“滴水不漏”百年工程 檔案力量驅(qū)動創(chuàng)新

摘 要：工程電子檔案是工程建設(shè)活動的真實(shí)記錄，對評估工程質(zhì)量、保障運(yùn)營管理至關(guān)重要，也是質(zhì)量追溯和責(zé)任追究的重要憑據(jù)。江陰靖江長江隧道項目遵循電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范，創(chuàng)新性地運(yùn)用“紙云同步”、數(shù)字簽名及區(qū)塊鏈等技術(shù)輔以多重保障措施，確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。結(jié)合BIM模型、AI和大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了基于BIM模型的電子檔案可視化利用和建材報驗知識地圖的構(gòu)建。該項目的成功實(shí)施，展示了電子文件歸檔和電子檔案管理在工程建設(shè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用前景，在數(shù)字賦能、綠色轉(zhuǎn)型、深入融合、提質(zhì)增效等方面取得積極成效，為提升行業(yè)信息化、智能化水平奠定了基礎(chǔ)，有利于引領(lǐng)行業(yè)向更高效、更精準(zhǔn)、更智能的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：工程電子檔案；電子文件歸檔；電子檔案管理；“紙云同步”

1 研究背景

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，工程檔案收集、整理、歸檔不準(zhǔn)確、不規(guī)范、不及時、不完整以及嚴(yán)重滯后等問題時有發(fā)生。江陰靖江長江隧道是萬里長江下游的重要過江通道，按照質(zhì)量報驗管理要求，該項目關(guān)鍵構(gòu)件——管片預(yù)制的檔案資料需要從構(gòu)件生產(chǎn)地安徽蕪湖和池州（分別距離現(xiàn)場280千米、400千米）送至工程現(xiàn)場進(jìn)行審核。如果采取傳統(tǒng)的線下填報及審批模式，單個分項工程的報檢流程最快也需一個月才能完成。這種方式不僅耗時長、成本高、效率低，還無法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，嚴(yán)重影響了工程建設(shè)進(jìn)度。尤其是在建設(shè)期間遭遇疫情的情況下，項目初期一度面臨質(zhì)量報檢工作難以順利開展的困境。然而，隨著電子文件歸檔和電子檔案管理工作的適時開展，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，管片生產(chǎn)的質(zhì)量報檢、檔案管理效率得到了極大地提升，檔案利用也變得更加便捷、高效。2022年3月，該工程入選國家檔案局第三批建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項目，通過采用“人工智能+檔案管理”的先進(jìn)技術(shù)手段，為檔案的規(guī)范性、及時性和完整性提供了有力保障，進(jìn)而大幅提高了檔案處理效率和整體質(zhì)量。

2 案例概述

江陰靖江長江隧道是《長江經(jīng)濟(jì)帶綜合立體交通走廊規(guī)劃（2020—2035）》確定的過江通道之一，也是江蘇省高速公路網(wǎng)中規(guī)劃的S90高速的過江通道部分。作為長江干線新建過江通道規(guī)劃中的重點(diǎn)項目，該項目建成后將有效分流靖江與江陰之間的城際交通需求，對推動長三角區(qū)域一體化發(fā)展有重要意義。

lkvfOhmRAw8G4sPjSaZfqw==該項目由江蘇省交通工程建設(shè)局全面負(fù)責(zé)建設(shè)管理，工程現(xiàn)場設(shè)立江陰靖江長江隧道建設(shè)指揮部，項目建成后將納入蘇南路網(wǎng)區(qū)域化管理體系，由江蘇揚(yáng)子江高速通道管理有限公司統(tǒng)一運(yùn)營管理。項目秉持電子文件歸檔與電子檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化原則，緊密結(jié)合工程質(zhì)量管理核心要素WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）編碼體系，編制了《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《江陰靖江長江隧道工程電子文件元數(shù)據(jù)方案》等一系列制度規(guī)范，成功構(gòu)建了電子文件從“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”至電子檔案“移交、保管、利用”的完整管理體系，實(shí)現(xiàn)了工程質(zhì)量管理與電子檔案管理的無縫銜接，確保電子檔案與工程建設(shè)質(zhì)量管控體系的精準(zhǔn)對應(yīng)，兩者相輔相成、相互印證。

