精細(xì)化管理在高?？蒲泄芾碇械膶?shí)踐與模式探析

文/中山大學(xué)中山醫(yī)學(xué)院 汪夕芳

高校作為教師與學(xué)者的共同體，即“學(xué)術(shù)共同體”，不同于一般的行政單位和社會(huì)組織，應(yīng)回歸大學(xué)本質(zhì)，以學(xué)術(shù)為目的，通過(guò)傳播知識(shí)，培養(yǎng)優(yōu)秀人才。大學(xué)的行政機(jī)構(gòu)是根據(jù)發(fā)展需要逐漸演變而成的，是學(xué)術(shù)共同體必不可少的一部分，其屬性是從屬于學(xué)術(shù)的[1]。雖然習(xí)慣稱大學(xué)行政部門為黨政管理機(jī)構(gòu)，但是就如中山大學(xué)一貫倡導(dǎo)的管理理念“管理就是服務(wù)”一般，要寓管理于服務(wù)之中，每個(gè)行政管理人員都要樹立服務(wù)觀念，秉持服務(wù)的工作態(tài)度，要“入于心、見于行”?？蒲泄芾碜鳛樾姓C(jī)構(gòu)職能的一部分，也應(yīng)根據(jù)其自身職責(zé)特性實(shí)現(xiàn)科研事務(wù)服務(wù)的本能。

一、科研項(xiàng)目與科研管理事務(wù)雙向增長(zhǎng)，要求科研管理服務(wù)效能提高

在我國(guó)科研體系中，高校承擔(dān)著頗多的基礎(chǔ)科研項(xiàng)目，并為我國(guó)科研工作領(lǐng)域培養(yǎng)了大量人才。以國(guó)家自然科學(xué)基金（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)自然”）資助體系為例，作為國(guó)家級(jí)科研經(jīng)費(fèi)的重要來(lái)源，此類項(xiàng)目在各類科研經(jīng)費(fèi)來(lái)源中占主要地位并具有重要的虹吸效應(yīng)。以2019年國(guó)自然申報(bào)立項(xiàng)為例，高等院校立項(xiàng)數(shù)為13352，占全國(guó)各類立項(xiàng)項(xiàng)目數(shù)的70.2%[2]。隨著高校教師及專職科研人員隊(duì)伍的壯大、科研項(xiàng)目數(shù)量及類型的增多、科研經(jīng)費(fèi)的大幅增長(zhǎng)，以及各類科研機(jī)構(gòu)的建成等，導(dǎo)致科研管理的工作量日漸加大。但大學(xué)各學(xué)院的科研管理隊(duì)伍人員（以下簡(jiǎn)稱“科管人員”）數(shù)量基本固定，處理的工作容量日益飽和。如何在高強(qiáng)度的辦公室業(yè)務(wù)工作中，實(shí)現(xiàn)各類科管事務(wù)的有序進(jìn)行，著實(shí)考驗(yàn)科管人員的工作能力。為使教師及科研人員能有更多精力投入科研和教學(xué)，完成大學(xué)的育人使命，切實(shí)替其分擔(dān)煩瑣的科研事務(wù)成為科管人員應(yīng)盡的工作職能，同時(shí)也是自身管理工作提速增效的重要內(nèi)容。

二、精細(xì)化科研管理具體實(shí)踐與模式探析

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次，即規(guī)范化、精細(xì)化和個(gè)性化。筆者摸索實(shí)踐的方法是兼顧這三點(diǎn)的、以精細(xì)化為統(tǒng)攬促進(jìn)整體服務(wù)質(zhì)量與效能的提升。如何在精細(xì)化基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和個(gè)性化是基于平時(shí)對(duì)科研管理相關(guān)制度的理解掌握以及各種點(diǎn)滴經(jīng)驗(yàn)的匯聚與積累。結(jié)合科管方面的業(yè)務(wù)實(shí)踐，文章總結(jié)了工作中切實(shí)惠顧到教師的相關(guān)舉措，即注重工作方式創(chuàng)新、變被動(dòng)管理為主動(dòng)服務(wù)、三“多”一“少”提效能等，具體實(shí)踐包括以下幾個(gè)方面。

