《檔案法》實施背景下的文書檔案信息化建設(shè)芻議

摘? 要：新修訂的《中華人民共和國檔案法》于2021年1月1日正式實施，此次修訂進(jìn)一步突出了檔案信息化建設(shè)等內(nèi)容，使檔案信息化建設(shè)有了法律的支持和保障。本文以新修訂的《檔案法》實施為研究背景，分析了文書檔案信息化建設(shè)的原則、內(nèi)容和路徑，對深化文書檔案信息化建設(shè)的必要性認(rèn)識，了解文書檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容以及推動文書檔案信息化建設(shè)，提升文書檔案管理水平，發(fā)揮文書檔案“資政存史育人”功能等具有積極現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化；《檔案法》

概述

1987年頒布的《中華人民共和國檔案法》，先后歷經(jīng)了1996年、2016年、2020年三次修正。新修訂的《中華人民共和國檔案法》于2021年1月1日起正式實施，本次修訂的最大亮點之一是新增一章“檔案信息化建設(shè)”，明確規(guī)定符合“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，并可以以“電子形式”作為憑證使用。這些新修訂的內(nèi)容就電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面作出了明確規(guī)定[1]。沒有信息化就沒有現(xiàn)代化[2]。近年來，隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展以及在檔案管理中的深度應(yīng)用，極大地提升了檔案管理的信息化水平。文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)中產(chǎn)生、由通用文書轉(zhuǎn)化而來、具有保存價值的歷史記錄。新修訂的《檔案法》的實施，對文書檔案信息化管理提出新的要求，明確了發(fā)展方向，提供了根本遵循。

1? 文書檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

1.1 文書檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件[4]。按照《檔案法》要求，“按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全”。從硬件來看，要為文書檔案信息化建設(shè)提供必需的網(wǎng)絡(luò)、終端、服務(wù)器、存儲等設(shè)備以及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、檔案檢索服務(wù)器、OCR識別服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、高速文檔掃描儀等。從軟件來看，還要搭建文書檔案信息化應(yīng)用管理系統(tǒng)、平臺，滿足文書檔案信息數(shù)據(jù)收集、檢索和處理。核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。其中，信息庫建設(shè)包括文書檔案管理信息庫、工作信息庫以及與辦公OA系統(tǒng)相連采集公共信息。應(yīng)建成部門檔案網(wǎng)絡(luò)，并把文書檔案信息化作為重點內(nèi)容，與辦公信息網(wǎng)、醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)互相連接。此外，還要根據(jù)文書檔案信息化建設(shè)規(guī)模及利用提供必要的檔案庫房、辦公室與借閱室等場所，“三室”場所建設(shè)規(guī)模、功能等要滿足實際需要。

