學(xué)校優(yōu)化內(nèi)部控制的方法探究

劉亞玲/文

我國對教育的重視程度有目共睹,伴隨著綜合國力的不斷提升,我國高等教育也進入高速發(fā)展階段,取得了較為顯著的成果。但同樣,高速發(fā)展也導(dǎo)致學(xué)校規(guī)模的迅猛膨脹,除了反映在財政投入的大幅增長,還反映在學(xué)校內(nèi)部經(jīng)營管理的復(fù)雜性明顯提高上。因此,學(xué)校不得不關(guān)注自身的內(nèi)部控制管理,希望以此達到提升學(xué)校管理水平的目的。從外界政策頒布來看,從2012年財政部印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,到2015年的《關(guān)于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》,再到2016年《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南(試行)》,都充分驗證了我國對學(xué)校內(nèi)部控制管理的重視程度,相應(yīng)地,學(xué)校在經(jīng)過不斷應(yīng)用與優(yōu)化后,也形成了一套個性鮮明的內(nèi)部控制管理體系,但從其應(yīng)用成果上來看,與預(yù)期尚存差距。本文從內(nèi)部控制基本解釋出發(fā),結(jié)合學(xué)校內(nèi)部控制現(xiàn)狀,有針對性地提出相應(yīng)的優(yōu)化方法,希望能夠幫助學(xué)校更好地應(yīng)用內(nèi)部控制,助力學(xué)校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

我國的內(nèi)部控制最早出現(xiàn)在20世紀(jì)末,經(jīng)過長時間的發(fā)展與建設(shè),我國關(guān)于內(nèi)部控制的理論逐漸成熟,內(nèi)容越發(fā)豐富,形成較為健全的理論體系。但就其適用對象來看,內(nèi)部控制多以企業(yè)為主,面向?qū)W校這類行政事業(yè)單位的研究還較少,故而在學(xué)校優(yōu)化內(nèi)部控制時,其理論的指導(dǎo)作用不足。本文對相關(guān)內(nèi)容的分析,旨在基于前人研究的基礎(chǔ)上,從學(xué)校特性出發(fā),完善學(xué)校內(nèi)部控制理論,構(gòu)建實用性更強的內(nèi)部控制管理框架。同時從學(xué)校內(nèi)部控制具體實踐環(huán)節(jié)出發(fā),能夠更直觀地發(fā)現(xiàn)其中存在的長短板,進而加以調(diào)整,保證內(nèi)部控制的實行質(zhì)量。

內(nèi)部控制基本內(nèi)容介紹

內(nèi)部控制就是經(jīng)濟單位和各個組織在經(jīng)濟活動中建立的一種相互制約的業(yè)務(wù)組織形式和職責(zé)分工制度,旨在實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo),保證經(jīng)營效率和效果,為決策層和利益相關(guān)者提高真實準(zhǔn)確的財務(wù)信息,并確保經(jīng)濟主體的一切活動都在國家法規(guī)和相關(guān)監(jiān)管要求下進行。目前,較多認可的內(nèi)控理念當(dāng)屬美國COSO委員會在1992年提出的《內(nèi)部控制——整合框架》,其中明確指出了內(nèi)部控制的五要素,即內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險管理、控制活動、信息溝通及內(nèi)部監(jiān)督。

就本文闡述的學(xué)校來看,其內(nèi)部控制具有以下基本特征。

第一,內(nèi)部控制覆蓋面廣。學(xué)校的經(jīng)濟活動雖不復(fù)雜,但其牽涉對象諸多,這使學(xué)校內(nèi)部控制邊界范圍較為廣泛。同時,如果學(xué)校與其他附屬單位有合作,其內(nèi)部控制邊界需要進一步延展,如出版社(企業(yè))、改擴建(政府)、采購(供應(yīng)商)等。

第二,內(nèi)部控制關(guān)注點較特殊。相較企業(yè)來說,學(xué)校實行的內(nèi)部控制不以盈利為目的,對成本收益和財務(wù)管理較為松散,更重視內(nèi)部控制在學(xué)校社會聲譽、科研項目研究等方面帶來的效益。

