內(nèi)部控制視角下高校圖書館資源風(fēng)險探究

張永彩 程超

摘要：從內(nèi)部控制的角度出發(fā)對圖書館資產(chǎn)管理、典藏文獻布局和多數(shù)據(jù)庫協(xié)同管理三個方面存在的風(fēng)險進行了分析，發(fā)現(xiàn)圖書館資源管理工作中存在賬實不符、排架不合理、多數(shù)據(jù)庫協(xié)同不足的風(fēng)險。提出了建立多系統(tǒng)映射的管理方法將資產(chǎn)管理系統(tǒng)與圖書管理系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，滿架后下架本類最先索書號圖書并上架新索書號圖書的布局策略、利用RFID掃描時對比排序來判斷架位順序的分布式盤點方法。進而得出圖書館應(yīng)重視資源建設(shè)的管理，規(guī)避風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制?圖書館?風(fēng)險管理?排架?RFID

中圖分類號：G258.6;G253

Exploration?of?the?Risks?of?University?Library?Resources?from?the?Perspective?of?Internal?Control

ZHANG?Yongcai????CHENG?Chao*

（Guangzhou?Panyu?Polytechnic，?Guangzhou，?Guangdong?Province，?510000?China）

Abstract：?From?the?perspective?of?internal?control，?this?paper?analyzes?the?risks?existing?in?the?asset?management，?collection?literature?layout?and?multi-database?collaborative?management?of?libraries，?and?finds?that?there?are?the?risks?of?inconsistency?between?accounts?and?reality，?unreasonable?shelving?and?insufficient?multi-database?collaboration?in?the?management?of?library?resources.?This?paper?proposes?a?layout?strategy?of?establishing?a?management?method?of?multi-system?mapping?which?associates?the?asset?management?system?with?the?book?management?system?to?remove?the?books?with?first?call?numbers?of?this?category?from?the?shelves?and?then?shelve?books?with?new?call?numbers?when?shelves?are?full，?and?a?distributed?inventory?method?of?judging?the?order?of?shelves?by?comparing?and?sorting?them?during?RFID?scanning.?Furthermore，?it?concludes?that?libraries?should?attach?importance?to?the?management?of?resource?construction?to?avoid?risks.

Key?Words：?Internal?control;?Library;?Risk?management;?Shelve;?RFID

內(nèi)部控制是一個管理學(xué)概念，是一套保證資產(chǎn)安全、有序、高效的手段和方法。最早的內(nèi)部控制是指由一系列的方法、措施、程序等組成的一個體系，主要是為了保證組織運行的規(guī)范與系統(tǒng)，用以實現(xiàn)組織目標[1]。為了保證組織運行，就要盡可能規(guī)避相應(yīng)的風(fēng)險。風(fēng)險管理就成為了組織內(nèi)部控制的重中之重。圖書館作為一個非營利組織，其目標主要是管理資源和服務(wù)用戶。管理資源體現(xiàn)在對紙質(zhì)文獻采購、流通和電子資源管理中，服務(wù)用戶則體現(xiàn)在資源推廣、活動組織和主題服務(wù)等方面。相較于服務(wù)用戶，圖書館資源管理中的風(fēng)險是較大且需要深入研究的。

相關(guān)文獻研究

在管理資源方面，宋海艷提出的常態(tài)化開展文獻資源數(shù)據(jù)分析和核對是管理資源的基礎(chǔ)[2]，倡導(dǎo)圖書館應(yīng)摸清家底才能提出明確的管理方針。楊愛華通過調(diào)查提出了只有大類才需要排序而小類可以亂架的想法，用以解決圖書倒架、上架困難的情況[3]。數(shù)字資源方面，有學(xué)者提出應(yīng)常態(tài)化開展文獻資源數(shù)據(jù)的分析和核對，使用內(nèi)部控制方法從法律方面分析了數(shù)字資源國際許可方面風(fēng)險成因及控制機制，提出圖書館應(yīng)加強團隊決策和加強對用戶行為的監(jiān)管，培養(yǎng)用戶良好的習(xí)慣[4]。還有從多館合作的基礎(chǔ)上分析了圖書館的內(nèi)部控制模式，提出了分館間合作，突出異化的策略，對圖書館文獻資源進行精細化管理，盡最大可能盤活資產(chǎn)[1]。

