河北省民生類(lèi)檔案跨館查詢(xún)利用實(shí)踐探索

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，“扎實(shí)推進(jìn)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館開(kāi)展互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)端查詢(xún)利用服務(wù)，將檔案查詢(xún)利用服務(wù)融入?yún)^(qū)域內(nèi)‘一網(wǎng)通辦’服務(wù)體系，推動(dòng)檔案查詢(xún)利用服務(wù)延伸到村、社區(qū)基層一線，促進(jìn)檔案公共服務(wù)均等化、便捷化?！彪S著人民生活水平的顯著提高，公眾迫切要求加快檔案開(kāi)放、擴(kuò)大檔案利用、提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。為落實(shí)國(guó)家檔案局加大跨區(qū)域檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)力度的要求，實(shí)現(xiàn)河北省內(nèi)區(qū)域間檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案服務(wù)民生、服務(wù)社會(huì)的作用，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案信息、檔案文化需求，河北省檔案館（省方志辦）積極探索服務(wù)大局、服務(wù)人民群眾的新途徑、新方式，以民生檔案“搭橋鋪路”，通過(guò)建立河北省民生類(lèi)檔案異地跨館查詢(xún)利用機(jī)制，開(kāi)展“異地查檔、跨館服務(wù)”，積極拓展民生檔案利用服務(wù)領(lǐng)域，持續(xù)推進(jìn)檔案利用服務(wù)提質(zhì)增效。

一、民生類(lèi)檔案跨館查詢(xún)利用服務(wù)方式初嘗試

2021年7月6日，習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作作出重要批示，提出了“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的目標(biāo)要求，為做好新時(shí)代檔案工作指明了方向。為貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記重要指示批示精神，全面提升檔案工作服務(wù)水平，2021年，河北省檔案館（省方志辦）牽頭倡議創(chuàng)新為民服務(wù)機(jī)制和方式，在全省范圍內(nèi)建立河北省民生類(lèi)檔案異地跨館查詢(xún)利用體系。省內(nèi)各級(jí)綜合檔案館積極響應(yīng)，通過(guò)簽訂省、市、縣三級(jí)跨館利用合作協(xié)議，共建民生檔案跨館利用服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了全省各地區(qū)之間線下民生檔案資源的共享。

全省簽訂的175個(gè)綜合檔案館民生類(lèi)檔案跨館利用合作協(xié)議中，省級(jí)綜合檔案館1個(gè)、市級(jí)綜合檔案館11個(gè)、縣級(jí)綜合檔案館163個(gè)，內(nèi)容包括學(xué)籍檔案、婚姻檔案、人事調(diào)動(dòng)檔案、職稱(chēng)檔案、軍轉(zhuǎn)及復(fù)退軍人安置檔案、土地流轉(zhuǎn)承包檔案等20余種民生類(lèi)檔案。2021年10月14日，河北省內(nèi)民生類(lèi)檔案異地跨館查詢(xún)利用服務(wù)工作正式開(kāi)啟，開(kāi)通省、市、縣三級(jí)綜合檔案館共建共享利用平臺(tái)。至此，全省民生類(lèi)檔案異地跨館查詢(xún)利用工作取得突破性進(jìn)展，初步實(shí)現(xiàn)了河北省內(nèi)區(qū)域間檔案信息資源的共享。

二、試點(diǎn)先行，探索省域跨館利用觸角縱伸到底

自2021年10月河北省民生類(lèi)檔案跨館利用平臺(tái)運(yùn)行以來(lái)，得到了全省各級(jí)綜合檔案館的支持。為滿足社會(huì)民眾不同方面的檔案利用需求，將檔案利用為民服務(wù)縱向推進(jìn)，2022年，根據(jù)各市縣綜合檔案館跨館利用工作進(jìn)展情況，經(jīng)過(guò)充分調(diào)研并征求各方面意見(jiàn)綜合考量，確定邯鄲市、唐山市、張家口市、正定縣、沽源縣五個(gè)綜合檔案館為試點(diǎn)，實(shí)施民生類(lèi)檔案跨館利用試點(diǎn)工作。三個(gè)市級(jí)試點(diǎn)通過(guò)精心策劃媒體宣傳，科學(xué)調(diào)整數(shù)據(jù)庫(kù)，提升群眾認(rèn)知度和體驗(yàn)感；兩個(gè)縣級(jí)試點(diǎn)在試點(diǎn)范圍內(nèi)嘗試民生檔案跨館利用機(jī)制建設(shè)縱深到底，探索基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村跨館利用空白地區(qū)的民生檔案利用途徑，豐富完善跨館利用機(jī)制。經(jīng)過(guò)一年的努力探索，各單位圓滿完成試點(diǎn)工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)省市縣鄉(xiāng)村五級(jí)檔案資源互通共享，擴(kuò)大了跨館利用的社會(huì)影響力和知名度，綜合檔案館服務(wù)社會(huì)造福于民的使命感和創(chuàng)新力得以釋放和展示。正定縣檔案館、沽源縣檔案館、豐南區(qū)檔案館積極與11個(gè)鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、街道辦事處、村簽訂跨館利用協(xié)議。

