數(shù)字化改造提升檔案管理效率分析
——以無棣縣檔案館為例

文/無棣縣檔案館 張樹起

在數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新，為檔案管理提供了全新的工作思路和發(fā)展方向。與此同時(shí)，管理方式和管理觀念也在逐步發(fā)生改變。隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案管理工作所涉及的內(nèi)容日趨豐富和復(fù)雜。因此，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為各行業(yè)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵舉措。

一、檔案管理數(shù)字化改造及其意義

檔案數(shù)字化是指在信息技術(shù)的作用下產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，需要各種信息技術(shù)的配合，具體包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)等[1]。數(shù)字化的檔案管理方式是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，對各種載體上的檔案資料、信息數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理和儲存，并且通過網(wǎng)絡(luò)相互連接，實(shí)現(xiàn)檔案資料傳輸，達(dá)到檔案資源共享的目的，提高檔案信息數(shù)據(jù)的利用率。經(jīng)過數(shù)字化改造后，檔案信息可依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)行管理，并根據(jù)相關(guān)規(guī)則分類、整合檔案數(shù)據(jù)信息，建立完善的檔案信息庫，為高效檔案管理以及資料共享奠定基礎(chǔ)。

（一）檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與相互融通。在數(shù)字化時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)讓人們的日常生活更加便捷，同時(shí)也為縣級檔案館提供了更為豐富的信息資源?；ヂ?lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)共享功能使得縣級檔案館的管理具備了互聯(lián)互通的特性。當(dāng)前，各地檔案管理部門積極地開發(fā)、運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)縣級檔案館內(nèi)部檔案資源互聯(lián)與共享的效果[2]。以此為基礎(chǔ)，檔案管理部門通過信息化手段，完成檔案數(shù)據(jù)信息的收集、存儲、總結(jié)、應(yīng)用等工作。從某種意義上說，檔案管理數(shù)字化改造極大地提高了檔案管理效率，以及檔案工作前瞻性，給檔案管理帶來了新的活力。

（二）通過電子備份檔案提高管理效率。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，數(shù)字化的電子檔案具備存儲密度高、傳遞速度快等特點(diǎn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存過程中，由于受到儲存空間的限制，如遭受自然災(zāi)害或者人為干擾，將會面臨檔案文件的遺失或損壞，這給檔案信息的存儲產(chǎn)生了很大的安全隱患。但是，檔案的數(shù)字化管理可以在任何時(shí)候?qū)π畔⑦M(jìn)行備份，不但可以快速檢索和查閱檔案，還可以釋放出檔案儲存空間，體現(xiàn)出縣級檔案館檔案保存的時(shí)效性和安全性，也讓縣級檔案館檔案管理效率得到顯著提升。

（三）加快實(shí)現(xiàn)了檔案管理決策的整合。信息技術(shù)在縣檔案館的管理應(yīng)用中，可以為管理者提供決策支持。通過整合檔案信息數(shù)據(jù)，可以將縣檔案館儲存的檔案資料進(jìn)行自動化分類，為決策者制定最佳決策方案。這就為縣級檔案館的管理決策提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息支撐，加強(qiáng)了決策的可操作性，同時(shí)也減少了信息資源成本。

二、檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑

基于無棣縣檔案館已有的檔案管理模式和經(jīng)驗(yàn)，通過檔案管理工作積累的經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)形式下的檔案管理存在諸多弊端，尤其體現(xiàn)在管理效率低、檔案資源信息的“孤島效應(yīng)”、不規(guī)范管理行為等方面。為了能夠盡快適應(yīng)信息化、數(shù)字化環(huán)境，各級檔案管理部門需要加快數(shù)字化改造的步伐，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的用戶需求。實(shí)踐管理中，縣級檔案館認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化改造意義后，基于當(dāng)前檔案管理形式，提出了創(chuàng)新對策。以無棣縣檔案館為例，提出檔案管理數(shù)字化改造的可行路徑，主要是從檔案管理人員、檔案管理體系、規(guī)范性改造、資源共享、數(shù)字化檔案館六個(gè)維度著手，推動縣級檔案館檔案管理的數(shù)字化改造。

（一）加強(qiáng)檔案管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)。數(shù)字檔案館管理模式是在傳統(tǒng)管理模式基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新，所以兩者在工作形式與理念等方面均有非常明顯的差異[3]。在數(shù)字檔案管理中，要求所有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，并且對其進(jìn)行備份、儲存。傳統(tǒng)檔案管理方式只要求檔案記錄和儲存。從這一點(diǎn)可以看出，檔案管理的數(shù)字化改造對檔案員專業(yè)素質(zhì)提出了更加嚴(yán)苛的要求。在此背景下，無棣縣檔案館著力提升檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為檔案管理數(shù)字化改造的有效進(jìn)行打下良好的基礎(chǔ)。