綜上所述，管理資源主要集中在圖書資產(chǎn)管理、典藏管理和相關(guān)軟件管理三個方面，各學(xué)者研究都有其可行性。本文主要從圖書館典藏角度對資產(chǎn)管理、文獻布局和多系統(tǒng)協(xié)作來分析其風(fēng)險及應(yīng)對措施。

圖書館典藏資源風(fēng)險分析

內(nèi)部控制風(fēng)險分析方法有很多，本文采用經(jīng)典的風(fēng)險矩陣法（Risk?Matrix）分析法，它是一種把危險發(fā)生的可能性和危害的嚴重程度進行綜合評估的定性研究方法。風(fēng)險矩陣法是風(fēng)險控制過程中一個關(guān)鍵的步驟，是管理學(xué)中一個常用的可視化分析工具。該工具將可能性和危害程度各分為5級，分值依次為1-5分。

圖書資產(chǎn)管理

圖書文獻資源是整個圖書館的核心資源之一，同時也是圖書館風(fēng)險最大的且最容易被忽視的風(fēng)險點。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，圖書館文獻資源管理已經(jīng)開始步入現(xiàn)代化管理手段。文獻資源內(nèi)部控制已經(jīng)成為了必須要面對的問題。與私立院校不同，公立院校中圖書是作為國有資產(chǎn)管理的，因相關(guān)文件并未單獨定義圖書資產(chǎn)管理方法，圖書一直被作為單件實物進行管理，即一本書的管理方法與一件大型機器的管理方法相同。在實際工作中這樣的管理方法并不完全適合現(xiàn)實情況，或者說不易于對接到圖書管理系統(tǒng)。通常情況下圖書管理系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)是兩套沒有任何映射關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)，這就造成了資產(chǎn)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一的風(fēng)險。以往因為重視程度不夠，技術(shù)能力有限，并沒有明確提出圖書管理系統(tǒng)應(yīng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)保持一致，但隨著信息技術(shù)發(fā)展，人工智能工具的加持，兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)不相符的情況會被逐步突顯出來。隨著時間的積累，舊問題將更加難以解決。再之，圖書館丟書后造成的資產(chǎn)損失，也很難在兩系統(tǒng)中共同體現(xiàn)出來，即圖書管理系統(tǒng)中已經(jīng)將圖書狀態(tài)變更為丟失，但資產(chǎn)管理系統(tǒng)中仍沒有從相應(yīng)的數(shù)據(jù)條目中刪除等情況。這不僅對圖書館精細化管理造成了風(fēng)險，還對讀者查找圖書埋下了隱患。所以，按照風(fēng)險矩陣法分析，應(yīng)定其為嚴重程度且很可能再次發(fā)生，按分值則為8分，見圖1。

典藏文獻布局

典藏文獻布局在整個圖書館界都是難題，布局的好壞對排架、倒架、上架圖書、剔舊管理等都存在巨大的風(fēng)險。布局的合理性會直接影響圖書館延續(xù)多年的管理，也是圖書館內(nèi)部控制的一個重要風(fēng)險點。因圖書館擴建、搬遷等情況，圖書館會遇到需要重新排架圖書的情況，筆者調(diào)查了廣州地區(qū)10所高校圖書館，7所圖書館依據(jù)員經(jīng)驗來確定各類圖書所需的架位，1所圖書館采用外包方式精確計算，2所高校沒有做過這方面工作。有學(xué)者提出了精確計算的方式排架[5]，這種精細化管理方法雖然有效降低了風(fēng)險，存在以現(xiàn)狀預(yù)估未來的采書量的情況，未來采書量受到學(xué)校學(xué)科結(jié)構(gòu)、出版社狀態(tài)、供應(yīng)商到貨情況等多種因素影響，致使這樣的計算方法太依賴于理論，實際可行性較差。這些都對文獻布局產(chǎn)生了風(fēng)險，但短期內(nèi)不易發(fā)現(xiàn)，而且非專業(yè)人員也很難考慮到這些。因此，可定為較弱程度且再次發(fā)生的可能性一般，按分值則為6分，見圖1。