各級(jí)綜合檔案館試點(diǎn)摸索總結(jié)的跨館利用經(jīng)驗(yàn)價(jià)值：一是探索了基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村跨館利用空白地區(qū)的民生檔案利用途徑，豐富完善了跨館利用機(jī)制，打通了省市縣鄉(xiāng)村五級(jí)之間互通跨館利用通道，擴(kuò)大了跨館利用范圍及檔案利用種類(lèi)，改變了基層地區(qū)檔案利用的局限性以及不便捷現(xiàn)實(shí)。二是探索建立了方便查閱的檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，將民生檔案進(jìn)行梳理、篩查、分類(lèi)，有效提高了利用效率。三是探索了擴(kuò)大跨館利用影響力的多種宣傳模式，有效服務(wù)帶動(dòng)和提升了檔案利用體驗(yàn)感和群眾對(duì)檔案館的認(rèn)可度。

三、跨館利用實(shí)現(xiàn)省市縣三級(jí)向省市縣鄉(xiāng)村五級(jí)跨越式推進(jìn)

黨的二十大報(bào)告提出，全面推進(jìn)鄉(xiāng)村振興。與城市居民相比，農(nóng)村居民享受的基本公共服務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量明顯不夠，為推進(jìn)檔案部門(mén)更廣泛更深入地服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生，民生類(lèi)檔案異地跨館利用服務(wù)助推鄉(xiāng)村振興，將檔案資源向服務(wù)人民群眾的薄弱地區(qū)下沉，讓更多基層群眾了解并享受到異地跨館利用服務(wù)的便利和實(shí)惠。2023年，河北省檔案館（省方志辦）全面貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記提出的關(guān)于檔案工作“三個(gè)走向”的重要指示，以民生需求為導(dǎo)向，以“異地查檔、跨館服務(wù)”為抓手，繼續(xù)牽頭深化河北省民生類(lèi)檔案異地跨館利用工作。通過(guò)示范引領(lǐng)、典型推介等方式，多措并舉廣泛推廣試點(diǎn)成果，全面推進(jìn)民生類(lèi)檔案異地跨館利用在基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)及行政村落地。一是就跨館利用工作開(kāi)展走訪調(diào)研，以第一手實(shí)踐成果助推發(fā)展。制定《河北省民生類(lèi)檔案跨館查詢(xún)利用實(shí)踐探索調(diào)研工作方案》，印發(fā)《關(guān)于調(diào)研民生檔案跨館利用工作的函》。2023年6月，赴唐山市檔案館、邯鄲市檔案館調(diào)研，設(shè)計(jì)和發(fā)放《河北省民生檔案跨館利用工作情況問(wèn)卷調(diào)查表》，撰寫(xiě)《河北省民生類(lèi)檔案跨館查詢(xún)利用實(shí)踐探索調(diào)研報(bào)告》。二是借助全省館長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)攜手推進(jìn)工作，落地實(shí)施。2023年7月，河北省檔案館（省方志辦）主持召開(kāi)全省各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)，制定印發(fā)《關(guān)于深化河北省民生類(lèi)檔案異地跨館利用工作的函》，全面推進(jìn)省內(nèi)民生類(lèi)檔案異地跨館利用平臺(tái)建設(shè)向基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)及行政村延伸。會(huì)后，13個(gè)市綜合檔案館（含定州、辛集）積極響應(yīng)，按照文件要求，認(rèn)真謀劃，加強(qiáng)溝通，組織召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)推進(jìn)會(huì)，印發(fā)相關(guān)通知和實(shí)施方案，推進(jìn)此項(xiàng)工作落地。三是做好工作的指導(dǎo)和總結(jié)，全省覆蓋率實(shí)現(xiàn)跨越式增長(zhǎng)。2023年，河北省內(nèi)新增跨館利用縣區(qū)級(jí)協(xié)議館6個(gè)，跨館利用協(xié)議館增至180個(gè)（不含省檔案館）。全省181個(gè)市縣級(jí)綜合檔案館除一個(gè)縣級(jí)館外，實(shí)現(xiàn)了省市縣三級(jí)綜合檔案館跨館利用的全覆蓋。全省704個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、4552個(gè)行政村與檔案館簽訂了《河北省民生類(lèi)檔案異地跨館利用協(xié)議》，輻射13個(gè)市，74個(gè)縣（市、區(qū)），其中14個(gè)縣實(shí)現(xiàn)轄區(qū)內(nèi)鄉(xiāng)鎮(zhèn)及行政村跨館利用全覆蓋。檔案利用者欲查閱省內(nèi)181個(gè)綜合檔案館（含省檔案館）保管的民生檔案，不僅可以向所在城市的市縣級(jí)綜合檔案館提出申請(qǐng)，也可以就近向簽約鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、村（社區(qū)）提出申請(qǐng)，可同等享受異地查檔、跨館服務(wù)的便捷。深化跨館利用工作全面擴(kuò)大了省市縣鄉(xiāng)村五級(jí)民生檔案資源互通聯(lián)查，各級(jí)綜合檔案館檔案服務(wù)民生邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

