財(cái)務(wù)共享中心模式下內(nèi)部控制五要素的轉(zhuǎn)變與應(yīng)對初探

王國亮

（中交上海航道局有限公司，上海 200000）

企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心模式后，隨之而來的連鎖反應(yīng)就是內(nèi)部控制各要素產(chǎn)生的轉(zhuǎn)變，這對企業(yè)的內(nèi)控工作帶來了新的挑戰(zhàn)，唯有對此轉(zhuǎn)變進(jìn)行及時(shí)、全面的研究與剖析，才能把準(zhǔn)脈絡(luò)，以變應(yīng)變。

1 財(cái)務(wù)共享中心模式下內(nèi)部控制環(huán)境的轉(zhuǎn)變

1.1 內(nèi)部控制環(huán)境的內(nèi)涵

內(nèi)部控制環(huán)境的內(nèi)涵涵蓋公司治理、部門設(shè)置與責(zé)權(quán)劃分、內(nèi)部審計(jì)、人力資源政策、文化與價(jià)值觀等方面。內(nèi)控環(huán)境是內(nèi)控體系得以構(gòu)建展開和不斷完善的基礎(chǔ)和基座。

1.2 內(nèi)部控制環(huán)境的轉(zhuǎn)變

機(jī)構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配方面，財(cái)務(wù)共享中心模式及相應(yīng)的業(yè)財(cái)一體化趨勢，會(huì)推動(dòng)企業(yè)對其組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行變革，使組織架構(gòu)愈發(fā)扁平化。相對而言，扁平化組織易于管理，有利于提高業(yè)務(wù)效率，弊端在于橫向監(jiān)督不足。在財(cái)務(wù)共享中心模式下，需要通過重新劃分財(cái)務(wù)和相關(guān)部門的權(quán)限以及相關(guān)職責(zé)，防止既當(dāng)運(yùn)動(dòng)員又當(dāng)裁判員的情況發(fā)生，以確保實(shí)現(xiàn)不相容的崗位職責(zé)分離。因?yàn)樨?cái)務(wù)共享中心和成員單位需要分別在前端和后端，共享財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，分工協(xié)作完成相關(guān)流程操作。各成員單位原有的會(huì)計(jì)核算、資金結(jié)算、合規(guī)審核等職能模塊獨(dú)立出來，由財(cái)務(wù)共享中心來完成，同時(shí)初審、資金計(jì)劃、支付申請、合同簽訂與錄入等職能由成員單位完成，雙方分工協(xié)作，互為補(bǔ)充。

在內(nèi)審機(jī)制方面，很多企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心在成立之初，對于內(nèi)審機(jī)構(gòu)如何設(shè)置、內(nèi)審工作如何開展缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)審機(jī)制建設(shè)進(jìn)度相對于其業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大及業(yè)務(wù)量增長速度相對滯后，進(jìn)而無法做到一步到位、求全責(zé)備。一方面成員單位內(nèi)審對財(cái)務(wù)共享中心相關(guān)業(yè)務(wù)未必能實(shí)現(xiàn)全面覆蓋；另一方面財(cái)務(wù)共享中心匯集了海量會(huì)計(jì)核算、結(jié)算支付、合同合規(guī)、電子影像等相關(guān)數(shù)據(jù)，也在推動(dòng)其內(nèi)審模式做出相應(yīng)轉(zhuǎn)變，為審計(jì)信息化打開了更廣闊空間。

人力資源政策方面，財(cái)務(wù)共享中心員工大多來自內(nèi)部員工調(diào)轉(zhuǎn)，員工來源較多。不同來源、不同地域的員工，其業(yè)務(wù)能力、工作習(xí)慣、薪酬待遇水平等方面不盡相同，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一及后續(xù)管理難度加大。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享中心還面臨著獲取高素質(zhì)人才與降低人工成本之間的權(quán)衡與取舍，持續(xù)流失初創(chuàng)期加入的業(yè)務(wù)熟練老員工，同時(shí)為彌補(bǔ)人員缺口而不斷引進(jìn)不熟悉業(yè)務(wù)的新手或新入職大學(xué)生，可能的后果之一就是導(dǎo)致服務(wù)水平的滑坡。相應(yīng)的財(cái)務(wù)共享中心的人力資源管理只有迎難而上，降低人員流動(dòng)對運(yùn)營效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量的影響，才能保證財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營平穩(wěn)，持續(xù)向好。

