淺析信息化時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀及優(yōu)化方式策略

摘 要：在信息化時(shí)代，各種科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展為檔案事業(yè)帶來了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)是優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量、提高管理效率、順應(yīng)時(shí)代潮流的重要舉措，本文以信息化時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀及優(yōu)化方式策略為題展開深入分析，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案資源建設(shè)、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、對外服務(wù)建設(shè)四個(gè)方面探索數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的問題及優(yōu)化方案，不斷推動(dòng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下建設(shè)進(jìn)程，進(jìn)而發(fā)揮檔案資源存史資政育人作用。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；數(shù)字檔案館；優(yōu)化方式

隨著社會(huì)步入信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，各項(xiàng)技術(shù)逐漸與檔案工作相結(jié)合，中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出“要加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”。數(shù)字檔案館成為新時(shí)代最為關(guān)鍵的發(fā)展路徑，各地檔案主管部門要高度重視，全方位了解大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”、區(qū)塊鏈等技術(shù)優(yōu)勢及在檔案事業(yè)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，不斷完善信息化建設(shè)，推動(dòng)轉(zhuǎn)型升級創(chuàng)新性發(fā)展，徹底打破傳統(tǒng)檔案館建設(shè)模式，進(jìn)而提高檔案資源管理開發(fā)利用效能。

1 信息化時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性及發(fā)展趨勢

在信息化時(shí)代數(shù)字檔案館的建設(shè)離不開現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支撐，通過在檔案收集、整理、存放、利用、共享等業(yè)務(wù)流程應(yīng)用各類技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)對檔案資源的高度整合、高效處理、高質(zhì)量應(yīng)用，為社會(huì)各界提供更加便捷、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)，相對于傳統(tǒng)模式下的檔案館建設(shè)，具有較為顯著的特征。

1.1 數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

雖然從國家到地方都出臺(tái)了建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的法律法規(guī)和政策文件，但是大多部門單位之間建設(shè)情況仍存在較大差距，仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理辦法。在過去的管理背景下，整體低質(zhì)低效，過于依賴人工的方式開展工作，尤其隨著檔案數(shù)量的逐步增加，有限的人工必然帶來效率的降低，一旦管理人員體力、精力達(dá)到極限，則會(huì)使工作效果及管理質(zhì)量下降，甚至出現(xiàn)較多安全問題。另外，過去的檔案大多只負(fù)責(zé)收集、保管、存儲(chǔ)，服務(wù)能力較低，公益性查檔利用服務(wù)的職能有所缺位，被動(dòng)式、等待式的工作狀態(tài)難以發(fā)揮檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化轉(zhuǎn)型刻不容緩。

1.2 檔案信息管理發(fā)展趨勢

一是檔案數(shù)字化。由過去的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，工作模式轉(zhuǎn)為在線管理，數(shù)據(jù)信息由管理人員通過計(jì)算機(jī)處理，將具有收集、檢索、復(fù)制、備份等功能與檔案管理系統(tǒng)連接在一起，然后通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理、傳遞。二是服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。目前檔案館由過去的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)為社會(huì)公眾提供全新的檔案服務(wù)方式，充分發(fā)揮檔案事業(yè)的社會(huì)效益。三是資源共享化。以檔案局、檔案館為主導(dǎo)，其他部門單位協(xié)同配合，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及在線歸檔平臺(tái)整合檔案資源信息，打破過去“各自為政”的局面，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源庫共建共享。同時(shí)在檔案主管部門統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式與制度標(biāo)準(zhǔn)下，也使檔案資源庫逐漸變得更加規(guī)范化、科學(xué)化。四是檔案信息安全化。電子檔案資源的安全性是第一位的。在信息化背景下，通過使用安全設(shè)備、技術(shù)手段、殺毒軟件等方式，可保證檔案文件在傳輸利用的過程中不被網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客、非法用戶竊取、損害，同時(shí)在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，減少了紙質(zhì)文件的利用率，在一定程度上保證了原始紙質(zhì)文件的安全。

1.3 檔案信息管理的現(xiàn)實(shí)意義

一是提高管理效率。對于紙質(zhì)文件管理而言，電子檔案有著絕對性優(yōu)勢，一方面，通過海量的存儲(chǔ)及高速便捷的檢索利用降低管理復(fù)雜度；另一方面，將工作人員從過去繁重復(fù)雜、單一枯燥的工作環(huán)境中解脫出來，使其有更多的時(shí)間開展創(chuàng)新型、前沿型的工作。例如，立足館藏檔案資源，積極開發(fā)利用，出版編研書籍等。其電子檔案管理，極大減少了管理成本，有利于經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)。二是提升服務(wù)水平。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式下，形成多元化、多樣化的檔案信息展示形態(tài)，對現(xiàn)代意義上的檔案內(nèi)容、形式及手段進(jìn)行更好更全面的詮釋。同時(shí)，進(jìn)一步拓展檔案的服務(wù)范圍，提升檔案數(shù)據(jù)查詢檢索的準(zhǔn)確度、便捷度，滿足用戶對檔案的實(shí)時(shí)需求，減少傳統(tǒng)檔案中手續(xù)審批、文件復(fù)印等煩瑣流程，降低了用戶的時(shí)間成本，在一定程度上增強(qiáng)了社會(huì)群眾對檔案的獲得感與滿足感。