學(xué)校內(nèi)部控制現(xiàn)狀

內(nèi)控環(huán)境不理想

內(nèi)控環(huán)境是學(xué)校進行內(nèi)部控制管理的基礎(chǔ),是決定內(nèi)部控制管理是否有效的基石,但目前學(xué)校內(nèi)控環(huán)境并不理想,主要表現(xiàn)如下:一是學(xué)校組織結(jié)構(gòu)不健全。學(xué)校并未嚴格按照要求構(gòu)建組織體系,且人員兼任現(xiàn)象明顯,無法滿足職能分離的基本原則,橫向部門間和縱向上下層級間無法形成相互制衡的關(guān)系,不利于內(nèi)部控制工作的下沉。二是學(xué)校教職工內(nèi)控意識淡薄。盡管諸多學(xué)校在政策要求下紛紛開始了內(nèi)部控制的探索,也逐漸形成了系列內(nèi)部控制規(guī)章細則,但從內(nèi)部控制意識的全面認識上來看,多數(shù)人員都認為其是管理層、財務(wù)部的工作,并未認識到自身在其中的角色與職責(zé),導(dǎo)致其參與度不高,內(nèi)部控制無法如實開展。

風(fēng)險管理不到位

學(xué)校屬于行政事業(yè)單位的一種,通常情況下都是根據(jù)政府要求開展教學(xué)或相關(guān)科研工作,隨著行政事業(yè)單位改革進入深水區(qū),學(xué)校的經(jīng)濟活動也發(fā)生較大變化,財政撥款不再為其兜底,學(xué)校勢必面臨一定的經(jīng)營風(fēng)險,但目前學(xué)校對大環(huán)境下的風(fēng)險認識明顯不足,因此,也未成立獨立的風(fēng)險管理組織,缺乏風(fēng)險應(yīng)對措施,無法充分識別學(xué)校潛在的各種風(fēng)險因素,如資產(chǎn)盜失、財務(wù)信息失真、法律風(fēng)險、監(jiān)管風(fēng)險等,一旦出現(xiàn)風(fēng)險和危機,會直接影響學(xué)校的持續(xù)運作。

控制活動待強化

控制活動問題也是學(xué)校內(nèi)部控制中較為突出的問題,各個學(xué)校的規(guī)模不同、實際需求不同,其控制活動也各有差異,總體來看,學(xué)校的控制活動問題表現(xiàn)如下:

第一,預(yù)算管理存在問題。一是學(xué)校預(yù)算編制規(guī)范性差,彈性過大,且學(xué)校每年的招生數(shù)量或其他經(jīng)濟活動的不確定性大,但大部分學(xué)校都以上一年度數(shù)據(jù)為預(yù)算參數(shù),一定程度上雖能提高編制效率、節(jié)約時間,但由此得出的預(yù)算編制計劃或無法滿足學(xué)校的實際需求,降低了預(yù)算的實用性,不利于學(xué)校提高控制能力。二是預(yù)算執(zhí)行不徹底,就學(xué)校而言,其控制活動仍以主觀意識為主,預(yù)算編制的客觀約束力不足,且部門分散嚴重,協(xié)調(diào)作用未發(fā)揮,不利于預(yù)算計劃的如實開展。

第二,實物資產(chǎn)管理待提升。目前,學(xué)校并未就實物資產(chǎn)管理形成專業(yè)的管理體系,尤其是一些單價較低的資產(chǎn),如打字機、飲水機等,且多部門都在使用,歸屬管理部門不明確,大量低價設(shè)備集合在一起的總價值較高,但學(xué)校并未重視該方面的管理,直接降低了實物資產(chǎn)核算的準(zhǔn)確性,也不利于各項設(shè)備的日常維護。

