檔案信息化管理過程中面臨的安全隱患及對策研究

摘 要：進入信息化時代，網絡技術、大數據技術逐漸滲透至各行各業(yè)，實現了檔案管理朝著信息化方向發(fā)展。檔案信息化管理極大地提高了檔案管理效率，并減少了檔案管理過程中的成本投入。與此同時，網絡的開放性也給檔案信息化管理帶來了一系列安全隱患。文章結合自身工作實踐，總結了檔案信息化管理過程中面臨的安全隱患，并提出了相應的對策。

關鍵詞：檔案信息化管理；安全隱患；對策分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案信息化管理，實質上是將過往依賴紙質、錄像帶、錄音帶等實體媒介保存的檔案資料轉換到數字領域的過程。包括利用高科技手段，如掃描和數字化轉換，將這些實體記錄轉變?yōu)閿底謭D像、視頻片段、音頻文件等，隨后安全存儲在光盤庫或磁帶庫等電子存儲設施。當需要查閱檔案時，可以利用信息技術快速搜索并獲取所需信息，極大地提高了檢索效率。信息技術在給檔案管理帶來諸多便利的同時，也引發(fā)了一些新問題，其中以安全隱患問題最為突出。因此，檔案局在檔案信息化管理過程中還需要高度重視對安全隱患的預防。

一、提升檔案信息化安全管理的必要性分析

1.防止檔案信息被泄露的必要手段

在進入信息化時代，信息網絡的競爭日益激烈，除了傳統(tǒng)意義上的安全問題外，還包含一系列非傳統(tǒng)意義上的信息資源安全問題，并成為全球各個國家競爭激烈的戰(zhàn)略資源。為了占據信息資源的制高點，商業(yè)競爭對手與敵對勢力試圖借助各種渠道與途徑獲取各類電子信息資源，其中便包含了檔案信息資源。因此，檔案局高度重視檔案信息的安全管理，并針對檔案信息構建安全的防火墻，從而有效避免檔案信息發(fā)生被泄密的現象。

2.是避免檔案信息損失的必然選擇

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，威脅檔案管理安全的主要因素為自然災害、基礎設備、人為因素等，其中一些災害，如火災、地震等將給檔案信息資源帶來毀滅性的破壞。而實現檔案信息化管理后，檔案的存儲介質變成光盤、磁材、磁盤等，但電子檔案因為容易被消磁、氧化等引發(fā)一系列安全問題。因此，高度重視檔案信息化管理過程中的安全隱患防范，是避免檔案信息丟失與損失的必然選擇。

3.提升檔案利用價值的必然途徑

在建設社會主義法治社會的關鍵時期，要想建設法治政府，就需要充分利用政府信息公開的方式提升信息資源的應用價值，推動檔案信息化管理的發(fā)展與進步。但是，在經濟發(fā)展的推動下，檔案信息的重要作用日益凸顯，要想更好地利用檔案信息為各個領域服務，就需要嚴格開展評審識別與檢驗，從而避免機密或者敏感的檔案信息被泄露。因此，在當前檔案信息化管理下，高度重視檔案信息安全管理，針對檔案開放構建相應的評價體系，對檔案信息實施嚴格的審批，并處理好檔案資源服務與檔案信息安全二者的矛盾，將檔案的價值充分發(fā)揮出來，以更好地滿足社會各界對檔案信息的需求，提升檔案的利用價值。

二、檔案信息化管理過程中面臨的安全風險分析

在實現檔案信息化管理過程中，網絡與數字化技術的應用也給檔案管理帶來了諸多安全風險，歸納起來，常見安全風險類型主要有：

1.物理安全風險

檔案信息化管理離不開軟件與硬件設備的支持與保障，給檔案管理帶來了物理安全風險。網絡系統(tǒng)屬于弱電工程，其耐壓值非常低。因此，當遭受地震、火災、洪水等災害時便可能致使設備停止運行，或者設備設施在運行過程中發(fā)生故障，或者檔案管理人員操作失誤，管理設備被盜、遭受電磁干擾等，均可能威脅檔案信息的安全。

