關(guān)于加強(qiáng)行政事業(yè)單位政采活動內(nèi)控管理的思考

在行政事業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展的過程中，政府采購活動（以下簡稱“政采活動”）是其中非常重要的一環(huán)，要想做好政采工作，必須不斷加強(qiáng)和完善政采的內(nèi)部控制（以下簡稱為“內(nèi)控”）管理。

目前，在行政事業(yè)單位政采活動中，內(nèi)控管理還存在很多問題，如政采預(yù)算編制不準(zhǔn)確、政采流程不規(guī)范、政采活動缺乏專門負(fù)責(zé)的機(jī)構(gòu)和人員等問題，政采活動內(nèi)控管理亟須加強(qiáng)。本文針對行政事業(yè)單位政采活動內(nèi)控管理背景及存在的問題進(jìn)行了研究，旨在為加強(qiáng)行政事業(yè)單位政采活動內(nèi)控管理提供思路和借鑒。

行政事業(yè)單位政采活動作為政府支出的重要部分，是實(shí)現(xiàn)政府重大政策目標(biāo)的有效手段，對于提高財(cái)政資金使用效率具有非常重要的意義。但是，當(dāng)前行政事業(yè)單位政采活動中存在諸多問題，亟須加強(qiáng)采購活動內(nèi)控管理。本文旨在對加強(qiáng)行政事業(yè)單位政采活動內(nèi)控管理進(jìn)行探討。

一、行政事業(yè)單位政采活動內(nèi)控定義

政采內(nèi)控體系，是指根據(jù)國家頒布的政采相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對政采活動進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化管理和監(jiān)督的內(nèi)控體系。其目標(biāo)是確保政采業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性，提高采購效率和效果，防止腐敗和浪費(fèi)，促進(jìn)信息披露和提高采購工作的透明度。政采內(nèi)控體系以預(yù)防為主，注重程序控制和崗位職責(zé)的相互牽制，強(qiáng)調(diào)制度建設(shè)和環(huán)境建設(shè)相結(jié)合，以及監(jiān)督和評價的作用。通過政采內(nèi)控的實(shí)施，行政事業(yè)單位能夠有效管理和控制政采活動的風(fēng)險，保障資源的合理利用和政采活動的公正、公平、透明。

二、加強(qiáng)行政事業(yè)單位政采活動內(nèi)控管理的意義

（一）提高政采資金的使用效益

通過加強(qiáng)政采內(nèi)控管理，從而有效規(guī)范政采行為，降低采購成本，提升采購質(zhì)量，提高政采資金的使用效益。政采活動涉及大量資金的使用，加強(qiáng)內(nèi)部控制管理可以確保資金的合理分配和利用，提高資金的使用效率。通過制定規(guī)范的采購流程和建立明確的采購審批制度，可以有效降低政采活動中的資金浪費(fèi)和濫用風(fēng)險，節(jié)約財(cái)政開支。此外，加強(qiáng)內(nèi)控管理還可以監(jiān)督供應(yīng)商的選擇并對其進(jìn)行評估，確保選擇到合適的供應(yīng)商，獲得優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，進(jìn)一步提高資金使用效益。

（二）有效規(guī)避政采風(fēng)險，降低廉政風(fēng)險

完善的政采內(nèi)控制度、規(guī)范的政采流程，能夠確保采購活動的公開、公平、公正，可以有效防范采購活動中存在的風(fēng)險，從而進(jìn)一步降低單位的廉政風(fēng)險。政采活動容易受到腐敗、貪污等行為的侵害，加強(qiáng)內(nèi)控管理可以防止和減少廉政風(fēng)險的發(fā)生。建立完善的內(nèi)控制度和監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)和監(jiān)督，強(qiáng)化對采購活動的審計(jì)和監(jiān)察，可以有效防止腐敗行為的發(fā)生，提高政采活動的透明度和公正性，維護(hù)政府的廉政形象。