項目通過“紙云同步”現(xiàn)場質(zhì)檢數(shù)據(jù)采集、電子簽章以及“區(qū)塊鏈”技術(shù)的引用，并輔以“四性”檢測、安全訪問機(jī)制、數(shù)字水印等多重保障措施，確保了電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。通過深度結(jié)合BIM模型、AI和大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了基于BIM模型的可視化電子檔案利用和建材報驗知識地圖的構(gòu)建，為項目建設(shè)和后續(xù)運(yùn)營管理提供了有力支撐。

該項目的成功實(shí)施，為打造“滴水不漏”的過江盾構(gòu)隧道提供了堅實(shí)保障。它不僅充分展示了電子文件歸檔和電子檔案管理在工程建設(shè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用前景，更為提升行業(yè)信息化、智能化水平奠定了堅實(shí)基礎(chǔ)，并引領(lǐng)行業(yè)朝著更高效、更精準(zhǔn)、更智能的方向發(fā)展。

2022年3月，江陰靖江長江隧道工程項目被國家檔案局選為第三批建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項目，并于2023年12月18日通過國家檔案局組織的驗收，成為全國開始該項試點(diǎn)工作6年以來第13個，也是江蘇省唯一通過該試點(diǎn)的國家驗收項目。

3 創(chuàng)新點(diǎn)

3.1 推行電子檔案與工程管理協(xié)同共進(jìn)新策略

（1）工程質(zhì)量管理與電子檔案管理體系的深度融合

工程質(zhì)量管理與電子檔案管理體系的深度融合得益于精心構(gòu)建的WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）編碼體系（如圖1所示）。這一體系以工程項目的特點(diǎn)和工作內(nèi)容為核心，層層遞進(jìn)進(jìn)行分解，每個層級的工程任務(wù)都被賦予了唯一且精準(zhǔn)的編碼，使工程項目的各個組成部分及其內(nèi)在關(guān)聯(lián)如脈絡(luò)般清晰可見。

基于這一精細(xì)化的WBS結(jié)構(gòu)，成功實(shí)現(xiàn)了工程質(zhì)量管理與電子檔案管理的無縫銜接，確保了電子檔案與工程建設(shè)質(zhì)量管控體系的精準(zhǔn)對應(yīng)，兩者互為印證、相得益彰。這一創(chuàng)新舉措不僅極大提升了電子文件歸檔的便捷性和高效性，更使電子檔案的精細(xì)化管理水平邁上了新臺階。

（2）工程質(zhì)量管理與電子檔案管理規(guī)范的共享共促

工程質(zhì)量管理與電子檔案管理規(guī)范的互融共進(jìn)對于工程建設(shè)的順利進(jìn)行至關(guān)重要。根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際需求，制定了一套既符合電子檔案管理規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)性，又貼合工程質(zhì)量管理特性的《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》，該辦法不僅詳細(xì)規(guī)定了電子檔案的形成、歸檔、存儲、檢索及利用等各個環(huán)節(jié)的具體操作流程，更將開工報審、首件報審、建材報驗、工序報驗、質(zhì)量評定等工程質(zhì)量管理規(guī)范流程及元素融入其中。在確保規(guī)范操作的基礎(chǔ)上，該辦法強(qiáng)調(diào)信息的精準(zhǔn)度和時效性，使電子檔案能夠?qū)崟r、精準(zhǔn)地反映工程質(zhì)量的最新進(jìn)展和具體狀況。此辦法的推行，使電子檔案能夠全面、細(xì)致地捕捉工程質(zhì)量的每一個細(xì)微之處，甚至能夠深入具體某道工序的質(zhì)檢文件層面，為工程質(zhì)量管控工作提供堅實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支撐和信息保障。