企業(yè)文化方面，相對于成員單位而言，財(cái)務(wù)共享中心更加注重標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效率、高質(zhì)量的企業(yè)文化建設(shè)，這有利于員工嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制要求，合規(guī)守正，嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)。

2 財(cái)務(wù)共享中心模式下風(fēng)險(xiǎn)評估的轉(zhuǎn)變

2.1 風(fēng)險(xiǎn)評估的內(nèi)涵

風(fēng)險(xiǎn)評估是指綜合識(shí)別和準(zhǔn)確分析影響控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，并在經(jīng)營活動(dòng)中確定應(yīng)對措施。風(fēng)險(xiǎn)評估包括以下環(huán)節(jié)：確立目標(biāo)、認(rèn)知風(fēng)險(xiǎn)、解剖風(fēng)險(xiǎn)、確定應(yīng)對策略。

2.2 風(fēng)險(xiǎn)評估的轉(zhuǎn)變

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)分析方面，在財(cái)務(wù)共享中心模式下，風(fēng)險(xiǎn)評估將涉及更廣泛的對象和覆蓋范圍，因?yàn)樨?cái)務(wù)共享中心開展的風(fēng)險(xiǎn)評估工作需要有更高的站位和綜合性。需要充分考慮各成員單位的共性風(fēng)險(xiǎn)，也需要統(tǒng)籌考慮財(cái)務(wù)共享中心開展財(cái)務(wù)共享服務(wù)過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)、信息收集與傳遞合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)中斷風(fēng)險(xiǎn)等個(gè)性化風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心開展的風(fēng)險(xiǎn)評估活動(dòng)需要通過運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法、風(fēng)險(xiǎn)事件分析法、預(yù)測風(fēng)險(xiǎn)影響程度等方法，識(shí)別出流程設(shè)計(jì)與執(zhí)行過程中的各種潛在與現(xiàn)實(shí)風(fēng)險(xiǎn)，使風(fēng)險(xiǎn)評估更加全面。

財(cái)務(wù)共享中心與成員單位分別開展的風(fēng)險(xiǎn)評估活動(dòng)，有出現(xiàn)評估邊界模糊的可能性，需要避免存在財(cái)務(wù)共享中心與成員單位均未考慮到的細(xì)分風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，或出現(xiàn)評估范圍與對象交叉重復(fù)，導(dǎo)致資源錯(cuò)配。由于財(cái)務(wù)共享中心更多地采用統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化操作，更多地引入信息系統(tǒng)，存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)，因而合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)和數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)更應(yīng)成為財(cái)務(wù)共享中心予以重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)類別。

風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方面，由于財(cái)務(wù)共享中心與成員單位之間全流程互相協(xié)作、互為補(bǔ)充的關(guān)系，對于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，在根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)可能性和影響程度確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施時(shí)，財(cái)務(wù)共享中心與成員單位間可能更多地會(huì)根據(jù)各自職責(zé)，共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。

3 財(cái)務(wù)共享中心模式下控制活動(dòng)的轉(zhuǎn)變

3.1 控制活動(dòng)的內(nèi)涵

控制活動(dòng)是內(nèi)部控制實(shí)踐的各種方法和方式。常見的控制措施有：崗位職責(zé)分離與牽制，權(quán)限授予和審批，財(cái)產(chǎn)保護(hù)措施，績效評估和評價(jià)?？刂拼胧┛梢苑譃樽詣?dòng)控制，以及相對于自動(dòng)控制的人工控制；還可以分為檢查控制，以及相對于檢查控制的預(yù)防控制。