1.2 文書檔案信息資源

按照“新增檔案電子化”“存量檔案數(shù)字化”方針，不斷豐富擴充文書檔案信息資源。所謂“新增檔案電子化”是指醫(yī)院按規(guī)定將新歸檔的電子檔案直接歸檔或通過掃描、拍照等制作成電子檔案。（1）OA系統(tǒng)電子文件。OA系統(tǒng)中的文件本身已是電子文件，無需電子化。醫(yī)院部門兼職檔案員或信息員直接點擊“歸檔”，便可實現(xiàn)新增電子文件歸檔。按照登錄OA系統(tǒng)檔案→打開年度文件夾→部門文件夾→發(fā)文文件夾順序查找歸檔電子文件→檔案管理人員將歸檔電子文件進(jìn)行編輯修改著錄項目→核查信息，確保準(zhǔn)確流程進(jìn)行。（2）非OA系統(tǒng)電子文件。主要是指其他需要納入歸檔新增的文書檔案電子化，一般是紙質(zhì)文書檔案，先掃描為電子檔案再進(jìn)行歸檔。主要流程：逐件著錄→設(shè)置色彩、分辨率、存儲格式并掃描→圖像整理并命名，要做到同一類文件放置于同一文件夾→上傳電子文件，進(jìn)入“檔案管理系統(tǒng)”，找到已掃描文件，點擊“打開”“上傳”→信息核查→補充輸入。所謂“存量數(shù)字化”，就是指將已經(jīng)歸檔的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化。以紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化為例，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，首先是準(zhǔn)備。要做好存量文書檔案數(shù)字化前各項準(zhǔn)備工作。成立文書檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定數(shù)字化工作方案，確定文書檔案數(shù)字化范圍，把需要保存年限長、利用頻率高以及破損的文書檔案先行數(shù)字化。其次是整理。把納入數(shù)字化范圍的文書檔案按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范或技術(shù)要求進(jìn)行整理。如拆除裝訂、撫平褶皺、修復(fù)破損。再次是檢查。主要檢查文書檔案案卷，確保卷內(nèi)目錄、備考表等不缺項。從次是核查。核查卷內(nèi)目錄信息是否完整以及卷內(nèi)目錄與文書檔案內(nèi)容是否一致，發(fā)現(xiàn)問題要及時補正，如重新著錄。最后是掃描、處理、著錄、掛接及備份。把核查完畢符合條件的紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并做好圖像處理、核查編目和著錄，同時將文書檔案數(shù)據(jù)信息批量掛接至目錄數(shù)據(jù)庫，并做好數(shù)據(jù)備份。其次是還原。紙質(zhì)文書檔案掃描完成，還要按照原先頁碼順序做到原孔裝訂、原案卷盒還原[5]。

1.3 文書檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

文書檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)屬于信息化建設(shè)軟件基礎(chǔ)部分，是文書檔案信息化建設(shè)的核心，直接影響文書檔案信息化建設(shè)成果及質(zhì)量?！稒n案法》明確提出“要積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，并與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接”。因此，要建設(shè)一個運行高效、維護(hù)方便、支持?jǐn)U展、安全可靠的檔案管理信息系統(tǒng)[6]。信息系統(tǒng)應(yīng)包括文書檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、查詢、利用等功能。文書檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)由接入層、應(yīng)用平臺層、應(yīng)用支撐層、數(shù)據(jù)資源中心服務(wù)層和基礎(chǔ)環(huán)境層構(gòu)成。其中，接入層包括接入用戶和接入系統(tǒng)，用戶通過認(rèn)證登錄系統(tǒng)，文書檔案數(shù)據(jù)信息經(jīng)過接口轉(zhuǎn)換進(jìn)入應(yīng)用平臺層；應(yīng)用平臺層包括文書檔案信息接口轉(zhuǎn)換、文書檔案采集、管理、查詢及數(shù)據(jù)遷移傳輸?shù)裙δ埽粦?yīng)用支撐層主要是為應(yīng)用平臺層提供內(nèi)容檢索、認(rèn)證授權(quán)、數(shù)據(jù)ETL、BI服務(wù)、數(shù)據(jù)校驗等；數(shù)據(jù)資源中心服務(wù)層則包括文書檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)計分析庫、文件數(shù)據(jù)庫等災(zāi)備數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)交換與共享中間庫；基層環(huán)境層主要是由支撐文書檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)運行的硬件、網(wǎng)絡(luò)、安全設(shè)施、操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫，等等。

1.4 文書檔案信息化管理制度

《檔案法》第19條規(guī)定，“應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度”。管理制度是檔案管理人員開展信息化建設(shè)的指導(dǎo)性文件[7]。文書檔案信息化建設(shè)要始終遵循《檔案法》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《電子檔案移交與接收辦法》等法律、規(guī)范性文件，結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理特點，建立健全文書檔案信息化管理規(guī)章制度。一是實行單軌制。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真編寫文書電子檔案計算機錄入、索引及目錄，并直接進(jìn)行歸檔。二是信息收集制度。按照文書檔案管理系統(tǒng)的規(guī)定，要求醫(yī)院其他部門之間按照規(guī)定的格式整理文件資料，并統(tǒng)一交檔案員。三是信息服務(wù)制度。醫(yī)院建立文書檔案信息化管理平臺，建立文書檔案信息化檢索利用等服務(wù)制度，根據(jù)檔案管理者、醫(yī)護(hù)人員等設(shè)置不同登錄權(quán)限，提供自主查詢、管理服務(wù)。