3.2 打造電子檔案全生命周期精細(xì)管控新典范

項目秉持全程管理、前端控制、集中統(tǒng)一的核心理念，原創(chuàng)了“紙云同步”現(xiàn)場質(zhì)檢數(shù)據(jù)采集技術(shù)，引入了成熟的電子簽章技術(shù)以及在交通行業(yè)首次“大規(guī)?！睉?yīng)用的“區(qū)塊鏈”前沿技術(shù)，構(gòu)建了一套全面覆蓋電子文件規(guī)范形成、精準(zhǔn)捕獲、安全入庫以及電子檔案科學(xué)保管、高效利用等各個環(huán)節(jié)的一體化管控模式（如圖2所示），以確保電子文件和電子檔案在其全生命周期內(nèi)均得到嚴(yán)密、細(xì)致的管控，有效抵御各類潛在風(fēng)險，進(jìn)而大幅提升項目管理的效能與安全性，為項目的順利進(jìn)行保駕護(hù)航。

（1）電子文件形成

致力于從源頭上強(qiáng)化管控，通過項目建設(shè)管理平臺的集成，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證，確保參與者的身份真實(shí)可靠；借助“紙云同步+數(shù)字證書+區(qū)塊鏈”技術(shù)的融合應(yīng)用，在電子文件各個簽署環(huán)節(jié)將其“指紋”、簽署人數(shù)字證書以及關(guān)鍵元數(shù)據(jù)進(jìn)行存證上鏈。當(dāng)文件簽署審核完成后將文件以及元數(shù)據(jù)采用ZIP文件格式進(jìn)行封裝，并用歸檔人的數(shù)字證書對文件包進(jìn)行簽名。這一系列步驟保障了電子文件的真實(shí)性、完整性和可追溯性，使每一份電子文件都成為一份可信的數(shù)字憑證。

（2）電子文件捕獲

項目建設(shè)管理平臺通過調(diào)用在線歸檔接口，將歸檔信息包傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）。系統(tǒng)隨即進(jìn)行歸檔信息包的驗簽工作，以驗證歸檔文件包的真實(shí)性、有效性和完整性。隨后，對信息包實(shí)施結(jié)構(gòu)化處理，并嚴(yán)格執(zhí)行“四性”檢測，使信息的完整性、真實(shí)性、可讀性和可用性得到充分保障。

（3）電子文件入庫

入庫前，系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行嚴(yán)格的“四性”檢測。隨后，將檢測結(jié)果和歸檔信息包以ZIP文件格式進(jìn)行封裝，并使用入庫人的數(shù)字證書對文件包進(jìn)行簽名，形成電子文件保存信息包。

（4）電子檔案保管

遵循電子檔案保管的規(guī)范與要求，策劃并實(shí)施妥善的存儲與備份方案。在檔案保管的過程中，定期執(zhí)行嚴(yán)格的“四性”檢測，以保障電子檔案始終保持穩(wěn)定可靠的狀態(tài)。此外，實(shí)施循環(huán)滾動冗余備份策略，確保至少有兩個臨近的版本隨時可供使用。同時每兩天執(zhí)行一次增量備份，每周末進(jìn)行詳盡的完整備份，以構(gòu)筑可靠的電子檔案安全防線。

（5）電子檔案利用

系統(tǒng)通過統(tǒng)一身份認(rèn)證、權(quán)限控制，確保只有具備相應(yīng)權(quán)限的人員才能訪問相關(guān)檔案；此外，實(shí)行借閱審計，對電子檔案的借閱行為進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和記錄，有效杜絕未經(jīng)授權(quán)的借閱和復(fù)制行為；同時，采用數(shù)字水印技術(shù)，為電子檔案打上獨(dú)特的身份標(biāo)識，以便在發(fā)生侵權(quán)行為時能夠迅速追蹤和溯源。