3.2 控制活動(dòng)的轉(zhuǎn)變

與企業(yè)中傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門不同，納入服務(wù)范圍的成員單位在一定程度上實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)部門的共享，相應(yīng)的內(nèi)部控制涉及范圍也突破了原有的組織界限，在原有的財(cái)務(wù)作業(yè)鏈中新增了財(cái)務(wù)共享中心環(huán)節(jié)。如在成員單位的報(bào)賬單據(jù)處理、結(jié)算支付、報(bào)表生成等各個(gè)環(huán)節(jié)中，由原來局限于成員單位內(nèi)部，向提供集中化服務(wù)的財(cái)務(wù)共享中心移交。

財(cái)務(wù)共享模式的實(shí)現(xiàn)以流程再造為切入點(diǎn)，要對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再優(yōu)化，重設(shè)關(guān)鍵控制點(diǎn)。財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制建設(shè)的重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化運(yùn)作，標(biāo)準(zhǔn)操作流程能提高業(yè)務(wù)活動(dòng)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，降低人為失誤干擾。

財(cái)務(wù)共享中心不斷地引入信息化技術(shù)，通過財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用，配合影像采集系統(tǒng)和文字識(shí)別技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理軟件，在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程的自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化后，相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，也應(yīng)由原有的手工控制措施轉(zhuǎn)變?yōu)楦嗟匾揽孔詣?dòng)化控制和系統(tǒng)性控制措施。

伴隨著業(yè)財(cái)一體化進(jìn)程的推進(jìn)，財(cái)務(wù)共享中心建立過程中，企業(yè)上線的信息系統(tǒng)也種類漸多。由于各類信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)兼容、數(shù)據(jù)互通、完善程度等方面有所差異，為保證相應(yīng)的自動(dòng)化控制措施能夠得到剛性執(zhí)行，需要統(tǒng)一各類信息系統(tǒng)的自動(dòng)化控制與監(jiān)管的標(biāo)準(zhǔn)與口徑。

4 財(cái)務(wù)共享中心模式下信息與溝通的轉(zhuǎn)變

4.1 信息與溝通的內(nèi)涵

信息與溝通把風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)和內(nèi)部監(jiān)督各要素串聯(lián)起來。信息與溝通的目標(biāo)在于，確保及時(shí)收集、高效傳遞與內(nèi)控相關(guān)的信息，保證內(nèi)外部有效順暢地溝通。主要包括：保證信息質(zhì)量、制定溝通相關(guān)制度、信息系統(tǒng)構(gòu)建、落實(shí)識(shí)弊防弊機(jī)制等方面。

4.2 信息與溝通的轉(zhuǎn)變

信息質(zhì)量方面，在財(cái)務(wù)共享中心模式下，各成員單位與財(cái)務(wù)共享中心采用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，完成報(bào)銷支付、財(cái)務(wù)核算等全流程操作，將以往分散在各成員單位的碎片化數(shù)據(jù)和信息，集中在同一節(jié)點(diǎn)，同時(shí)又是同一系統(tǒng)的財(cái)務(wù)共享中心，將以往分散在各成員單位的財(cái)務(wù)信息和資料集中起來儲(chǔ)存、集中起來管理、集中起來查閱。信息的集中，有利于使用大數(shù)據(jù)等分析手段，第一時(shí)間對系統(tǒng)中存儲(chǔ)的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)信息開展分析研判，為各層級管理者提供個(gè)性化數(shù)據(jù)分析報(bào)告，能夠更富有實(shí)效性地輔助決策。高效的信息與溝通能提高業(yè)務(wù)運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)化程度，更好地傳遞業(yè)務(wù)信息。財(cái)務(wù)共享中心與成員單位之間應(yīng)確定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息口徑的可比性。

