淺析信息化背景下人事檔案管理工作的創(chuàng)新

[摘要]在信息化背景下，高校人事檔案管理面臨著管理效率低、信息安全風(fēng)險(xiǎn)困難等問題。本文通過對高校人事檔案管理工作的探析，提出三項(xiàng)策略以解決這些問題：加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，提升人員素質(zhì)。這些策略旨在提高管理效率、保障信息安全、促進(jìn)信息共享，從而更好地滿足高校人事檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過實(shí)施這些策略，高校將能夠更高效地管理人事檔案、確保信息的完整性和保密性、促進(jìn)各部門之間的信息共享，進(jìn)一步提升高校的整體管理水平和發(fā)展實(shí)力。

[關(guān)鍵詞]高校人事檔案；信息化；管理效率；信息安全

[DOI]：10.20122/j.cnki.2097-0536.2024.08.039

引言

在信息化時(shí)代，高校的管理任務(wù)變得更加復(fù)雜，其中人事檔案管理尤為重要。高校的人事檔案包含著教職員工、聘用人員等眾多關(guān)鍵信息，對高校的日常運(yùn)營和戰(zhàn)略規(guī)劃起到著關(guān)重要的支撐作用。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大和信息化技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足管理需求，信息化背景下的人事檔案管理不僅可以提高管理效率，還能夠保障信息安全、促進(jìn)信息共享，為高校提供更好的決策支持和戰(zhàn)略發(fā)展方向。因此，深入探討和創(chuàng)新人事檔案管理的信息化方法變得尤為迫切和重要。

一、高校人事檔案管理信息化的重要性

（一）提升管理效率

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及人員流動(dòng)性增強(qiáng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足日益復(fù)雜的管理需求；而信息化手段的應(yīng)用，如電子化存儲和自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的使用，為高校人事檔案管理帶來了巨大的變革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要占用大量的物理空間，而且在查找和更新時(shí)常常耗費(fèi)大量的時(shí)間；而信息化管理系統(tǒng)允許高校將人事檔案以電子形式保存，不僅極大地減少了空間成本，還能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檢索和更新[1]，管理人員可以在電子系統(tǒng)中輕松地搜索和訪問所需信息，無需翻閱大量文件，從而加速了決策過程。傳統(tǒng)的手動(dòng)檢索需要人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，容易出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤；而信息化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)快速、精確的檢索功能，管理人員可以根據(jù)不同的關(guān)鍵詞或標(biāo)簽輕松地找到所需的檔案信息，這不僅提高了查閱效率，還降低了人為失誤的風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要手動(dòng)修改和整理，工作量巨大；而信息化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和維護(hù)，還能夠自動(dòng)記錄和更新員工的個(gè)人信息、職務(wù)變動(dòng)、薪資調(diào)整等，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性[2]。這對于高校的人事管理非常關(guān)鍵，因?yàn)闇?zhǔn)確的檔案信息是人才管理和決策的基礎(chǔ)。

（二）保障信息安全

高校人事檔案中包含著大量的隱私信息，如個(gè)人身份證號、薪資信息、健康狀況等，這些信息的泄露或篡改可能會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，不僅損害了個(gè)人隱私，還會危及高校的聲譽(yù)。因此，采取有效的安全措施至關(guān)重要：

信息數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以將隱私信息轉(zhuǎn)化為一系列復(fù)雜的代碼，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能解密并訪問這些信息，這種加密技術(shù)可以有效地防止非法訪問和信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，不斷提升信息的安全性。

權(quán)限設(shè)置也是確保信息安全的關(guān)鍵措施，高?？梢詾椴煌墓芾砣藛T和部門分配不同的權(quán)限，根據(jù)其職責(zé)和需要限制其訪問和修改檔案信息的范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行特定操作，這有效地減少了內(nèi)部濫用權(quán)限的可能性；同時(shí)，系統(tǒng)還應(yīng)該記錄和審計(jì)所有的操作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況。

此外，高校還需要建立完善的安全策略和應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對各種潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，如病毒攻擊、黑客入侵等；定期的安全演練和培訓(xùn)可以提高管理人員和員工的安全意識，使他們能夠更好地應(yīng)對突發(fā)情況，保護(hù)檔案信息的安全。

二、高校人事檔案管理信息化存在的問題

（一）信息化程度不高

高校的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施，以及檔案管理軟件等軟件系統(tǒng)。然而，部分高校未能及時(shí)跟進(jìn)信息化技術(shù)的發(fā)展，導(dǎo)致硬件設(shè)施陳舊落后，無法滿足現(xiàn)代信息管理的需求；先進(jìn)硬件設(shè)備的缺乏，限制了高校在人事檔案管理上的信息化進(jìn)程，影響了管理效率。

