淺議質(zhì)量強(qiáng)市示范城市創(chuàng)建中的資料工作標(biāo)準(zhǔn)

馬朋成

摘要：論文以武漢市為例，分析了創(chuàng)建全國(guó)質(zhì)量強(qiáng)市示范城市中的資料編制工作實(shí)踐，探索了一系列標(biāo)準(zhǔn)化的工作模式，大幅提升工作效率，為國(guó)內(nèi)各創(chuàng)建城市以及其他類似創(chuàng)建工作提供參考。

關(guān)鍵詞：工作標(biāo)準(zhǔn) 創(chuàng)建 全國(guó)質(zhì)量強(qiáng)市示范城市 資料

Discussion on the Standard of Data Work in the Establishment of a Demonstration City with High-quality

Ma Pengcheng（ Wuhan Institute of Standardization ）

Abstract： Taking Wuhan as an example， this paper analyzes the data compilation practice of creating a national demonstration city of quality and strong city， explores a series of standardized working modes， greatly improves work efficiency， and provides reference for domestic cities and other similar creation works.

Key words： work standard， establish， a national demonstration city with high-quality， data

1 現(xiàn)狀和問題

全國(guó)質(zhì)量強(qiáng)市示范城市是由國(guó)家質(zhì)檢總局主辦，為貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院頒布的《質(zhì)量發(fā)展綱要（2011—2020年）》關(guān)于“廣泛開展質(zhì)量強(qiáng)?。▍^(qū)、市）活動(dòng)”和實(shí)施“地區(qū)間質(zhì)量對(duì)比提升”的要求，全面提高質(zhì)量管理水平，推動(dòng)建設(shè)質(zhì)量強(qiáng)國(guó)，促進(jìn)城市有質(zhì)量的發(fā)展，進(jìn)一步動(dòng)員全社會(huì)重視和加強(qiáng)質(zhì)量工作而開展的一項(xiàng)活動(dòng)。2013年，深圳市成為全國(guó)首個(gè)獲得質(zhì)量強(qiáng)市示范城市稱號(hào)的城市。目前全國(guó)申請(qǐng)創(chuàng)建質(zhì)量強(qiáng)市示范城市的數(shù)量達(dá)到178個(gè)，其中經(jīng)過申述論證、創(chuàng)建、省級(jí)預(yù)驗(yàn)收、國(guó)家級(jí)驗(yàn)收等一系列環(huán)節(jié)，最終獲得“全國(guó)質(zhì)量強(qiáng)市示范城市”稱號(hào)的僅有深圳、成都、南京、廈門、杭州、廣州、大連等25座城市，通過率不足15%，國(guó)家質(zhì)檢總局有關(guān)負(fù)責(zé)人明確表示，今后對(duì)創(chuàng)建城市從嚴(yán)要求、嚴(yán)格把關(guān)，成熟一個(gè)批準(zhǔn)命名一個(gè)，寧缺毋濫[1]。

創(chuàng)建工作需要投入巨大的人力、財(cái)力、物力，涉及政府部門、社會(huì)機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位60余個(gè)，可以說是創(chuàng)建城市的一項(xiàng)全面系統(tǒng)性工程，國(guó)家質(zhì)檢總局于2012年和2016年先后發(fā)布了2版《創(chuàng)建工作考核驗(yàn)收細(xì)則》，對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)，從創(chuàng)建情況來看，很多城市并沒有很好貫徹考核驗(yàn)收細(xì)則的有關(guān)要求，一方面有城市相關(guān)工作不到位的原因，另外一方面，很大程度上是因?yàn)榉从硠?chuàng)建工作的證明資料編制不到位。工作證明資料是創(chuàng)建“全國(guó)質(zhì)量強(qiáng)市示范城市”的基本面反映，是工作成績(jī)的展現(xiàn)載體，根據(jù)國(guó)家質(zhì)檢總局發(fā)布的驗(yàn)收指導(dǎo)方案，資料預(yù)審是國(guó)家級(jí)驗(yàn)收的第一項(xiàng)程序，證明資料是專家組了解一個(gè)城市創(chuàng)建水平的第一渠道和初次印象，證明資料的質(zhì)量水平在某種程度上決定著驗(yàn)收工作的啟動(dòng)與否，繼而決定著城市通過驗(yàn)收的時(shí)間點(diǎn)和最終結(jié)果，更決定著創(chuàng)建工作的階段性規(guī)劃，對(duì)整個(gè)城市的綜合工作影響頗多。

