經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化分析

文/四川省通江縣民營(yíng)經(jīng)濟(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室 伏黎明

面對(duì)日益復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境，市場(chǎng)監(jiān)管部門承擔(dān)著維護(hù)市場(chǎng)秩序、保護(hù)消費(fèi)者權(quán)益的重要職責(zé)。作為市場(chǎng)監(jiān)管部門的服務(wù)對(duì)象，經(jīng)營(yíng)主體在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，其合規(guī)經(jīng)營(yíng)和檔案管理直接影響著市場(chǎng)監(jiān)管的有效性和服務(wù)質(zhì)量。對(duì)此，市場(chǎng)監(jiān)管部門承擔(dān)著重要的責(zé)任和使命。經(jīng)營(yíng)主體的檔案管理工作涉及對(duì)其注冊(cè)登記、經(jīng)營(yíng)許可、合同備案、財(cái)務(wù)報(bào)表、產(chǎn)品質(zhì)量等相關(guān)信息的記錄和歸檔。這些檔案記錄不僅是經(jīng)營(yíng)主體合規(guī)經(jīng)營(yíng)的重要依據(jù)，也是市場(chǎng)監(jiān)管部門了解經(jīng)營(yíng)主體狀況、開展監(jiān)管工作的重要數(shù)據(jù)源。

一、經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作的現(xiàn)狀

經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是指制定和遵循一系列的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案管理工作的有效性、一致性和高質(zhì)量。經(jīng)營(yíng)主體應(yīng)該制定檔案管理政策和制度，明確檔案管理的目標(biāo)、原則和責(zé)任分工，政策和制度應(yīng)該包括檔案創(chuàng)建、獲取、組織、利用、保存和處置等方面的規(guī)定，以期指導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作的實(shí)施。規(guī)范化的檔案管理需要建立清晰的流程和程序，以確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，包括檔案的歸檔、編目、索引、檢索、傳遞、保存和銷毀等環(huán)節(jié)的具體操作流程和步驟，流程和程序應(yīng)考慮到各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范要求和最佳實(shí)踐，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性[1]。

在當(dāng)前的市場(chǎng)環(huán)境中，經(jīng)營(yíng)主體的檔案管理水平存在著較大的差異。一些企業(yè)和組織重視檔案管理工作，建立了完善的檔案管理制度和流程，定期進(jìn)行檔案整理和歸檔，并采用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。不過仍然有一部分經(jīng)營(yíng)主體對(duì)檔案管理工作重視不夠，存在檔案記錄不完整、無序存放、無規(guī)范操作等問題。另外，部分經(jīng)營(yíng)主體在檔案管理方面仍然依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，存在存儲(chǔ)空間占用大、檢索效率低、易損壞等問題，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的采用程度較低，缺乏對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用和推廣。在檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化方面，各個(gè)經(jīng)營(yíng)主體之間存在顯著差異，還有一些經(jīng)營(yíng)主體在檔案管理方面缺乏明確的制度和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范性和一致性不足。

二、經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）法律合規(guī)性。經(jīng)營(yíng)主體檔案管理需要符合相關(guān)的法律法規(guī)和政策要求。例如，企業(yè)需要遵守會(huì)計(jì)法、公司法等；組織需要遵守相關(guān)的行業(yè)規(guī)范和管理制度；個(gè)體經(jīng)營(yíng)者需要遵守稅務(wù)法規(guī)和個(gè)體工商戶管理規(guī)定。經(jīng)營(yíng)主體檔案中包含大量的敏感信息，如個(gè)人身份信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)機(jī)密等，檔案管理必須遵守隱私和數(shù)據(jù)保護(hù)的法律要求，確保這些信息的安全，檔案管理人員需要采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)和組織措施，如權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密等，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和泄露。不同類型的檔案有著不同的保存期限要求，經(jīng)營(yíng)主體檔案管理必須根據(jù)法律規(guī)定和業(yè)務(wù)需要，確定檔案的保存期限，并在檔期到期后及時(shí)進(jìn)行銷毀或轉(zhuǎn)移[2]。例如，稅務(wù)相關(guān)檔案通常需要保存一定年限，而合同文件可能需要保存至合同履行結(jié)束。

（二）保密性和安全性。經(jīng)營(yíng)主體檔案中包含著大量的敏感信息，如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等。檔案管理需要確保這些信息的保密性和安全性，通過權(quán)限控制、加密技術(shù)和安全存儲(chǔ)設(shè)施等手段來防止信息泄露和損壞。例如，對(duì)于企業(yè)檔案，財(cái)務(wù)信息可能只授權(quán)給特定財(cái)務(wù)人員訪問，而人力資源檔案可能只授權(quán)給人力資源部門的工作人員訪問。對(duì)于電子檔案，加密技術(shù)是確保檔案信息安全的重要手段之一，敏感信息應(yīng)采用適當(dāng)?shù)募用芩惴ㄟM(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止不法分子竊取，此外，對(duì)于檔案的傳輸過程，應(yīng)使用安全通道或加密協(xié)議，確保信息在傳輸過程中不被篡改或泄漏。經(jīng)營(yíng)主體檔案應(yīng)選擇安全的存儲(chǔ)介質(zhì)，如安全服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備或云存儲(chǔ)服務(wù)，以確保信息的安全性和完整性[3]。