3.3 深化項目電子檔案多元化創(chuàng)新應(yīng)用新場景

其一，借助前沿的BIM技術(shù)，將項目電子檔案信息融入三維模型，實(shí)現(xiàn)了直觀、可視化且易于理解的檔案查詢新體驗。在此基礎(chǔ)上，查詢結(jié)果可直接在三維模型中生動呈現(xiàn)，使檔案信息變得清晰易懂，一目了然。_{0yMJeYHWkEIwlx7xsp2yDQ==}此外，基于BIM模型的檔案查詢更具備快速定位和智能過濾功能，使用戶能夠迅速鎖定并獲取所需信息，大幅提升了查詢的便捷性和效率。

其二，憑借知識圖譜技術(shù)的強(qiáng)大支撐，巧妙運(yùn)用節(jié)點(diǎn)、連線、色彩等豐富的圖形元素，將建筑材料報驗單中紛繁復(fù)雜的信息，如材料種類、詳盡規(guī)格、生產(chǎn)廠家及批次號等，以及其間的關(guān)聯(lián)和邏輯脈絡(luò)，以直觀且極富視覺吸引力的方式呈現(xiàn)。一旦用戶察覺到某結(jié)構(gòu)材料存在潛在的質(zhì)量隱患，僅需簡單輸入材料所屬的結(jié)構(gòu)部位信息，系統(tǒng)便能迅速響應(yīng)，精準(zhǔn)地揭示出該材料批次的廠家詳情。更值得一提的是，系統(tǒng)還可以智能提醒用戶，其他結(jié)構(gòu)部位也存在使用相同廠家、相同批次問題材料的情況，幫助其迅速定位問題材料的部位和來源。

其三，基于實(shí)時工程電子檔案歸檔的實(shí)現(xiàn)，通過強(qiáng)有力的安全系統(tǒng)及安全機(jī)制的支撐，創(chuàng)新性實(shí)現(xiàn)檔案申請、審批、查閱、保管流程的在線實(shí)時確權(quán)，檔案實(shí)用性得到了空前提高。

4 具體做法及取得成效

4.1制定電子文件歸檔及電子檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為規(guī)范江陰靖江長江隧道工程項目電子文件和電子檔案的全生命周期管理，確保電子檔案符合來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的核心要求，促進(jìn)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理與高效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》以及《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案單套管理一般要求》和《電子檔案移交接收操作規(guī)程》等一系列相關(guān)法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，緊密結(jié)合江陰靖江長江隧道工程項目檔案電子化工作的實(shí)際情況，編制了《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件元數(shù)據(jù)方案》《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件在線歸檔接口方案》《江陰靖江長江隧道建設(shè)項目電子文件和電子檔案“四性檢測”方案》以及《江陰靖江長江隧道工程項目電子檔案信息安全方案》，旨在提升項目電子文件與電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化水平，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，為項目的順利進(jìn)行提供有力保障。

4.2 確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)

（1）來源可靠

確保項目電子檔案來源可靠，是保證電子檔案真實(shí)性與有效性的關(guān)鍵步驟。來源可靠意味著必須能夠清晰、明確電子檔案的形成者、形成活動以及形成時間，從而為電子檔案的真實(shí)性與有效性提供有力保障。為此，我們依托項目建設(shè)管理平臺，定制開發(fā)了“紙云同步”App，實(shí)現(xiàn)了項目統(tǒng)一身份認(rèn)證和創(chuàng)建人電子簽章的集成。針對不同構(gòu)件配置相應(yīng)工序的電子文件模板及對應(yīng)簽章流程，確保相關(guān)作業(yè)人員能夠精準(zhǔn)接收提醒，并嚴(yán)格按照既定的業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行電子文件簽署。在簽署過程中，通過驗證操作人的真實(shí)有效身份信息和操作權(quán)限，確保了簽署過程的安全性和可信性。

在歸檔環(huán)節(jié)，通過將歸檔元數(shù)據(jù)及文件信息采用ZIP文件格式進(jìn)行封裝，并用歸檔人數(shù)字證書對文件包進(jìn)行簽名，進(jìn)一步確保了歸檔信息的真實(shí)性和完整性。此外，ZIP文件的高壓縮率還提高了跨平臺適應(yīng)性，優(yōu)化了網(wǎng)絡(luò)傳輸性能，進(jìn)一步提升了歸檔工作的效率和便捷性。

