IT項(xiàng)目管理中的影響因素與改善方法分析

摘要：在當(dāng)今信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的時(shí)代，IT項(xiàng)目管理已成為企業(yè)成功實(shí)施各類技術(shù)解決方案的關(guān)鍵。然而，隨著項(xiàng)目規(guī)模的擴(kuò)大和復(fù)雜性的增加，IT項(xiàng)目管理面臨諸多挑戰(zhàn)和困難。因此，理解IT項(xiàng)目管理中的影響因素對(duì)于提高項(xiàng)目成功概率至關(guān)重要?；诖?，本文將系統(tǒng)地分析IT項(xiàng)目管理中的影響因素，并提出相應(yīng)的改善方法，以期為從業(yè)人員提供有益的啟示。

關(guān)鍵詞：IT項(xiàng)目管理；技術(shù)因素；組織結(jié)構(gòu)

引言

當(dāng)前，企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程不斷加快，IT架構(gòu)和系統(tǒng)的調(diào)整升級(jí)成為轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而復(fù)雜的IT系統(tǒng)調(diào)整與重構(gòu)涉及面廣、風(fēng)險(xiǎn)高，這對(duì)企業(yè)的IT項(xiàng)目管理能力提出了更高要求。與此同時(shí)，由于許多企業(yè)對(duì)IT項(xiàng)目管理重視不夠、方法經(jīng)驗(yàn)不足，在具體實(shí)施中往往出現(xiàn)管理混亂、資源擠占等問(wèn)題，導(dǎo)致IT項(xiàng)目無(wú)法如期、保質(zhì)完成，這不僅影響了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)度，還可能產(chǎn)生巨大的資金和信譽(yù)損失。因此，分析IT項(xiàng)目管理過(guò)程中的影響因素，尋求針對(duì)性的改進(jìn)方法，是企業(yè)順利實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重中之重。

1. IT項(xiàng)目管理的價(jià)值

第一，提高了IT項(xiàng)目的成功率。通過(guò)引入科學(xué)系統(tǒng)的項(xiàng)目管理理念與方法，不論是傳統(tǒng)的瀑布式、敏捷模式，還是DevOps，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目規(guī)劃、需求管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等關(guān)鍵進(jìn)程的控制，可以很大程度上確保IT項(xiàng)目的關(guān)鍵指標(biāo)，如功能、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等，都能達(dá)到既定目標(biāo)。這極大降低了項(xiàng)目在實(shí)施中出現(xiàn)失控或偏離軌跡的概率，保證最終形成一個(gè)可用、可靠、性價(jià)比高的項(xiàng)目交付成果，滿足用戶的需求。因此，科學(xué)的IT項(xiàng)目管理降低了項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)，以使項(xiàng)目?jī)r(jià)值最大化。

第二，縮短項(xiàng)目周期，加快產(chǎn)品和服務(wù)交付速度。通過(guò)制定翔實(shí)可行的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，并在執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，可以使各項(xiàng)工程活動(dòng)有序高效推進(jìn)，減少等待、浪費(fèi)的時(shí)間，充分利用工作量空白期。同時(shí)，嚴(yán)密的質(zhì)量檢查也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除缺陷，減少返工和修改帶來(lái)的額外耗時(shí)。兩方面因素的綜合作用，可以顯著提升項(xiàng)目執(zhí)行的整體效率，有助于大幅壓縮整個(gè)項(xiàng)目從啟動(dòng)到交付的時(shí)間周期，這在競(jìng)爭(zhēng)激烈的IT市場(chǎng)中具有決定性意義[1]。

第三，嚴(yán)格控制項(xiàng)目各階段的成本投入，確保按預(yù)算執(zhí)行。IT項(xiàng)目管理可以通過(guò)細(xì)致的成本計(jì)劃、管控，盡可能避免成本超支，保證項(xiàng)目使用的資金總量在不突破既定的高限預(yù)算范圍內(nèi)順利完成。與此同時(shí)，管理過(guò)程中還注意避免各類低效和重復(fù)的資源投入以及浪費(fèi)現(xiàn)象出現(xiàn)，充分利用每一分錢的投入，確保投資最大化地轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目效益，獲得最佳的投資回報(bào)，提升使用效益。

