RT企業(yè)業(yè)財一體化系統(tǒng)構(gòu)建問題研究

李彥慶 王夢瑩

在數(shù)字化和信息化高速運轉(zhuǎn)、5G光纖網(wǎng)絡(luò)頻繁交互的時代，大數(shù)據(jù)、云計算等各類新興技術(shù)被廣泛地運用到生活和工作中，企業(yè)也不例外。傳統(tǒng)企業(yè)在進(jìn)行信息化管理的時候，總是把業(yè)務(wù)和財務(wù)相分離，從單一維度出發(fā)進(jìn)行管理，這種做法往往造成企業(yè)業(yè)務(wù)和財務(wù)兩個系統(tǒng)整合困難。企業(yè)處于紛繁復(fù)雜的商業(yè)環(huán)境，管理也因此變得多樣化。為了跟上時代步伐，財務(wù)工作的重點也要從傳統(tǒng)會計向管理會計轉(zhuǎn)變。全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)站穩(wěn)腳跟的重要武器，構(gòu)建業(yè)財一體化系統(tǒng)是實現(xiàn)企業(yè)管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)型、實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展的必然選擇。

本文依據(jù)相關(guān)理論，結(jié)合RT企業(yè)業(yè)財一體化系統(tǒng)構(gòu)建現(xiàn)狀和試運行階段的情況，就存在的問題以及優(yōu)化措施展開論述，指出了RT企業(yè)實施業(yè)財一體化的必要性，提出了更適合RT企業(yè)業(yè)財融合系統(tǒng)的關(guān)鍵流程的優(yōu)化措施，并補充了RT企業(yè)業(yè)財一體化的具體方法和內(nèi)容。

隨著疫情退散、經(jīng)濟(jì)回暖，新政策對民營企業(yè)的扶持力度逐步增強(qiáng)，越來越多的新興企業(yè)積極涌入市場，促進(jìn)市場競爭，刺激經(jīng)濟(jì)發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展呈持續(xù)向好態(tài)勢。企業(yè)若想在激烈的市場競爭中占據(jù)競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)可持續(xù)長遠(yuǎn)發(fā)展，做好企業(yè)管理工作是萬事之基礎(chǔ)、成事之源頭。企業(yè)財務(wù)工作則是企業(yè)管理的核心，影響著企業(yè)的資金流動和發(fā)展進(jìn)程。在數(shù)字化時代背景下，如何更好地實現(xiàn)企業(yè)業(yè)財一體化建設(shè)，成為了企業(yè)面臨的重大難題，也是當(dāng)前中小型企業(yè)發(fā)展的瓶頸之一。

一、相關(guān)理論

（一）業(yè)財一體化

業(yè)財一體化即業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，指的是業(yè)務(wù)活動與財務(wù)活動進(jìn)行深度融合，簡稱業(yè)財融合。其中“業(yè)”是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)的各項業(yè)務(wù)，“財”則指財務(wù)核算與財務(wù)管理的各項工作。

構(gòu)建理念是：通過構(gòu)建一個整合的體系，對企業(yè)的經(jīng)營數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與共享，使企業(yè)業(yè)務(wù)的經(jīng)營數(shù)據(jù)和信息能夠通過指定系統(tǒng)進(jìn)行會計分析。

以信息技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)，通過對系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)庫等的整合和收集，將企業(yè)的財務(wù)活動和業(yè)務(wù)活動有效地結(jié)合起來。將業(yè)財兩者職能邊界模糊化、融合化，使業(yè)務(wù)與財務(wù)相互嵌合、協(xié)同工作，組成整套的流程體系，實現(xiàn)財務(wù)領(lǐng)域與業(yè)務(wù)領(lǐng)域之間的深度融合和價值增值。將業(yè)務(wù)活動與財務(wù)活動的整合信息及時、有效地反饋給管理者，為企業(yè)提供決策支持，推動企業(yè)的戰(zhàn)略實施。

（二）流程再造

流程再造由美國的Michael Hammer和James Champy提出，內(nèi)容為從根本上重新而徹底地去分析與設(shè)計企業(yè)程序，并管理相關(guān)的企業(yè)變革，提高業(yè)績。這個理論認(rèn)為，公司重組的要點是選取一些對公司運作有重大影響的運作流程進(jìn)行再設(shè)計，以期提升公司運作的成效。目標(biāo)是在成本、質(zhì)量、外部服務(wù)以及時間上取得顯著改善。這個理論認(rèn)為：任何一種體系都有其缺陷和缺點，因此必須加以改善。業(yè)財一體化也需要對公司原有的管理系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)，根據(jù)相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)實體建立新的更加便捷的聯(lián)系，同時通過企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，降低不必要的費用支出。其中最重要的部分是業(yè)務(wù)的過程重組（即通過重新定義企業(yè)的業(yè)務(wù)活動以及相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限，使之成為一個有機(jī)聯(lián)系的整體），所以業(yè)財一體化建設(shè)和流程再造理論不可分割。