因沒有統(tǒng)一的具體方案和操作指南，驗(yàn)收證明資料的編制工作一直是各創(chuàng)建城市面臨的現(xiàn)實(shí)難題，由此產(chǎn)生的問題主要表現(xiàn)在內(nèi)容和形式兩方面。其中：內(nèi)容方面表現(xiàn)為資料與驗(yàn)收細(xì)則不相關(guān)，答非所問；資料不夠充實(shí)，不足以證明驗(yàn)收細(xì)則要求的工作；資料邏輯順序不清晰，不能很好反映工作實(shí)際。而形式方面則表現(xiàn)為文件繁雜無標(biāo)注，專家查閱困難；頁碼系統(tǒng)不嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)缺失、疊加、不匹配問題；目錄不夠簡(jiǎn)明，文件名擬定不夠準(zhǔn)確；頁面質(zhì)量低，出現(xiàn)不整齊、不美觀、不規(guī)范等問題。諸如此類問題在實(shí)際工作中不一而足。

創(chuàng)建工作證明資料的編制也是整個(gè)創(chuàng)建工作中的一項(xiàng)系統(tǒng)性子工程，編制好證明資料，需要有一系列的方法和要求，充分體現(xiàn)了統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)和最優(yōu)化等標(biāo)準(zhǔn)化基本原理，前ISO主席張曉剛先生曾公開說過“應(yīng)將好的工作方法固化下來，形成標(biāo)準(zhǔn)”，因此，筆者認(rèn)為有必要將這些好的方法從標(biāo)準(zhǔn)化的角度進(jìn)行研究，形成工作標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)工作質(zhì)量和工作效率的提高[2]，以期對(duì)創(chuàng)建工作乃至類似工作實(shí)踐提供有益參考。

本文將以武漢為例進(jìn)行分析，武漢市于2012年向國(guó)家質(zhì)檢總局提出了創(chuàng)建申請(qǐng)，2015年11月獲批創(chuàng)建，2016年5月全面啟動(dòng)創(chuàng)建工作， 2017年4月起，編制創(chuàng)建工作證明資料，期間8月底通過省級(jí)預(yù)驗(yàn)收，9月底申請(qǐng)國(guó)家級(jí)驗(yàn)收，截至11月，武漢市的證明資料共有53冊(cè)2060份文件共計(jì)15079頁資料，是全國(guó)已驗(yàn)收城市資料數(shù)量的1.5～2倍，內(nèi)容和形式方面比較完善，成為國(guó)家級(jí)驗(yàn)收的良好基礎(chǔ)。

2 案例和建議

證明資料的編制需經(jīng)過收集、轉(zhuǎn)置與轉(zhuǎn)化、匯編、完善與更新等環(huán)節(jié)，進(jìn)行多輪的循環(huán)改進(jìn)[3]，才能形成最終的成套資料，具備省級(jí)、國(guó)家級(jí)驗(yàn)收的基本條件。整個(gè)過程中對(duì)統(tǒng)一性和規(guī)范性要求比較高，所以適宜用一系列的工作標(biāo)準(zhǔn)加以指導(dǎo)[4]。

2.1 資料收集

資料開始收集時(shí)，首先應(yīng)對(duì)照依據(jù)性文件編制資料收集責(zé)任分工表，其中：依據(jù)性文件是指國(guó)家考核驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，責(zé)任分為外部責(zé)任和內(nèi)部責(zé)任，外部責(zé)任主體是指參與創(chuàng)建的單位，內(nèi)部責(zé)任主體是指參與資料收集工作的工作人員。

國(guó)家考核驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)包括質(zhì)量發(fā)展規(guī)劃、質(zhì)量文化特色、質(zhì)量基礎(chǔ)保障、質(zhì)量工作組織、質(zhì)量宏觀管理、產(chǎn)品質(zhì)量提升、工程質(zhì)量提高、服務(wù)質(zhì)量提高、質(zhì)量發(fā)展成果、質(zhì)量發(fā)展創(chuàng)新10個(gè)方面50項(xiàng)124條打分項(xiàng)。武漢市參與創(chuàng)建的單位（責(zé)任單位或配合單位）包括各區(qū)、各部門、企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他單位等共有74家（其中需要收集資料的有61家）。由于參與創(chuàng)建的單位眾多，需安排專門的資料員進(jìn)行對(duì)接，才能齊頭并進(jìn)開展收集工作，武漢市實(shí)施質(zhì)量強(qiáng)市戰(zhàn)略工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室（現(xiàn)升級(jí)為武漢市質(zhì)量強(qiáng)市工作委員會(huì)）成立了工作專班，共安排了5名資料工作人員，對(duì)接綜合工作、產(chǎn)品質(zhì)量、工程質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、環(huán)境質(zhì)量5個(gè)方面的創(chuàng)建單位。