2. IT項(xiàng)目管理中的影響因素

2.1 技術(shù)因素

在IT項(xiàng)目管理領(lǐng)域，技術(shù)因素扮演著至關(guān)重要的角色，其對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的影響程度不可低估。

一是系統(tǒng)和技術(shù)的復(fù)雜性。在現(xiàn)代企業(yè)中，內(nèi)部銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)、質(zhì)量、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)、人事與差旅、報(bào)告與分析流程等系統(tǒng)，以及前端面向客戶、供應(yīng)商、物流等合作伙伴的系統(tǒng)，涉及高達(dá)數(shù)以百計(jì)的系統(tǒng)接口，形成了錯(cuò)綜復(fù)雜的IT系統(tǒng)環(huán)境。在這樣的環(huán)境下進(jìn)行新項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和實(shí)施，其難度和風(fēng)險(xiǎn)無(wú)疑是巨大的。同時(shí)，超出預(yù)期的復(fù)雜性往往會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃失控，甚至?xí)?dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目失敗。因此，對(duì)于項(xiàng)目管理者來(lái)說(shuō)應(yīng)引起重視。

二是新技術(shù)的引入和運(yùn)用。為了實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，許多IT項(xiàng)目選擇引入一些前沿的技術(shù)方案，從系統(tǒng)開發(fā)語(yǔ)言，到數(shù)據(jù)處理、虛擬化，到物聯(lián)網(wǎng)（IoT）、人工智能（AI）。然而，這些新技術(shù)往往處于發(fā)展的初期階段，可能存在一些不成熟的地方。在具體的推廣和應(yīng)用過(guò)程中，這些問(wèn)題才會(huì)逐漸暴露出來(lái)，給項(xiàng)目帶來(lái)不小的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。此外，有時(shí)候選用的商業(yè)化技術(shù)產(chǎn)品并不完全適合企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景，無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果，這也會(huì)影響項(xiàng)目的進(jìn)度和結(jié)果[2]。

三是與其他系統(tǒng)的兼容性問(wèn)題。在現(xiàn)有的IT系統(tǒng)環(huán)境中，通常包含大量的歷史遺留系統(tǒng)和商業(yè)軟件，對(duì)于一個(gè)期望端到端流程之間高度整合、運(yùn)轉(zhuǎn)順暢的企業(yè)來(lái)說(shuō)，這些系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和業(yè)務(wù)集成是不可或缺的。

2.2 組織因素

在IT項(xiàng)目管理中，組織因素是影響項(xiàng)目成功的重要因素。一是組織結(jié)構(gòu)與文化的影響。傳統(tǒng)的功能化組織結(jié)構(gòu)往往存在著各部門之間的割裂與隔閡問(wèn)題，缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和資源調(diào)配機(jī)制，這對(duì)于跨部門的IT項(xiàng)目實(shí)施來(lái)說(shuō)是一大挑戰(zhàn)。在這樣的組織結(jié)構(gòu)下，各部門往往各自為政，導(dǎo)致項(xiàng)目推進(jìn)效率低下，甚至可能出現(xiàn)資源浪費(fèi)和沖突。此外，組織文化也會(huì)對(duì)項(xiàng)目的開展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。缺乏創(chuàng)新文化、不能與時(shí)俱進(jìn)的企業(yè)往往難以激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力，在項(xiàng)目過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)溝通不暢、創(chuàng)意匱乏等問(wèn)題，從而影響項(xiàng)目的順利實(shí)施。二是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的能力與成員間的協(xié)作影響。IT項(xiàng)目通常是知識(shí)密集型的，需要各領(lǐng)域資深顧問(wèn)組成高效的團(tuán)隊(duì)來(lái)應(yīng)對(duì)復(fù)雜的技術(shù)和業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中核心成員的綜合能力不足，或者團(tuán)隊(duì)成員之間缺乏有效的協(xié)作與溝通，將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目工作難以實(shí)現(xiàn)有機(jī)協(xié)同。此外，團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作不暢也可能會(huì)導(dǎo)致信息孤島的產(chǎn)生，從而影響需求表達(dá)、問(wèn)題解決和風(fēng)險(xiǎn)管理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。三是高層領(lǐng)導(dǎo)的決策方式和風(fēng)格影響。

