電子發(fā)票全面數(shù)字化背景下高等學(xué)校報銷管理流程電子化實施路徑研究

摘要：近年來，隨著高等教育和科研經(jīng)費管理體制改革不斷深化，國家對高等教育、科研經(jīng)費的投入力度不斷加強，有關(guān)各方對推進高校院所財務(wù)管理工作的要求愈發(fā)迫切。傳統(tǒng)的高校財務(wù)管理手段和方法已經(jīng)無法適應(yīng)電子發(fā)票數(shù)字化、財務(wù)管理信息化發(fā)展的需要。高校報銷管理作為高校財務(wù)管理基礎(chǔ)工作中的重要一環(huán)，面臨新的需求與挑戰(zhàn)。利用信息化手段建設(shè)智能財務(wù)管理體系，借助電子發(fā)票全面數(shù)字化技術(shù)手段，搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)有機融合的橋梁，推進高校報銷管理全面電子化，有助于全面提升高校報銷管理水平、成本核算水平和資源分配效率。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校財務(wù)管理；數(shù)電發(fā)票；無紙化轉(zhuǎn)型

1. 發(fā)票與高等學(xué)校財務(wù)報銷管理的發(fā)展歷程

發(fā)票形式的發(fā)展受經(jīng)濟發(fā)展的影響，也反向影響著財務(wù)管理、財務(wù)核算工作的規(guī)模與流程。發(fā)票形式的不斷發(fā)展也對社會經(jīng)濟實體業(yè)務(wù)系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)提出新的要求。

1.1 發(fā)票的發(fā)展歷程

發(fā)票是社會生產(chǎn)力的產(chǎn)物，是記載交易內(nèi)容的憑據(jù)，也是稽征稅款的重要依據(jù)。2013年，國家發(fā)展和改革委員會辦公廳、財政部辦公廳、國家稅務(wù)總局辦公廳、國家檔案局辦公室發(fā)布《關(guān)于組織開展電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點工作的通知》[1]，開啟了電子發(fā)票系統(tǒng)與會計檔案電子化管理系統(tǒng)、會計核算等相關(guān)系統(tǒng)的對接、測試與完善工作，電子發(fā)票的推廣應(yīng)用自此拉開序幕。2022年，國家稅務(wù)總局上海市稅務(wù)局、國家稅務(wù)總局北京市稅務(wù)局等相繼發(fā)布《關(guān)于進一步開展全面數(shù)字化的電子發(fā)票試點工作的公告》[2-3]。全面數(shù)字化電子發(fā)票（以下簡稱“全電發(fā)票”）進入大眾視野。在此過程中，國務(wù)院、財政部、國家檔案局分別發(fā)布、修訂各類管理辦法，為發(fā)票電子化改革提供制度支撐，也為電子發(fā)票推廣應(yīng)用提供了制度保障[4]。

1.2 高等學(xué)校報銷管理的發(fā)展歷程

高等學(xué)校報銷管理模式基本分為兩個階段，一是現(xiàn)場手工制單階段，二是網(wǎng)上預(yù)約報銷階段?，F(xiàn)場手工制單階段和網(wǎng)上預(yù)約報銷階段報銷流程圖分別如圖1、圖2所示。

在現(xiàn)場手工制單階段，由于報銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能及時反饋，存在經(jīng)費使用負責(zé)人不能及時了解實際經(jīng)費使用情況，導(dǎo)致現(xiàn)場報銷時經(jīng)費不足，出現(xiàn)經(jīng)費使用人不能合理規(guī)劃使用項目經(jīng)費的情形。此外，現(xiàn)場手工制單的工作模式中，會計個人工作效率對業(yè)務(wù)分工影響較大，且審核主要依靠會計個人職業(yè)素養(yǎng)，直接導(dǎo)致會計實際工作負擔重、報銷人員排隊難、執(zhí)行尺度存在差異等情況。

