如何提升高職院校行政秘書的職業(yè)幸福感

王瑜洲

摘 要：高職院校行政秘書是高職院校二級學(xué)院日常行政事務(wù)的主要承擔者，在高職院校行政管理中起到助手、組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)的作用，是保證二級學(xué)院正常運轉(zhuǎn)的重要力量。隨著高職院校教學(xué)、科研水平的提升以及二級管理的推進，行政秘書的工作量增加，對業(yè)務(wù)水平、服務(wù)水平的要求提高，行政秘書心理壓力增大、逐漸產(chǎn)生職業(yè)倦怠感。因此很有必要研究如何提升行政秘書的職業(yè)幸福感，以此來推動高職院校建設(shè)。本文從行政秘書的現(xiàn)狀、自我提升、校方對策這3個方面闡述。

關(guān)鍵詞：行政秘書 現(xiàn)狀 自我提升 校方對策

中圖分類號：G712 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）10（c）-0-02

1 行政秘書的現(xiàn)狀

高職院校行政秘書的工作任務(wù)繁重、臨時性任務(wù)多，要協(xié)助二級學(xué)院綜合辦主任做好本學(xué)院公文、會務(wù)、接待、內(nèi)勤等管理工作；做好本學(xué)院教職工考勤、教學(xué)質(zhì)量考核、年度考核、各類評優(yōu)工作；做好教師外出培訓(xùn)、參加學(xué)術(shù)會議、下企業(yè)實踐等相關(guān)資料的收集歸檔，落實教師業(yè)務(wù)檔案收集匯總工作；負責二級學(xué)院新教師崗前培訓(xùn)、幫帶、聘用、評定材料收集；做好職稱申報及崗位聘任等匯總、初審工作；做好本學(xué)院與合作企業(yè)的聯(lián)系等常規(guī)工作；協(xié)助做好本學(xué)院二級督導(dǎo)組工作，做好有關(guān)資料收集、反饋和歸檔；協(xié)同做好學(xué)生各類競賽以及外語、計算機、專業(yè)技能等考試組織工作；統(tǒng)籌做好本學(xué)院績效考核工作量的統(tǒng)計與核算工作；此外還必須完成本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。高職院校對行政秘書的綜合素質(zhì)、工作質(zhì)量的要求很高，行政秘書要付出很多的時間和精力，給領(lǐng)導(dǎo)提供的數(shù)據(jù)、信息必須百分之百正確，否則影響領(lǐng)導(dǎo)的決策以致于影響學(xué)校的發(fā)展；為師生、合作單位等人員辦事效率必須高，否則影響二級學(xué)院甚至學(xué)校的形象。行政秘書通常一邊跟著領(lǐng)導(dǎo)的思路走協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)辦事，一邊還需要完成手頭的常規(guī)工作，哪怕是多媒體設(shè)備報修、門鎖報修等工作都必須在收到報修信息后立刻安排維修到位，否則影響日常教學(xué)、辦公；有時行政秘書還需要完成崗位職責外的工作任務(wù)。高職院校行政秘書工作任務(wù)多、要求高、心理壓力大；成果不明顯且不易界定、高級職稱評定難、職業(yè)認同感少、成就感少；而且長期的伏案工作容易引起各類頸椎疾病。這種情況下，行政秘書容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠感。因此很有必要關(guān)注高職院校行政秘書的職業(yè)幸福程度，研究如何提升行政秘書的職業(yè)幸福感，發(fā)揮行政秘書的工作積極性，以此來推動高職院校建設(shè)。

2 自我提升

職業(yè)幸福感，是指主體在從事某一職業(yè)時基于需要得到滿足、潛能得到發(fā)揮、力量得以增長所獲得的持續(xù)快樂體驗。因為高職院校行政秘書有寒假暑假、雙休日、國家法定節(jié)假日休息，休息時間比企業(yè)職工多，而且能得到學(xué)生的尊重等，行政秘書具有一定的職業(yè)幸福感，但是想要進一步提升職業(yè)幸福感，還需要將內(nèi)在條件與外在條件有效結(jié)合。內(nèi)因是事物發(fā)展的根本原因，首先要自我提升，因此必須不斷鉆研業(yè)務(wù)知識，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗、改進工作方法，不斷提升綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)水平，為獲得職業(yè)幸福感提供良好的基礎(chǔ)。

2.1 提升文字、語言表達能力

行政秘書承擔著會議的記錄、文件的擬寫、信息的上傳下達，為了避免出現(xiàn)問題、減少矛盾、各項工作順利開展，必須具備較強的文字、語言表達能力。這不僅需要在工作中積累經(jīng)驗而且需要閱讀大量書籍、大量文件、通訊報道等，以此來提升文字、語言表達能力。