2 信息化時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的問題及挑戰(zhàn)

雖然在新形勢下政策環(huán)境、技術(shù)環(huán)境為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了較大便利與發(fā)展前景，但是仍有部分檔案主管部門尚未建立專業(yè)性強(qiáng)、綜合實(shí)力高的數(shù)字檔案館，在基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字資源建設(shè)、技術(shù)應(yīng)用、社會(huì)服務(wù)方面仍然存在各種各樣的不足之處，如若得不到充分解決，數(shù)字檔案館建設(shè)將無法高效開展。

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠充分

數(shù)字檔案館的建設(shè)無論是在基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字化加工還是在軟件開發(fā)、人力資源開發(fā)方面都需要源源不斷地投入經(jīng)費(fèi)支持，在沒有資金保障的前提下，數(shù)字檔案館建設(shè)無疑是空中樓閣、紙上談兵。與此同時(shí)，由于部分檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者或管理人員缺乏檔案意識(shí)，“重建設(shè)、輕管理、輕開發(fā)”思想嚴(yán)重，在工作思維上仍然被傳統(tǒng)觀念所束縛，對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)知不充分，導(dǎo)致在政策推動(dòng)、資金支持等方面不到位，即使上級部門撥付資金，也因思想認(rèn)知、技術(shù)能力有限導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)方向偏離、脫離實(shí)際的錯(cuò)誤，此現(xiàn)象對于基層檔案館而言尤其明顯[1]。

2.2 數(shù)字化資源建設(shè)進(jìn)程緩慢

數(shù)字檔案館的重要特征是檔案資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》中明確指出，尚未完成建立涵蓋全部館藏文件級目錄數(shù)據(jù)庫的檔案館不能夠申請測試。在實(shí)際工作中，由于部分檔案館對數(shù)字化加工工作不夠重視，導(dǎo)致未數(shù)字化檔案與日俱增，體量巨大，無法高效開展大規(guī)模檔案數(shù)字化加工工作。檔案數(shù)字化工作大多是由本單位工作人員在日常工作中抽出時(shí)間加工，沒有在社會(huì)及行業(yè)內(nèi)尋找專業(yè)的數(shù)字化加工服務(wù)公司進(jìn)行社會(huì)采購類型服務(wù)，導(dǎo)致數(shù)字化速率極為低下且成果的質(zhì)量難以保障。與此同時(shí)，部分檔案館檔案數(shù)字化工作開展時(shí)間較早，對于科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等專業(yè)性較強(qiáng)的文件資料在數(shù)據(jù)格式、著錄規(guī)范、掃描質(zhì)量、歸檔方式等方面不夠成熟，無法與當(dāng)代數(shù)字化工作相銜接，返工問題較為嚴(yán)重，對于檔案館的數(shù)字資源建設(shè)造成了較大的不利影響。

2.3 信息化先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用較少

在信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用已成為檔案“十四五”規(guī)劃中的重要部分。在行業(yè)內(nèi)，浙江、廣東、河南、福建等省均提出建設(shè)智慧型數(shù)字檔案館的倡議。但是實(shí)際開展效果甚微，主要原因有兩個(gè)方面：一是先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用較少。實(shí)際工作者對于前沿科學(xué)技術(shù)理論知識(shí)、實(shí)際應(yīng)用了解甚少，難以將其與數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)工作相結(jié)合，在功能開發(fā)過程中僅僅是解決電子檔案的存儲(chǔ)、查詢等基本要求，對于后期的開發(fā)利用、共建共享、數(shù)據(jù)挖掘、信息提取等功能沒有提高重視，使得數(shù)字檔案館的建設(shè)浮于表面，難以達(dá)到預(yù)期效果。二是管理人員大多是檔案專業(yè)、文化專業(yè)。信息化人才較少，整體專業(yè)水平較低，檔案部門開展信息化繼續(xù)教育活動(dòng)較少，使得干部隊(duì)伍難以在短時(shí)間內(nèi)對于數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)有充分了解，即使開展調(diào)研也是“一頭霧水”，容易被科技公司人員所誤導(dǎo)。技術(shù)追求缺乏理性，沒能深入思考實(shí)際需求性適用，使得數(shù)字檔案館建設(shè)形象大于實(shí)質(zhì)內(nèi)容。