第一，結(jié)合無棣縣檔案館管理實(shí)際，為在職檔案管理員提供培訓(xùn)平臺與機(jī)會，使其可以認(rèn)識到作為檔案管理者的發(fā)展方向，學(xué)會最新的檔案管理觀念、方法與技術(shù)，從而真正地提升在職檔案管理員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，充實(shí)自身專業(yè)檔案管理知識與技能，成長為一名具有強(qiáng)專業(yè)、高素養(yǎng)的復(fù)合型檔案管理人才[4]。第二，無棣縣檔案館積極引入掌握數(shù)字化管理技能的檔案管理專業(yè)人員，并針對檔案數(shù)字化改造的內(nèi)部需求，提出檔案管理人才的招聘程序與標(biāo)準(zhǔn)。招聘過程中，檔案管理部門對應(yīng)聘者專業(yè)素質(zhì)、綜合素質(zhì)以及計(jì)算機(jī)操作能力等展開全面考核，為縣級檔案館的檔案管理注入新鮮血液。第三，縣級檔案館從內(nèi)部構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，對工作中表現(xiàn)良好、進(jìn)步快速的檔案管理人員給予精神、物質(zhì)上的獎勵(lì)，在檔案管理隊(duì)伍中營造積極向上的競爭環(huán)境，促使檔案管理人員可以主動學(xué)習(xí)數(shù)字化的管理知識和技術(shù)，并積極地參與檔案管理數(shù)字化改造中。

（二）建立健全檔案管理數(shù)字化體系。要想有效開展并推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)，縣級檔案館需要明確檔案數(shù)字化和傳統(tǒng)檔案管理模式之間存在的差異，并在此基礎(chǔ)上建立與數(shù)字化改造要求相契合的管理制度。此管理制度須涵蓋檔案管理的規(guī)范制度、安全制度、查閱制度和機(jī)房管理制度等，使檔案管理人員在參與數(shù)字化改造過程中，可以有參考規(guī)則進(jìn)行管理，對檔案資料的收集、整理、歸檔、應(yīng)用效率進(jìn)行全方位的提升[5]。此外，檔案管理數(shù)字化改造所面臨的一個(gè)嚴(yán)重問題，還在于檔案資料的安全性。在數(shù)字化改造中，縣級檔案館儲存的資料都是以數(shù)據(jù)形式在數(shù)據(jù)庫內(nèi)儲存，如果數(shù)據(jù)庫面臨安全隱患，就會造成大量檔案資料遺失、損毀。因此，對于縣級檔案館而言，要確立安全風(fēng)險(xiǎn)意識，提升檔案管理日常工作中操作的規(guī)范性，選擇擁有專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的企業(yè)進(jìn)行合作，充分利用防火墻、計(jì)算機(jī)安全軟件等方法預(yù)防病毒、木馬等，排除安全隱患，保證檔案信息的安全。

（三）運(yùn)用信息化技術(shù)與設(shè)備開展檔案管理轉(zhuǎn)型。無棣縣檔案館發(fā)展與轉(zhuǎn)型過程中，涉及的檔案信息非常多。以往，縣級檔案館采取的檔案管理模式中，只是在分類檔案內(nèi)容這一項(xiàng)就須投入大量的時(shí)間和精力，難免會降低檔案管理的效率。與此同時(shí)，檔案管理人員的理解能力有差別，檔案分類也會面臨分歧，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量以及效率不高，增加了檔案信息資源檢索難度。在數(shù)字化環(huán)境下，縣級檔案館積極開展管理數(shù)字化改造，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備消除檔案管理人員在分類方面存在的分歧，解決檔案檢索環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題[6]?？h級檔案館須大力應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈以及人工智能等技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，并在原有信息化檔案管理基礎(chǔ)上，向數(shù)字化、自動化與智能化方向轉(zhuǎn)型。通過大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)突破傳統(tǒng)檔案管理工作的限制，推動檔案管理數(shù)字化改造。

針對電子檔案的維護(hù)問題，無棣縣檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和人工智能技術(shù)，快速篩查存在缺陷的電子檔案，有效維護(hù)了檔案信息的安全。檔案管理人員借助人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案智能化管理。此外，由于檔案管理數(shù)字化改造需要軟硬件設(shè)施作為加持，所以縣級檔案館持續(xù)增加在此方面的成本投入，通過先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，保證檔案資料入庫后管理的高效率。

（四）加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化改造的規(guī)范性。檔案管理在數(shù)字化改造中牽涉的環(huán)節(jié)較多，由于受多種因素影響，難免會有遺漏之處。面對此現(xiàn)狀，結(jié)合無棣縣檔案館實(shí)際，在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化改造過程中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際和改造需求，聘請檔案管理領(lǐng)域?qū)＜遗c縣級檔案館管理人員合作，組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，制定可行性高的檔案管理數(shù)字化改造方案，并將檔案管理數(shù)字化改造原則、任務(wù)以及內(nèi)容等一一列出，防止出現(xiàn)檔案管理數(shù)字化改造上的疏漏。對于信息管理軟件的應(yīng)用，縣級檔案館要關(guān)注軟件安全，對目前檔案管理工作中潛在安全隱患加以分析，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范的檔案管理數(shù)字化改造。

