基于RPA 的財務(wù)管理轉(zhuǎn)型分析

宋霄莉/文

在傳統(tǒng)的核算會計模式下，企業(yè)信息處理效率低下，財務(wù)工作附加值較低。 在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，企業(yè)各項(xiàng)工作流程更加高效。 借助財務(wù)共享的模式，能夠讓企業(yè)各項(xiàng)工作建立統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，企業(yè)能夠?qū)Ω黜?xiàng)財務(wù)工作實(shí)現(xiàn)動態(tài)監(jiān)控，促使財務(wù)工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。 在此背景下企業(yè)要實(shí)現(xiàn)對各類工作的科學(xué)管理，幫助企業(yè)高效處理各類信息和數(shù)據(jù)，為企業(yè)工作流程開展提供必要支持。 RPA 作為人工智能技術(shù)，采用RPA 技術(shù)能夠讓財務(wù)工作流程形成自動化管理措施，讓企業(yè)的管理工作更加高效和科學(xué)。 在RPA 的管理模式下，企業(yè)要重視資源整合的要求，實(shí)現(xiàn)對流程的優(yōu)化。 通過全面優(yōu)化企業(yè)的管理體系，有助于促進(jìn)企業(yè)的財務(wù)工作發(fā)揮應(yīng)有的價值。 文章對RPA 的財務(wù)管理轉(zhuǎn)型進(jìn)行分析，探討企業(yè)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型策略，并重點(diǎn)對基于RPA 的財務(wù)管理轉(zhuǎn)型策略進(jìn)行分析，對構(gòu)建基于RPA 的財務(wù)管理轉(zhuǎn)型體系、促進(jìn)財務(wù)工作實(shí)現(xiàn)發(fā)展具有一定價值。

相關(guān)概念

隨著大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)的高速發(fā)展，在當(dāng)前時代下，越來越多的企業(yè)為提高自身競爭力及應(yīng)對復(fù)雜多變的市場環(huán)境，對財務(wù)管理工作的要求不斷提高。 企業(yè)財務(wù)工作要全面提高自身工作質(zhì)量和管理效率，確保企業(yè)財務(wù)管理體系做到與時俱進(jìn)。 當(dāng)前信息技術(shù)在各領(lǐng)域的應(yīng)用日益深入，信息技術(shù)的要求日益復(fù)雜，如何合理利用各類數(shù)據(jù)對企業(yè)的工作流程進(jìn)行改進(jìn)，已成為企業(yè)需要思考的重要問題。 信息技術(shù)的應(yīng)用，催生了自動化、人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)。 當(dāng)前企業(yè)要重視自身的創(chuàng)新能力，才能跟上時代發(fā)展的步伐，避免被時代淘汰出局。 RPA 作為對財務(wù)管理工作進(jìn)行自動化控制的重要方式，作為人工智能技術(shù)的一部分，RPA 的應(yīng)用有效提高了企業(yè)傳統(tǒng)財務(wù)管理工作的效率，讓企業(yè)各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)自動化處理，達(dá)到提高企業(yè)管理效率和工作質(zhì)量的目標(biāo)。 RPA 有效對企業(yè)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，讓財務(wù)工作由以往的人員手工管理轉(zhuǎn)為由人工智能系統(tǒng)自動管理，解決信息系統(tǒng)的信息孤島問題，并結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)流程讓各類數(shù)據(jù)傳遞，以確保財務(wù)工作得到高效控制。 RPA 技術(shù)能夠讓財務(wù)從核算中解放出來，實(shí)現(xiàn)對財務(wù)工作的自動化處理。 通過讓信息系統(tǒng)替代財務(wù)人員的工作，財務(wù)工作實(shí)現(xiàn)自動化和智慧化發(fā)展，提高財務(wù)工作效率。

財務(wù)管理轉(zhuǎn)型的瓶頸

第一，基礎(chǔ)系統(tǒng)的構(gòu)建不完善。 基于RPA 實(shí)施財務(wù)管理，要構(gòu)建完善的基礎(chǔ)系統(tǒng)，確保企業(yè)工作流程中各類系統(tǒng)得到不斷完善。 但是部分企業(yè)在構(gòu)建系統(tǒng)的環(huán)節(jié)中，各類系統(tǒng)的建設(shè)相對較為滯后，沒有通過建立ERP、數(shù)據(jù)庫等方式讓企業(yè)各項(xiàng)向系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)型，嚴(yán)重影響企業(yè)管理工作的開展。