2.4 智慧化利用水平相對較低

一是共享理念問題。大多部門對于檔案資源的利用仍處于被動(dòng)狀態(tài)，還未及時(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，尤其檔案數(shù)據(jù)較為敏感、關(guān)鍵的部門，對于部分信息開放利用鑒定工作開展不到位，對于共建共享工作不認(rèn)可，認(rèn)為其可能存在數(shù)據(jù)泄密等風(fēng)險(xiǎn)，本著“多一事不如少一事”的態(tài)度，限制了資源共享效率的提高。二是技術(shù)支持問題。分布在各單位各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)大多自主建設(shè)，沒有根據(jù)統(tǒng)一的系統(tǒng)構(gòu)架、開發(fā)語言、數(shù)據(jù)庫類型進(jìn)行開發(fā)，使得數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺(tái)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在技術(shù)藩籬。檔案數(shù)據(jù)信息難以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、上下聯(lián)動(dòng)、在線整合、廣泛利用，導(dǎo)致“各自為政”的現(xiàn)象日益加劇。

3 信息化時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)未來發(fā)展方向及建議

面對數(shù)字檔案館建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀及問題難點(diǎn)，需要各地檔案主管部門及時(shí)調(diào)整建設(shè)規(guī)劃戰(zhàn)略，增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入、優(yōu)化人才培養(yǎng)方案、構(gòu)建先進(jìn)技術(shù)系統(tǒng)平臺(tái)、打造共建共享格局。發(fā)揮數(shù)據(jù)收集整理、分析挖掘技術(shù)優(yōu)勢，充分挖掘隱含在檔案資源內(nèi)的潛在價(jià)值，積極探尋適合自身的數(shù)字檔案館建設(shè)模式。

3.1 優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供專業(yè)設(shè)備保障

檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)者與管理者要具備檔案意識(shí)，增強(qiáng)信息化管理思維。深入了解傳統(tǒng)檔案管理模式難以符合現(xiàn)代社會(huì)檔案需求的突出問題，積極順應(yīng)時(shí)代潮流，轉(zhuǎn)變工作思想，在頂層設(shè)計(jì)層面上為數(shù)字檔案館建設(shè)提供必要的政策與財(cái)政支持，為信息化建設(shè)提供資金保障。同時(shí)要做到對行業(yè)內(nèi)各硬件設(shè)備、安全設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施了如指掌，積極對接上級檔案部門業(yè)務(wù)骨干，選取兼容性強(qiáng)、實(shí)用性強(qiáng)、運(yùn)維方便的服務(wù)器、存儲(chǔ)器、掃描儀、安全審計(jì)、漏洞掃描等設(shè)備，最大程度上提高性價(jià)比，保障后期軟件技術(shù)的研發(fā)順利開展[2]。

3.2 明確資源建設(shè)進(jìn)程，加大數(shù)字轉(zhuǎn)型力度

一是正確選擇數(shù)字化外包公司。檔案主管部門要在社會(huì)中深入調(diào)研，根據(jù)政府部門制定的市場準(zhǔn)入機(jī)制和備案登記制度，通過審查公司規(guī)模、專業(yè)資質(zhì)、業(yè)績信譽(yù)等方面，確定其是否具備檔案數(shù)字化外包的條件，確保其能夠?yàn)楸締挝惶峁└鼉?yōu)質(zhì)的服務(wù)。二是建立有效溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。針對工作開展過程中出現(xiàn)的各種問題及時(shí)協(xié)商解決，通過舉辦定期會(huì)議、建立問題反饋機(jī)制、提供進(jìn)度報(bào)告等方式保持良好溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，避免問題的擴(kuò)大化，確保數(shù)字化加工工作順利開展。三是外包與自主數(shù)字化相結(jié)合。鼓勵(lì)單位職工全程參與數(shù)字化加工工作，一方面做好檔案數(shù)字化質(zhì)量及效率的監(jiān)督監(jiān)管，另一方面把握契機(jī)，學(xué)習(xí)規(guī)范科學(xué)、合理可靠的數(shù)字化加工技術(shù)，提高檔案數(shù)字化、信息化和檔案信息管理方面的基礎(chǔ)理論知識(shí)水平。四是通過結(jié)合國家頒布的電子檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。針對各類專業(yè)檔案明確加工要求，進(jìn)一步細(xì)化數(shù)字檔案資源建設(shè)，對于早期加工質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的數(shù)字化成果，通過現(xiàn)在的圖像處理、數(shù)字化修復(fù)工具等手段進(jìn)行優(yōu)化，提高其可用性，進(jìn)而建立覆蓋全館檔案資源的數(shù)據(jù)庫。