與傳統(tǒng)現(xiàn)場手工報銷模式相比，采取網(wǎng)上預(yù)約報銷讓經(jīng)費管理部門能更清晰地了解經(jīng)費使用情況，避免在報銷階段發(fā)現(xiàn)經(jīng)費不足的情況，有利于各個經(jīng)費使用部門更好地對經(jīng)費進行統(tǒng)籌和管理。以湖南師范大學(xué)為例，該校2014年上線了網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)。在該系統(tǒng)上線初期，主要采取網(wǎng)上填報、線下排隊收單，再統(tǒng)一分配的模式。盡管網(wǎng)上填報報銷單對報銷事項進行了一個初始分類，一定程度上減輕了會計人員的核算負擔，但仍然沒有解決報銷排隊難的問題。2020年，該校財務(wù)處推出預(yù)約制，即按時間段分配報銷窗口，在一定程度上解決了報銷排隊的問題，也大幅提高了報銷速度，但部分會計人員在財務(wù)報銷政策執(zhí)行尺度上存在差異的情況仍然存在。

2. 高等學(xué)校報銷管理實現(xiàn)全面電子化的必要性

近年來，大數(shù)據(jù)、人工智能與云計算技術(shù)正在快速發(fā)展，光學(xué)字符識別等新興信息技術(shù)的普及應(yīng)用使得財務(wù)管理體系正朝著智能化方向快速推進。隨著高等學(xué)校相關(guān)制度的不斷更新、風(fēng)險管理要求的不斷提高，有關(guān)各方對推進高校院所財務(wù)管理工作電子化、智能化的需求也愈發(fā)迫切[5]。

2.1 高等學(xué)校報銷管理實施全面電子化是制度執(zhí)行的必要手段

2022年，《事業(yè)單位成本核算具體指引——高等學(xué)校》[6]的發(fā)布，從實施全面預(yù)算績效管理、提升內(nèi)部管理和成本核算水平、提高運行和資源配置效率等方面對高校財務(wù)信息提出新的需求。傳統(tǒng)的、孤島式的高校財務(wù)信息化管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)當前的制度執(zhí)行需求。因此，高校報銷管理流程的全面電子化是提高信息采集、成本核算水平和內(nèi)部運行效率的必要手段。

2.2 高等學(xué)校報銷管理實施全面電子化也是風(fēng)險管理的基本條件

在“放管服”背景下，一方面是進一步為科研人員減負的需求，另一方面是嚴格執(zhí)行各項財務(wù)管理制度的需求。近期，國家自然科學(xué)基金委員會監(jiān)督委員會公布了2024年第一批次不端行為案件處理結(jié)果。其中，在歷年公開可查的不端行為通報材料中首次出現(xiàn)了科學(xué)基金項目經(jīng)費違規(guī)使用問題。高校報銷管理流程的全面電子化是在核算體量日益增長與財會監(jiān)督標準日益提高的同時，有效利用電子化數(shù)據(jù)分析技術(shù)開展專項監(jiān)督工作，是加強財會監(jiān)督的基本條件。

2.3 高等學(xué)校報銷管理實施全面電子化更是內(nèi)部決策的迫切需要

近年來，隨著本科院校的擴招，高等學(xué)校面臨擴招帶來的基本建設(shè)、教學(xué)投入壓力，同時面臨各專項平臺的建設(shè)壓力。高校報銷管理流程的全面電子化能夠利用有限的資源，最大限度地助力學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展，全面、有效的電子化信息是構(gòu)建全面績效評價的基礎(chǔ)，更是內(nèi)部決策的迫切需要。

3. 高等學(xué)校報銷管理實現(xiàn)全面電子化的實施路徑

現(xiàn)今，高校網(wǎng)上報銷系統(tǒng)等財務(wù)信息系統(tǒng)的功能模塊已在各高校普遍運用，但對于電子發(fā)票全面數(shù)字化的應(yīng)用，大多數(shù)高校仍處于手工簽批、紙質(zhì)歸檔階段，對發(fā)票數(shù)字化這一事物仍處于防范其重復(fù)報銷的“應(yīng)對”階段。因此，高等學(xué)校報銷管理電子化的全面實施需要從以下四個方面著手進行。