高校人事檔案管理需要復(fù)雜的系統(tǒng)來支持，包括檔案的存儲、檢索、更新等多個(gè)環(huán)節(jié)。然而，部分高校未能投入足夠的資金和資源來開發(fā)或購買專業(yè)的檔案管理軟件，導(dǎo)致使用的軟件功能有限、不夠靈活、無法滿足不斷變化的管理需求。管理效率低下，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的繁瑣性質(zhì)，人工檢索和更新檔案信息需要大量的時(shí)間和人力資源，容易導(dǎo)致錯(cuò)誤和延誤。信息安全隱患增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到損失、篡改或泄露的風(fēng)險(xiǎn)，對高校的檔案信息安全構(gòu)成威脅。管理的不便捷，也影響了信息共享和協(xié)同工作，部門之間難以快速共享和獲取所需信息，制約了高校管理的整體效能[3]。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

高校不同部門或校區(qū)可能會根據(jù)自身的需求和理解來建立管理流程和規(guī)則，這導(dǎo)致了各部門之間管理標(biāo)準(zhǔn)的差異性；這一問題也受到高校內(nèi)部復(fù)雜組織結(jié)構(gòu)的影響，不同學(xué)院、部門之間的獨(dú)立性使得標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一。由于信息化程度低，高校在信息化管理系統(tǒng)的選擇和使用上存在局限性；各部門使用不同的管理軟件或自行開發(fā)的系統(tǒng)，這些系統(tǒng)之間無法互通，導(dǎo)致了信息孤島的形成。由于數(shù)據(jù)格式、字段命名等方面的差異，信息整合困難，高校無法獲得全面、準(zhǔn)確的檔案信息；信息的不一致性和不準(zhǔn)確性影響了高校的管理決策和運(yùn)營效率。由于數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，高校難以全面了解人事檔案信息，難以制定科學(xué)的人才管理策略；信息整合困難使得數(shù)據(jù)的共享和合并成為了一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和資源。此外，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也增加了檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)椴灰恢潞筒粶?zhǔn)確的信息可能導(dǎo)致錯(cuò)誤的決策和操作。

（三）人員素質(zhì)有待提升

傳統(tǒng)的檔案管理人員可能缺乏對信息技術(shù)和數(shù)字化工具的了解，難以適應(yīng)信息化管理的需求。信息化管理要求檔案管理人員能夠熟練操作檔案管理軟件、理解數(shù)據(jù)安全原則以及進(jìn)行信息分析，這些技能不僅僅是傳統(tǒng)檔案管理所需的，因此需要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和素質(zhì)提升。

由于信息化技術(shù)的快速發(fā)展，需要具備信息化管理專業(yè)知識的人才以滿足高校信息化管理的需求。然而，高校在招聘和引進(jìn)這類人才時(shí)可能會受到各種限制，導(dǎo)致在信息化管理的人才儲備方面不足。檔案管理人員缺乏信息化知識和技能可能導(dǎo)致操作不當(dāng)，增加了數(shù)據(jù)泄露和錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)，損害了信息安全性和管理質(zhì)量；信息化管理的不熟練可能使檔案管理流程變得復(fù)雜和低效，影響了管理效率；缺乏信息化專業(yè)人才可能限制了高校在信息化管理方面的創(chuàng)新和發(fā)展[4]。

三、高校人事檔案管理信息化的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)涉及到硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的完善，這對提升信息化管理水平至關(guān)重要。高校應(yīng)投入必要的資金來更新和升級硬件設(shè)施，信息化管理需要先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)備來支持大規(guī)模的數(shù)據(jù)存儲和處理需求，以確保高校具備足夠的計(jì)算能力和存儲空間來存儲和管理大量的人事檔案信息；同時(shí)，硬件設(shè)施的可靠性也是關(guān)鍵，確保數(shù)據(jù)的安全和可用性。

引入先進(jìn)的檔案管理軟件是提升信息化管理水平的必要舉措，這些軟件可以提供強(qiáng)大的檔案存儲、檢索、更新和分析功能，能夠大幅提高管理效率。檔案管理軟件應(yīng)該具備數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理、版本控制等安全特性，以保障信息的完整性和安全性。云存儲技術(shù)也可以用于備份和存儲檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性；現(xiàn)代的數(shù)據(jù)分析工具和人工智能技術(shù)，可以進(jìn)一步提升信息化管理水平；這些工具可以幫助高校更好地理解和利用檔案數(shù)據(jù)，提供更準(zhǔn)確的人事決策支持，例如通過數(shù)據(jù)分析可以發(fā)現(xiàn)人才流動(dòng)趨勢、員工績效模式等信息，有助于制定更精細(xì)化的人才管理策略。

