建筑工程合同管理信息化建設(shè)的有效途徑研究

季敏健

(廣西建工集團(tuán)控股有限公司，廣西 南寧 530000)

建筑工程項(xiàng)目在規(guī)模和復(fù)雜性上逐年增加。這意味著更多與合同、數(shù)據(jù)和利益相關(guān)的人參與其中。傳統(tǒng)的合同管理方式已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)這種復(fù)雜性。因此，信息化建設(shè)成為了必然的趨勢(shì)。信息化建設(shè)可以幫助合同管理變得更加高效、精確和可控，從而提高工程項(xiàng)目的整體績(jī)效。此外，建筑工程合同管理信息化建設(shè)也有助于更好地滿足法律和法規(guī)的要求，提高透明度和合規(guī)性。在一些國(guó)家和地區(qū)，建筑工程合同管理信息化已經(jīng)成為法律要求，企業(yè)必須在項(xiàng)目中使用數(shù)字合同管理系統(tǒng)。這使得建筑公司不得不投資于信息化建設(shè)，以遵守相關(guān)法規(guī)并減少潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。

1 建筑工程合同管理信息化概述

工程合同管理信息化是指將現(xiàn)代信息技術(shù)與建筑工程合同管理相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)更高效、透明、精確和可控的合同管理過程。這一概念旨在利用信息技術(shù)工具和系統(tǒng)，如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析、人工智能等，優(yōu)化合同的簽訂、執(zhí)行、變更、索賠、結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)，以提高建筑工程項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度和成本控制。合同管理信息化的核心目標(biāo)是提高合同管理的質(zhì)量和效率，通過數(shù)字化合同文件、自動(dòng)化合同履行監(jiān)控、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析以及智能決策支持系統(tǒng)的應(yīng)用，合同管理信息化可以幫助建筑項(xiàng)目管理者更好地了解項(xiàng)目進(jìn)展、風(fēng)險(xiǎn)因素和潛在問題，從而及時(shí)采取措施來解決和預(yù)防合同糾紛，減少項(xiàng)目延誤和額外成本。此外，合同管理信息化也有助于提高合同管理的透明度，使各方可以更清晰地了解合同條款和執(zhí)行情況，減少信息不對(duì)稱情況的發(fā)生和減少爭(zhēng)議。工程合同管理信息化是一種現(xiàn)代化的管理方法，它將信息技術(shù)與建筑工程合同管理相融合，以提高管理效率、降低風(fēng)險(xiǎn)、改進(jìn)決策質(zhì)量，為建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供支持。

2 建筑工程合同管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

加強(qiáng)數(shù)據(jù)的積累是建立良好的信息交換窗口和為 PIP 技術(shù)提供數(shù)據(jù)來源的先決條件。然而，由于建筑工程施工合同的資料收集還不夠充分，相關(guān)的供應(yīng)商、設(shè)備型號(hào)和原材料的信息都很少。缺少資料的支持，也沒有統(tǒng)一的方案設(shè)計(jì)，導(dǎo)致材料、機(jī)械、供應(yīng)商等方面的數(shù)據(jù)化程度有很大差別，甚至同一工程的各個(gè)階段的數(shù)據(jù)都會(huì)有很大的差別。這就造成工程的整體管理難度提高，更談不上信息化的精確管理。

與此同時(shí)，數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性是另一個(gè)關(guān)鍵問題。不完整或錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)會(huì)導(dǎo)致信息化系統(tǒng)的不準(zhǔn)確和不可靠，從而影響合同管理的效果。例如，如果付款記錄存在錯(cuò)誤或缺失，可能會(huì)導(dǎo)致合同支付的不準(zhǔn)確，進(jìn)而引發(fā)糾紛。工程進(jìn)度數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性可能導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度控制的失敗。因此，建筑工程合同管理信息化建設(shè)需要解決數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性的問題，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。

2.2 人才技能不足阻礙復(fù)合型信息化平臺(tái)建設(shè)