2.網絡安全風險

隨著信息技術的飛速發(fā)展，將其應用在檔案管理過程中，極大地提高了檔案管理的效率，擴大了網絡應用的覆蓋范圍。但與此同時，外部網絡信息也會遭受網絡的威脅，如病毒入侵會阻斷網絡通信設備，進而破壞系統(tǒng)的數據以及文件信息等，由于重要的檔案資料未及時備份，因而被損壞或者丟失，造成難以彌補的損失。

3.系統(tǒng)安全風險

系統(tǒng)的安全威脅主要取決于其具體應用，由于應用涉及范圍廣，且應用的類型也在不斷增加，系統(tǒng)的安全呈現出持續(xù)變化、動態(tài)的特征。應用系統(tǒng)安全威脅包含了信息與數據方面的安全，其中，包含涉密檔案信息被泄露，未經授權惡意訪問，對檔案信息的完整性實施破壞或者破壞系統(tǒng)等。

4.管理安全風險

檔案信息化管理需要完善的管理體系做保障，假如安全管理體系不健全，對權責的劃分不明確以及現有的檔案安全管理體系落實不到位等，均會增加檔案信息化管理過程中的安全風險。一旦檔案信息管理網絡遭受攻擊或者入侵，因為缺乏健全、高效的應急管理機制，就無法第一時間對檔案信息管理的安全性開展實時檢測、監(jiān)控、報告以及預警等。除此之外，不能審查網絡的可靠性，一旦管理系統(tǒng)遭受黑客攻擊，常常難以提供線索，無法對攻擊實施跟蹤并提出解決辦法。

三、防范檔案信息化管理安全風險對策

1.構建完善的檔案信息化管理體系

檔案管理屬于一項復雜且煩瑣的工作，若想確保檔案管理有序開展，檔案局應在遵循國家相關法律的基礎上構建一套檔案信息化管理體系，目的是嚴格把控檔案信息化管理涉及的各個流程與關鍵點。首先，需要完善外部機制環(huán)境，即深入挖掘并分析檔案信息化管理體系的重要數據，將具備價值的信息挖掘出來形成核心生產力，并在此過程中注重檔案信息網絡數據與網絡用戶隱私的安全性；其次，需要針對檔案信息數據的開發(fā)與利用建立門戶網站，并制定科學的信息開發(fā)與利用大數據挖掘機制?？紤]在檔案信息中存在很多長期保存但是利用少的信息，這部分檔案數據難以得到最大程度的開發(fā)，通過構建門戶網站的形式可以方便用戶訪問并利用各方面的檔案數據。

2.建立健全檔案信息化管理機制

檔案信息化管理工作離不開完善的管理機制做保障，歸納起來檔案局可以從以下幾個方面著手：第一，建立一套完善的檔案信息化管理與應用規(guī)范體系，確保操作有章可循。該體系不僅應明確賬戶密碼管理、訪問權限控制、數據傳輸加密等安全保密措施，還應通過嚴格的規(guī)則來保障檔案信息、賬戶訪問及系統(tǒng)運行的安全無虞；第二，設立檔案保管與維護的長效機制，覆蓋從檔案管理系統(tǒng)定期維護檢查到軟硬件的及時更新，再到基礎設備設施日常保養(yǎng)和存儲媒介的周期性替換，全方位確保檔案信息安全可靠；第三，構建明確的檔案管理責任制，將責任明確到個人，既包括高層的領導責任，也有直接管理者的執(zhí)行責任，通過簽訂安全責任承諾書，詳細界定每個人在檔案信息化管理中的安全職責，并確立追責機制，強化安全管理的執(zhí)行力；第四，建立檔案安全預警與應急響應機制，針對潛在風險預設預警信號和應對方案，定期排查安全隱患，并組織實戰(zhàn)演練，確保團隊能在第一時間識別并妥善處理安全事件，將風險降至最低；第五，完善檔案信息化安全監(jiān)督，不僅要求記錄每次信息化建設的操作痕跡和系統(tǒng)使用日志，以便追溯審查，還應長期保存數據庫檢查、基礎設備設施監(jiān)測和檔案庫房巡檢等重要環(huán)節(jié)的記錄，以便檔案管理人員隨時核查，追溯安全隱患發(fā)生的根源，持續(xù)優(yōu)化管理流程。