多數(shù)據(jù)庫協(xié)同管理。

以“圖書館+RFID”為關(guān)鍵詞檢索中國知網(wǎng)的核心期刊，截止2023年6月18日得到143個結(jié)果，對上述結(jié)果使用CiteSpace進行分析。分析結(jié)果如圖2所示，多集中于對服務(wù)方向的研究，對其應(yīng)用研究較少。特別是對于目前的圖書管理系統(tǒng)，圖書借閱方式已與以前不同，不是一套圖書管理系統(tǒng)就可以完成借還工作。現(xiàn)在多數(shù)圖書館至少有2種及以上的管理系統(tǒng)，例如廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院，有RFID系統(tǒng)、?Aleph圖書管理系統(tǒng)、Primo等。多系統(tǒng)共同使用就會存在風(fēng)險，如數(shù)據(jù)不同步、多庫數(shù)據(jù)差異較大、數(shù)據(jù)與實物不相符等情況。數(shù)據(jù)不同步多發(fā)生于網(wǎng)絡(luò)通信之間，一旦網(wǎng)絡(luò)發(fā)生延遲或阻塞，那么就會對系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)差異的風(fēng)險，且這種風(fēng)險不易被及時發(fā)現(xiàn)。而多庫數(shù)據(jù)差異則體現(xiàn)在各數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)不相同，如RFID數(shù)據(jù)庫中存在的圖書，在圖書管理系統(tǒng)中卻沒有，或者圖書管理系統(tǒng)中有，RFID系統(tǒng)中又查詢不到，還有某個系統(tǒng)中更新了數(shù)據(jù)，另外一個系統(tǒng)需要手動更新的問題。這些情況普遍存在于多系統(tǒng)運行的圖書館中。數(shù)據(jù)與實物不相符的情況在高校圖書館中尤為嚴重，例如在檢索系統(tǒng)中查到的圖書，在館內(nèi)找不到；圖書館內(nèi)找到的圖書卻無法辦理借閱手續(xù)。這些風(fēng)險對讀者和圖書館評估存在較大影響，且因藏書量的增加這些問題會日趨嚴重。故而可定為嚴重程度且可能再次發(fā)生，按分值則為16分，見圖1。

應(yīng)對措施探討

內(nèi)部控制即是要控制風(fēng)險，但風(fēng)險并不是能完全控制的，特別是風(fēng)險越小，付出的成本就會越高。為了達到成本和風(fēng)險的平衡，筆者結(jié)合調(diào)研與基層實踐工作經(jīng)驗，針對上述三方面的風(fēng)險點提出以下應(yīng)對措施。

進一步細化資產(chǎn)管理辦法

圖書管理工作和資產(chǎn)管理工作本身就是兩種不同類別的工作。資產(chǎn)管理工作所涉及的客體較多，不僅包含大型的機器、家具、建筑，還包小型的圖書、手持設(shè)備，而且其實還包含了很多無形資產(chǎn)。由于管理客體不同導(dǎo)致了管理方法也千差萬別。圖書管理具有其特殊性，不同于家具、設(shè)備管理中采用每一項資產(chǎn)都錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，圖書只能在資產(chǎn)系統(tǒng)中以批次來管理。在圖書管理系統(tǒng)中則作為本作為單冊來管理。圖書典藏工作中就應(yīng)建立資產(chǎn)管理系統(tǒng)與圖書管理系統(tǒng)的映射，即將資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的一批圖書對應(yīng)到圖書管理系統(tǒng)中的每一條數(shù)據(jù)，也就是說應(yīng)建立一對多的映射關(guān)系。圖書典藏工作還應(yīng)將這種關(guān)系明確記錄下來，并明確的、可操作的條例。

