淺析新《檔案法》實施背景下檔案管理發(fā)展路徑

文/秦偉

當前，醫(yī)院的日常管理范圍逐漸擴大，醫(yī)院檔案管理已成為醫(yī)院經(jīng)營體系中非常重要的一部分。新《檔案法》的頒布為我國醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展提供了新的契機，同時也迎來新的挑戰(zhàn)。總結當前醫(yī)院檔案管理發(fā)展存在的問題，結合新《檔案法》中的相關要求，從建立醫(yī)院檔案工作機制、實現(xiàn)檔案信息化建設等方面完善檔案管理發(fā)展路徑，具有重要意義。

新《檔案法》實施對檔案工作管理帶來的轉變

重新確立檔案管理制度。國家大力倡導檔案管理工作革新，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案管理意識，確立檔案工作具體制度，包括歸檔制度、檔案安全管理制度與應急處理制度；加強涉密檔案管理與檔案鑒定、銷毀等制度；大力鼓勵檔案捐獻制度。此外，明確檔案相關部門的職責。各級各部門要加強檔案管理工作，提升檔案工作在社會建設中的地位，并納入國民經(jīng)濟與社會發(fā)展長遠規(guī)劃中，確保檔案管理與當前人民生活水平相符合。

守護檔案管理工作安全。檔案管理是一項非常復雜、系統(tǒng)性很強的工作，檔案安全是檔案工作的底線。隨著我國的全面發(fā)展與進步，檔案安全管理工作也在不斷完善和進步。新《檔案法》有多條關于檔案安全管理的規(guī)定，如第十九條規(guī)定，按照國家有關規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全。第四十四條規(guī)定，檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織發(fā)現(xiàn)本單位存在檔案安全隱患的，應當及時采取補救措施，消除檔案安全隱患。發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應當及時向檔案主管部門報告。第四十五條規(guī)定，檔案主管部門發(fā)現(xiàn)檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織存在檔案安全隱患的，應當責令限期整改，消除檔案安全隱患。

進一步加強檔案信息化建設。隨著國內網(wǎng)絡信息化發(fā)展，檔案管理工作走向更為系統(tǒng)化與專業(yè)化、網(wǎng)絡化的方向。新《檔案法》要求相關部門加強檔案工作快速數(shù)字化轉型，從法律層面規(guī)范檔案信息化建設。其中新增“檔案信息化建設”條款，涵蓋政府責任、規(guī)劃、信息系統(tǒng)建設、電子檔案法律效力、電子檔案管理、電子檔案接收、數(shù)字檔案館建設和檔案數(shù)字資源共享利用等檔案信息化建設各方面。這對檔案信息化建設的內容進行了規(guī)范和總結，也對相關的數(shù)字化信息資源的收集、保存與利用等提出了要求。同時，鮮明提出“電子檔案與傳統(tǒng)媒體具有相同功效”，即電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

新《檔案法》管理與發(fā)展現(xiàn)狀——以醫(yī)院檔案為例

從新《檔案法》對檔案管理與發(fā)展利用來看，新時期檔案管理與發(fā)展工作面臨諸多可研究與發(fā)展、探索的方向，具體可以從以下三個方面對醫(yī)院檔案現(xiàn)狀進行探討。

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀。新醫(yī)改對醫(yī)院管理與發(fā)展提出更高的要求。一些關注新形勢下醫(yī)院檔案發(fā)展的學者通過研究發(fā)現(xiàn)，新醫(yī)改促使檔案管理走向制度化、規(guī)范化與學科專業(yè)化。如學者馬茂盛指出，“醫(yī)院應當逐漸改進檔案管理方法，從而提高醫(yī)院檔案工作效率與質量?！?/p>

互聯(lián)網(wǎng)大背景下醫(yī)院檔案信息化進程。新《檔案法》增加“檔案信息化建設”條款，明確要求相關檔案部門、團體、企業(yè)事業(yè)單位與其他組織進一步加強檔案信息化建設，并進一步強化措施保障數(shù)據(jù)化電子檔案的安全，這也是適應檔案工作走向數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化的重要舉措。為此，檔案館要深化檔案工作數(shù)字化轉型，通過對整體檔案技術、檔案網(wǎng)絡存儲設備等更新，提高檔案工作人員保密意識、業(yè)務能力，以確保電子檔案的安全性。

醫(yī)院不同類型檔案管理問題。醫(yī)院檔案分類十分復雜，除了綜合型檔案管理外，還要從不同角度進行檔案管理分類，包含醫(yī)院醫(yī)療檔案、電子病歷檔案、醫(yī)院人事檔案與保險檔案、財務檔案等。此外，還要加強檔案設備管理的水平。如學者郭建民、李建良都提出要對醫(yī)院設備進行精細化管理，進一步加強醫(yī)院設備規(guī)范化管理水平，延長醫(yī)院設備使用壽命。當前，醫(yī)院都采用電子化系統(tǒng)，會產(chǎn)生大量的電子病歷檔案，這些病歷檔案在醫(yī)療、科學研究領域有著十分重要的價值。因此，加強病歷檔案的管理水平，對發(fā)揮檔案的價值意義重大。