信息溝通不通暢

良好的信息溝通能夠幫助學(xué)?？v向、橫向間保持高度的信息對稱,提高學(xué)校整體的內(nèi)部控制管理力度,但目前學(xué)校信息溝通呈現(xiàn)明顯的局部流轉(zhuǎn),學(xué)校各部門間明顯缺少信息溝通。一方面,在學(xué)校推進內(nèi)部控制過程中,僅將相關(guān)的文件、政策等發(fā)布在學(xué)校內(nèi)網(wǎng)上,卻并未發(fā)揮學(xué)校的宣講作用,導(dǎo)致很多人對相關(guān)制度理解不到位,再加上信息置換得不及時,內(nèi)部控制效果大打折扣。另一方面,學(xué)校的信息披露工作不徹底。在信息溝通傳遞中,其信息質(zhì)量是被逐層削弱的,且學(xué)校信息公開范圍小,公開程度有限,像物資設(shè)備、財務(wù)信息等,并不會完全披露,導(dǎo)致外界難以了解學(xué)校的實際情況,也間接阻滯了內(nèi)部控制工作的開展。

內(nèi)部審計不專業(yè)

學(xué)校的內(nèi)部監(jiān)督就是對內(nèi)部控制建立與實施的檢查,對其有效性進行評價,并督促相關(guān)部門和人員及時改正。學(xué)校內(nèi)部監(jiān)督不專業(yè)主要表現(xiàn)在以下方面。

第一,學(xué)校內(nèi)部審計監(jiān)督獨立性不夠。獨立性是保證內(nèi)部審計監(jiān)督結(jié)果公正有效的根本,但目前其受管理層的約束,依附于學(xué)校的行政權(quán)力,不具備較高的權(quán)威性,沒有發(fā)揮內(nèi)部審計應(yīng)有的震懾力。再加上學(xué)校各部門也沒有端正對內(nèi)部審計的態(tài)度,配合度較弱,不利于內(nèi)部審計的監(jiān)督作用的完全發(fā)揮。

第二,學(xué)校內(nèi)部審計專業(yè)性有待考察。就學(xué)校內(nèi)部審計人才分布來看,其人員數(shù)量與質(zhì)量與學(xué)校日漸擴大的規(guī)模和業(yè)務(wù)量不匹配,且因為內(nèi)部審計的地位不高,現(xiàn)仍存在財務(wù)人員兼任行為,未嚴格秉持不相容職位相分離的原則,既是內(nèi)部審計的執(zhí)行者,又是審計內(nèi)容的提供者,從根源上降低了內(nèi)部審計的準(zhǔn)確性。

學(xué)校優(yōu)化內(nèi)部控制的方法

優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部控制環(huán)境

要想做好學(xué)校的內(nèi)部控制管理工作,就必須從基礎(chǔ)的內(nèi)控環(huán)境建設(shè)入手,具體可從如下角度展開。

首先,完善學(xué)校的組織機構(gòu),明確權(quán)責(zé)分配。學(xué)校要根據(jù)自身的規(guī)模和實際需求,實行垂直化管理,減少上下管理層級,精簡程序。同時,學(xué)校在橫向部門設(shè)置上注重彼此間的制衡與牽制,明確具體部門、人員的職務(wù)職責(zé)。學(xué)校還可據(jù)此制訂相應(yīng)的手冊、崗位說明書等,提高學(xué)校工作人員的理解力。

其次,提高學(xué)校全員對內(nèi)部控制認知的準(zhǔn)確性。內(nèi)部控制是由人推動的,因此,準(zhǔn)確客觀的內(nèi)控認知能更好地指導(dǎo)其行為,一方面,是管理層的理解,實踐證明,任何得到管理層支出的決策、任務(wù)等其執(zhí)行的成功率更高。學(xué)?？赏ㄟ^專家咨詢、專題會議等,不斷提高管理層在內(nèi)部控制上的參與度,奠定學(xué)校內(nèi)控環(huán)境基礎(chǔ)。另一方面,學(xué)校要從具體的執(zhí)行人員入手,做好內(nèi)部控制的宣傳工作,普及內(nèi)部控制基本內(nèi)容,可選擇綜合性強的人員率先進行培訓(xùn),進而由點到面,逐步培養(yǎng)其學(xué)校整體范圍內(nèi)的內(nèi)部控制管理氛圍。

提高風(fēng)險管理質(zhì)量

風(fēng)險管理也是學(xué)校內(nèi)部控制中一項重要的工作,學(xué)校必須提高風(fēng)險管理能力,構(gòu)建科學(xué)實用的風(fēng)險管理體系。