第二，應(yīng)用RPA 完善往來管理流程。 在實(shí)施管理會計的環(huán)節(jié)中，企業(yè)應(yīng)該通過RPA 系統(tǒng)對企業(yè)工作流程進(jìn)行改進(jìn)。 但是部分企業(yè)在往來管理環(huán)節(jié)未通過RPA 系統(tǒng)對往來工作進(jìn)行管理。 往來管理作為企業(yè)日常工作事項(xiàng)中的重點(diǎn)，涉及的工作較為復(fù)雜，若企業(yè)往來管理未充分利用RPA 技術(shù)，將導(dǎo)致往來管理工作效率低下，甚至產(chǎn)生錯誤的數(shù)據(jù)。

第三，費(fèi)用與總賬管理流程未使用RPA 系統(tǒng)。 在實(shí)施費(fèi)用與總賬管理環(huán)節(jié)中，應(yīng)該通過RPA 管理工作對費(fèi)用的各類票據(jù)進(jìn)行匯總，并形成賬簿。 但是部分企業(yè)的費(fèi)用與總賬處理流程依靠企業(yè)人員手工進(jìn)行處理，相關(guān)費(fèi)用票據(jù)無法通過RPA 系統(tǒng)得到實(shí)時監(jiān)控。

基于RPA 的財務(wù)管理轉(zhuǎn)型策略

有序構(gòu)建系統(tǒng)

1.構(gòu)建ERP 系統(tǒng)

為確保企業(yè)的RPA 系統(tǒng)能夠獲取所需要的數(shù)據(jù)，企業(yè)要構(gòu)建ERP 系統(tǒng)。 ERP 系統(tǒng)作為企業(yè)重要的數(shù)據(jù)來源，能夠匯總企業(yè)的財務(wù)和業(yè)務(wù)各類信息。 通過對各類信息進(jìn)行集成與匯總的方式，能夠大幅提高企業(yè)數(shù)據(jù)傳遞的效率，讓企業(yè)在管理流程中的各項(xiàng)工作更加高效。

2.構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫

企業(yè)要對數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、加工和歸類整理，然后存儲于數(shù)據(jù)倉庫。 數(shù)據(jù)庫中包含企業(yè)開展RPA 需要的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，還能實(shí)時查詢數(shù)據(jù)來源，為企業(yè)工作流程的開展提供支持，確保企業(yè)在管理環(huán)節(jié)中各項(xiàng)工作更加高效。

3.構(gòu)建完善的信息技術(shù)系統(tǒng)

企業(yè)在信息管理環(huán)節(jié)要通過優(yōu)化信息系統(tǒng)，對企業(yè)信息管理流程進(jìn)行完善。 通過建立強(qiáng)有力的信息系統(tǒng)，對企業(yè)工作流程進(jìn)行優(yōu)化控制，為企業(yè)管理流程的動態(tài)改善奠定基礎(chǔ)。 在信息技術(shù)支持的環(huán)節(jié)，企業(yè)要構(gòu)建完善的內(nèi)部數(shù)據(jù)接口，讓企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)信息能夠?qū)崿F(xiàn)一體化整合，幫助企業(yè)第一時間實(shí)現(xiàn)對內(nèi)部管理活動的有序管控。

往來管理流程中應(yīng)用RPA

1.優(yōu)化應(yīng)收賬款管理

企業(yè)在應(yīng)收賬款管理環(huán)節(jié)，從客戶管理到合同管理再到訂單管理等環(huán)節(jié)，形成閉環(huán)管理體系，才能有效提高企業(yè)的管理效率。 企業(yè)要構(gòu)建完善的應(yīng)收賬款管理規(guī)范，形成端對端的業(yè)務(wù)流程處理機(jī)制，讓企業(yè)財務(wù)對應(yīng)收賬款的關(guān)鍵控制點(diǎn)借助RPA 開展規(guī)范化管理。 企業(yè)在管理環(huán)節(jié)中，各項(xiàng)工作都要借助RPA 大幅提高管理工作效率。