證明資料的收集范圍覆蓋相關(guān)工作的全周期，即原則上，每項(xiàng)工作的證明資料收集遵循PDCA循環(huán)（又稱質(zhì)量環(huán)），包括四大環(huán)節(jié)的材料。其中計(jì)劃（plan）階段包括戰(zhàn)略規(guī)劃、行動(dòng)計(jì)劃、工作要點(diǎn)、貫徹實(shí)施方案、意見通知、制度辦法等材料；執(zhí)行（do）階段包括工作表單、工作照片、請(qǐng)示報(bào)告、批示回復(fù)、研究報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作函件等材料；檢查（check）階段包括工作總結(jié)、工作報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、新聞宣傳等材料；處理（action）階段包括證書、表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、通報(bào)、公示、處罰等材料。

證明資料是通過各資料員對(duì)接各創(chuàng)建單位，以創(chuàng)建單位為整體進(jìn)行收集的，收集進(jìn)來的證明資料，需要按依據(jù)性文件、要求條款、責(zé)任類型等要素進(jìn)行編號(hào)索引，為下一步資料轉(zhuǎn)置工作做好準(zhǔn)備。

完成以上設(shè)計(jì)，可編制出資料收集責(zé)任分解表（見表1）。表格編制好后，可以依據(jù)此表啟動(dòng)相應(yīng)的培訓(xùn)、溝通、交接、記錄、反饋等資料收集工作。

如表1所示，圖中責(zé)任單位和配合單位欄目下的數(shù)字代表該單位作為不同創(chuàng)建主體所參與的工作數(shù)量，由于一項(xiàng)工作往往是由若干個(gè)責(zé)任單位和配合單位共同完成的，所以實(shí)際需要確認(rèn)的全部資料收集信息量是540條，每一條工作信息又對(duì)應(yīng)若干份（PDCA循環(huán)原則）證明材料。各資料員對(duì)資料收集責(zé)任分解表中的工作數(shù)量進(jìn)一步展開，列出具體工作條款，對(duì)接相關(guān)創(chuàng)建單位進(jìn)行收集，將收集到的資料信息填寫入該表。

2.2 資料轉(zhuǎn)置與轉(zhuǎn)化

資料轉(zhuǎn)置是指將按部門歸集的資料，通過索引編號(hào)，梳理匯總為按驗(yàn)收細(xì)則條款歸集的資料，部門資料經(jīng)過轉(zhuǎn)置，才能成為系統(tǒng)性反映部分創(chuàng)建工作情況的證明資料。資料轉(zhuǎn)置分表（見表2）即是各資料員每一輪的工作成果，是一個(gè)小型的目錄匯總表。

資料轉(zhuǎn)化是指將不同格式的文檔（包括word、excel、ppt、html等文檔，以及紙質(zhì)版材料）轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的文檔（PDF文件）。各資料員轉(zhuǎn)置分表相對(duì)應(yīng)的資料文本應(yīng)按“部門—工作條款”的編號(hào)建立兩級(jí)文件夾，進(jìn)行歸類存放，并委托文印公司將其轉(zhuǎn)化為單個(gè)的PDF文件，以便追溯和下一步資料匯編。

2.3 資料匯編

收集、轉(zhuǎn)置后的資料目錄，要進(jìn)一步匯編，才能成為反映全部工作的系統(tǒng)性證明資料。各資料員應(yīng)將轉(zhuǎn)置分表進(jìn)行調(diào)整后，再交由資料匯總?cè)藛T進(jìn)行匯編，匯編的工作包括建立總表、導(dǎo)入分表、文件排序等工作，匯編后的資料目錄經(jīng)過會(huì)議確認(rèn)（包括刪減、調(diào)序、改名等工作）后，即形成一版證明資料目錄匯總表（見表3）。