2? 文書檔案信息化建設(shè)原則

2.1 系統(tǒng)規(guī)劃原則

《檔案法》提出“各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃”。根據(jù)這一規(guī)定以及文書檔案信息化建設(shè)的實際需要，應(yīng)樹立“一盤棋”思想，微觀上要從單位整體考慮，而宏觀上則要從一個地區(qū)考慮，把文書檔案信息化建設(shè)納入單位、部門或地區(qū)信息化發(fā)展規(guī)劃，遵循統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。把文書檔案信息化建設(shè)作為一項整體性工程，處理好單位文書檔案信息化建設(shè)與其他工作、地區(qū)文書檔案信息化建設(shè)與其他信息化之間的關(guān)系，做好統(tǒng)一規(guī)劃，并從宏觀調(diào)控，避免重復(fù)建設(shè)。

2.2 協(xié)調(diào)發(fā)展原則

《檔案法》指出“將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應(yīng)”。文書檔案信息化建設(shè)作為新時代檔案事業(yè)重要組成部分，也要服從并服務(wù)于經(jīng)濟社會發(fā)展。因此，文書檔案信息化建設(shè)要始終堅持協(xié)調(diào)發(fā)展原則，即文書檔案信息化建設(shè)要與單位或者地方社會信息需求相協(xié)調(diào)，在制定文書檔案信息化建設(shè)規(guī)劃方案、設(shè)立建設(shè)目標(biāo)、確立技術(shù)方案等都要與單位或地方信息服務(wù)功能融為一體。要與單位或地方社會經(jīng)濟發(fā)展相協(xié)調(diào)，文書檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)、硬件設(shè)備添置、網(wǎng)絡(luò)軟環(huán)境等都要堅持量力而行，分步實施。要與信息技術(shù)發(fā)展應(yīng)用相協(xié)調(diào)。文書檔案信息化選用的信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)要與實際要求以及文書檔案信息化管理隊伍能力水平相協(xié)調(diào)。既要讓信息化建設(shè)可靠、可行，還要保持適度擴展，具有前瞻和先進(jìn)性。如選擇主流或大眾化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、分布式數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)開放原則

《檔案法》規(guī)定“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展”“電子檔案應(yīng)當(dāng)程序規(guī)范”“采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。因此，文書檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持標(biāo)準(zhǔn)、開放原則。圍繞文書檔案信息化建設(shè)建立統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)文書檔案信息資源共享；橫向要讓部門文書檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的制定具有兼容性，避免出現(xiàn)“信息壁壘”或“技術(shù)壁壘”，縱向在文書檔案信息化發(fā)展預(yù)留空間的基礎(chǔ)上適配已有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保持技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)規(guī)范和體系結(jié)構(gòu)與信息化一致，便于信息系統(tǒng)相互開放，實現(xiàn)文書檔案信息化與其他檔案信息化、其他領(lǐng)域信息化發(fā)展的一體化。

2.4 安全可靠原則

《檔案法》強調(diào)，“電子檔案應(yīng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”“采取措施保障檔案信息安全”。文書檔案信息化建設(shè)離不開信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)渠道支持、信息設(shè)備軟件保障，面臨著技術(shù)更新迭代、信息被非法調(diào)用篡改攻擊、設(shè)備軟件功能缺失損壞等非傳統(tǒng)因素影響，安全可靠是文書檔案信息化建設(shè)能否取得成果和預(yù)期實效的前提和保障，要達(dá)到“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，就要保證電子檔案來源可靠、內(nèi)容真實、要素合規(guī)完整，構(gòu)建物防、技防、人防立體安全防護(hù)體系。

3 文書檔案信息化建設(shè)路徑

3.1 高度重視，成立建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)