第一，建立完善的客戶信用管理體系。 企業(yè)開展應(yīng)收賬款管理，要對客戶各類信息進(jìn)行分析，關(guān)注客戶的購買情況，合理控制企業(yè)的賒銷模式，降低呆壞賬問題發(fā)生的可能性。企業(yè)系統(tǒng)要對客戶的信用信息、還款數(shù)據(jù)等方面的信息進(jìn)行全面分析，并通過對相關(guān)信息進(jìn)行評估的方式，獲取客戶名稱、銀行卡號、交易數(shù)據(jù)等方面的信息，并實(shí)現(xiàn)自動評分。

第二，實(shí)現(xiàn)對賒銷的監(jiān)控。 RPA 系統(tǒng)在錄入賒銷條件之后，能夠形成自動化的催收與控制措施，確?？蛻艄芾矸桨父涌茖W(xué)，為企業(yè)防控管理風(fēng)險提供必要的支持。 同時企業(yè)在信息系統(tǒng)中設(shè)置各類客戶的付款期限之后，由RPA 系統(tǒng)對各類客戶付款情況進(jìn)行監(jiān)控，有效提高了企業(yè)對呆壞賬的風(fēng)險防控能力。

第三，跨系統(tǒng)采集客戶數(shù)據(jù)。 企業(yè)的業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同之后，對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)與評價，并優(yōu)化對客戶關(guān)系的控制，通過對客戶各類信息進(jìn)行整理的方式采集有價值的數(shù)據(jù)，并對客戶的信息進(jìn)行自動更新，減少人為操作帶來的誤差。

第四，實(shí)現(xiàn)自動開票。 企業(yè)人員在提交合同訂單之后，合同管理系統(tǒng)會從營銷系統(tǒng)中識別合同中的各類數(shù)據(jù)，并通過對信息系統(tǒng)中各數(shù)據(jù)進(jìn)行處理導(dǎo)出客戶開票數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的自動開票。 在生成開票信息之后，由初審崗在系統(tǒng)中對票據(jù)相關(guān)信息進(jìn)行審核，完成審核開具發(fā)票。

2.改進(jìn)應(yīng)付賬款管理

應(yīng)收賬款管理是企業(yè)財務(wù)共享中心管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在該環(huán)節(jié)管理工作的問題體現(xiàn)在很多企業(yè)應(yīng)付賬款管理過程中，由人員手工管理導(dǎo)致效率低下。 在建立RPA 的管理模式下，企業(yè)在對應(yīng)付賬款的管理環(huán)節(jié)中，能夠借助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對應(yīng)付賬款全流程的管理，實(shí)現(xiàn)采購的自動化。

第一，完善采購管理。 在應(yīng)付賬款管理中，采購環(huán)節(jié)作為首個環(huán)節(jié)，借助RPA 系統(tǒng)能夠?qū)Σ少彮h(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行集成，全面匯總供應(yīng)商的信息。 各類信息進(jìn)行處理之后，方便企業(yè)采購部門實(shí)現(xiàn)對各類供應(yīng)商的及時分析。 如果供應(yīng)商在經(jīng)營中存在異常情況，由RPA 系統(tǒng)自動發(fā)現(xiàn)并給出預(yù)警。通過RPA 系統(tǒng)對供應(yīng)商進(jìn)行控制的方式能夠減少采購部門的工作量。 RPA 技術(shù)會觸發(fā)編碼規(guī)則，根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)完成供應(yīng)商信息的實(shí)時更新，減少了手工更新環(huán)節(jié)，提高了管理的科學(xué)性。 在對各類信息進(jìn)行管理的基礎(chǔ)上，通過預(yù)測的關(guān)聯(lián)規(guī)則算法對采購活動進(jìn)行分析，評價各類供應(yīng)商的狀態(tài)。若評價異常，自動提示異常狀態(tài)，并由人員手工進(jìn)行審核。通過信息系統(tǒng)能夠自動選擇最優(yōu)的供應(yīng)商，提高企業(yè)采購管理的效率。 當(dāng)企業(yè)在選擇最佳供應(yīng)商之后，與供應(yīng)商簽訂合同并開展合作，以此確保企業(yè)有序完成各項(xiàng)工作。