（二）制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)涉及到明確的規(guī)范和要求，以確保不同部門在信息化管理過程中協(xié)調(diào)一致，減少信息冗余和錯(cuò)誤，提高管理的一致性和質(zhì)量。高校應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定人事檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范應(yīng)該明確人事檔案信息的采集、存儲、格式、命名等方面的要求，確保所有部門在處理檔案信息時(shí)遵循相同的流程和規(guī)則，這有助于消除管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一所帶來的混亂和錯(cuò)誤、提高信息的一致性和準(zhǔn)確性。高校應(yīng)建立監(jiān)督和審查機(jī)制，確保管理標(biāo)準(zhǔn)的有效實(shí)施，監(jiān)督機(jī)制包括定期的內(nèi)部審核和外部審查，以確保各部門遵守管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。高校還應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，以確保他們了解和遵守管理標(biāo)準(zhǔn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括信息化管理流程、數(shù)據(jù)安全措施等方面的知識，以提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和專業(yè)技能，這有助于檔案管理人員更好地適應(yīng)信息化管理的需求、減少操作錯(cuò)誤和不規(guī)范行為。高?？梢越⑿畔⒒芾韺Ｘ?zé)部門或小組，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。高校還可以借鑒其他高?；蛐袠I(yè)的最佳實(shí)踐，以完善管理標(biāo)準(zhǔn)，通過與其他高校或相關(guān)領(lǐng)域的專家合作，可以汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，進(jìn)一步提升管理標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量和實(shí)用性。

（三）提升人員素質(zhì)

提升人員素質(zhì)涵蓋了培訓(xùn)和引進(jìn)具有信息化背景的專業(yè)人才，以確保高校的信息化管理能夠有效實(shí)施、管理水平得以提高。高校應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，包括信息技術(shù)知識和操作技能的培養(yǎng)，以幫助他們熟練使用檔案管理軟件、理解數(shù)據(jù)安全原則和進(jìn)行信息分析；培訓(xùn)還應(yīng)涵蓋信息化管理流程、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的教育，以確保檔案管理人員明白和遵守信息化管理的要求；培訓(xùn)課程可以定期進(jìn)行，以跟進(jìn)信息化技術(shù)的發(fā)展和管理標(biāo)準(zhǔn)的更新。高校應(yīng)引進(jìn)具有信息化背景的專業(yè)人才，以擔(dān)任信息化管理崗位，提供信息化管理的專業(yè)支持，他們具備信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析等相關(guān)技能，有助于高校更好地應(yīng)對信息化管理的挑戰(zhàn)；引進(jìn)專業(yè)人才還可以優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，提高管理水平和效率。高校還應(yīng)建立激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與信息化管理工作，并不斷提升自身的信息化素質(zhì)；激勵(lì)機(jī)制可以包括晉升機(jī)會、獎(jiǎng)勵(lì)制度等，以激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力。高校還可以建立專門的信息化管理團(tuán)隊(duì)或部門，負(fù)責(zé)信息化項(xiàng)目的規(guī)劃、實(shí)施和監(jiān)督，這個(gè)團(tuán)隊(duì)可以由具有信息化背景的專業(yè)人員組成，協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行信息化工作；制定信息化管理策略、管理標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)急預(yù)案，確保信息化管理的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

高校人事檔案管理的信息化已經(jīng)在不斷演進(jìn)和完善中展現(xiàn)出巨大的潛力。通過本文討論的策略，高校將能夠更好地應(yīng)對管理挑戰(zhàn)、提高管理效率、確保信息安全、促進(jìn)信息共享。然而，信息化管理仍然面臨不斷發(fā)展和改進(jìn)的機(jī)會和挑戰(zhàn)，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校應(yīng)該進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案管理的信息化，借助人工智能、大數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)技術(shù)可以更精確地分析和利用人事檔案信息，為人才選拔、培養(yǎng)和使用提供更有力的支持；同時(shí)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)和引進(jìn)信息化專業(yè)人才，將有助于更好地應(yīng)對信息化管理的挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：龐海燕（1973.10-），女，漢族，廣東佛山人，大專，館員，研究方向：檔案。