新《檔案法》實施背景下檔案管理發(fā)展路徑研究

完善醫(yī)院檔案工作機制，建立健全相應制度。新《檔案法》第十二條規(guī)定，按照國家規(guī)定應當形成檔案的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。如何落實好醫(yī)院檔案的主體責任，新《檔案法》明確把工作責任機制列入監(jiān)督檢查的首要任務，從而保證工作責任機制有效落實，促進檔案管理發(fā)展。醫(yī)院檔案管理工作機制十分繁瑣、復雜，同時工作程序具有多層次性，尤其是在新醫(yī)改背景下，對醫(yī)院檔案管理人員實際工作水平與醫(yī)院工作素質提出更高的要求。新《檔案法》中明確檔案權利與義務，相較于對過去檔案法強調公民對檔案的保護，而現(xiàn)在需要用權力保護檔案，讓我國檔案保護事業(yè)更上一層樓，促使完善檔案鑒定與開放等工作，借助法律賦予公民的檔案的權力范圍，實現(xiàn)檔案使用價值擴大化，進一步實現(xiàn)檔案價值用途。

實現(xiàn)檔案信息化建設，確立檔案資源共建共享制度。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來，醫(yī)院信息資源總量持續(xù)上升，涉及的醫(yī)院檔案種類也更為豐富。特別是醫(yī)院內部各類醫(yī)療影像設備形成的相關數(shù)據(jù)，如CR、CT 等，轉變?yōu)殡娮訖n案后，加上病人的電子病歷等數(shù)據(jù)信息資源，將產(chǎn)生很大的數(shù)據(jù)內存。假設一些醫(yī)院數(shù)據(jù)存儲設備內存夠大，但根據(jù)相關要求，住院電子病歷數(shù)據(jù)信息資源至少需要保存30 年，同時設備檔案、人事管理等建設都需要依托醫(yī)院檔案管理的不斷完善與更新。這需要加快醫(yī)院信息化檔案建設步伐，不斷提升檔案相關的服務功能，提高檔案信息資源利用程度，這也是互聯(lián)網(wǎng)時代下對醫(yī)院信息檔案發(fā)展的必然要求。在大數(shù)據(jù)信息時代中，醫(yī)院檔案信息化管理工作應該受到更多重視，這不僅僅是實現(xiàn)大數(shù)據(jù)應用的可能性，也是順應當前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的趨勢。為提高醫(yī)療服務相關水平，以及醫(yī)院整體事業(yè)發(fā)展水平，有必要將醫(yī)院檔案信息資源進行數(shù)字化開發(fā)，引入大數(shù)據(jù)等技術，提升醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)處理能力和效率，確保醫(yī)院檔案信息資源合理利用。

增強檔案應對風險管控，確保醫(yī)院檔案安全性。新《檔案法》第十九條規(guī)定，檔案機關、團體、企事業(yè)單位以及其他組織應當建立健全檔案安全工作機制，進一步加強檔案風險管理，提升檔案自身應急安全處置能力。結合當前檔案監(jiān)控督查工作，構建一套有效的檢查標準與法定程序完整的醫(yī)院檔案內部監(jiān)督與社會外監(jiān)督、檔案法律監(jiān)督制度，將醫(yī)院相關部門與用戶事后監(jiān)督相結合，從而完善醫(yī)院檔案監(jiān)督檢查體系，提升醫(yī)院檔案安全性與風險管控力度。醫(yī)院的檔案建立應該從醫(yī)院開辦開始，內容涉及從建立到現(xiàn)在的業(yè)務水平、機械設備與醫(yī)療事故、外在突發(fā)事故等方面的詳細記錄，是醫(yī)院檔案管理中十分重要的歷史材料。對醫(yī)院風險進行規(guī)范化管理，一方面能夠全方位監(jiān)督醫(yī)院運行，提高醫(yī)院工作效率；另一方面，可為醫(yī)院發(fā)展和改革提供可靠有效的依據(jù)。當前，由于很多醫(yī)院各個部門之間缺乏有效的管理標準，導致不同部門對檔案管理采取的方式不一樣，如果出現(xiàn)崗位輪換管理等情況，都會影響醫(yī)院檔案風險管理。

新《檔案法》的出臺，有助于進一步發(fā)揮檔案和檔案工作在推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的基礎性作用，為新時代檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供堅強法治保障，讓檔案事業(yè)管理實現(xiàn)權利與義務對等。以醫(yī)院檔案管理為例，結合當前醫(yī)改與醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，以醫(yī)院檔案信息化管理為基準，充分做好相關部門整合工作，以新《檔案法》為契機，有助于創(chuàng)新新形勢下醫(yī)院檔案發(fā)展模式，提高醫(yī)院檔案利用效率，注重醫(yī)療檔案風險管理，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。