溝通制度方面，財(cái)務(wù)共享中心與成員單位可能分屬企業(yè)集團(tuán)下的不同二級單位、不同三級單位，這就需要通過一系列的制度安排，來實(shí)現(xiàn)跨組織、跨法人單位的溝通與協(xié)調(diào)。如果財(cái)務(wù)共享中心缺乏必要的對外溝通渠道，就會(huì)造成企業(yè)與財(cái)務(wù)的融合度不佳，同時(shí)也會(huì)影響到服務(wù)的高效性。再加上財(cái)務(wù)共享中心受制于乙方服務(wù)提供者的地位，僅靠財(cái)務(wù)共享中心單獨(dú)推動(dòng)完成與成員單位相關(guān)的優(yōu)化財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)流程工作，較為困難。同時(shí)，很多成員單位的報(bào)賬單據(jù)是由業(yè)務(wù)部門人員制單提交，可能缺乏財(cái)務(wù)知識(shí)，如果對填單的要點(diǎn)和后續(xù)的流程不夠了解，不能很好地掌握相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，就很容易造成雙方溝通不暢、遲滯、退單，產(chǎn)生誤會(huì)。

在信息系統(tǒng)方面，財(cái)務(wù)共享中心面臨著越來越大的信息安全挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)共享中心匯集了大量數(shù)據(jù)與邏輯運(yùn)算，每逢月末、季末、年末等期末節(jié)點(diǎn)時(shí)，業(yè)務(wù)量波峰會(huì)最大限度占用財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)荷。比如，當(dāng)報(bào)表系統(tǒng)登錄用戶或同一時(shí)間操作集中度超負(fù)荷時(shí)，可能引發(fā)系統(tǒng)宕機(jī)，影響業(yè)務(wù)連續(xù)性。另外，電腦病毒感染、黑客攻擊等威脅帶來的信息安全挑戰(zhàn)，如防范不當(dāng)，同樣可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。

反舞弊機(jī)制方面，財(cái)務(wù)共享中心的職責(zé)要求在業(yè)務(wù)開展過程中持續(xù)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)。統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程增強(qiáng)了財(cái)務(wù)信息的透明度，一份合同、一張報(bào)銷單據(jù)、一筆支付，相關(guān)聯(lián)的電子影像、其他環(huán)節(jié)處理意見、所在流程節(jié)點(diǎn)等，成員單位經(jīng)辦人與審批人以及財(cái)務(wù)共享中心的審核、審批、辦理、質(zhì)量檢查等人員均可看到，增加了信息的透明度，消除了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)處理中，個(gè)別業(yè)務(wù)處理全程僅一兩人經(jīng)辦的信息黑箱效應(yīng)，對防舞弊、控風(fēng)險(xiǎn)發(fā)揮了積極作用。

5 財(cái)務(wù)共享中心模式下內(nèi)部監(jiān)督的轉(zhuǎn)變

5.1 內(nèi)部監(jiān)督的內(nèi)涵

內(nèi)部監(jiān)督是開展對內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行的監(jiān)督和評價(jià)，對內(nèi)控流程設(shè)計(jì)的合理性和內(nèi)控運(yùn)行的有效性進(jìn)行評判，對發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控制度缺陷進(jìn)行監(jiān)督和改進(jìn)。財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)當(dāng)制定內(nèi)控監(jiān)督相關(guān)制度，明晰內(nèi)部監(jiān)督及其內(nèi)審機(jī)構(gòu)具備的職責(zé)與權(quán)限，對內(nèi)部監(jiān)督活動(dòng)的開展提出規(guī)范化要求。

5.2 內(nèi)部監(jiān)督的轉(zhuǎn)變

對于財(cái)務(wù)共享中心而言，由于人員精簡，可能并未設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督、內(nèi)部控制專職崗位，有時(shí)內(nèi)部監(jiān)督職能由內(nèi)審部門行使。企業(yè)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)與內(nèi)控評價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)該是相互獨(dú)立的。反之，執(zhí)行與監(jiān)督的權(quán)責(zé)如果未充分分離，可能導(dǎo)致內(nèi)控評價(jià)機(jī)制在獨(dú)立性和客觀性方面存在瑕疵。