工程建設(shè)與科技發(fā)展離不開高素質(zhì)的人才支持，特別是信息技術(shù)的應(yīng)用。在工程合同信息化建設(shè)中，建設(shè)工程承包信息化的建設(shè)和發(fā)展具有十分關(guān)鍵的作用。在深入分析了傳統(tǒng)施工企業(yè)的工程合同管理方式與信息技術(shù)模型后，還需不斷地招募具有高學(xué)歷、高技能、具有相關(guān)技術(shù)水平的信息化工程合同管理人員，為實(shí)現(xiàn)全面的信息化平臺(tái)建設(shè)提供助力。

與此同時(shí)，建筑工程合同管理的復(fù)雜性要求人才具備跨領(lǐng)域的知識(shí)和技能。建筑行業(yè)的合同管理涉及工程管理、法律法規(guī)、財(cái)務(wù)等多個(gè)方面，因此，需要掌握跨領(lǐng)域的知識(shí)。然而，傳統(tǒng)的教育體系往往將不同領(lǐng)域的知識(shí)進(jìn)行了分隔教學(xué)，導(dǎo)致學(xué)生缺乏綜合應(yīng)用知識(shí)的能力。這使得建筑行業(yè)中缺乏能夠統(tǒng)籌各方面工作的復(fù)合型人才，從而制約了信息化平臺(tái)的綜合建設(shè)。

2.3 信息化系統(tǒng)缺乏聯(lián)動(dòng)性

“信息孤島”的產(chǎn)生，折射出施工項(xiàng)目在信息化進(jìn)程中存在一定的獨(dú)立性。目前，大部分的信息化項(xiàng)目都只是通過簡(jiǎn)單的通信和聯(lián)網(wǎng)。而在實(shí)踐中，采用的方法是通過相關(guān)的軟件來構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)。而在信息化建設(shè)中，人們往往忽略了基礎(chǔ)資料的積累，缺少科學(xué)的規(guī)則來規(guī)范項(xiàng)目的執(zhí)行，造成了不同的信息資源和數(shù)據(jù)的缺乏，從而限制了信息的有效利用。

綜合來看，我國(guó)采用信息化模式進(jìn)行合同管理的技術(shù)方法較為新穎，但其發(fā)展空間很大，原因之一在于我國(guó)的建設(shè)規(guī)模龐大。而在我國(guó)城市化的進(jìn)程中，由于信息的傳播，必然會(huì)產(chǎn)生大量的虛假信息。而在國(guó)外，PIP 是一種很好的信息集成方式，可以有效地實(shí)現(xiàn)信息的集成，降低和避免差錯(cuò)。其次，PIP 技術(shù)并不需要太多的技術(shù)。國(guó)內(nèi)的計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展也是蒸蒸日上。國(guó)家提倡低碳、節(jié)能、智能的建設(shè)，而利用工程合同管理信息化發(fā)展流程進(jìn)行優(yōu)化恰好可以有效避免資源浪費(fèi)。如果能夠獲得大部分建筑工人的認(rèn)同，能夠讓大量的青年工人和中堅(jiān)力量學(xué)會(huì)使用這些技術(shù)，那么，他們就可以制定出一套完整的信息系統(tǒng)來進(jìn)行管理。讓所有人都能遵守行業(yè)規(guī)范，這樣才能使合同管理信息化的技術(shù)更易于實(shí)施。

2.4 信息化系統(tǒng)軟件應(yīng)用效果不佳

近幾年，我國(guó)在施工項(xiàng)目合同信息化進(jìn)程中，能自行開發(fā)的管理軟件寥寥無幾。很多目前使用的軟件都是從國(guó)外進(jìn)口的。這些軟件都是按照國(guó)外的技術(shù)要求設(shè)計(jì)的，在國(guó)內(nèi)的施工合同中并沒有很好地應(yīng)用。另外，這些軟件都是前沿技術(shù)，成本很高，而且購(gòu)買之后，還要進(jìn)行一些加工和改裝。這就占用了大量的建設(shè)經(jīng)費(fèi)。有了這些軟件，就必須要有專門的技術(shù)人員來改造和利用，才能讓軟件的價(jià)值最大化。這就要求對(duì)該項(xiàng)目的技術(shù)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，不然就不能保證其使用的有效性。