第二，實(shí)現(xiàn)對采購對賬環(huán)節(jié)的自動化管理。 在對賬環(huán)節(jié)，應(yīng)該通過信息系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的對賬程序，供應(yīng)商可以在企業(yè)指定時間登錄企業(yè)的網(wǎng)站開展對賬。 在對賬環(huán)節(jié)，企業(yè)要啟動RPA 程序，自動對相關(guān)單據(jù)進(jìn)行核對。 RPA 的對賬程序在整個流程中通過信息處理，對供應(yīng)商數(shù)據(jù)管理效率更高。 企業(yè)管理層嵌入RPA 技術(shù)，能夠通過RPA 技術(shù)對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，有效規(guī)避管理環(huán)節(jié)的誤差，提高管理工作的效率和質(zhì)量。 同時，企業(yè)要應(yīng)用RPA 技術(shù)規(guī)避人工核算所帶來的問題，通過對相關(guān)程序進(jìn)行核對的方式，有效規(guī)避應(yīng)付賬款結(jié)算環(huán)節(jié)的風(fēng)險。 通過應(yīng)用RPA 技術(shù)，能夠讓企業(yè)和供應(yīng)商之間解決信息孤島問題，大幅提高企業(yè)的管理效率。

第三，實(shí)現(xiàn)對發(fā)票管理環(huán)節(jié)的自動化管理。 企業(yè)在對發(fā)票信息進(jìn)行處理時，要借助RPA 技術(shù)與OCR 技術(shù)對各類票據(jù)信息全面識別各類信息。 在RPA 的管理模式下，RPA 技術(shù)能夠逐項(xiàng)檢查發(fā)票數(shù)據(jù)格式及勾稽關(guān)系，發(fā)現(xiàn)不符的由RPA 向財務(wù)部門反饋。 未通過識別的相關(guān)數(shù)據(jù)由財務(wù)人員識別。 如果相關(guān)票據(jù)符合發(fā)票規(guī)則，就在系統(tǒng)中對發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行查驗(yàn)，并將相關(guān)票據(jù)通過導(dǎo)出的方式進(jìn)行管理。 同時借助RPA 技術(shù)，能夠?qū)?yīng)商各類信息進(jìn)行批量控制與匹配，若匹配失敗則將匹配失敗信息反饋給人工進(jìn)行處理，由RPA 向財務(wù)部門反饋匹配失敗的結(jié)果，并要求相關(guān)人員進(jìn)行再次核對。 若匹配完成，自動完成進(jìn)項(xiàng)稅的抵扣。 在此過程中RPA 技術(shù)模擬人工操作接入稅務(wù)局的增值稅發(fā)票驗(yàn)證平臺，能夠匹配相關(guān)信息，確保發(fā)票工作流程更加高效。 在發(fā)票管理的環(huán)節(jié)，基于RPA 技術(shù)能夠有效提高發(fā)票管理效率，實(shí)現(xiàn)對相關(guān)票據(jù)的快速掃描與管理，并借助邏輯判斷函數(shù)完成自動過賬，財務(wù)人員僅需要處理極少量的異常票據(jù)，以此大幅提高管理流程的效率。

第四，開展支付管理的自動化管理。 RPA 系統(tǒng)根據(jù)會計規(guī)則開展賬目處理，在會計報表中填列相關(guān)信息之后形成數(shù)據(jù)，同時RPA 能夠通過核算的相關(guān)數(shù)據(jù)生成電子憑證，并由企業(yè)和供應(yīng)商之間辦理進(jìn)行結(jié)算。 在結(jié)算過程中，由機(jī)器人不間斷獲取發(fā)票數(shù)據(jù)，RPA 系統(tǒng)獲取付款相關(guān)信息，并結(jié)合賬期情況完成付款。 供應(yīng)商在收到資金后，向企業(yè)進(jìn)行反饋。

費(fèi)用與總賬管理中應(yīng)用RPA

企業(yè)在應(yīng)用RPA 管理模式時，要根據(jù)RPA 管理工作的要求，基于RPA 對費(fèi)用與總賬管理流程進(jìn)行自動化管理。借助RPA 系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對各類數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理，確保企業(yè)的費(fèi)用與總賬管理流程工作更加高效和科學(xué)。