（2）程序規(guī)范

程序規(guī)范是電子檔案全過程管理不可或缺的一環(huán)，要求嚴(yán)格遵循工程建設(shè)的各項規(guī)定，確保每一個環(huán)節(jié)都符合標(biāo)準(zhǔn)。為達(dá)成這一目標(biāo)，首先從工程單元劃分的視角出發(fā)，制定了WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）和EBS（工程實(shí)體分解結(jié)構(gòu)）的詳細(xì)拆分方案。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建了一套全面的施工現(xiàn)場精細(xì)化質(zhì)量管理體系，為電子檔案的全過程管理提供了堅實(shí)的保障。

在實(shí)施過程中，以構(gòu)件級模型作為管理的核心載體，以工序為最基本的管理單元，細(xì)化施工單位與監(jiān)理單位的施工管理流程，確保每一道工序所對應(yīng)的電子文件都能得到及時、準(zhǔn)確地填報、審核與審批。此外，嚴(yán)格規(guī)定施工單位在未經(jīng)監(jiān)理單位審批前，不得擅自進(jìn)行下一道工序的施工工序報驗。這一措施不僅保障了工程建設(shè)的合規(guī)性和規(guī)范性，還顯著提升了工程質(zhì)量的穩(wěn)定性和可靠性。

（3）要素合規(guī)

確保項目電子檔案要素合規(guī)，是保障電子檔案質(zhì)量和利用效果的重要前提。即在電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)和管理過程信息等構(gòu)成要素方面，需要確保其符合規(guī)范要求，使電子檔案在內(nèi)容和形式上均達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

電子檔案的內(nèi)容要素?zé)o疑是其核心所在。這些要素涵蓋了文字、圖片、音頻、視頻等多種信息形式，共同構(gòu)建出電子檔案豐富多彩的信息體系。在項目建設(shè)管理平臺信息錄入環(huán)節(jié)，采用了一系列技術(shù)手段，確保所錄入信息的準(zhǔn)確、完整和及時，從而為電子檔案的可靠性與有效性提供堅實(shí)的保障。

電子檔案的結(jié)構(gòu)要素是保障電子檔案有序存儲和高效檢索的關(guān)鍵所在。為確保電子檔案結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)性與合規(guī)性，通過深入研究，構(gòu)建了一套以“檔案分類”“WBS+EBS”以及“歸檔范圍”為基礎(chǔ)的建設(shè)項目電子檔案分類體系。該體系采用樹型結(jié)構(gòu)，展現(xiàn)了清晰的層次關(guān)系模型，貫穿檔案管理的各個環(huán)節(jié)。它不僅穩(wěn)固地支撐著檔案收集、整理、利用等各項業(yè)務(wù)，更是檔案系統(tǒng)內(nèi)部各類處理邏輯、機(jī)制與策略得以穩(wěn)定運(yùn)行的堅實(shí)“基mosYtBqqisCvV79LrxySeVVxuWYCSJ/1KuiqSoavpao=石”。

元數(shù)據(jù)作為電子檔案的重要屬性與特征的詳細(xì)描述信息，其地位在電子檔案的管理與利用中顯得尤為重要。為充分發(fā)揮元數(shù)據(jù)在電子檔案中的作用，根據(jù)工程項目的實(shí)際需求，制定了《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件元數(shù)據(jù)方案》。該方案對元數(shù)據(jù)進(jìn)行了劃分與分類，使每一類元數(shù)據(jù)都能夠有針對性地反映其電子文件的特定屬性，通過對元數(shù)據(jù)有效管理和利用，不僅能夠大幅提升電子檔案的檢索效率，更能不斷挖掘并釋放其潛在的巨大價值。

管理過程信息是記錄電子檔案在其生命周期內(nèi)所有活動的重要數(shù)據(jù)。為此，項目采用了“區(qū)塊鏈”技術(shù)，在電子文件每個簽署環(huán)節(jié)將其“指紋”、簽署人數(shù)字證書以及關(guān)鍵元數(shù)據(jù)等進(jìn)行存證上鏈，構(gòu)建了一個緊密相連、相互驗證的存證體系。[1]這一體系的建立，不僅大大增強(qiáng)了電子文件的可信度和可靠性，還為后續(xù)可能進(jìn)行的審計工作和追溯活動提供了強(qiáng)有力的支撐。[2]