3 建筑工程合同管理信息化建設(shè)的優(yōu)化建議

3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)管理統(tǒng)一性

第一，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和命名規(guī)范。在合同管理系統(tǒng)中，確保所有數(shù)據(jù)字段和表的命名都按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行，這包括使用統(tǒng)一的命名約定、數(shù)據(jù)類型和單位。這樣可以避免數(shù)據(jù)混亂和沖突，使不同部門和系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)更容易交互操作。

第二，數(shù)據(jù)集成和交互性。統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)管理可確保各個(gè)模塊和子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成無縫銜接。通過使用標(biāo)準(zhǔn)化的接口和數(shù)據(jù)格式，不同模塊能夠輕松地交互和共享信息，提高了合同管理流程的高效性和準(zhǔn)確性。

第三，數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制。數(shù)據(jù)庫(kù)管理的統(tǒng)一性還包括訪問權(quán)限的一致性。不同用戶和角色應(yīng)該根據(jù)其職責(zé)和需求獲得適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)訪問權(quán)限。這需要實(shí)施強(qiáng)有力的身份驗(yàn)證和授權(quán)機(jī)制，以確保只有授權(quán)人員可以訪問特定數(shù)據(jù)。與此同時(shí)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)管理還需要實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量管理措施，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。數(shù)據(jù)清洗、驗(yàn)證和驗(yàn)證流程應(yīng)該成為信息化系統(tǒng)的一部分，以防止錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理統(tǒng)一性是一個(gè)綜合性的工作，需要綜合考慮技術(shù)、流程和人員培訓(xùn)等多個(gè)方面，以確保信息系統(tǒng)的高效性和可維護(hù)性。

3.2 全面完善財(cái)務(wù)系統(tǒng)的功能

首先，一個(gè)全面完善的財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理和分析功能。在建筑工程項(xiàng)目中，涉及大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，包括合同成本、費(fèi)用、收入等。一個(gè)強(qiáng)大的財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的管理和分析，以便項(xiàng)目管理人員能夠隨時(shí)獲取準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，作出明智的決策。此外，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠生成各種財(cái)務(wù)報(bào)告，如損益表、資產(chǎn)負(fù)債表等，以滿足內(nèi)部和外部的報(bào)告需求。

其次，財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備靈活的預(yù)算管理功能。在建筑工程項(xiàng)目中，預(yù)算管理至關(guān)重要，因?yàn)樗軌驇椭?xiàng)目管理人員控制項(xiàng)目的成本，確保項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)完成。一個(gè)全面完善的財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠支持預(yù)算的制定、執(zhí)行和監(jiān)控，同時(shí)能夠進(jìn)行預(yù)算與實(shí)際情況的比對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并采取措施加以糾正。此外，系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具備多版本預(yù)算的功能，以適應(yīng)項(xiàng)目變更和不同的管理需求。

最后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備風(fēng)險(xiǎn)管理功能。建筑工程項(xiàng)目常常伴隨著各種風(fēng)險(xiǎn)，如合同變更、供應(yīng)商問題、市場(chǎng)波動(dòng)等。一個(gè)全面完善的財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠幫助項(xiàng)目管理人員識(shí)別、評(píng)估和管理這些風(fēng)險(xiǎn)，以降低項(xiàng)目的潛在風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)警示項(xiàng)目管理人員可能出現(xiàn)的問題，幫助他們采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣響?yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 提高信息化專業(yè)人才的素質(zhì)

首先，加強(qiáng)培訓(xùn)和教育。為了提升信息化專業(yè)人才的素質(zhì)，必須建立起完善的培訓(xùn)和教育體系。這包括提供豐富的培訓(xùn)課程，涵蓋信息技術(shù)、合同管理、數(shù)據(jù)庫(kù)操作等方面的知識(shí)，使員工具備必要的技能和知識(shí)儲(chǔ)備。同時(shí)，培訓(xùn)也應(yīng)該定期更新，跟隨技術(shù)的發(fā)展和行業(yè)的變化，保證員工始終處于一個(gè)學(xué)習(xí)、進(jìn)步的狀態(tài)。