3.優(yōu)化檔案信息化管理硬件設備設施建設

檔案信息化管理的實現離不開硬件設備設施保障，當硬件設備設施發(fā)生故障時，也會威脅檔案信息的安全。其中，環(huán)境因素會對硬件設備設施的運行產生影響。因此，若想保證檔案信息化管理的安全性，還應當采取有效的舉措消除環(huán)境帶來的安全風險，從而確保檔案管理處于可控、安全、有利的環(huán)境中。另外，還需要優(yōu)化信息化管理硬件設備設施，除了需要配備基礎的消毒設備、消防設備、溫度與濕度傳感器、防盜設備、環(huán)境監(jiān)控設備以及門禁系統(tǒng)外，還應當指定專人定期檢查檔案庫房與機房的設備設施是否處于良好的運行狀態(tài)。在經濟允許的情況下，檔案局還可以嘗試建設智能庫房或者機房，從而自動控制庫房與機房的溫度與濕度，有效識別進出人員的身份，實現檔案入庫盤點管理的自動化，減少人為因素造成的安全隱患。

4.積極應用安全風險防控新技術

在檔案信息化管理過程中，可以積極應用新技術來防控安全風險，當前比較常見的防控技術有以下幾類：

（1）防火墻技術。該技術主要是通過有效形成網絡屏障來阻止網絡黑客的訪問，常常也將其叫作控制進/出兩個方向通信的門檻。在網絡邊界上通過設立防火墻，成功將內部網絡與外部網絡隔離開，阻擋外部網絡的侵入，極大地提升內部網絡的安全性。

（2）防水墻技術。在檔案信息化管理過程中，內網引起的信息安全威脅主要是因為工作人員缺乏安全意識、現有的管理制度不健全、內部關于敏感或者機密的信息技術管理存在漏洞、非法接入與非法外聯等。因此，為了預防內部管理漏洞引起的安全威脅，可以應用防水墻技術管理內部網絡，發(fā)揮安全管理內外兼防的作用。與防火墻技術、內網隔離技術以及入侵檢測技術等不同的是，防水墻主要用于解決內部網絡安全威脅，從而保護局域網中的檔案數據與信息免被泄露，發(fā)揮保護檔案信息安全的目的。

（3）入侵檢測技術。入侵檢測技術是一種能夠實時監(jiān)控并響應安全威脅的技術手段，它通過記錄網絡活動的詳細日志，實現對網絡連接的追蹤、還原及必要時的中斷操作，以此來對抗內部和外部的網絡侵犯行為。這項技術顯著減少了黑客入侵的時間窗，僅需在目標網絡區(qū)域部署入侵檢測系統(tǒng)，就能全天候監(jiān)控所有嘗試訪問主機的行為，及時將監(jiān)控信息報告給管理系統(tǒng)，一旦有任何系統(tǒng)遭受攻擊，系統(tǒng)能立即察覺。在網絡安全架構中整合網絡入侵檢測系統(tǒng)，能夠有力防御多維度的非法侵擾，不僅對外部的惡意攻擊起到阻擊作用，還加強了內部網絡的秩序管理，保護系統(tǒng)資源免受內部安全威脅，有效堵住了安全漏洞，提升了整體的網絡安全防護效能。