第一,切實制訂學(xué)校發(fā)展目標(biāo)。學(xué)校在進行風(fēng)險管理之前,必須明確自身的發(fā)展目標(biāo),而風(fēng)險就是影響這一目標(biāo)順利實現(xiàn)過程中的意外因素。因此,學(xué)校必須明確自身定位,確定其發(fā)展規(guī)劃,制訂發(fā)展戰(zhàn)略,并在此戰(zhàn)略引導(dǎo)下確定學(xué)校的業(yè)務(wù)活動,結(jié)合各部門具體職責(zé)進行分解。

第二,科學(xué)識別學(xué)校風(fēng)險,即盡可能精準(zhǔn)地發(fā)現(xiàn)風(fēng)險。學(xué)?？稍O(shè)置風(fēng)險管理委員會,全權(quán)負責(zé)收集和整理學(xué)校各類信息,并采用流程分析、調(diào)查分析等方法發(fā)現(xiàn)學(xué)校運轉(zhuǎn)中存在的潛在風(fēng)險,并與相關(guān)部門進行交流,置換風(fēng)險信息,協(xié)助其進行業(yè)務(wù)梳理,將風(fēng)險點對應(yīng)到具體環(huán)節(jié)上,便于后續(xù)采取具體的風(fēng)險應(yīng)對措施。

第三,根據(jù)風(fēng)險的危險程度對其分類,構(gòu)建學(xué)校風(fēng)險數(shù)據(jù)庫。在識別風(fēng)險后學(xué)校就要對風(fēng)險進行分析,明確風(fēng)險的成因、發(fā)生概率及危害程度等,并將其錄入風(fēng)險數(shù)據(jù)庫,對后續(xù)風(fēng)險管控提供參考。學(xué)?？赏ㄟ^定性定量結(jié)合的方式對風(fēng)險進行識別,將風(fēng)險劃分為極低、較低、中等、較高和極高5個檔次,并設(shè)置針對性的風(fēng)險對策。

第四,應(yīng)對風(fēng)險。在充分識別并精準(zhǔn)定位風(fēng)險后,學(xué)校要考慮風(fēng)險可能造成的損失或帶來的收益,并向各部門分配風(fēng)險任務(wù),強調(diào)部門協(xié)作能力,共同應(yīng)對風(fēng)險,同時對風(fēng)險管理后的結(jié)果進行分析,汲取經(jīng)驗和不足,為后續(xù)的風(fēng)險管理提供借鑒參考。

改進內(nèi)部控制活動

內(nèi)部控制活動是學(xué)校實行內(nèi)部控制管理的重點,也是彰顯內(nèi)部控制是否有效的關(guān)鍵環(huán)節(jié),學(xué)?？蓮囊韵路矫孢M行優(yōu)化。

首先,做好預(yù)算管理工作,提高學(xué)校內(nèi)部資源的有效配置率,以此實現(xiàn)學(xué)校信息流、資金流及實物流的集中管理。其一,學(xué)?？沙闪⑴c風(fēng)險管理委員會并列的預(yù)算管理委員會,全權(quán)負責(zé)預(yù)算管理事宜,如預(yù)算方案的審核、預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督及預(yù)算管理細則、制度等的制定與實施等。其二,提高預(yù)算編制的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性,學(xué)校要根據(jù)實際需求采用實用性強的預(yù)算編制方法,保證預(yù)算的全覆蓋性,同時督促各部門準(zhǔn)確填寫預(yù)算申請單,積極配合預(yù)算工作的開展。其三,加大預(yù)算執(zhí)行力度,保證預(yù)算管理權(quán)威。學(xué)校各部門、各人員都必須按照預(yù)算計劃切實執(zhí)行,不得隨意變更預(yù)算使用,嚴禁未經(jīng)審批的預(yù)算支出,啟用預(yù)算動態(tài)跟蹤管理,并定期反饋預(yù)算執(zhí)行效果,若存在偏差,也要及時調(diào)整。