3.3 構(gòu)建信息管理團(tuán)隊(duì)，融合先進(jìn)科學(xué)技術(shù)

一是在系統(tǒng)平臺(tái)開發(fā)過程中引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。通過與先進(jìn)地區(qū)檔案主管部門進(jìn)行深度溝通交流，尋求科學(xué)成熟的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身工作需求，積極探索在新興技術(shù)理論體系、技術(shù)框架、應(yīng)用場景、管理模式等方面的數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)并付諸實(shí)踐，將其作為新時(shí)代檔案數(shù)字信息傳播、利用的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，要保障數(shù)字檔案館系統(tǒng)的安全性建設(shè)，將先進(jìn)的安防技術(shù)和漏洞修補(bǔ)技術(shù)引入數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐，加大防火墻、殺毒軟件、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽章、入侵檢測等技術(shù)的運(yùn)用，為數(shù)字檔案館運(yùn)行提供安全保障。二是要重視信息化人員素質(zhì)的提升。數(shù)字檔案館的建設(shè)離不開熟練把握信息化新知識(shí)及新技術(shù)的管理人才，部門單位要建立人才梯隊(duì)培養(yǎng)機(jī)制，面向社會(huì)引進(jìn)人才、面向單位培養(yǎng)人才，定期通過理論培養(yǎng)、技能比武、外出學(xué)習(xí)、技術(shù)科研等方式加強(qiáng)人才水平提升模式的改革，同時(shí)要加強(qiáng)其信息安全意識(shí)培訓(xùn)，建立完善數(shù)字檔案館安全保障體系，提高檔案工作人員的信息安全意識(shí)和能力，進(jìn)而全面打造適合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展特色的人才干部隊(duì)伍[3]。

3.4 打造共建共享格局，強(qiáng)化檔案服務(wù)質(zhì)量

一是牢固樹立共享理念。數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、共建共享，進(jìn)而為社會(huì)群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，檔案管理人員要始終摒棄過去“各自為政、單一發(fā)展”的思想意識(shí)，主動(dòng)、動(dòng)態(tài)關(guān)注社會(huì)公眾對檔案信息的真實(shí)需求，為其主動(dòng)提供針對性較強(qiáng)的檔案信息服務(wù)，進(jìn)而全面提升檔案信息服務(wù)水平[4]。二是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等先進(jìn)技術(shù)。構(gòu)建以檔案信息資源共享平臺(tái)為基礎(chǔ)，以數(shù)字檔案館為載體，以“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”為途徑的共享新格局，滿足社會(huì)用戶個(gè)性化興趣、行為進(jìn)行平臺(tái)的設(shè)計(jì)與開發(fā)，根據(jù)用戶對信息的需求和日常服務(wù)工作質(zhì)量情況，建立多元化的檔案服務(wù)模式。例如，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，精準(zhǔn)定位瀏覽頻率較高、用戶感興趣的檔案資源，發(fā)現(xiàn)其內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，為今后檔案服務(wù)提供決策指導(dǎo)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息資源的增值利用。三是在系統(tǒng)建設(shè)上與當(dāng)?shù)卣?wù)服務(wù)平臺(tái)相契合。根據(jù)其開發(fā)語言、系統(tǒng)架構(gòu)等模式，取長補(bǔ)短，提升檔案管理系統(tǒng)與當(dāng)?shù)仄渌麡I(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)的兼容性，打通技術(shù)隔閡，推動(dòng)檔案信息高度整合、高效傳遞，為實(shí)現(xiàn)共建共享打好平臺(tái)基礎(chǔ)。

從信息化角度來看，數(shù)字檔案館建設(shè)已成為當(dāng)代檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級高質(zhì)量發(fā)展的必經(jīng)之路，為此，檔案部門全體人員應(yīng)積極響應(yīng)國家及社會(huì)對于“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”的思維指導(dǎo)，加大數(shù)字檔案館規(guī)劃建設(shè)，準(zhǔn)確把握時(shí)代優(yōu)勢，不斷尋求新思路、新方法、新方案、新途徑，以加強(qiáng)數(shù)字檔案館服務(wù)中心建設(shè)以及完善數(shù)字檔案館安全防護(hù)體系為著力點(diǎn)，奮力書寫新時(shí)代檔案發(fā)展的新篇章。

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作者簡介：史軍霞 （1972—），大學(xué)學(xué)歷 ，北京航天控制儀器研究所副研究館員。研究方向：檔案管理。