3.1 計劃分工與人員動員方面

高等學(xué)校報銷管理的全面電子化不僅涉及財務(wù)管理部門對財務(wù)管理、內(nèi)控管理模式的更新與更替，更涉及學(xué)校各個業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)整合、人員動員等資源調(diào)度工作。

一方面，應(yīng)確定牽頭部門制定詳細的執(zhí)行計劃，對實施過程中的不同階段與任務(wù)進行明確分工。例如，學(xué)校管理部門應(yīng)負責(zé)牽頭確定學(xué)校報銷管理的流程設(shè)計、學(xué)校預(yù)算項目的細分管理、學(xué)校各類項目經(jīng)費的審批權(quán)限確定等；學(xué)校檔案管理部門應(yīng)全面負責(zé)清理電子檔案歸檔的規(guī)范要求、紙質(zhì)檔案與電子檔案并行時期的歸檔與管理規(guī)范；學(xué)校信息化管理部門應(yīng)牽頭整合學(xué)校各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、梳理并協(xié)調(diào)各類業(yè)務(wù)平臺的數(shù)據(jù)傳輸與搭建工作，并全面負責(zé)網(wǎng)絡(luò)與信息安全。

另一方面，在高等學(xué)校報銷管理全面電子化的實施過程中，應(yīng)合理規(guī)劃實施步驟?？刹扇∠瓤蒲?、個人類項目，再公用、部門類項目；先單個試點，再全面鋪開的逐步推進的方式。對個人科研類項目首先開展試點工作，既能完成國家對科研經(jīng)費無紙化報銷試點的工作要求，又能將廣大科研教師從財務(wù)報銷工作中解放出來，且覆蓋范圍大，教師獲得感強，前期協(xié)調(diào)工作相對簡單，政策宣傳效果好，為后續(xù)全面鋪開打下良好的基礎(chǔ)。

以湖南師范大學(xué)為例，目前，該校實行網(wǎng)上預(yù)約報銷近10年。該校師生能充分接受并熟練使用網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，具有良好的實施基礎(chǔ)。通過多年的精細化管理與預(yù)算梳理，部分項目已在立項初期進行了開支項目的定義與管理。例如，從科研項目著手，上線電子簽批系統(tǒng)，即能直接實現(xiàn)部分業(yè)務(wù)的無紙化報銷，但電子化歸檔等問題還須進一步解決。

3.2 信息系統(tǒng)建設(shè)與開發(fā)方面

一是全面梳理高校原有采購平臺、業(yè)務(wù)平臺，逐步開發(fā)專項報銷系統(tǒng)與專項采購平臺，如會議、培訓(xùn)審批系統(tǒng)、差旅費管理系統(tǒng)，將報銷要求、采購要求嵌入相關(guān)系統(tǒng)。這樣不僅實現(xiàn)業(yè)務(wù)報銷的前置審核，利用集成效應(yīng)提高采購談判優(yōu)勢，以進一步規(guī)范貨物、服務(wù)采購管理，還可壓縮費用預(yù)算、節(jié)約相關(guān)經(jīng)費。

二是搭建從業(yè)務(wù)發(fā)起到財務(wù)報銷的全流程電子化管理系統(tǒng)。將OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務(wù)報銷系統(tǒng)等全面聯(lián)通，實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效對接。利用電子發(fā)票數(shù)字化技術(shù)、電子簽章技術(shù)等實現(xiàn)票據(jù)流、審批流全面電子化，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)報銷系統(tǒng)搭建路徑如圖3所示。

三是建立全校共享的文檔歸集系統(tǒng)，利用網(wǎng)上簽批系統(tǒng)、電子簽章技術(shù)和文檔歸集系統(tǒng)逐步推進財務(wù)報銷全面無紙質(zhì)電子化歸集與歸檔，文檔歸集系統(tǒng)運行路徑如圖4所示。目前，在部分報銷事項中仍然存在必須提供紙質(zhì)附件的情況。以公務(wù)接待事項為例，公函是公務(wù)接待報銷業(yè)務(wù)的重要附件之一。建立全校共享的文檔歸集系統(tǒng)，可逐步推進財務(wù)報銷全面無紙質(zhì)電子化歸集與歸檔。