4.3 強(qiáng)化電子文件和電子檔案信息安全的主要措施

（1）電子檔案安全訪問機(jī)制

系統(tǒng)具有多層次的身份認(rèn)證機(jī)制，除了傳統(tǒng)的用戶名和密碼認(rèn)證外，還采用了動態(tài)口令、短信驗證等輔助認(rèn)證方式，增加了訪問的安全性。同時實(shí)施細(xì)粒度的權(quán)限控制，根據(jù)用戶的角色、職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，為不同用戶分配不同的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問和操作電子檔案，防止敏感信息的泄露和濫用。此外，還采用了數(shù)據(jù)傳輸加密技術(shù)，確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性和保密性。[3]

（2）三員管理策略的實(shí)施

系統(tǒng)采用三員管理策略，確保系統(tǒng)管理的嚴(yán)謹(jǐn)性與訪問的安全性。檔案系統(tǒng)的底層框架融入了全方位的日志記錄、審計追蹤以及訪問控制組件，確保每個環(huán)節(jié)都能得到有效監(jiān)管。同時，在上層應(yīng)用中，提供了滿足三員管理所需的各項管理功能，從而為用戶打造一個安全可靠的檔案使用環(huán)境。

（3）電子文件利用件添加數(shù)字水印

在檔案借閱時，利用數(shù)字水印技術(shù)為電子文件的利用件添加水印標(biāo)記，以防止文件被非法復(fù)制、篡改或盜用。此外，該技術(shù)還能用于文件的追蹤和溯源，從而更好地保護(hù)數(shù)字內(nèi)容的版權(quán)，保障電子文件的安全性。

4.4 降本增效成果顯著，高效管理目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)

項目電子文件歸檔與電子檔案管理的實(shí)施，正引領(lǐng)社會數(shù)字化轉(zhuǎn)型邁向全新的里程碑。在此過程中，工程建設(shè)項目數(shù)字化水平出現(xiàn)了新躍升，展現(xiàn)出前所未有的生機(jī)與活力。

電子文件歸檔工作的深入推進(jìn)，顯著提升了項目檔案的精準(zhǔn)性與可靠性。極大地簡化了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和人力成本。同時，電子檔案極大地提升了用戶體驗，項目電子文件和檔案的檢索、利用更為便捷高效，提高了工作效率與用戶滿意度。

電子檔案的應(yīng)用，推動項目管理邁向更加精細(xì)化階段。電子檔案全面記錄項目設(shè)計、施工、驗收等各環(huán)節(jié)、全流程的文檔資料，為項目管理提供了豐富且全面的數(shù)據(jù)支撐。通過對數(shù)據(jù)的深入挖掘與分析，項目管理者能夠更精確地把握項目進(jìn)度、質(zhì)量及成本等關(guān)鍵指標(biāo)，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，進(jìn)一步提升項目管理的效能與品質(zhì)。

電子文件歸檔和電子檔案有助于提升項目的可持續(xù)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案易受時間、環(huán)境等因素影響，導(dǎo)致信息丟失或損壞。電子檔案則具有更強(qiáng)的耐久性和可復(fù)制性，能夠長期保存項目信息，為項目后續(xù)維護(hù)和運(yùn)營提供可靠依據(jù)。同時，通過加密、權(quán)限控制等手段，電子檔案能夠確保項目信息的安全性和保密性，有效防止信息泄露和濫用。

此外，電子文件歸檔和電子檔案管理的實(shí)施對環(huán)境保護(hù)產(chǎn)生了積極影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案紙張消耗量大，給環(huán)境帶來沉重壓力，而電子檔案的普及不僅減少了紙張的使用量，還節(jié)省了存儲空間，節(jié)約了寶貴的資源，降低了對環(huán)境的負(fù)面影響。這一做法符合新發(fā)展理念的要求，也契合全社會對綠色環(huán)保低碳的重視和追求，將推動整個行業(yè)向著更加綠色、可持續(xù)的方向發(fā)展。