其次，提供實(shí)踐機(jī)會(huì)和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。理論知識(shí)的學(xué)習(xí)只是提升專業(yè)素質(zhì)的一部分，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)同樣至關(guān)重要。通過參與實(shí)際的項(xiàng)目工作，員工可以將所學(xué)知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際操作中，鍛煉解決問題的能力，提升工作的實(shí)操水平。同時(shí)，實(shí)踐也能夠讓員工更好地理解項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，從而更有效地進(jìn)行合同管理。

最后，建立一個(gè)良好的團(tuán)隊(duì)合作氛圍。團(tuán)隊(duì)合作不僅可以促進(jìn)成員之間的相互學(xué)習(xí)和交流，也能夠激發(fā)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新和合作精神。建立一個(gè)相互信任、相互支持的團(tuán)隊(duì)，能夠使得每個(gè)成員在項(xiàng)目中發(fā)揮出最大的潛力，從而提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率和質(zhì)量。

3.4 提高信息化系統(tǒng)軟件的應(yīng)用水平

首先，系統(tǒng)功能全面、定制化優(yōu)化。建立一個(gè)全面、完善、符合實(shí)際合同管理需求的信息化系統(tǒng)軟件，包括合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，如合同起草、審批、簽訂、履行、變更、索賠等。根據(jù)不同企業(yè)的特點(diǎn)和需求進(jìn)行定制化優(yōu)化，使軟件系統(tǒng)更符合企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，提高軟件的適用性和實(shí)用性。同時(shí)，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔、直觀的用戶界面，確保合同管理人員能夠輕松上手，降低培訓(xùn)成本。采用直觀的圖形、圖表、表格等方式展現(xiàn)數(shù)據(jù)，讓用戶一目了然，快速找到需要的信息，提高操作效率，減少誤操作。

其次，智能化數(shù)據(jù)處理和分析功能。加強(qiáng)信息化系統(tǒng)軟件的智能化功能，能夠自動(dòng)處理、分析合同管理相關(guān)的大量數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速匯總、分析和生成報(bào)表。例如，自動(dòng)識(shí)別合同中的關(guān)鍵信息，自動(dòng)生成合同摘要或提醒關(guān)鍵合同日期，輔助決策者作出及時(shí)、準(zhǔn)確的決策。

最后，安全保障和數(shù)據(jù)隱私保護(hù)。信息化系統(tǒng)軟件要具備強(qiáng)大的安全保障機(jī)制，確保合同管理過程中的數(shù)據(jù)安全、隱私保護(hù)，避免信息泄露和惡意攻擊。采用先進(jìn)的加密技術(shù)、權(quán)限控制等手段，保障系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。開發(fā)實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警功能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中的異常情況，如超時(shí)、預(yù)算超支等，以便及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，避免損失擴(kuò)大。提供多種預(yù)警方式，如郵件、短信、系統(tǒng)消息等，確保管理人員能夠及時(shí)響應(yīng)。

4 結(jié)語(yǔ)

建設(shè)項(xiàng)目合同的關(guān)鍵在于建設(shè)項(xiàng)目的合同信息數(shù)據(jù)庫(kù)，避免重復(fù)處理相同的問題，減少工期和人力。以系統(tǒng)軟件開發(fā)與應(yīng)用、主要因素集成化、電子商務(wù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)作為實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的重要手段，構(gòu)建符合工程項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)作的數(shù)據(jù)庫(kù)，為建筑工程合同管理信息化建設(shè)給予扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。經(jīng)過本文研究，發(fā)現(xiàn)建筑工程合同管理信息化建設(shè)存在的問題包括缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、人才技能不足阻礙復(fù)合型信息化平臺(tái)建設(shè)、信息化系統(tǒng)缺乏聯(lián)動(dòng)性、信息化系統(tǒng)軟件應(yīng)用效果不佳。最后，總結(jié)出建筑工程合同管理信息化建設(shè)的優(yōu)化建議包括數(shù)據(jù)庫(kù)管理統(tǒng)一性、全面完善財(cái)務(wù)系統(tǒng)的功能、提高信息化專業(yè)人才的素質(zhì)、提高信息化系統(tǒng)軟件的應(yīng)用水平。希望經(jīng)過本文研究，可以幫助更多單位提高建筑工程合同管理信息化建設(shè)質(zhì)量水平，合理規(guī)避其中存在的風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)管理實(shí)力。