各資料員根據(jù)會(huì)議確認(rèn)的資料目錄匯總表，對(duì)各自負(fù)責(zé)的文檔資料（前期轉(zhuǎn)化好的PDF文件）進(jìn)行調(diào)整（包括合并、篩除、改名等工作），再提交給資料匯總?cè)藛T，后者對(duì)全部文檔資料（PDF）進(jìn)行歸類匯總（即合并相同的文件夾，最終應(yīng)有 “不超過124條打分項(xiàng)”個(gè)文件夾），再連同會(huì)議確認(rèn)后的資料目標(biāo)匯總表，一并交付文印公司進(jìn)行文檔合并，即將千余份PDF文件按照要求合并為50個(gè)PDF文件（驗(yàn)收細(xì)則共有十方面工作50項(xiàng)指標(biāo)124條打分項(xiàng)任務(wù)，要求每個(gè)指標(biāo)單獨(dú)成冊(cè)，每個(gè)指標(biāo)內(nèi)有若干個(gè)打分項(xiàng)）。合并后的50冊(cè)PDF文件應(yīng)分別統(tǒng)計(jì)單冊(cè)頁數(shù)，為后期資料刪減和印刷裝訂做參考。

2.4 資料完善與更新

經(jīng)過資料收集、轉(zhuǎn)置、轉(zhuǎn)化、匯編等環(huán)節(jié)，證明資料具備了一定雛形，但較驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)還有一定差距，需要在內(nèi)容和形式等方面進(jìn)行完善，并進(jìn)行若干輪周而復(fù)始的循環(huán)改進(jìn)，不斷更新版本，才能具備國(guó)家級(jí)驗(yàn)收條件。

其中，內(nèi)容方面的完善，包括檢查每個(gè)打分項(xiàng)的證明資料是否有效、充實(shí)、合理，即對(duì)當(dāng)前已有的文件進(jìn)行替換、補(bǔ)充、調(diào)序等，編制資料問題銷號(hào)統(tǒng)計(jì)表（見表4），對(duì)自查或省級(jí)預(yù)驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問題，列出整改措施和進(jìn)度計(jì)劃，逐項(xiàng)銷號(hào)，直至全部問題解決完畢。對(duì)每一輪新增、修改或調(diào)序的文件，應(yīng)在資料目錄匯總表中明確標(biāo)注，以便于文印公司對(duì)PDF文件進(jìn)行切割、合并和頁碼編排。

形式方面的完善，是指對(duì)每一冊(cè)資料的呈現(xiàn)形式進(jìn)行檢查，以最有利于專家查閱和充分得分為原則，對(duì)封面、扉頁、目錄、指標(biāo)說明、頁碼、頁面等部分進(jìn)行優(yōu)化，特別注意時(shí)間落款準(zhǔn)確、文件名簡(jiǎn)明規(guī)范、頁碼前后一致、頁面整齊美觀、關(guān)鍵句標(biāo)注清晰等方面的細(xì)節(jié)問題，編制資料形式問題銷號(hào)統(tǒng)計(jì)表（見表5），逐項(xiàng)排查，直至全部解決。

3 結(jié)論和展望

編制創(chuàng)建全國(guó)質(zhì)量強(qiáng)市示范城市的驗(yàn)收證明資料是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，本文以武漢實(shí)踐為例，通過設(shè)計(jì)一系列工作標(biāo)準(zhǔn)（即標(biāo)準(zhǔn)化表格），指導(dǎo)各創(chuàng)建單位及資料人員，開展收集、轉(zhuǎn)置、轉(zhuǎn)化、匯編、完善更新等全流程工作，對(duì)資料編制工作的效率提升和系統(tǒng)性推進(jìn)起到了明顯作用，對(duì)全國(guó)其他創(chuàng)建城市以及類似創(chuàng)建工作具有一定借鑒意義。實(shí)際工作中，各環(huán)節(jié)的問題和經(jīng)驗(yàn)更加細(xì)致和復(fù)雜，限于篇幅和筆者水平，難以窮舉，待今后再研究類似的工作案例。相信隨著全國(guó)質(zhì)量強(qiáng)市示范城市的廣泛創(chuàng)建，會(huì)有更多更好的經(jīng)驗(yàn)方法固化為工作標(biāo)準(zhǔn)得以推廣，支撐地方質(zhì)量強(qiáng)市建設(shè)。

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