5 學(xué)術(shù)研討

5.1 建設(shè)項目電子檔案體系化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展與廣泛應(yīng)用，電子檔案已成為現(xiàn)代建設(shè)項目管理中不可或缺的信息支柱。為確保其真實(shí)性、完整性、可用性及安全性，推進(jìn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)顯得尤為迫切。本案例通過深度融合工程管理體系與檔案分類，成功構(gòu)建了以“檔案分類”“WBS+EBS”及“歸檔范圍”為核心的建設(shè)項目電子檔案分類體系，實(shí)現(xiàn)了工程質(zhì)量管理與電子檔案管理的無縫融合，確保了電子檔案與工程建設(shè)質(zhì)量管控體系精確匹配。此外，通過編制《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件元數(shù)據(jù)方案》及《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件在線歸檔接口方案》等規(guī)范性文件，進(jìn)一步細(xì)化了項目電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，使項目電子文件的收集、整理、歸檔過程實(shí)現(xiàn)了可視化、可控化及可量化，顯著提升了檔案管理的質(zhì)量與效率。

5.2 電子檔案管理模式創(chuàng)新

面對電子檔案數(shù)量的急劇增長與種類的日益多樣化，傳統(tǒng)檔案管理模式已顯露出其局限性。因此，探索如何運(yùn)用全生命周期管理理念，創(chuàng)新電子檔案管理模式向智能化、自動化轉(zhuǎn)型，提升檔案管理質(zhì)量與效率成為電子檔案領(lǐng)域的熱門議題。本案例秉承全程管理、前端控制、集中統(tǒng)一的核心理念，依托前沿信息技術(shù)，構(gòu)建了一套全方位覆蓋電子文件形成、捕獲、入庫、保管及利用的一體化管控體系，確保了電子文件和電子檔案在其全生命周期內(nèi)均能得到周密而細(xì)致的管控。同時，成功實(shí)現(xiàn)了電子文件的質(zhì)量智能化檢查與自動組卷等功能，使文件收集、整理、歸檔的流程更加快捷、規(guī)范且高效，推動了檔案管理現(xiàn)代化水平的顯著提升，為檔案管理事業(yè)的新發(fā)展注入了強(qiáng)勁動力。

5.3 電子檔案服務(wù)模式創(chuàng)新

電子檔案憑借其詳盡的內(nèi)容、清晰的結(jié)構(gòu)以及豐富的元數(shù)據(jù)特性，已成為信息領(lǐng)域中的寶貴資源。為精準(zhǔn)捕捉用戶需求，提供更加貼心、便捷的檔案服務(wù)體驗，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析、用戶畫像等先進(jìn)技術(shù)對電子檔案服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新已成為行業(yè)共識。本案例通過將電子檔案與BIM模型、AI及大數(shù)據(jù)技術(shù)深度融合，研發(fā)出了一系列創(chuàng)新應(yīng)用，如基于BIM模型的電子檔案查詢系統(tǒng)以及建材報驗檔案的知識地圖等。這些創(chuàng)新應(yīng)用不僅提升了電子檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量，還通過深度挖掘電子檔案資源中的豐富信息，為項目建設(shè)及后續(xù)運(yùn)營管理提供了強(qiáng)有力的信息支持，使決策過程更加精準(zhǔn)、高效。

案例撰稿人：謝培寧 郭姍姍 張 希

注釋與參考文獻(xiàn)

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[2]馬忠民.基于區(qū)塊鏈的質(zhì)量管理體系設(shè)計構(gòu)想[J].中國標(biāo)準(zhǔn)化，2020（6）：149-153.

[3]楊安榮.電子文件全程管理與信息安全保障的并行之路[J].保密科學(xué)技術(shù)，2014（6）：44-47.

（責(zé)任編輯：邵澍赟）