2.3 人為因素

在IT項(xiàng)目管理中，人為因素是影響項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。一是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員自身的技能與工作態(tài)度對(duì)項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。由于IT項(xiàng)目的高度復(fù)雜性，需要各領(lǐng)域的專業(yè)人士共同參與，包括技術(shù)專家、業(yè)務(wù)用戶和管理人員等。如果核心崗位成員缺乏必要的專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)，就無(wú)法勝任項(xiàng)目中的需求分析、方案設(shè)計(jì)、開發(fā)實(shí)現(xiàn)和集成測(cè)試等任務(wù)，從而影響到項(xiàng)目的進(jìn)展和成果。此外，如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作態(tài)度不積極，也會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)負(fù)面影響，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度的延誤和工作質(zhì)量下降。二是各利益相關(guān)方的需求與期望影響[3]。IT項(xiàng)目的用戶及高層管理者往往對(duì)項(xiàng)目成果有較高的期望和要求，他們會(huì)在需求獲取和范圍確定階段就表達(dá)出自己的傾向。如果管理層對(duì)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)價(jià)值判斷失誤，或者在確定需求范圍和進(jìn)度計(jì)劃時(shí)沒有充分考慮可能存在的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，那么項(xiàng)目的目標(biāo)和計(jì)劃就缺乏合理性，從而影響項(xiàng)目的順利推進(jìn)。三是關(guān)鍵用戶的參與度與反饋情況的影響。在理想狀態(tài)下，用戶應(yīng)全程參與項(xiàng)目的各個(gè)階段，包括需求提交、設(shè)計(jì)評(píng)審和測(cè)試驗(yàn)收等，以確保系統(tǒng)能夠完全符合業(yè)務(wù)需要。然而，部分用戶可能對(duì)項(xiàng)目的重要性認(rèn)知不足，很少真正參與系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)，直到后期才發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，導(dǎo)致大量的返工。

3. IT項(xiàng)目管理的改善方法

3.1 技術(shù)管理策略

針對(duì)IT項(xiàng)目管理所面臨的技術(shù)復(fù)雜性風(fēng)險(xiǎn)，必須采取一系列針對(duì)性的措施來(lái)加強(qiáng)技術(shù)管理，以確保項(xiàng)目的順利實(shí)施與成功交付。

第一，進(jìn)行全面的評(píng)估和分類識(shí)別。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，通過(guò)深入調(diào)研企業(yè)現(xiàn)有的IT系統(tǒng)狀態(tài)，評(píng)估項(xiàng)目需要融入和適應(yīng)的技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度，包括但不限于接口復(fù)雜性、數(shù)據(jù)安全隱患以及業(yè)務(wù)依賴關(guān)系等方面。同時(shí)，也要充分評(píng)估新技術(shù)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，以便及時(shí)采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，這種分類識(shí)別的方法有助于提前確定項(xiàng)目過(guò)程中的高危技術(shù)活動(dòng)，并將其納入重點(diǎn)管控范疇。

第二，對(duì)于新技術(shù)的運(yùn)用必須加強(qiáng)管控，防止技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)累積爆發(fā)。在引入新技術(shù)時(shí)，必須進(jìn)行嚴(yán)格的技術(shù)評(píng)審，充分評(píng)估其成熟度和可靠性。在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，都需要進(jìn)行技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的復(fù)核，必要時(shí)可以成立專門的技術(shù)隱患攻關(guān)小組，以防止風(fēng)險(xiǎn)的進(jìn)一步積累。同時(shí)，也應(yīng)建立健全技術(shù)培訓(xùn)與知識(shí)轉(zhuǎn)移機(jī)制，以應(yīng)對(duì)核心技術(shù)人員流動(dòng)可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