（4）備份與鏡像技術。在推進檔案信息化管理的進程中，為了抵御潛在的安全風險，采用備份技術和鏡像技術是對抗系統(tǒng)威脅的有效策略。備份技術涉及將系統(tǒng)內的關鍵數據復制并儲存到安全的異地位置，確保即使遭遇意外損失，也能夠迅速利用備份資料恢復信息，不僅加固了檔案的完整性和信賴度，還進一步確保了核心檔案信息安全無虞。另外，鏡像技術通過創(chuàng)建兩套功能一致的系統(tǒng)環(huán)境，即使其中一個遇到故障，另一個系統(tǒng)仍能無縫接替運行，有效隔絕了單一硬件故障可能誘發(fā)的數據損壞或服務中斷的風險，為檔案信息的連續(xù)性和安全性提供了雙保險。

（5）安全掃描技術。安全掃描技術是維護檔案信息資產安全的又一關鍵技術，它與防火墻、入侵防御系統(tǒng)緊密協作，共同構筑起堅固的網絡安全防線。該技術通過系統(tǒng)性地探查網絡環(huán)境，助力網絡管理員即時識別系統(tǒng)配置與運行服務中的安全弱點，據此開展風險評估，準確把握網絡的安全態(tài)勢。在此基礎上，安全掃描結果指導管理員修復漏洞、矯正不當配置，預先堵塞安全缺口，從而在黑客可能入侵前筑起一道堅實的屏障。與側重于實時監(jiān)控和訪問控制的網絡監(jiān)控系統(tǒng)及防火墻相比，安全掃描更專注于事前預防，扮演著主動發(fā)現并預先解決安全_{DKXSREj01bwSd13lywVQkg==}威脅的角色。

（6）漏洞掃描技術。漏洞掃描技術的核心任務是驗證系統(tǒng)是否已正確安裝了必要的安全更新，它能夠協助用戶利用工具，如微軟服務器更新服務（WSUS）、微軟基線安全審核器（MBSA）、Windows在線掃描以及系統(tǒng)中心配置管理器（SCCM，原系統(tǒng)管理服務器SMS）等，全面審視并管理系統(tǒng)的補丁狀態(tài)。該技術強調在權限管理上實施最小權限原則，合理配置訪問控制，以此來約束特洛伊木馬和蠕蟲等惡意軟件在系統(tǒng)中的活動范圍，減少感染機會與危害程度。

5.高度重視檔案管理人才隊伍建設

近年來，隨著檔案信息化管理工作的持續(xù)開展，在提高檔案管理效率與水平方面發(fā)揮著重要作用。而檔案管理信息化管理的程度則主要取決于檔案局管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)的高低。因此，推進檔案信息化管理，需要高度重視人才隊伍建設。檔案局應將檔案專業(yè)人才、計算機專業(yè)人才作為基礎，圍繞培養(yǎng)復合型人才作為重點，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊伍建設。第一，高度重視檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，不斷規(guī)范行為，提高對檔案信息安全管理的重視程度，在檔案信息化管理過程中嚴格執(zhí)行國家頒布的法律法規(guī)以及檔案局制定的管理制度等；第二，檔案局可以采取“走出去，請進來”的方式，重視檔案管理專業(yè)水平建設，組織他們學習檔案信息化管理的新手段與新技術，掌握基本的信息技術技能與計算機操作能力，從而靈活地應用在檔案信息化管理中，不斷提升檔案管理人員的整體素質。

四、結語

綜上所述，隨著經濟的飛速發(fā)展，對檔案信息的保密性、安全性也提出了更高要求，為了避免檔案信息被泄露，保障國家的利益免受侵犯，檔案局必須高度重視檔案的安全管理，要深入分析檔案信息化管理過程中面臨的安全威脅，并從構建管理機制、完善管理制度、積極應用防御新技術、加強硬件設備設施建設以及優(yōu)化管理隊伍等方面入手，提升檔案信息的安全性，推動檔案信息化發(fā)展。

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作者單位：云南省昭通市檔案館