2.2 提升溝通能力、服務(wù)水平，處理好人際關(guān)系

想要提升自己的職業(yè)幸福感，必須先提升服務(wù)的滿意度，處理好人際關(guān)系。只有得到大家的認可，行政秘書才能有信心、有干勁、有幸福感；只有得到大家的配合，各項工作才能高質(zhì)量地完成。高職院校行政秘書必須具備熱情、細致、周到的服務(wù)意識，不計較個人得失，全心全意為師生、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。日常工作中，行政秘書需要跟各種層次的人打交道（如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門的工作人員、師生、校企合作單位人員、物業(yè)管理人員等），需要配合各職能部門的工作。這就要求行政秘書必須掌握溝通技巧、善于溝通協(xié)調(diào)，溝通交流時要注意方式方法，說話要有思考、思路要清晰，語氣要溫和。當領(lǐng)導(dǎo)考慮不周全時適當適時提出合理建議；當師生對所傳達的文件或通知無法接受和理解時，一定要耐心地給予說明；當服務(wù)對象有情緒時，要學(xué)會忍耐、寬容大度，有大局觀念，克服困難。此外，行政秘書應(yīng)用心聽服務(wù)對象的評議，不斷改善工作方法。

2.3 提升統(tǒng)籌管理能力

行政秘書工作任務(wù)多，要合理制定工作計劃，面對多重任務(wù)或臨時增加任務(wù)時，要分清主次，靈活組織協(xié)調(diào)，一一踏實完成；遇到問題，行政秘書應(yīng)及時梳理，沉著冷靜，有條不紊地、高效高質(zhì)量地完成各項任務(wù)。

2.4 提升現(xiàn)代化辦公設(shè)備的運用能力

行政秘書應(yīng)學(xué)習并熟練使用計算機及辦公軟件、多功能一體機，進行文字處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、PPT制作、網(wǎng)頁制作、文件掃描、傳真等，通過提升現(xiàn)代化辦公設(shè)備的運用能力來提高工作效率。同時，行政秘書還需要學(xué)習檔案學(xué)專業(yè)知識，將各文件分類別存檔以便更好地查找。

3 校方對策

提升高職院校行政秘書的職業(yè)幸福感，除了自我提升之外，還需要學(xué)校提供較好的外部條件。學(xué)校應(yīng)該為教職工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，營造和諧融洽的工作氛圍，努力提升行政秘書的職業(yè)幸福感。

3.1 制定以人為本的工作制度，科學(xué)劃分崗位職責

行政秘書所負責的工作范圍廣，職責劃分不清晰。有時行政秘書手頭上的事情已經(jīng)很多，還要接受崗位職責外的的工作任務(wù)。為了大局、為了和諧的工作氛圍，行政秘書通常會接受任務(wù)安排，但是由于工作任務(wù)多有時會影響工作質(zhì)量。如果不接受崗位職責外的工作任務(wù)，會產(chǎn)生矛盾，影響人際關(guān)系。偶爾還會出現(xiàn)一種情況，并不是因為自己不愿意接受工作任務(wù)，而是因為領(lǐng)導(dǎo)的分工影響人際關(guān)系。因此，學(xué)校非常有必要對行政秘書的崗位工作職責有科學(xué)的劃分，幫助行政秘書處理好各種人際關(guān)系，營造和諧融洽的工作氛圍。此外，學(xué)校應(yīng)建立公平公正的評價制度，完善績效考核制度，肯定行政秘書在二級學(xué)院的重要作用，多贊揚、多引導(dǎo)，少責備，激發(fā)行政秘書的工作熱情，讓行政秘書產(chǎn)生職業(yè)認同感、成就感，從而增加職業(yè)幸福感。

3.2 重視對行政秘書的培養(yǎng)

目前行政秘書參加培訓(xùn)的機會很少，學(xué)校應(yīng)經(jīng)常組織行政秘書參加校內(nèi)外行政管理培訓(xùn)會和經(jīng)驗交流會，學(xué)習系統(tǒng)性專業(yè)性的行政管理知識、先進的管理經(jīng)驗， 夯實文字功底，增強辦事能力，拓寬職業(yè)視野，更新工作思路，改進工作方法，從而提高工作效率和服務(wù)水平。同時，引導(dǎo)行政秘書開展科研工作，激勵行政秘書發(fā)表論文、做課題，提高科研水平，一方面為評定高級職稱奠定基礎(chǔ)，另一方面以理論促進實踐，為提高工作質(zhì)量、提高滿意度奠定基礎(chǔ)。高級職稱是行政秘書的奮斗目標，是個人價值的體現(xiàn)，通過提升職稱可以提升行政秘書的職業(yè)幸福感。

3.3 幫助行政秘書緩解工作壓力

學(xué)校應(yīng)切實關(guān)心行政秘書的工作現(xiàn)狀以及遇到的困難，想辦法幫助解決，讓行政秘書感受到學(xué)校給予的人文關(guān)懷；定期組織有意義的活動，讓參加人員感受活動的樂趣，幫助行政秘書緩解工作壓力、促進同事間的交流、營造和諧融洽的氛圍、增強團隊凝聚力。

參考文獻

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