（一）工作線前移，“多”做模板與指引，并做到個(gè)性化引導(dǎo)。在項(xiàng)目申報(bào)等日常管理業(yè)務(wù)工作中，注意觀察、統(tǒng)計(jì)出現(xiàn)問(wèn)題較多的方面，提前整理并填寫模板或指引供老師參考。比如，在國(guó)自然申報(bào)中，基于申報(bào)系統(tǒng)的改進(jìn)，出現(xiàn)致命的形式審查問(wèn)題已經(jīng)很少了?？乒苋藛T對(duì)申報(bào)書的檢查工作，更多的是希望通過(guò)修正申報(bào)書的細(xì)節(jié)或表述欠妥之處，幫助教師提交形式規(guī)范、要點(diǎn)突出、便于評(píng)審專家審閱的高質(zhì)量申報(bào)書。這就要求科管人員不僅要認(rèn)真聽取每一場(chǎng)形式審查培訓(xùn)，還應(yīng)和科研人員一道聽取針對(duì)申報(bào)質(zhì)量提高的專家講座，汲取申報(bào)書撰寫的經(jīng)驗(yàn)。綜合應(yīng)用這些要點(diǎn)去檢查申報(bào)書有無(wú)清晰回應(yīng)要點(diǎn)，并凸顯申請(qǐng)人與申請(qǐng)項(xiàng)目相關(guān)的優(yōu)勢(shì)等[3]。通過(guò)近幾年形式審查工作，文章整理了項(xiàng)目申報(bào)中各類容易出現(xiàn)的問(wèn)題點(diǎn)，共90余項(xiàng)，分門別類整理并匯總成“附參考答案”的形式審查反饋表；在通覽申報(bào)書后，可快速提列各項(xiàng)問(wèn)題，同時(shí)羅列建議修改的方式，方便教師能一目了然地知曉所需改進(jìn)的地方以及如何修改（詳見表1、表2）。此反饋形式既體現(xiàn)了規(guī)范、精細(xì)，又針對(duì)各級(jí)教師申報(bào)書問(wèn)題進(jìn)行個(gè)性化展示。待教師修改再次提交時(shí)，對(duì)照原問(wèn)題點(diǎn)，再行檢查直至完全修正為止。此種方式循環(huán)一至兩次項(xiàng)目申報(bào)，各教師尤其是初次申報(bào)此類項(xiàng)目的教師，對(duì)申報(bào)要點(diǎn)能熟練掌握，今后也會(huì)較少出現(xiàn)同類問(wèn)題，從而達(dá)到持久提升工作效能的目的。

表1 國(guó)家自然科學(xué)基金形式審查反饋表實(shí)例（A老師）

表2 國(guó)家自然科學(xué)基金形式審查反饋表實(shí)例（B老師）

上兩表所列的A、B兩位教師申報(bào)書出現(xiàn)的問(wèn)題，既有共性要點(diǎn)提示（序號(hào)1、2），也有針對(duì)各自問(wèn)題的羅列及建議修改方式。通過(guò)形式反饋表配合申報(bào)書填寫指引，幫助教師提交形式規(guī)范、要點(diǎn)突出的申報(bào)書，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的國(guó)自然申報(bào)中建立優(yōu)勢(shì)。據(jù)此，2019年筆者從事科管工作的本校藥學(xué)院國(guó)自然立項(xiàng)39項(xiàng)，其中面上項(xiàng)目中標(biāo)率達(dá)59.2%；2020年青年項(xiàng)目中標(biāo)率達(dá)55.6%。

