企業(yè)文化視角下非公有制企業(yè)檔案管理工作探討

企業(yè)檔案可以詳細(xì)記錄企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理等多方面的信息，它是企業(yè)文化的重要載體，具有真實(shí)性、全面性、有效性和可靠性等特點(diǎn)。無論是在塑造企業(yè)形象方面，還是在弘揚(yáng)企業(yè)精神方面，企業(yè)檔案都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。尤其是在非公有制企業(yè)管理中，檔案管理扮演著重要角色，其既是企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是企業(yè)傳承和知識(shí)積累的載體。然而，目前我國(guó)非公有制企業(yè)在檔案管理方面仍然存在諸多問題。基于此，本文以企業(yè)文化建設(shè)為切入點(diǎn)，闡述了非公有制企業(yè)檔案管理的重要性，分析了其中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決策略，旨在為非公有制企業(yè)做好檔案管理工作提供理論參考。

一、非公有制企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)在日常生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)期間的所有活動(dòng)信息的記錄，其既是企業(yè)重要的知識(shí)資源，又是企業(yè)寶貴的信息資源。非公有制企業(yè)檔案的類型較多，包括文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、電子檔案、人事檔案、聲像檔案，以及從檔案資料中提煉出來并加工形成的各類檔案信息等。做好檔案管理，有助于非公有制企業(yè)推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)和提高企業(yè)管理水平。在管理企業(yè)檔案時(shí)，非公有制企業(yè)檔案管理部門可以結(jié)合當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、歷史、文化等方面的特色和自身的特點(diǎn)，以檔案文化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，推動(dòng)重點(diǎn)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高企業(yè)的綜合效益。

二、非公有制企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)檔案管理制度不完善

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，非公有制企業(yè)檔案管理涉及的內(nèi)容越來越多，復(fù)雜程度也越來越高。在這種情況下，非公有制企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化。然而，在檔案管理方面，部分非公有制企業(yè)沒有建立完善的檔案管理制度。還有部分非公有制企業(yè)雖然建立了檔案管理制度，但是沒有在實(shí)際工作中貫徹落實(shí)這一制度。這導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂、不規(guī)范等問題，進(jìn)而可能降低檔案資源的利用效率。

部分非公有制企業(yè)在經(jīng)營(yíng)與發(fā)展過程中逐漸設(shè)立了檔案管理室，以便開展檔案管理工作，但是，其在檔案資料的收集、存儲(chǔ)與保密等方面卻仍然存在許多問題。例如，部分檔案管理人員在日常工作中比較懈怠，缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致檔案資料漏收、錯(cuò)收、丟失等問題的發(fā)生；部分人員在調(diào)閱檔案時(shí)比較隨意，甚至竄改檔案資料中的某些信息，以致嚴(yán)重影響了檔案的完整性和可信度。

（二）對(duì)檔案資源價(jià)值判斷不準(zhǔn)確

部分非公有制企業(yè)對(duì)檔案資源的價(jià)值判斷不準(zhǔn)確、認(rèn)識(shí)不清晰，主要原因如下。

一方面，不同的檔案具有不同的價(jià)值及用途。例如，作為科學(xué)技術(shù)信息的載體，科技檔案具有科研價(jià)值，可以起到促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的作用；會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)核算專業(yè)活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的會(huì)計(jì)文件，可以為會(huì)計(jì)人員檢查非公有制企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否符合國(guó)家的有關(guān)法律、制度，是否符合企業(yè)目標(biāo)和財(cái)務(wù)計(jì)劃提供重要的依據(jù)；人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，可以幫助人力資源部門更好地了解員工的個(gè)人情況和發(fā)展需求，制訂有效的人才培養(yǎng)計(jì)劃。然而，部分非公有制企業(yè)管理層只關(guān)注企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益，重視科技檔案和財(cái)務(wù)檔案，卻沒有正確認(rèn)識(shí)其他檔案的價(jià)值。

另一方面，部分非公有制企業(yè)的檔案管理人員擔(dān)心因銷毀檔案而擔(dān)責(zé)，導(dǎo)致檔案室現(xiàn)存的檔案資料越來越多且質(zhì)量普遍偏低，大量長(zhǎng)期留存的檔案資料難以得到利用，很多過期的檔案資料也沒有及時(shí)被鑒定并銷毀。這增加了檔案管理工作的難度。同時(shí)，部分非公有制企業(yè)沒有制定統(tǒng)一的檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員往往簡(jiǎn)單地根據(jù)保管期限來確定檔案價(jià)值，導(dǎo)致一些重要檔案被誤銷。此外，檔案價(jià)值的多樣性、復(fù)雜性，以及日常管理的繁雜性，都會(huì)干擾檔案管理人員對(duì)檔案價(jià)值的判斷，導(dǎo)致部分留存的檔案質(zhì)量不高、利用價(jià)值較低。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系著檔案管理工作效率，影響著檔案管理工作效果。然而，目前部分非公有制企業(yè)檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，甚至消極怠工。例如，在非公有制企業(yè)開展項(xiàng)目時(shí)，一些檔案管理人員很少參與資料收集工作，導(dǎo)致項(xiàng)目資料缺項(xiàng)。此外，部分檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理效果大打折扣。