二、RT企業(yè)業(yè)財一體化管理現(xiàn)狀分析

（一）RT企業(yè)業(yè)財一體化管理現(xiàn)狀

RT企業(yè)是專業(yè)從事工業(yè)級視頻監(jiān)控、無線傳輸、調(diào)試通信、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高新技術(shù)企業(yè)。該企業(yè)于2021年開始以業(yè)財一體化理念為基礎(chǔ)建設(shè)ERP系統(tǒng)，按照統(tǒng)一規(guī)劃、整體設(shè)計、落實落地、分步推進(jìn)的思路建設(shè)。分步時間規(guī)劃與階段計劃目標(biāo)是在初期階段兩年內(nèi)建立團(tuán)隊，達(dá)到穩(wěn)定運行。后期實現(xiàn)業(yè)務(wù)拓展，持續(xù)優(yōu)化，追求共享業(yè)務(wù)全覆蓋、全流程、自動化。截至目前，業(yè)財一體化管理系統(tǒng)已經(jīng)建成并進(jìn)入試運行階段。該公司此前采用手工記賬和電算化相結(jié)合的方式進(jìn)行財務(wù)管理。電算化普遍使用用友通記賬軟件，所以該公司業(yè)財融合使用用友BIP系統(tǒng)，有利于對以前賬務(wù)數(shù)據(jù)的分析和處理，轉(zhuǎn)型也更加便捷和全面。

RT企業(yè)業(yè)財融合建設(shè)規(guī)劃分為建設(shè)籌劃期、試點運行期、穩(wěn)定推廣期。

建設(shè)籌劃期：在2021年5月至2022年9月期間，完成對人力方案、業(yè)務(wù)流程方案、運營方案的設(shè)計。以財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)運作場景為基礎(chǔ)，展開系統(tǒng)調(diào)研，對信息系統(tǒng)需求進(jìn)行梳理，構(gòu)建出財務(wù)共享信息系統(tǒng)的藍(lán)圖方案，并展開電子報賬、記賬系統(tǒng)的功能開發(fā)，完成系統(tǒng)測試和上線之前的培訓(xùn)工作。

試點運行期：2022年10月至2023年5月，按照規(guī)劃階段制定的機(jī)構(gòu)人事計劃，設(shè)置業(yè)財一體化系統(tǒng)管理人員，對試點地區(qū)的所有單位的財務(wù)和有關(guān)工作人員開展財務(wù)信息共享的宣傳和培訓(xùn)。將試點單位的試點業(yè)務(wù)（記賬對賬、費用報銷、應(yīng)收應(yīng)付、資金結(jié)算等）納入試運行系統(tǒng)。

穩(wěn)定推廣期：2023年6月起，業(yè)財融合系統(tǒng)逐步覆蓋至RT企業(yè)所有財務(wù)基礎(chǔ)交易型業(yè)務(wù)。根據(jù)部門特殊組織結(jié)構(gòu)進(jìn)一步微調(diào)，并持續(xù)進(jìn)行流程優(yōu)化。強(qiáng)化對系統(tǒng)中每一個崗位員工的培訓(xùn)，完善員工評價體系，并運用績效管理工具提高組織的績效。業(yè)財融合要求財務(wù)人員能夠靈活運用專業(yè)知識，將其與公司的業(yè)務(wù)活動聯(lián)系起來，并提出切實可行的解決方案促進(jìn)公司的發(fā)展。

（二）RT企業(yè)業(yè)財一體化實踐成果

在實現(xiàn)業(yè)財一體化的過程中，RT企業(yè)從產(chǎn)品類型、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)等角度對業(yè)務(wù)部門的崗位進(jìn)行細(xì)分，優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，調(diào)整了組織架構(gòu)，提高了資源利用效率，將有限的資源運用到主要業(yè)務(wù)上，提高了對市場的敏感程度。只有根據(jù)形勢變化及時調(diào)整戰(zhàn)略計劃，順應(yīng)發(fā)展環(huán)境企業(yè)才能走得更遠(yuǎn)。