（三）生命周期管理。經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作特點(diǎn)中的生命周期管理指的是對(duì)檔案從創(chuàng)建到銷毀的全過程進(jìn)行有效管理和控制。生命周期管理涵蓋檔案的各個(gè)階段，包括創(chuàng)建、獲取、組織、利用、保存和處置等環(huán)節(jié)。在經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作中，檔案的創(chuàng)建和獲取是生命周期管理的起點(diǎn)，包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中生成的各類文件、記錄和數(shù)據(jù)，如合同、報(bào)表、會(huì)議記錄、電子郵件等。在這一階段，需要確保檔案的正確性、完整性和可追溯性，采用標(biāo)準(zhǔn)化的記錄和歸檔方法。在獲取檔案后，經(jīng)營(yíng)主體需要對(duì)檔案進(jìn)行組織和分類，以便后續(xù)的管理和利用，包括對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、編目、索引和分類，建立檔案目錄和檔案庫等，組織和分類的目的是使檔案易于查找和使用，并確保檔案的結(jié)構(gòu)和秩序[4]。

三、提高經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的策略

（一）建立完善的檔案管理制度。調(diào)查取證和處罰決定是市場(chǎng)監(jiān)管部門日常任務(wù)之一，旨在維護(hù)市場(chǎng)秩序和保護(hù)消費(fèi)者權(quán)益。在這一過程中，建立完善的檔案管理制度具有重要意義。例如，市場(chǎng)監(jiān)管部門接到舉報(bào)稱某企業(yè)存在違法行為，需要開展調(diào)查取證并作出相應(yīng)處罰決定，如果檔案管理制度不完善，調(diào)查過程中可能出現(xiàn)證據(jù)缺失、混淆或篡改等問題，導(dǎo)致調(diào)查結(jié)果不準(zhǔn)確、不可靠[5]。市場(chǎng)監(jiān)管部門可制定相關(guān)的檔案管理規(guī)定和指南，明確檔案管理的責(zé)任部門和人員，規(guī)定檔案的歸檔、整理、檢索和銷毀等流程和要求。制度中應(yīng)包括檔案管理的基本原則、操作規(guī)范以及涉及檔案保密和信息安全的措施。第一，市場(chǎng)監(jiān)管部門須明確檔案管理的目標(biāo)，例如確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可訪問性。同時(shí)，明確檔案管理的基本原則，如信息真實(shí)性原則、權(quán)責(zé)清晰原則、審計(jì)追溯原則等。第二，明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的責(zé)任部門和人員，包括檔案管理部門、檔案管理員和相關(guān)崗位的職責(zé)。確保檔案管理工作有專人負(fù)責(zé)，明確各級(jí)管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性和支持。第三，建立檔案的分類體系，根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途和重要性進(jìn)行分類，制定檔案的歸檔規(guī)則。明確檔案的命名規(guī)則、編號(hào)規(guī)則和索引規(guī)則，使檔案能夠被快速檢索和追溯。第四，確定檔案的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)設(shè)施，確保檔案的安全和完整性。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)建立適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)空間，如檔案庫房或檔案柜；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和數(shù)據(jù)備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。第五，制定檔案的使用規(guī)則和訪問權(quán)限管理制度，明確誰有權(quán)查閱檔案，以及查閱檔案的程序和限制。同時(shí)，加強(qiáng)檔案的保密意識(shí)教育，確保敏感信息和商業(yè)機(jī)密的安全。

（二）不斷促進(jìn)檔案管理工作改革與創(chuàng)新。市場(chǎng)監(jiān)管部門需要不斷促進(jìn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，以提高監(jiān)管效能，促進(jìn)信息化發(fā)展，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，促進(jìn)公平競(jìng)爭(zhēng)，保障信息安全。這將有助于實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)監(jiān)管部門的職責(zé)使命，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的健康發(fā)展。在提高經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化過程中，不斷促進(jìn)檔案管理工作改革與創(chuàng)新就顯得尤為重要。首先，要建立靈活、適應(yīng)性強(qiáng)的檔案管理制度，鼓勵(lì)創(chuàng)新和改進(jìn)，制定和修訂檔案管理政策和規(guī)章制度，使其能夠適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需求和技術(shù)發(fā)展，通過制度改革，為檔案管理工作提供更大的自主權(quán)和創(chuàng)新空間。其次，引入新的技術(shù)和工具，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。例如，采用數(shù)字化管理工具、檔案管理系統(tǒng)、人工智能和大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)和掌握這些新技術(shù)，推動(dòng)其在實(shí)際工作中的應(yīng)用和創(chuàng)新。最后，建立創(chuàng)新平臺(tái)和機(jī)制，為檔案管理人員提供創(chuàng)新和改革的機(jī)會(huì)和空間，組織創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)、設(shè)立創(chuàng)新基金、開展創(chuàng)新項(xiàng)目等，通過鼓勵(lì)和支持檔案管理人員的創(chuàng)新思維和實(shí)踐，推動(dòng)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。