（四）檔案管理信息化水平較低

近年來，隨著我國(guó)信息化水平越來越高，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理工作中。然而，由于缺少資金支持，部分非公有制企業(yè)存在檔案管理基礎(chǔ)配套設(shè)施不完善、檔案管理系統(tǒng)老舊的問題。一旦檔案管理系統(tǒng)遭到不法分子攻擊或者病毒入侵，就會(huì)影響檔案信息安全，給企業(yè)帶來不可估量的損失。同時(shí)，部分非公有制企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的重要作用，沒有利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案管理，仍然采用傳統(tǒng)的人工方式來收集和存儲(chǔ)檔案。這不僅會(huì)增加檔案管理成本，降低檔案管理效率，還容易引發(fā)檔案丟失、檔案難以檢索、檔案儲(chǔ)存空間不足等問題。此外，部分非公有制企業(yè)將檔案室視為不重要文件的存放地，導(dǎo)致許多檔案資料在歸檔后難以得到有效利用。這些企業(yè)不重視檔案管理工作，自然不會(huì)在檔案管理信息化建設(shè)上投入過多經(jīng)費(fèi)。這也是造成檔案管理信息化水平較低的重要原因。

三、企業(yè)文化視角下非公有制企業(yè)檔案管理策略

（一）建立完善的檔案管理制度

只有建立完善的檔案管理制度，才能有效提高企業(yè)的檔案管理與利用的規(guī)范性。非公有制企業(yè)要做好以下幾項(xiàng)工作：充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度；制定與自身發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，并將該制度覆蓋到檔案收集、檔案分類、檔案信息化建設(shè)、檔案存儲(chǔ)與保護(hù)等環(huán)節(jié)；加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度建設(shè)工作落實(shí)情況的監(jiān)督，定期進(jìn)行自我檢測(cè)與評(píng)估，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

（二）開發(fā)與利用檔案資源

在檔案管理工作中，非公有制企業(yè)可以將企業(yè)文化建設(shè)作為切入點(diǎn)，深入挖掘檔案資源蘊(yùn)含的文化價(jià)值，通過整理和展示企業(yè)發(fā)展歷程、重要成就等檔案資料，增強(qiáng)員工的集體榮譽(yù)感與認(rèn)同感，從而提升內(nèi)部凝聚力。具體措施如下：①非公有制企業(yè)可以將重要的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、主要業(yè)務(wù)推廣以及關(guān)鍵項(xiàng)目等資料整理歸檔，從而為管理層開展業(yè)務(wù)決策、運(yùn)營(yíng)工作提供重要的信息支持。②非公有制企業(yè)可以將具有代表性的檔案材料融入宣傳報(bào)道等資料中，以制作資料匯編，從而充分發(fā)揮檔案資源的作用，豐富自身的文化底蘊(yùn)。③非公有制企業(yè)可以制作杰出員工事跡檔案并予以展示，以激勵(lì)廣大員工不斷進(jìn)取、努力工作，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

一方面，非公有制企業(yè)可以通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，從而提升他們的檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。在培訓(xùn)過程中，非公有制企業(yè)可以將提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)作為切入點(diǎn)，加深其對(duì)檔案管理的理解，同時(shí)采用案例分析和實(shí)際操作相結(jié)合的方式，引導(dǎo)其掌握檔案管理的具體方法與技巧，如檔案資料的收集、分類、存儲(chǔ)、查閱、總結(jié)與利用等方面的方法或技巧，從而提高他們的檔案管理水平。

另一方面，非公有制企業(yè)應(yīng)優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)。具體來說，非公有制企業(yè)不僅要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，還要結(jié)合自身的實(shí)際情況與長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)，選聘掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)及大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息技術(shù)的人才，確保檔案管理人員結(jié)構(gòu)能夠滿足檔案管理工作的需要。在選聘渠道上，非公有制企業(yè)可以采取聘用或第三方招聘等方式來選用人才，從整體上提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)。需要注意的是，非公有制企業(yè)應(yīng)將檔案管理工作的總結(jié)與研究及檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展視為內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，以不斷提高檔案管理的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代，非公有制企業(yè)的檔案管理工作離不開信息技術(shù)的支持，因此，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。具體來說，非公有制企業(yè)可采取以下措施：①應(yīng)用數(shù)字水印技術(shù)或信息加密技術(shù)，防止在管理與應(yīng)用檔案信息時(shí)出現(xiàn)問題，以確保檔案信息的全面性、有效性與真實(shí)性；②引入自動(dòng)防御監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料收集、應(yīng)用的全過程跟蹤監(jiān)測(cè)，以有效防范黑客的攻擊或者計(jì)算機(jī)病毒的入侵，同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置用戶使用權(quán)限，以避免出現(xiàn)檔案信息被隨意竄改的情況，從而在保證檔案資料安全性的前提下，提高資料應(yīng)用的靈活性；③搭建數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，將各部門的檔案資源整合后上傳至該平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值；④依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，在確保檔案資料安全性的前提下，借助網(wǎng)絡(luò)客戶端或即時(shí)通信工具，為用戶提供靈活、便捷的檔案服務(wù)，以提高內(nèi)部檔案資源的利用效率；⑤加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，引進(jìn)相關(guān)配套設(shè)施，如計(jì)算機(jī)軟硬件、文件掃描設(shè)備等，以確保檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和檔案信息存儲(chǔ)的安全性；⑥建立檔案資料開放式閱覽室，并引入電子檔案信息系統(tǒng)，為全體員工創(chuàng)建方便、快捷的檔案資料查閱通道與平臺(tái)，確保檔案管理工作能夠高效開展。

四、結(jié)語(yǔ)

在非公有制企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展過程中，企業(yè)檔案記載了企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的各種活動(dòng)信息，蘊(yùn)藏著豐富的文化底蘊(yùn)，在企業(yè)文化的傳承和弘揚(yáng)方面起到了至關(guān)重要的作用。因此，非公有制企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際情況，針對(duì)當(dāng)前檔案管理存在的問題，制訂相應(yīng)的解決方案，如建立完善的檔案管理制度、開發(fā)與利用檔案資源、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)等，以提高檔案管理效率和質(zhì)量，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供全面、具體、真實(shí)、有效的檔案資料支持，從而推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：福鼎工業(yè)園區(qū)服務(wù)中心）