第三，完善系統(tǒng)集成測(cè)試管理也是確保項(xiàng)目交付質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，應(yīng)增加集成測(cè)試案例設(shè)計(jì)評(píng)審環(huán)節(jié)，以確保測(cè)試的全面性和準(zhǔn)確性。在系統(tǒng)開發(fā)后期，要求充分的集成測(cè)試周期，并建立完善的問(wèn)題清單管理機(jī)制。測(cè)試結(jié)束后，需要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)技術(shù)回顧，總結(jié)運(yùn)用新技術(shù)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以防止類似問(wèn)題的重復(fù)發(fā)生。

第四，建立完善的技術(shù)支持服務(wù)體系也是至關(guān)重要的[4]。企業(yè)需要統(tǒng)一建立IT技術(shù)支持中心，配置合適的技術(shù)資源，包括IT內(nèi)部有關(guān)技術(shù)和第三方系統(tǒng)負(fù)責(zé)小組的參與、外部供應(yīng)商的支持，以便能夠及時(shí)響應(yīng)項(xiàng)目在設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試等各個(gè)階段遇到的技術(shù)問(wèn)題。這樣可以最大限度地降低技術(shù)不確定因素對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的影響，確保項(xiàng)目能夠按時(shí)交付，并達(dá)到預(yù)期的質(zhì)量要求。

3.2 組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化

在IT項(xiàng)目管理的改善方法中，組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化策略扮演著重要角色。

第一，構(gòu)建項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)和權(quán)責(zé)機(jī)制是組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的關(guān)鍵?？梢酝ㄟ^(guò)成立專門的項(xiàng)目管理辦公室PMO來(lái)統(tǒng)一規(guī)劃和管理企業(yè)的IT項(xiàng)目組合。在重大項(xiàng)目中，設(shè)置項(xiàng)目管理委員會(huì)，讓項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)跨越部門，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的規(guī)劃、執(zhí)行與控制。高層管理者需要賦予項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)足夠的執(zhí)行權(quán)力，以便他們能夠更靈活地調(diào)配資源，提高項(xiàng)目執(zhí)行效率，這種項(xiàng)目化的組織結(jié)構(gòu)可以有效地統(tǒng)一行動(dòng)，提升項(xiàng)目管理的效率。

第二，完善項(xiàng)目的文化與激勵(lì)機(jī)制也是優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)的重要手段。通過(guò)員工培訓(xùn)、典型案例展示等方式，積極創(chuàng)設(shè)項(xiàng)目文化，提高員工對(duì)項(xiàng)目重要性的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，建立與之匹配的項(xiàng)目目標(biāo)考核與獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，以調(diào)動(dòng)員工在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的積極性和主動(dòng)性，這樣的激勵(lì)機(jī)制有助于激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的工作熱情，提高項(xiàng)目的執(zhí)行效率。

第三，構(gòu)建高素質(zhì)的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)組內(nèi)協(xié)作，也是優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵步驟。通過(guò)聘請(qǐng)外部顧問(wèn)和選拔企業(yè)內(nèi)優(yōu)秀業(yè)務(wù)和技術(shù)人員，形成具備豐富項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和協(xié)作能力的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，建立常態(tài)化的組內(nèi)溝通機(jī)制，開展定期工作會(huì)議，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)凝聚力提升。只有團(tuán)隊(duì)成員之間良好的協(xié)作與溝通，才能夠保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行和成功交付。