（三）建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制。市場(chǎng)監(jiān)管部門采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，面臨著大量紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)、檢索和管理難題，效率低下且易于遺失或損壞。為此，該部門決定進(jìn)行檔案管理工作的數(shù)字化改革。引入先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并建立起相應(yīng)的電子檔案庫和檢索系統(tǒng)。通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，市場(chǎng)監(jiān)管部門能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速檢索、追溯和共享，大幅提升工作效率和數(shù)據(jù)的安全性，更好地支持市場(chǎng)監(jiān)管工作的開展。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理和大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段的應(yīng)用已成為時(shí)代趨勢(shì)。市場(chǎng)監(jiān)管部門需要跟上信息化的步伐，推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化、智能化和自動(dòng)化，提高數(shù)據(jù)的處理能力和利用能力。提高經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化需要建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制，確保檔案管理工作的高效性和可持續(xù)發(fā)展。經(jīng)營(yíng)主體應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)。同時(shí)，部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保存、利用和處置等工作。經(jīng)營(yíng)主體應(yīng)制定檔案管理政策和制度，明確檔案管理的目標(biāo)、原則和要求，政策和制度應(yīng)包括檔案管理的組織架構(gòu)、職責(zé)分工、工作流程、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，為檔案管理工作提供明確的指導(dǎo)和規(guī)范。還應(yīng)該制定檔案管理流程和程序，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。流程和程序應(yīng)包括檔案的獲取、登記、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)的具體操作步驟和要求，通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程和程序，提高檔案管理的效率和一致性。

（四）構(gòu)建檔案管理安全體系。市場(chǎng)監(jiān)管部門經(jīng)常處理包含商業(yè)機(jī)密和敏感信息的檔案，如企業(yè)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、客戶隱私信息等。如果這些檔案未受到妥善保護(hù)，可能會(huì)導(dǎo)致商業(yè)機(jī)密泄露、信息濫用或數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)。為此，市場(chǎng)監(jiān)管部門構(gòu)建檔案管理安全體系，包括制定檔案保密措施、明確訪問權(quán)限管理制度、加強(qiáng)員工保密意識(shí)培訓(xùn)等。通過這些措施，確保商業(yè)機(jī)密和敏感信息的安全，避免不必要的法律糾紛和損失。檔案中往往包含重要的商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私信息，市場(chǎng)監(jiān)管部門需要不斷促進(jìn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，加強(qiáng)信息安全保障措施，防止檔案信息被泄露、濫用或篡改，保障經(jīng)營(yíng)主體和公眾的合法權(quán)益。構(gòu)建檔案管理安全體系是提高經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的重要策略之一。第一，經(jīng)營(yíng)主體應(yīng)制定檔案管理安全政策和制度，明確對(duì)檔案的保密和安全要求，安全政策和制度應(yīng)包括對(duì)檔案的訪問控制、傳輸安全、備份與恢復(fù)、災(zāi)備等方面的規(guī)定，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，保護(hù)檔案的機(jī)密性和完整性。第二，建立合理的訪問控制機(jī)制，限制檔案的訪問權(quán)限，對(duì)不同級(jí)別的檔案設(shè)定不同的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員可以訪問和操作檔案，采用身份驗(yàn)證、密碼保護(hù)、訪問日志等技術(shù)手段，記錄和監(jiān)控檔案的訪問活動(dòng)，保證檔案的安全性和可追溯性。第三，建立適當(dāng)?shù)奈锢戆踩胧?，保護(hù)紙質(zhì)檔案的安全，例如，設(shè)置安全門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控?cái)z像頭、使用安全柜或保險(xiǎn)箱等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)域，合理規(guī)劃?rùn)n案存儲(chǔ)空間，防止火災(zāi)、水災(zāi)等意外事件對(duì)檔案的損害。第四，針對(duì)電子檔案，采取必要的數(shù)字安全措施，保護(hù)檔案的機(jī)密性和完整性，使用防病毒軟件和防火墻，防止惡意軟件和網(wǎng)絡(luò)攻擊對(duì)檔案系統(tǒng)的侵入，對(duì)敏感數(shù)據(jù)和重要檔案進(jìn)行加密和備份，確保檔案的安全存儲(chǔ)和傳輸。

四、結(jié)語

經(jīng)營(yíng)主體檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是市場(chǎng)監(jiān)管部門為服務(wù)經(jīng)營(yíng)主體和廣大群眾而努力的重要舉措。通過建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，市場(chǎng)監(jiān)管部門能夠更好地履行監(jiān)管職責(zé)，促進(jìn)公平競(jìng)爭(zhēng)和市場(chǎng)秩序的健康發(fā)展。同時(shí)，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理也為經(jīng)營(yíng)主體提供了便利和支持，提升了經(jīng)營(yíng)效率和競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)了市場(chǎng)監(jiān)管部門與經(jīng)營(yíng)主體的共贏局面。未來，市場(chǎng)監(jiān)管部門應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，積極應(yīng)用新技術(shù)、新手段，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理和大數(shù)據(jù)分析的發(fā)展，進(jìn)一步提升檔案管理的水平和能力。