其次,做好學(xué)校實物資產(chǎn)管理。實物資產(chǎn)管理完善需要啟用全周期管理理念,從資產(chǎn)采購源頭入手,到資產(chǎn)報廢環(huán)節(jié)結(jié)束。實物資產(chǎn)采購環(huán)節(jié)要做好采購必要性評審工作,根據(jù)事業(yè)單位資產(chǎn)管理規(guī)定確定資產(chǎn)采購類別,配置專業(yè)采購人員,保證資產(chǎn)采購的性價比;驗收入庫環(huán)節(jié),可啟用條碼化管理,一鍵更新資產(chǎn)狀態(tài),根據(jù)資產(chǎn)屬性采用不同的管理模式,同時在儲存過程中財務(wù)部門要定期進行資產(chǎn)盤點,若在盤點中發(fā)現(xiàn)問題,也要及時解決,保證學(xué)校資產(chǎn)的安全性與完整性;資產(chǎn)調(diào)配環(huán)節(jié),學(xué)校的實物資產(chǎn)調(diào)配主要在各部門進行,部門提交資產(chǎn)申請后,由財務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門審批通過,同時在線上更新資產(chǎn)狀態(tài),明確資產(chǎn)管理責(zé)任歸屬;資產(chǎn)報廢環(huán)節(jié),在進入資產(chǎn)報廢處置階段前,使用部門需要提交資產(chǎn)報廢申請,財務(wù)部門及相關(guān)審核人員對資產(chǎn)價值進行核查,如實反映資產(chǎn)實際情況,若滿足報廢要求,則必須按照規(guī)定進入報廢流程。

暢通信息交流渠道

信息溝通是連接各內(nèi)部控制要素的重要紐帶,充分高效的溝通能幫助學(xué)校人員明確自身的職責(zé)權(quán)利,更好地配合學(xué)校展開內(nèi)部控制工作。就目前學(xué)校溝通現(xiàn)狀來看,可從以下方面進行調(diào)整:其一,擴寬學(xué)校內(nèi)部的溝通渠道,實現(xiàn)信息共享。學(xué)?？山⑿畔⒒脚_,提供信息溝通置換載體,幫助學(xué)校教職工和外部社會人員更好地了解學(xué)校基本情況,但相應(yīng)地也要做好信息保密工作,在此基礎(chǔ)上不斷延展學(xué)校信息共享邊界,提高學(xué)校橫向、縱向的信息透明度。其二,做好學(xué)校信息公示工作,加大信息公開力度,如學(xué)校的預(yù)算情況、財務(wù)狀況、招生情況及經(jīng)費收支情況等,滿足基本的知情權(quán),拉近學(xué)校與民眾的關(guān)系,同時便于學(xué)校后續(xù)監(jiān)督工作的開展。

保證內(nèi)審專業(yè)獨立

內(nèi)部審計監(jiān)督是個動態(tài)的過程,及時有效的監(jiān)督能夠幫助學(xué)校發(fā)現(xiàn)問題,進而解決問題,保證內(nèi)部控制順利運行的同時,維持學(xué)校的高速運轉(zhuǎn)。配備專業(yè)度高的審計人員,以保證學(xué)校內(nèi)部審計工作的獨立性、專業(yè)性與權(quán)威性。學(xué)校必須注重提高內(nèi)部審計在各部門間的地位,使全員充分認識到內(nèi)部審計的重要性,在日常工作中積極配合內(nèi)部審計工作的開展。此外,學(xué)校還要注重審計人員素質(zhì)的持續(xù)提高,設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)計劃,不斷增強其專業(yè)技能,以此提高對學(xué)校內(nèi)部監(jiān)督的質(zhì)量與有效性。

學(xué)校在我國教育事業(yè)上發(fā)揮了重要的作用,再加上近些年各項政策及資源等對學(xué)校的偏向力度不斷加大,于是學(xué)校的內(nèi)部控制管理等也逐漸提上日程。本文從內(nèi)部控制五要素入手,就學(xué)校現(xiàn)狀分別進行了分析,也從內(nèi)部控制環(huán)境培養(yǎng)、強化風(fēng)險管理、做好內(nèi)部控制活動、提高信息溝通效率、保證內(nèi)部審計監(jiān)督質(zhì)量等方面提出了相應(yīng)的優(yōu)化建議,希望能夠達到提升學(xué)校整體內(nèi)部管理質(zhì)量、實現(xiàn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的最終目的。