電子化實施路徑

3.3 制度建設(shè)與管理方面

一是要建立與電子化報銷相適應(yīng)的財務(wù)管理制度體系，對應(yīng)起草和制定《電子會計憑證報銷管理辦法》《電子文件歸檔與管理辦法》《檔案分類方案》和《網(wǎng)絡(luò)安全管理辦法》等相關(guān)管理制度[7]，各文件的主要內(nèi)容如表1所示。

二是全面梳理財務(wù)管理制度，對應(yīng)開展預(yù)算精細化管理工作，將各項財務(wù)管理制度分解為系統(tǒng)可識別的判斷條件嵌入財務(wù)電子化管理系統(tǒng)。例如，目前科研經(jīng)費的管理可根據(jù)項目申請書、項目方管理要求，將可報銷事項作為相關(guān)業(yè)務(wù)參數(shù)，提前錄入相關(guān)經(jīng)費使用范圍。當項目負責(zé)人存在報銷事項時，利用ORC技術(shù)自動識別、讀取用戶上傳附件，自動篩選超標報銷、不合規(guī)報銷事項，幫助科研人員合規(guī)使用科研經(jīng)費。將財務(wù)合規(guī)性審核環(huán)節(jié)前置到業(yè)務(wù)發(fā)起填報環(huán)節(jié)，既能有效解決會計核算人員對政策理解不統(tǒng)一問題，又能有效解決線下報賬反復(fù)跑路的問題，實現(xiàn)財務(wù)審核從線下面對面溝通到線上全電子化自動判別、指導(dǎo)和輸出相關(guān)政策依據(jù)，進一步強化財會監(jiān)督。

3.4 人才隊伍培養(yǎng)與引進方面

一是要著重培養(yǎng)會計人員的管理思維、信息化思維、審計思維。高等學(xué)校報銷管理全流程電子化的實現(xiàn)，不僅意味著會計核算工作效率的提升，還意味著高校會計人員工作職能的轉(zhuǎn)變。會計人員的主要職能不僅在于一張發(fā)票、一筆分類的核算，更在于對一批業(yè)務(wù)、一類工作的分類細化管理。因此，具備管理思維、信息化思維、審計思維的會計人員才能更好地推進高校報銷管理全流程電子化的落地與實施。

二是要引入信息技術(shù)類人才，專人負責(zé)財務(wù)信息系統(tǒng)的維護與運行。高等學(xué)校業(yè)務(wù)具有特殊性，不僅涉及學(xué)生的培養(yǎng)，還涉及科研項目的研究與開發(fā)，信息安全不容忽視，過于依賴外部供應(yīng)商對學(xué)校財務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)與運營維護，會有一定的運營維護風(fēng)險。同時，隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，可能存在原有供應(yīng)商無法滿足采購需求，但更換供應(yīng)商存在原系統(tǒng)對接風(fēng)險。

結(jié)語

全電發(fā)票的推廣和高校財務(wù)管理全面電子化應(yīng)用是大勢所趨，是社會經(jīng)濟數(shù)字化的產(chǎn)物[8]。盡管高等學(xué)校的報銷管理全面電子化推進還涉及諸多困境，如組織協(xié)調(diào)困境、人才儲備困境、資金投入困境等，但是，通過建立高校聯(lián)盟，獲取政府職能部門的支持，在系統(tǒng)內(nèi)進行有效的資金、資源整合，集思廣益，逐步累積、逐步推進，能夠促進高校報銷管理全流程電子化的實a9ba1d0aa973b8c8a9ad7f6c2649f19a現(xiàn)，進而推動高校財務(wù)管理的信息化建設(shè)。

參考文獻：

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[7]尹艷芙.數(shù)字化背景下高校無紙化報賬實踐研究——基于XT大學(xué)無紙化報銷試點實踐經(jīng)驗[J].中國管理信息化，2023，26（24）：85-87.

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作者簡介：蘇沙莎，碩士研究生，會計師，190679931@qq.com，研究方向：會計理論與實務(wù)；朱夢雅，本科，會計師，研究方向：會計理論與實務(wù)。