RT企業(yè)在實現(xiàn)業(yè)財一體化管理之前，各部門各自為政，交流較少，常發(fā)現(xiàn)因業(yè)務(wù)處理效率偏差和工作進(jìn)度不同步而導(dǎo)致的工期拖延。業(yè)財一體化系統(tǒng)建成后，每一個工作目標(biāo)都是一個整體，每一個步驟、項目進(jìn)度都會清晰地展現(xiàn)在系統(tǒng)中。各部門相互配合、相互監(jiān)督，進(jìn)度快的部門可以提前執(zhí)行下一階段的任務(wù)，避免了盲目的、不知情的等待。進(jìn)度較慢的部門也會緊隨其后，填補空缺，自然而然地提升了工作效率。

三、RT企業(yè)業(yè)財一體化系統(tǒng)構(gòu)建存在的問題

目前，RT企業(yè)已經(jīng)基本完成業(yè)財一體化建設(shè)，進(jìn)入試運行階段。從目前試運行的結(jié)果來看總體比較平穩(wěn)，沒有出現(xiàn)較大紕漏，對公司的經(jīng)營和管理起到了一定的幫助。業(yè)財一體化是否能在公司快速適應(yīng)并平穩(wěn)運行，關(guān)鍵就在于流程細(xì)節(jié)的設(shè)計與實踐。在實踐中排查疏漏，不妥當(dāng)?shù)牡胤郊皶r調(diào)整，借鑒其他公司有關(guān)業(yè)財一體化建設(shè)問題的解決方案，對運行系統(tǒng)的流程設(shè)計微調(diào)和完善，以達(dá)到企業(yè)期待的目標(biāo)。

（一）財務(wù)信息化建設(shè)投入力度不足

目前RT企業(yè)的財務(wù)信息化水平不高，投入力度不足，沒有充分體現(xiàn)財務(wù)的信息化和智能化。業(yè)財融合不是一蹴而就的事情，在整改過程中需要不斷優(yōu)化、不斷完善。在賬務(wù)核算階段，用友通記賬軟件只能自動生成基礎(chǔ)報表，一些與公司業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的輔助類財務(wù)報表仍需手動編制，信息化程度不高，不夠智能，不夠便捷，因此需要在系統(tǒng)中進(jìn)一步完善。在具體的業(yè)務(wù)處理中，財務(wù)人員仍需做一些重復(fù)性的操作，如記賬、報表核算、銀行對賬、費用報銷等。同時還需要與稅務(wù)局、外雇審計人員進(jìn)行大量的信息交流，這些重復(fù)性的工作無法將業(yè)務(wù)分析和數(shù)據(jù)相連接，只能形成線上流水線的審批流，介入業(yè)務(wù)存在片面性和滯后性。

（二）業(yè)務(wù)財務(wù)間仍有部分流程脫節(jié)

現(xiàn)在RT企業(yè)業(yè)務(wù)財務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)系仍然不夠緊密，存在剝離現(xiàn)象。

其一，在應(yīng)收業(yè)務(wù)中，銷售人員只負(fù)責(zé)銷售訂單的下達(dá)，但是到實際出貨時，銷售只是大致了解業(yè)務(wù)進(jìn)度，并不進(jìn)行業(yè)務(wù)核算與結(jié)算，不清楚商品究竟何時出庫，客戶何時收到產(chǎn)品，也不清楚數(shù)目是否與出庫時相符。

其二，在應(yīng)付業(yè)務(wù)中，采購的職責(zé)是負(fù)責(zé)處理業(yè)務(wù)請購，下達(dá)采購訂單，跟進(jìn)供應(yīng)商的交付過程，實際收貨后通過質(zhì)檢進(jìn)入倉庫，由質(zhì)量部工人檢測。生產(chǎn)環(huán)節(jié)的工人只負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)訂單領(lǐng)料、制造、完工。上述瑣碎業(yè)務(wù)完成后，財務(wù)人員還要做很多事情，比如：銷售出貨時財務(wù)人員要立賬結(jié)算；采購之后收貨之前，財務(wù)人員也要立賬結(jié)算；在生產(chǎn)環(huán)節(jié)，財務(wù)人員要進(jìn)行生產(chǎn)成本的核算。這樣好似把財務(wù)人員放在了上帝視角，不僅要盯緊每筆業(yè)務(wù)進(jìn)展的環(huán)節(jié)，還要和各部門的員工核對賬目，很難兼顧也很浪費人力資源。