為確保財(cái)務(wù)共享中心模式下內(nèi)部監(jiān)督的有效實(shí)施，需要建立與之相配套的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，在確保該內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)獨(dú)立性的前提下，負(fù)責(zé)監(jiān)督評價(jià)、督促改進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的工作。此外，還可以通過建立跨組織的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，予以補(bǔ)充。

在內(nèi)部監(jiān)督執(zhí)行過程中，財(cái)務(wù)共享中心需要定期、持續(xù)地關(guān)注工作人員或成員單位發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制問題，關(guān)注業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)合理性，收集反饋內(nèi)部控制評價(jià)相關(guān)活動(dòng)情況。但在財(cái)務(wù)共享中心高負(fù)荷工作量的壓力下，上述活動(dòng)的執(zhí)行效果，可能發(fā)生形式化偏移，從而導(dǎo)致無法達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。

6 針對內(nèi)控五要素轉(zhuǎn)變的應(yīng)對策略

（一）以人為本，不斷改進(jìn)與完善財(cái)務(wù)共享中心的人力資源管理政策，設(shè)置合理的薪酬方案和人力資源發(fā)展計(jì)劃，多渠道提升員工有感待遇水平和工作積極性，拓寬員工晉升渠道，完善績效考評，建設(shè)完善企業(yè)文化。為持續(xù)提高服務(wù)水平，提供更加理想的內(nèi)部環(huán)境。

（二）提升信息安全風(fēng)險(xiǎn)評估與應(yīng)對水平，更加注重財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的物理、網(wǎng)絡(luò)、環(huán)境、管理、應(yīng)用、通信、邊界等方面的安全防護(hù)。通過國產(chǎn)替代、壓力測試、模擬攻擊等多種方式堵塞漏洞，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的安全、高效運(yùn)行，建造防火墻、設(shè)置隔離帶、筑牢防波堤。提前制定與演練防止數(shù)據(jù)泄露或損毀的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對預(yù)案，加強(qiáng)員工信息安全意識(shí)教育，完善自動(dòng)化控制所涉及內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的事前預(yù)警與防控。為作為上層建筑的各類自動(dòng)化控制的有效執(zhí)行，打好根基，扎穩(wěn)下盤。

（三）財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)明確并充分宣貫本組織的內(nèi)部控制目標(biāo)，凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，只有為員工行為、內(nèi)部程序、資產(chǎn)保護(hù)、信息可靠、流程管控等領(lǐng)域設(shè)定了清晰的目標(biāo)，優(yōu)化內(nèi)控流程設(shè)計(jì)、強(qiáng)化內(nèi)控措施執(zhí)行才有明確的努力方向。

（四）不斷深化員工對業(yè)財(cái)融合流程全貌與細(xì)節(jié)的全方位理解，加深員工對成員單位業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)的熟悉程度，打通財(cái)務(wù)共享中心與成員單位之間信息溝通與傳遞的堵點(diǎn)，擴(kuò)充既有信息溝通渠道的“帶寬”。同時(shí)推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部不同部門間、各模塊業(yè)務(wù)間的相互交流與學(xué)習(xí)，使員工在每個(gè)步驟操作中，既知其然也知其所以然，充分發(fā)揮信息與溝通對內(nèi)控其他要素的串聯(lián)與整合作用。

（五）加強(qiáng)對財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息系統(tǒng)的技術(shù)支持力度，暢通在用財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)各類問題的反饋與解決渠道，努力實(shí)現(xiàn)“既會(huì)用、又好用”。在保證各類業(yè)務(wù)操作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，注意兼顧滿足不同層級管理者的管理目標(biāo)與要求，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的路才能越走越寬。在上述前提下，進(jìn)一步持續(xù)推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心扁平化組織模式下的橫向監(jiān)督和全視角監(jiān)督，才有更好的實(shí)現(xiàn)條件，與更加顯著的現(xiàn)實(shí)意義。