第四，健全科學(xué)、高效的管理決策機(jī)制是優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)的重要保障。除了設(shè)置項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)外，還可以成立項(xiàng)目管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)審定項(xiàng)目立項(xiàng)和監(jiān)督項(xiàng)目推進(jìn)。在這過(guò)程中，高層管理者需要充分發(fā)揮決策支持作用，及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目策略和資源配置。同時(shí)，建立項(xiàng)目管理相關(guān)信息快速反饋機(jī)制，保持對(duì)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展和風(fēng)險(xiǎn)的敏感性，以便及時(shí)應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)和變化，這樣可以有效防范管理失誤，保障項(xiàng)目的順利實(shí)施。

3.3 人力資源管理

在IT項(xiàng)目管理中，人力資源管理策略是確保項(xiàng)目順利進(jìn)行和取得成功的關(guān)鍵。

第一，團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)和管理。建立清晰的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)和角色定義，明確每位成員的分工和職責(zé)，有利于提高團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作效率。同時(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)人員和技術(shù)人員都要進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，以提高其項(xiàng)目管理意識(shí)和能力，提升團(tuán)隊(duì)的協(xié)作效率和工作質(zhì)量。

第二，實(shí)施全過(guò)程的用戶需求管理。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，應(yīng)該積極主動(dòng)地收集用戶的需求，并明確需求的類別和優(yōu)先級(jí)。通過(guò)變更需求管理制度，詳細(xì)記錄變更的原因和涉及范圍，科學(xué)評(píng)估變更對(duì)項(xiàng)目的影響。此外，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，要持續(xù)跟蹤管理需求的變化，以確保項(xiàng)目能夠按時(shí)按質(zhì)完成。

第三，加強(qiáng)用戶溝通和參與。除了在項(xiàng)目啟動(dòng)階段進(jìn)行深入的訪談和問(wèn)卷調(diào)查外，還應(yīng)該建立項(xiàng)目措施討論機(jī)制，與用戶共同制定詳細(xì)的需求說(shuō)明文檔，以便用戶進(jìn)行確認(rèn)和復(fù)核[5]。在項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和開發(fā)階段，還應(yīng)該不定期地邀請(qǐng)用戶參加方案評(píng)審，以確保項(xiàng)目方案符合用戶的期望和需求。此外，還需要監(jiān)測(cè)用戶參與項(xiàng)目的時(shí)間投入，以確保用戶滿足協(xié)作的要求。

第四，建立嚴(yán)密的交付成果測(cè)試管理流程對(duì)于項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。在項(xiàng)目實(shí)施的后期，應(yīng)該提前預(yù)留充足的用戶測(cè)試周期，并與用戶共同制定詳盡的測(cè)試方案，跟蹤關(guān)鍵用例的執(zhí)行進(jìn)度。同時(shí)，建立問(wèn)題清單管理機(jī)制，及時(shí)響應(yīng)用戶在測(cè)試中的反饋，促使問(wèn)題得以快速解決，以確保項(xiàng)目的交付質(zhì)量和用戶的滿意度。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的變遷和技術(shù)的進(jìn)步，IT項(xiàng)目管理的挑戰(zhàn)和難題也在不斷演化和升級(jí)。因此，需要持續(xù)關(guān)注行業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整和完善管理策略。同時(shí)，還需要不斷學(xué)習(xí)和積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提高自身的素質(zhì)和能力。只有不斷地與時(shí)俱進(jìn)，才能更好地應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，推動(dòng)項(xiàng)目管理的不斷進(jìn)步和發(fā)展。未來(lái)，在IT項(xiàng)目管理的征程中，我們將繼續(xù)堅(jiān)持科學(xué)管理、務(wù)實(shí)創(chuàng)新的理念，積極探索符合時(shí)代要求的管理模式和方法，努力打造高效、穩(wěn)健、可持續(xù)發(fā)展的項(xiàng)目管理體系。

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作者簡(jiǎn)介：時(shí)飛，碩士研究生，研究方向：企業(yè)信息化、人工智能、財(cái)務(wù)與供應(yīng)鏈流程改進(jìn)。