三年來(lái)，通過(guò)省內(nèi)跨館利用，解決人民群眾實(shí)際問(wèn)題的實(shí)例非常多。河北省檔案館（省方志辦）第一例跨館利用是2021年10月21日一位滄州青縣利用者欲查找1996年抗洪救災(zāi)省級(jí)表彰決定。省館（辦）工作人員接到青縣綜合檔案館的利用申請(qǐng)后立即進(jìn)行查找，很快找到這份檔案并通過(guò)傳真的方式將復(fù)制件發(fā)往青縣綜合檔案館，不到半天時(shí)間，遠(yuǎn)在滄州青縣的利用者就拿到了省館的檔案復(fù)制件。節(jié)約成本、免去奔波、提高了效率，“讓檔案多跑路，群眾少跑腿”成為現(xiàn)實(shí)，被利用者連連稱(chēng)贊！

2022年4月，河北省檔案館（省方志辦）接到承德市隆化縣檔案館的電話，稱(chēng)有兩位利用者想要查詢(xún)省級(jí)表彰決定，分別是1994年第三產(chǎn)業(yè)普查優(yōu)秀表彰和1990年省標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量系統(tǒng)先進(jìn)。隨后隆化縣檔案館發(fā)送了電子查檔申請(qǐng)表，依據(jù)申請(qǐng)表上的信息，最終找到這兩份表彰決定，復(fù)制并傳真至隆化縣檔案館?？琊^利用切實(shí)打造出民生檔案查詢(xún)“直通車(chē)”，實(shí)實(shí)在在為百姓謀福利，提升群眾查檔幸福感。

2023年8月1日，黑龍江省檔案館聯(lián)系河北省檔案館（省方志辦），提到一位河北省唐山市冀東監(jiān)獄的利用者，需要查閱黑龍江省檔案館的兩份檔案，但由于天氣原因，買(mǎi)不到到黑龍江的車(chē)票。為解決利用者的困難，黑龍江省檔案館提出和河北省檔案館（省方志辦）進(jìn)行跨館利用，利用者再到石家莊拿取所需要的民生檔案。由于河北省檔案館（省方志辦）已經(jīng)獲得各市檔案館的授權(quán)，告知黑龍江省檔案館可以直接與唐山市檔案館聯(lián)系，最終，利用者在家門(mén)口的唐山市檔案館就拿到了自己需要查找的檔案。