（二）轉(zhuǎn)發(fā)通知先做“功課”，“多”做標(biāo)識(shí)與提醒，做到通知的精準(zhǔn)傳達(dá)。學(xué)院科管人員常規(guī)必修課是轉(zhuǎn)發(fā)各類申報(bào)通知，而現(xiàn)今各級(jí)別項(xiàng)目眾多，基本每周都有幾則申報(bào)。轉(zhuǎn)發(fā)通知的一大弊病是不分人員類別、不做重點(diǎn)標(biāo)識(shí)地通發(fā)全院教師。每位收到郵件的教師，都得點(diǎn)開附件，從中尋找自己關(guān)心的指南。筆者發(fā)放此類郵件，基本會(huì)用不同顏色標(biāo)出本院直接相關(guān)領(lǐng)域以及指南中密切相關(guān)的方向；對(duì)目錄級(jí)別多的指南，編出書簽結(jié)構(gòu)，截圖突出顯示，重點(diǎn)提醒、發(fā)送相關(guān)教師。全領(lǐng)域覆蓋的通知如集中受理期國(guó)自然、省自然基金申報(bào)等方式全院通發(fā)。涉及專項(xiàng)領(lǐng)域申報(bào)的，只通知相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域教師，避免過(guò)多不相關(guān)郵件干擾教師的郵箱。

（三）在各類材料收集中，“多”操作一步，批量嵌入相關(guān)信息，減“少”教師填寫工作量，讓辦公室工作更有溫度。在平時(shí)工作中，注意收集本院教師各類科研成果業(yè)績(jī)等信息，包括論文、專利、縱橫向項(xiàng)目、獲獎(jiǎng)、績(jī)效支出等統(tǒng)計(jì)總表“大數(shù)據(jù)”，并將其充分應(yīng)用。如基于本?？蒲许?xiàng)目間接經(jīng)費(fèi)績(jī)效申請(qǐng)相關(guān)規(guī)定，在年底收集各科研項(xiàng)目績(jī)效分配申請(qǐng)表前，將記錄總表中的相關(guān)信息郵件合并嵌入各項(xiàng)目所需填寫的績(jī)效申請(qǐng)表中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只需填寫績(jī)效分配人員及金額即可，無(wú)須重復(fù)填寫項(xiàng)目名稱、負(fù)責(zé)人、已發(fā)額度、本次申請(qǐng)額度等十余項(xiàng)信息；對(duì)發(fā)放依據(jù)填寫內(nèi)容也給出范本參考，以便教師高效填寫。以中等規(guī)模師資130余人的學(xué)院計(jì)算，年底申請(qǐng)績(jī)效的項(xiàng)目近200項(xiàng)，每項(xiàng)目節(jié)約10分鐘，就能幫一群老師合計(jì)節(jié)約三十余小時(shí)。而科管人員進(jìn)一步郵件合并操作只需幾分鐘，避免涉及信息收集類工作時(shí)，發(fā)到教師手中的還是空表，而是應(yīng)將已有“大數(shù)據(jù)”最大化應(yīng)用。

四、結(jié)語(yǔ)

這種精細(xì)化科管實(shí)踐模式，雖在前期花費(fèi)較多精力整理匯總各類信息，但經(jīng)逐漸完善后形成成熟化的操作模式，在后期全流程管控中會(huì)為教師和科研人員節(jié)約很多時(shí)間。同時(shí)，切實(shí)為每位教師提供規(guī)范、精細(xì)、個(gè)性化的高效科研服務(wù)。當(dāng)然，唯有專業(yè)，或可精細(xì)[4]。專業(yè)化的人員匹配、培訓(xùn)對(duì)科研的精細(xì)化管理尤為重要，科管人員要對(duì)本學(xué)院各類的研究方向、領(lǐng)域了如指掌，知識(shí)面要涵蓋辦公軟件操作技巧、項(xiàng)目預(yù)算、科研成果分類分級(jí)、管理制度等各方面，并且不斷地學(xué)習(xí)與進(jìn)步，以適應(yīng)工作中面臨的技能要求與變化。在貫徹落實(shí)好上級(jí)部門的大政方針和工作部署的同時(shí)，務(wù)實(shí)、高效率地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，促成大學(xué)服務(wù)職能的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，讓教師及科研人員將寶貴的時(shí)間留給教學(xué)與科研，完成大學(xué)育人的初心與使命。