（三）進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平

行政事業(yè)單位作為國家治理體系的重要組成部門，其內(nèi)部管理水平直接影響到行政事業(yè)單位的工作效能和服務(wù)質(zhì)量。加強(qiáng)內(nèi)控管理可以規(guī)范行政事業(yè)單位的采購活動，強(qiáng)化程序控制和崗位職責(zé)的落實(shí)，推動行政事業(yè)單位完善內(nèi)部制度體系，提高工作效率和效果。例如，通過加強(qiáng)內(nèi)控管理，健全采購計(jì)劃、合同管理、供應(yīng)商管理等，優(yōu)化資源配置，有效提高行政事業(yè)單位的整體管理水平。

三、行政事業(yè)單位政采活動內(nèi)控管理中存在的問題

（一）采購環(huán)節(jié)監(jiān)督亟需加強(qiáng)

在行政事業(yè)單位政采過程中，各單位為把控采購過程中存在的風(fēng)險，出臺了不少針對采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控監(jiān)督措施，但由于政采過程會涉及多個環(huán)節(jié)，導(dǎo)致出臺的政策舉措不能對出現(xiàn)的問題進(jìn)行精準(zhǔn)把控。例如，在政采過程中，由于過于重視評標(biāo)過程，反而忽略了政采前和政采后對需存檔資料的收集；對政采貨物驗(yàn)收不仔細(xì)，對政采的最終效果產(chǎn)生影響。

（二）采購預(yù)算編制不準(zhǔn)確

由于行政事業(yè)單位內(nèi)控機(jī)制不健全等原因，政采預(yù)算存在不準(zhǔn)確、不完善的情況，在政采實(shí)施過程中，將導(dǎo)致單位預(yù)算資金無法落實(shí)或無法采購到單位需要的貨物、工程、服務(wù)，影響單位的正常運(yùn)行。特別是在當(dāng)前行政事業(yè)單位運(yùn)行財(cái)政部中央預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的情況下，各單位被嚴(yán)格要求報送政采預(yù)算，對政采活動中采購預(yù)算準(zhǔn)確性的要求進(jìn)一步提高，這就對行政事業(yè)單位內(nèi)控管理提出了更高要求。

（三）政采流程不規(guī)范

根據(jù)政采相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，政采活動的主要步驟為：編制政采預(yù)算→按具體品目編報政采計(jì)劃→確定并執(zhí)行政采方式和組織形式→簽訂并履行政采合同等。除此之外還有一些額外的規(guī)定和要求，如進(jìn)口產(chǎn)品須報批等。然而在實(shí)際工作中，很多行政事業(yè)單位由于內(nèi)控管理制度的缺失和不健全，會導(dǎo)致政采流程中存在不規(guī)范的情況。如部分單位胡亂更改政采流程順序、隨意變更政采采購方式和組織形式、進(jìn)行無預(yù)算采購等。

（四）政采缺乏專業(yè)的機(jī)構(gòu)和人員

行政事業(yè)單位由于各自內(nèi)部編制的局限，很多單位沒有專門負(fù)責(zé)政采的機(jī)構(gòu)和人員，政采工作的專業(yè)化程度很低，內(nèi)控管理存在“誰操作，誰采購，誰負(fù)責(zé)”的情況，沒有對政采工作進(jìn)行集中管理，許多單位讓業(yè)務(wù)采購人員“一把抓”，沒有堅(jiān)持崗位分離的原則。除此之外，政采作為一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識的工作，要求政采相關(guān)人員具備多方面的專業(yè)知識，但目前許多政府事業(yè)單位相關(guān)培訓(xùn)工作不到位。由于單位沒有相應(yīng)的內(nèi)控制度，導(dǎo)致部分政采相關(guān)工作人員在既沒有政采知識儲備也沒有進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)的前提下從事政采工作，最終因其工作失誤給單位造成損失。