上述舉例說明，在所有的模塊當(dāng)中，財務(wù)和業(yè)務(wù)需要密切協(xié)作，它們是相輔相成、不容分割的兩個部分。但是，業(yè)務(wù)人員往往不懂財務(wù)，很多業(yè)務(wù)都需要財務(wù)人員反向驅(qū)動工作。比如結(jié)算、核銷都是一些后置性的工作，站在財務(wù)的角度這是一個很復(fù)雜的過程，如果業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量增多，簽單數(shù)量增多，僅有的財務(wù)人員很難勝任如此大的工作量，這時候就可以體現(xiàn)出業(yè)財一體化系統(tǒng)的信息化和全面性的優(yōu)勢。

四、RT企業(yè)業(yè)財一體化系統(tǒng)優(yōu)化方案

（一）擴(kuò)大信息共享范圍向智能化邁進(jìn)

RT企業(yè)需要根據(jù)實際情況選擇適合自己的管理模式，如果只是單純地將數(shù)據(jù)共享，仍無法滿足統(tǒng)一管理的需求，要對數(shù)據(jù)進(jìn)行合理規(guī)劃和統(tǒng)一調(diào)整。

將信息技術(shù)和業(yè)財融合系統(tǒng)融入日常財務(wù)處理中，使導(dǎo)出報表更加準(zhǔn)確，讓記賬軟件和業(yè)財融合系統(tǒng)不再呈現(xiàn)割裂的狀態(tài)，而是相輔相成、緊密相連?？梢栽跇I(yè)財融合系統(tǒng)中設(shè)置多種類型的報表，以適應(yīng)不同的業(yè)務(wù)屬性和市場環(huán)境，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策。批量完成會計核算，減少簡單的、重復(fù)性的工作，減輕財務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，同時也可以減少人工操作難以避免的差錯率。財務(wù)人員可以把更多精力放到財務(wù)分析和企業(yè)管理當(dāng)中，真正實現(xiàn)“靠數(shù)據(jù)說話”的科學(xué)化管理。

（二）優(yōu)化業(yè)財融合流程和一體化實踐

在業(yè)財一體化管理系統(tǒng)中設(shè)置銷售人員可編輯的商品核算預(yù)結(jié)算功能，庫管人員可在出貨時登記出庫時間、產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量，并與銷售人員提供的數(shù)據(jù)相對應(yīng)。將物流單號錄入系統(tǒng)中，方便查詢；客戶可登入物流系統(tǒng)查詢貨物行蹤，驗收產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量均無誤后可確認(rèn)收貨，即完成本單業(yè)務(wù)；因前一個步驟中銷售人員已經(jīng)做好了該筆業(yè)務(wù)的結(jié)算，財務(wù)人員審核無誤后即可入賬。

應(yīng)加大業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的聯(lián)系，鼓勵人員流動，并根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需要整合兩個部門的理念。這樣財務(wù)部門就可以充分了解業(yè)務(wù)部門跟進(jìn)項目的具體進(jìn)展和詳細(xì)規(guī)劃，為項目提供所需資金，為研發(fā)預(yù)留合理預(yù)算，以公司的視角解讀財務(wù)報告，為公司的經(jīng)營發(fā)展提供策略。

結(jié)語：

業(yè)財一體化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況和市場動向長期觀察、思考和分析，是一項需要結(jié)合公司業(yè)務(wù)流程進(jìn)行即時研究、即時整改的工作。在業(yè)財一體化構(gòu)建過程中，需要實時關(guān)注企業(yè)經(jīng)營狀況、市場動向。它們對公司各部門的影響很大，業(yè)務(wù)流程較以前有著較大的差異，員工們的適應(yīng)期會比較長，需要領(lǐng)導(dǎo)正確決策、員工積極配合，才能讓企業(yè)盡快適應(yīng)業(yè)財一體化管理。

RT企業(yè)主營產(chǎn)品雖然專業(yè)、劃分細(xì)致，但涉及種類較少。產(chǎn)品大類只涉及監(jiān)控攝像頭照明設(shè)備等，專精是該企業(yè)最大的優(yōu)點，但要想擴(kuò)大規(guī)模和影響力，必須發(fā)掘其它配套設(shè)施，給用戶帶來更加完備的工程保障。在高度信息化的條件下，要格外重視系統(tǒng)信息安全。要采用嚴(yán)密的數(shù)據(jù)錄入與共享系統(tǒng)，使用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，以保證網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)安全。要不定期為電腦做安全防護(hù)系統(tǒng)，防范重要信息的遺失或被盜取。重要信息數(shù)據(jù)多部門留存?zhèn)浞?，以備不時之需。