同時，資產(chǎn)數(shù)據(jù)相對來說是一種靜態(tài)的數(shù)據(jù)，與圖書管理系統(tǒng)不同。圖書管理系統(tǒng)中因新增、丟失等原因每天都會發(fā)生改變，而圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)則是定期更新的，所以為保證兩套系統(tǒng)的同步，典藏工作應(yīng)建立歷史數(shù)據(jù)檔案，并定期同步兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)，使得數(shù)據(jù)在執(zhí)行層面可操作。

制定科學(xué)典藏圖書分布

文獻布局是為了更合理的安排文獻。圖書整體調(diào)架一般發(fā)生在圖書館進行較大變動的時候，例如搬遷、建立分館等情況。在這種情況下，圖書館大多采用按經(jīng)驗估算的方法來為圖書安排架位，有學(xué)者也使用了計算的方法。這些方法多有借鑒之處，估算法需要對整個圖書典藏情況了如指掌，這需要借助于館員的個人數(shù)據(jù)能力和長期工作經(jīng)驗，對館員要求較高，實際操作中還需要修正架位。計算法相對科學(xué)，但因其不可復(fù)制性和大量計算，其準確性依賴于圖書管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，對館藏定期盤點提出較高要求。

結(jié)合上述情況，圖書館應(yīng)成立數(shù)據(jù)館員崗位，由數(shù)據(jù)館員與有相關(guān)經(jīng)驗的公司共同制訂計劃?？砂凑諘艽娣派舷?，即每組書架可存放600～700冊圖書來計算[6–9]，結(jié)合圖書館書架總量、近5年新增圖書情況科學(xué)規(guī)劃典藏分布數(shù)據(jù)，調(diào)查學(xué)校未來的學(xué)科發(fā)展，以及各主要出版社未來出版情況，然后制訂調(diào)架方案。在高校學(xué)科結(jié)構(gòu)未發(fā)生重大變動的情況下，同分類號的圖書可進行循環(huán)上下架，來保證圖書一直滿架且無需再次倒架。這不僅可以充分利用圖書館有限的空間，還可為將來的自動化密集庫提供基礎(chǔ)。

數(shù)據(jù)資源與圖書實現(xiàn)線上線下同步

RFID的普及，使得圖書館可以利用現(xiàn)有的設(shè)備輕易對在架圖書采集數(shù)據(jù)，特別是盤點。在架圖書的條碼數(shù)據(jù)獲取有兩個重要的節(jié)點。

圖書在RFID整體施工過程中的數(shù)據(jù)

這是一次很重要的數(shù)據(jù)，因為RFID項目施工時會記錄條碼注冊的時間戳，理論上來說，這些時間戳與索書號結(jié)合即可確定架位排列的順序，由圖書管理系統(tǒng)中生成另外一份排列數(shù)據(jù)，即可比對出圖書是否排架是否正確，即完成一次排架校驗。再將錯誤的位置交于館員重新核實即可。這方面還可以有其他的應(yīng)用，如查找空出的條碼號等。

日常架位維護

因RFID設(shè)備較小，且操作便利，圖書館可在任意時間分步的方法對任何一架圖書進行掃描操作，開展多次少量盤點工作，獲得的條碼數(shù)據(jù)與圖書管理系統(tǒng)比對也可發(fā)現(xiàn)錯架圖書。同時，圖書的流通量也可以作用建立密集庫的參考，減小了圖書查到找不到的風(fēng)險。

結(jié)語

圖書館相對來說是一個風(fēng)險較小的單位，但隨著時間的推移，圖書館注定會面臨著評估、檢查等事項，圖書館本身資源量大，排查困難，如果不利用好新技術(shù)，在制訂空閑的時間自查計劃，定期進行條碼數(shù)據(jù)和錯架圖書自查并更新校驗，那么圖書館很大概率會出現(xiàn)關(guān)鍵時間“掉鏈子”的情況。加強圖書館風(fēng)險管理就是一項長期面對的工作。

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