文書檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展要求、實現(xiàn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措。院領(lǐng)導(dǎo)、分管負(fù)責(zé)人、檔案管理人員要高度重視，把文書檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院信息化發(fā)展規(guī)劃，加強頂層規(guī)劃設(shè)計。要成立專門的文書檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，加強文書檔案信息化建設(shè)的具體領(lǐng)導(dǎo)，幫助協(xié)調(diào)解決文書檔案信息化建設(shè)過程中遇到的各種問題，并在人財物等方面給予大力支持。要樹立全院一盤棋思想，把文書檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與行政辦公OA系統(tǒng)、醫(yī)療業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)相銜接，夯實信息化建設(shè)基礎(chǔ)。

3.2 把握重點，重視檔案資源建設(shè)

要嚴(yán)格按照“增強電子化、存量數(shù)字化”原則，把握文書檔案信息化建設(shè)的重點，把文書檔案信息資源建設(shè)作為一項核心任務(wù)。首先，要弄清館藏文書檔案資源數(shù)量、種類等現(xiàn)狀，制定文書檔案數(shù)字化方案，按照保管年限等，做好館藏文書檔案的數(shù)字化?？赏獍o有檔案數(shù)字化資質(zhì)的第三方協(xié)助完成，借助第三方的專業(yè)團隊，加快推進(jìn)館藏文書檔案數(shù)字化進(jìn)程。其次，要做好新增文書檔案電子化。要切實打通部門橫向、縱向技術(shù)壁壘，完善文書檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)，并將其與醫(yī)院辦公OA系統(tǒng)、醫(yī)療業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等銜接，做好新增電子文書檔案的實時收集、歸檔，不斷豐富文書檔案資源。最后，還要善于做好文書檔案的編研開發(fā)工作，不斷豐富檔案資源。

3.3 注重應(yīng)用，發(fā)揮檔案服務(wù)價值

文書檔案信息化建設(shè)的出發(fā)點和落腳點是提升文書檔案管理質(zhì)量效率，并最大程度地利用信息技術(shù)發(fā)揮文書檔案的價值，用以支持和服務(wù)行業(yè)系統(tǒng)發(fā)展。一要提供服務(wù)便利。要保障文書檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)功能設(shè)置友好，便于查找檢索和利用，發(fā)揮技術(shù)的支撐作用。二要增強服務(wù)意識。檔案人員要積極主動地深入部門或科室一線，根據(jù)文書檔案檢索頻率等，了解文書檔案信息資源需求，提供有針對性的檔案服務(wù)內(nèi)容。三要積極拓展服務(wù)渠道。文書檔案信息化使得服務(wù)方式也呈現(xiàn)出虛擬化特征，要善于利用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，為服務(wù)對象提供遠(yuǎn)程訪問。四要優(yōu)化資源配置。加快文書檔案信息化資源與信息技術(shù)的優(yōu)化整合，以技術(shù)賦能檔案服務(wù)工作。

3.4 守住底線，構(gòu)建檔案安全體系

要把安全放在文書檔案信息化建設(shè)的重要位置，守住安全底線、紅線。具體來說，一要增強安全意識。要開展文書檔案信息化建設(shè)方面的安全保密知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強檔案信息保密意識和安全意識。二要注重安全防范。針對文書檔案信息化運行的物理環(huán)境、硬件環(huán)境特點，采取內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、多子網(wǎng)網(wǎng)關(guān)技術(shù)、防火墻、交換機等將MAC地址與客戶IP地址綁定以及區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用等，切實增強文書檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。三要強化安全管理。從法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面制定符合文書檔案安全管理制度，以完善的規(guī)章制度加強文書檔案信息化日常管理。

結(jié)語

新《檔案法》的頒布實施是當(dāng)前和今后一個時期檔案工作的重點，尤其是計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，更新迭代周期短，并深度應(yīng)用于檔案工作的各個方面。新時代，文書檔案管理要緊緊圍繞新《檔案法》的要求，加快推進(jìn)信息化建設(shè)，實現(xiàn)文書檔案由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：孫貴香（1970-），山東省臨沂市腫瘤醫(yī)院館員，主要從事檔案管理與研究。