1.借助影像管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)的傳遞和管理

企業(yè)在財務(wù)管理過程中會涉及大量原始憑證，傳統(tǒng)的管理工作需要將各類原始憑證以手工記錄的方式形成記賬憑證。 在RPA 模式下，企業(yè)通過影像管理技術(shù)將各類票據(jù)進(jìn)行獲取和處理，并儲存到數(shù)據(jù)庫中。 例如，借助OCR 識別技術(shù)和電子發(fā)票技術(shù)等，能夠大幅減少傳統(tǒng)管理環(huán)節(jié)中人工進(jìn)行逐一審核帶來的工作量，從而大幅提高管理效率。 通過信息系統(tǒng)由企業(yè)管理者對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行初步審核，對票據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，在審核通過之后將相關(guān)數(shù)據(jù)提交給RPA 系統(tǒng)，RPA 系統(tǒng)根據(jù)圖像識別技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)對票據(jù)的各類信息進(jìn)行識別與劃分，通過識別、掃描大量的原始數(shù)據(jù)，獲取對企業(yè)有價值的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對各類海量數(shù)據(jù)的智能化識別。 RPA 技術(shù)能夠辨別票據(jù)的真?zhèn)吻闆r，并通過對票據(jù)進(jìn)行分析和對比的方式，確保企業(yè)財務(wù)共享中心的初審工作實(shí)現(xiàn)自動化。 在RPA 管理環(huán)節(jié)，通過對各類識別的票數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理的方式，明確企業(yè)各類數(shù)據(jù)中的具體管理要求，并通過對相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和反饋的方式，確保企業(yè)各類工作得到及時處理。 若在影像掃描系統(tǒng)中出現(xiàn)所識別的憑證存在異常，則進(jìn)行手工處理。

2.完成對憑證的自動化錄入與審核

在傳統(tǒng)的財務(wù)核算流程中，通常會涉及大量重復(fù)、煩瑣的工作，企業(yè)各環(huán)節(jié)核算事項(xiàng)之間密不可分，完成上一項(xiàng)任務(wù)之后才能進(jìn)入下一項(xiàng)任務(wù)，存在大量的重復(fù)工作，要求人工進(jìn)行長時間復(fù)核。 為了防范失誤的問題并提高企業(yè)的管理效率，可以借助RPA 取代企業(yè)人員開展憑證管理，完成邏輯性強(qiáng)、重復(fù)性高的憑證錄入與審核工作。 企業(yè)在對各類憑證進(jìn)行采集之后，借助圖像識別技術(shù)，從原始憑證中提取關(guān)鍵信息的各類數(shù)據(jù)，對各類信息進(jìn)行分類、識別，由RPA 系統(tǒng)對原始憑證中的信息進(jìn)行識別并形成記賬憑證。 RPA 系統(tǒng)對憑證中的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取，包括獲取摘要、單價、金額和產(chǎn)品名稱等方面的信息。 各類記賬憑證在形成之后，由RPA 系統(tǒng)對相關(guān)憑證的信息進(jìn)行自動化審核，結(jié)合憑證的相關(guān)信息進(jìn)行對比，包括對比入庫單、訂單等方面的信息，確保審核工作更加高效。 通過RPA 技術(shù)對憑證進(jìn)行稽核，優(yōu)勢在于自動對比各類信息的情況，達(dá)到大幅提高財務(wù)核算效率的目標(biāo)。

文章對RPA 的財務(wù)管理轉(zhuǎn)型進(jìn)行分析，探討了企業(yè)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型的策略，并重點(diǎn)對基于RPA 的財務(wù)管理轉(zhuǎn)型策略進(jìn)行分析，對構(gòu)建基于RPA 的財務(wù)管理轉(zhuǎn)型體系、促進(jìn)財務(wù)工作發(fā)展具有一定價值。 文章的分析圍繞信息化時代下企業(yè)如何借助RPA 體系促進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理工作實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，認(rèn)為RPA 催生了企業(yè)財務(wù)工作實(shí)現(xiàn)向智能化發(fā)展的機(jī)遇。通過RPA 體系的應(yīng)用，企業(yè)的財務(wù)工作不再局限于核算環(huán)節(jié)，財務(wù)人員能夠有更多的時間去參與高附加值的工作。 對于企業(yè)基礎(chǔ)核算工作，由RPA 系統(tǒng)快速完成。 通過高度優(yōu)化企業(yè)RPA 流程中各項(xiàng)工程環(huán)節(jié)控制節(jié)點(diǎn)，促使企業(yè)的RPA 系統(tǒng)為企業(yè)管理工作的發(fā)展提供必要支持，從而使企業(yè)流程得到優(yōu)化。