校向智能化時(shí)代轉(zhuǎn)型提供了保障。

四、結(jié)論

基于“RPA+AI”技術(shù)的高校成本控制系統(tǒng)以透明、共享為構(gòu)建原則，可為高校成本管理帶來(lái)積極影響，提供更加全面、精準(zhǔn)的成本控制方案。成本控制系統(tǒng)作為高校成本監(jiān)管體系的核心環(huán)節(jié)，其認(rèn)知智能化建設(shè)是進(jìn)一步強(qiáng)化高校成本控制、完善預(yù)算管理的核心推動(dòng)力與智能化轉(zhuǎn)型的應(yīng)有之義?！癛PA+AI”作為新時(shí)期擁有決策功能的智能機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)，對(duì)優(yōu)化高校成本控制、規(guī)則創(chuàng)新、模式變革等智能化建設(shè)具有重要推動(dòng)作用。在此背景下，本文將“RPA+AI”技術(shù)作為主要技術(shù)引擎，建設(shè)高校成本控制信息化運(yùn)行系統(tǒng)，使傳統(tǒng)單一的成本控制系統(tǒng)逐漸向智慧成本控制維度推進(jìn)。在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)高校成本管理人員提升工作質(zhì)效、緩解工作壓力、促進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管水平等目標(biāo)，進(jìn)一步優(yōu)化高校成本控制系統(tǒng)建設(shè)路徑。 AFA

參考文獻(xiàn)

[1] 趙懿清，許江波，卿小權(quán).高?！冻杀竟芾頃?huì)計(jì)》課程思政的探索與實(shí)踐[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2022，（23）：14-17.

[2] 王李.強(qiáng)化高校教育成本預(yù)算管理的思考[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2022（16）：67.

[3] 易雪輝，張凱，劉毅.高校教育成本核算項(xiàng)目的設(shè)置研究[J].會(huì)計(jì)之友，2022（11）：138-144.

[4] 程平，聶琦.基于RPA的主營(yíng)業(yè)務(wù)成本實(shí)質(zhì)性程序?qū)徲?jì)機(jī)器人研究[J].財(cái)會(huì)月刊，2021（19）：104-110.

[5] 徐曉莉，孔可靜.基于RPA技術(shù)的政府會(huì)計(jì)管理體系構(gòu)建研究[J].中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師，2022（4）：86-91.

[6] 王姝.基于“RPA+AI”的企業(yè)成本決策系統(tǒng)研究[D].重慶：重慶理工大學(xué)，2021.

[7] 劉澤中.“RPA+AI”模式下對(duì)智能財(cái)務(wù)的應(yīng)用分析[J].現(xiàn)代商業(yè)，2021（4）：177-180.

[8] 張媛.基于RPA技術(shù)的財(cái)務(wù)機(jī)器人業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)化分類(lèi)系統(tǒng)[J].自動(dòng)化與儀器儀表，2022（1）：168-171.

[9] 梁美儀.基于“AI+RPA”雙技術(shù)架構(gòu)的審計(jì)邏輯路徑及框架構(gòu)建[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2022（1）：29-33.

[10] 程平，熊俊宇.基于RPA+AI的智能費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)機(jī)器人設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2023（10）：52-55.

[11] 高寧，劉洋.數(shù)字研發(fā)系統(tǒng)中結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的融合及實(shí)現(xiàn)[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用，2017，37（S2）：241-243.

[12] 唐薇，朱志良.T高校基于RPA的科研經(jīng)費(fèi)管理流程優(yōu)化研究與應(yīng)用[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2022（3）：39-41.

[13] 胡素英，鄭赟赟.浙江大學(xué)基于業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的高?？蒲薪?jīng)費(fèi)信息化管理實(shí)踐[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2022，（3）：32-35+38.

[14] 陳晨，應(yīng)晨希.基于支持向量機(jī)的高校學(xué)生信息分類(lèi)管理系統(tǒng)[J].現(xiàn)代電子技術(shù)，2021，44（16）：95-99.

（編輯：趙晴）