四、省外跨館利用協(xié)議簽訂提速增效

除與河北省內(nèi)各市縣綜合檔案館建立跨館利用合作關(guān)系以外，省內(nèi)、省外雙管齊下，在跨省利用方面也進(jìn)行諸多探索。2020年，與北京市檔案館、天津市檔案館簽署的跨館利用合作協(xié)議，是貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記“努力使京津冀成為中國(guó)式現(xiàn)代化建設(shè)的先行區(qū)、示范區(qū)”重要指示，京津冀檔案方志協(xié)同發(fā)展的具體實(shí)踐，構(gòu)建起的三地跨館服務(wù)使群眾享受到更多協(xié)同發(fā)展的紅利和成果。繼此之后，河北省檔案館（省方志辦）加快與省外綜合檔案館的合作步伐，擴(kuò)大省內(nèi)群眾異地跨館利用范圍。2022—2024年，河北省檔案館（省方志辦）突破京津冀地區(qū)，向人口流動(dòng)密集地區(qū)擴(kuò)展。先后與上海市浦東新區(qū)檔案館、重慶市檔案館、山東省檔案館、黑龍江省檔案館、北京市豐臺(tái)區(qū)檔案館、遼寧省檔案館、江西省檔案館、成都市檔案館、福建省檔案館等簽訂了跨館利用協(xié)議?？琊^利用服務(wù)觸角延伸至華東、東北、華北和西南地區(qū)，實(shí)現(xiàn)了省外跨館利用的新突破。

五、創(chuàng)新省內(nèi)省外聯(lián)合跨館利用模式

為將縱向延伸到底、橫向向外拓展兩方面優(yōu)勢(shì)機(jī)制發(fā)揮更大效應(yīng)，河北省檔案館（省方志辦）建立授權(quán)機(jī)制創(chuàng)新全省聯(lián)動(dòng)方式。省內(nèi)180個(gè)市縣檔案館自愿簽訂《民生類(lèi)檔案跨館利用授權(quán)書(shū)》，授權(quán)后的180個(gè)檔案館可直接與河北省檔案館（省方志辦）的省外協(xié)議館進(jìn)行跨館利用，避免了跨省域檔案利用工作的重復(fù)推進(jìn)，是三方共贏的合作。授權(quán)機(jī)制快速、高效地打通了河北省各級(jí)綜合檔案館跨省際民生檔案資源共享的通道，創(chuàng)造了河北省各級(jí)國(guó)家綜合檔案館民生檔案跨省互通資源共享的新格局，省域跨省際利用更加高效便捷，范圍更加拓展。

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案服務(wù)向縱深發(fā)展的條件更加成熟，創(chuàng)新體制機(jī)制，提高服務(wù)水平，增強(qiáng)自主能力，將成為檔案工作的重點(diǎn)任務(wù)。從“十四五”開(kāi)局之年，河北省各級(jí)國(guó)家綜合檔案館團(tuán)結(jié)攜手，謀求共同發(fā)展，建立河北省民生類(lèi)檔案異地跨館利用體系，到2023年，全面擴(kuò)大“一網(wǎng)查檔、異地出證”惠民服務(wù)覆蓋范圍，推進(jìn)檔案服務(wù)體系建設(shè)邁向更廣泛區(qū)域、惠及更多民眾，河北省檔案館（省方志辦）從民生類(lèi)檔案異地跨館查詢(xún)利用工作入手，逐步完善方便人民群眾的檔案利用體系，打破地域限制，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，切實(shí)把為民服務(wù)做到群眾心坎上。

今后一個(gè)時(shí)期，河北省檔案館（省方志辦）將繼續(xù)完善和優(yōu)化跨館利用機(jī)制，擴(kuò)大異地跨館查詢(xún)利用范圍，充分發(fā)揮國(guó)家綜合檔案館作為信息資源基地的作用，搭建更方便、更快捷、更高效的檔案利用服務(wù)通道，提高廣大人民群眾對(duì)跨館利用的認(rèn)可度與滿意度，打造成河北省各級(jí)檔案部門(mén)融匯檔案力量、服務(wù)人民群眾的重要平臺(tái)紐帶，切實(shí)把習(xí)近平總書(shū)記的“兩個(gè)服務(wù)”理念做深做細(xì)做到實(shí)處，在實(shí)現(xiàn)中國(guó)式現(xiàn)代化河北場(chǎng)景中貢獻(xiàn)檔案方志力量。

作者單位：河北省檔案館（省方志辦）