四、加強(qiáng)行政事業(yè)單位政采活動內(nèi)控管理的措施

（一）強(qiáng)化政采活動監(jiān)督

政采活動監(jiān)督應(yīng)貫穿于政采前、政采中和政采后各個階段，并需重視不同階段的監(jiān)督重點(diǎn)，建立健全內(nèi)控管理制度和監(jiān)督機(jī)制，有效提高政采活動的透明度、合規(guī)性和效率，確保政采活動的順利進(jìn)行。首先，在政采前，需要建立相關(guān)的內(nèi)控管理制度，合理選擇代理機(jī)構(gòu)，科學(xué)編制標(biāo)書，并注重資料存檔工作。例如，內(nèi)控管理制度應(yīng)明確各項(xiàng)活動的程序和責(zé)任，確保相關(guān)工作按規(guī)定進(jìn)行，同時要建立審核機(jī)制，確保政采計(jì)劃的合理性和合法性，避免違規(guī)行為的發(fā)生；其次，要構(gòu)建科學(xué)完善的內(nèi)部監(jiān)督制度，針對政采過程中的風(fēng)險點(diǎn)，制定針對性的風(fēng)險防控策略。內(nèi)部監(jiān)督制度應(yīng)包括組織架構(gòu)、職責(zé)分工、工作流程等內(nèi)容，確保政采活動的合規(guī)性和規(guī)范性。同時加強(qiáng)對政采活動的現(xiàn)場監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保政采活動的順利進(jìn)行；最后，政采后，應(yīng)明確政采合同貨物、服務(wù)和工程的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和程序，針對不同類別、不同金額的合同對應(yīng)不同的監(jiān)督驗(yàn)收措施，派專人負(fù)責(zé)監(jiān)督驗(yàn)收工作，確保驗(yàn)收結(jié)果真實(shí)準(zhǔn)確。對政采活動整個流程完成后的一整套資料，應(yīng)及時進(jìn)行整理歸檔，建立健全檔案管理制度，確保政采活動的相關(guān)檔案完整、準(zhǔn)確、可查。

（二）健全完善政采內(nèi)控制度，科學(xué)合理編制政采預(yù)算

在行政事業(yè)單位政采活動中，科學(xué)合理的政采預(yù)算是采購活動開展的基石和重要前提。應(yīng)當(dāng)健全政采內(nèi)控機(jī)制，通過制度保障政采預(yù)算的科學(xué)性和合理性，讓預(yù)算編制部門和單位的資產(chǎn)需求和管理部門進(jìn)行充分對接，使政采預(yù)算編制適應(yīng)單位的實(shí)際情況。行政事業(yè)單位需要細(xì)化采購預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，做好采購預(yù)算前期規(guī)劃，未雨綢繆，有效提升政采活動的管理水平和效率，實(shí)現(xiàn)資源的合理利用和社會效益最大化。

第一，政采預(yù)算的編制應(yīng)基于采購項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、復(fù)雜程度等因素，制定相應(yīng)的采購預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，明確各類項(xiàng)目的預(yù)算額度，避免因預(yù)算不足或超支而導(dǎo)致的風(fēng)險。同時充分考慮市場行情、物價指數(shù)等因素，確保預(yù)算金額的合理性和準(zhǔn)確性。

第二，在編制采購預(yù)算之前，應(yīng)對采購需求進(jìn)行全面分析和評估，明確采購目標(biāo)和范圍，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃和時間表。同時，應(yīng)考慮供應(yīng)商的信譽(yù)度、資質(zhì)、交付能力等因素，避免因供應(yīng)商問題而導(dǎo)致采購預(yù)算的調(diào)整或項(xiàng)目延期。

第三，政采活動涉及多個部門和人員，需要充分調(diào)動各方的積極性和合作意識。通過建立有效的溝通機(jī)制和協(xié)調(diào)機(jī)制，及時解決采購過程中的問題和矛盾，確保采購預(yù)算的準(zhǔn)確性和有效性。

（三）嚴(yán)格規(guī)范政采流程

在行政事業(yè)單位進(jìn)行政采活動中，要進(jìn)一步強(qiáng)化政采內(nèi)控管理的相關(guān)規(guī)定，對政采每個步驟節(jié)點(diǎn)以單位發(fā)文的形式確定下來，明確規(guī)定單位各類采購的方式和組織形式，對不規(guī)范、不負(fù)責(zé)的政采亂象明文禁止。

第一，充分調(diào)查研究，合理評估政采需求，確定采購項(xiàng)目的規(guī)模、內(nèi)容和時間節(jié)點(diǎn)，并據(jù)此制定詳細(xì)的采購計(jì)劃和預(yù)算。其中，采購計(jì)劃應(yīng)當(dāng)符合實(shí)際需求和財(cái)政預(yù)算，確保采購活動的合理性和有效性。政采預(yù)算應(yīng)當(dāng)充分考慮市場行情、物價指數(shù)等因素，確保資金使用的合理性和有效性。

第二，加強(qiáng)政采的源頭管理，嚴(yán)格遵循法律法規(guī)，確保采購決策的公開透明、公平公正，在采購需求的確定和供應(yīng)商的選擇過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行程序規(guī)定，避免出現(xiàn)不當(dāng)行為和權(quán)力尋租現(xiàn)象，保障采購活動的合規(guī)性和公正性。

第三，規(guī)范招投標(biāo)行為，依法依規(guī)選擇招標(biāo)、競爭性談判等采購方式，并對參與投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評標(biāo)評審。同時加強(qiáng)對招標(biāo)文件的編制和公告，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為供應(yīng)商提供公平競爭的環(huán)境。

第四，簽訂采購合同前，應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和責(zé)任，確保合同的合法性和有效性；在合同履行過程中要加強(qiáng)監(jiān)督管理，及時解決合同履行中的問題和矛盾，確保采購活動的順利進(jìn)行。

第五，在履約驗(yàn)收過程中，嚴(yán)格按照合同約定和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量和數(shù)量符合要求；在資金支付管理方面，應(yīng)當(dāng)建立健全資金管理制度和流程，確保資金使用的合法性和規(guī)范性，防止資金浪費(fèi)和濫用現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）設(shè)立專門政采部門，完善政采人員培訓(xùn)機(jī)制

建立專門的政采管理機(jī)構(gòu)和配備專業(yè)的政采人員，加強(qiáng)政采人員的培訓(xùn)，有效提高政采管理水平和工作效率，保障采購活動的合規(guī)性、公正性和有效性。一方面，在設(shè)立專門政采部門和配置專職門人員方面，行政事業(yè)單位需要明確責(zé)任分工，統(tǒng)一管理，提高采購管理的效率和專業(yè)化水平。例如，配備專職政采管理人員，負(fù)責(zé)具體的采購項(xiàng)目管理和執(zhí)行工作，并確保這些專職人員具備良好的專業(yè)素養(yǎng)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，能夠熟練運(yùn)用相關(guān)法律法規(guī)和采購政策，確保采購活動的合規(guī)性和規(guī)范性。

在完善政采人員培訓(xùn)機(jī)制方面，應(yīng)科學(xué)制定培訓(xùn)計(jì)劃，不斷完善培訓(xùn)內(nèi)容和創(chuàng)新培訓(xùn)方法。其中，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋政采法律法規(guī)、采購流程與操作規(guī)范、風(fēng)險防控與內(nèi)控等方面的知識，以提升政采人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力。培訓(xùn)方法可以采用課堂教學(xué)、案例分析、實(shí)地考察等形式，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，確保培訓(xùn)效果。此外，隨著政采法律法規(guī)和政策制度的不斷變化，應(yīng)當(dāng)建立健全政采人員繼續(xù)教育機(jī)制，定期組織政采人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升采購人員的專業(yè)素質(zhì)。同時根據(jù)采購人員的崗位和職責(zé)，量身定制培訓(xùn)計(jì)劃，進(jìn)行差異化培訓(xùn)，更好地滿足個性化學(xué)習(xí)需求。

結(jié)語：

政采制度起源于歐美發(fā)達(dá)國家，不僅是規(guī)范公共機(jī)構(gòu)采購行為的管理制度，還是政府在市場經(jīng)濟(jì)條件下進(jìn)行經(jīng)濟(jì)調(diào)控的有效手段。隨著中國特色社會主義進(jìn)入新時代，政采占據(jù)政策調(diào)控更加重要的位置，進(jìn)一步加強(qiáng)行政事業(yè)單位政采活動內(nèi)控管理是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理的必然要求。