（五）加快實(shí)現(xiàn)檔案館資源共享。檔案管理數(shù)字化改造的基本目標(biāo)是促進(jìn)縣檔案館在新環(huán)境下的發(fā)展，但若在檔案管理中出現(xiàn)“孤島效應(yīng)”，將極大地影響檔案資源的使用效率，與其初衷相悖。面對這樣的現(xiàn)狀，縣檔案館要深刻剖析檔案目標(biāo)建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)中所面臨的問題，并將特色數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃建設(shè)工作全面貫徹落實(shí)，真正地滿足檔案管理數(shù)字化改造在信息數(shù)據(jù)方面的需求?？h級檔案館需要重點(diǎn)關(guān)注各個(gè)部門的工作獨(dú)立性，以及在檔案管理工作中聯(lián)系不夠密切的問題。若縣級檔案館不能合理地組織和安排檔案資源，就極易造成各部門間的矛盾，這對檔案管理的數(shù)字化改造工作造成不利影響。為此，縣級檔案館要提高對檔案資源的整體利用率，建立涵蓋縣級檔案館所有部門的檔案管理模式，并在此基礎(chǔ)上推進(jìn)縣檔案館所有檔案資源地共建與共享，從而真正地突破檔案管理可能面臨的“孤島效應(yīng)”。

（六）建立檔案數(shù)字化管理平臺。根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接”對于檔案管理工作的最新指示，縣級檔案館在檔案管理數(shù)字化改造的實(shí)踐中，需要認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理平臺的重要性，并將建立數(shù)字化檔案館進(jìn)一步落實(shí)，建立能夠與縣級檔案館內(nèi)部現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連接的檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)一個(gè)功能完備的數(shù)字化檔案館。以無棣縣檔案館為例，該館充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，采集檔案管理實(shí)踐中的諸多材料，并對采集到的檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類、保存，在縣檔案館構(gòu)建的檔案信息服務(wù)、共享和利用一體化體系作用下，對檔案文件進(jìn)行數(shù)字化管理。

此外，縣檔案館需要對數(shù)字化檔案檢索、檔案信息錄入、傳輸、下載等活動加以規(guī)范，并且在數(shù)字化檔案平臺中進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，保證檔案數(shù)字化管理平臺中所有檔案資料的安全性。

三、數(shù)字化改造提升檔案管理發(fā)展前景

縣級檔案館開展數(shù)字化檔案管理改造，這在當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域?qū)儆谝豁?xiàng)重要舉措，通過大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的大力應(yīng)用，切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理手段、模式與理念。當(dāng)然，通過數(shù)字化改造也真正提高了檔案管理效率。以數(shù)字化改造背景為前提，分析今后檔案管理前景，主要可從四個(gè)方面加以體現(xiàn)。

（一）檔案管理更加面向市場。從當(dāng)前我國檔案數(shù)字管理的現(xiàn)狀著手分析，其主要發(fā)展方向與趨勢是信息化。要想推動數(shù)字化檔案管理向信息化的方向不斷轉(zhuǎn)型，就必須對信息化本身有深刻的認(rèn)識，全面地掌握信息化檔案管理操作方法和技術(shù)，做到對檔案材料高效率管理，從而推動數(shù)字檔案管理持續(xù)發(fā)展，也為社會經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展提供更多的優(yōu)質(zhì)化檔案管理服務(wù)。

（二）檔案管理更加面向共享化與網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展已呈現(xiàn)出一種明顯的特征，即共享化。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，已成為數(shù)字檔案改造工作的一個(gè)重要方向。在縣級檔案館的轉(zhuǎn)型與改造中，要對數(shù)字化檔案管理制度進(jìn)行持續(xù)創(chuàng)新，抓住檔案資源共享的大方向，發(fā)揮資源共享的作用，將其應(yīng)用范圍拓寬至檔案管理中，為縣級檔案館今后在數(shù)字化環(huán)境下的發(fā)展提供更多的支持。

（三）檔案管理更加注重非核心專業(yè)工作的業(yè)務(wù)外包。為強(qiáng)化檔案管理以及管理系統(tǒng)運(yùn)行效率，在數(shù)字化改造進(jìn)程中，其必然趨勢是將一些與檔案核心不相干的工作外包。這樣不僅可以提高檔案管理效率，而且減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

（四）檔案管理更加彰顯檔案信息與資源的高利用率。社會各個(gè)領(lǐng)域的檔案信息數(shù)據(jù)都具有很高的利用價(jià)值。但是，如果僅僅是對檔案資料進(jìn)行收集，而不能加以應(yīng)用，就會導(dǎo)致檔案資源浪費(fèi)。為此，在數(shù)字化改造背景下，今后縣級檔案館的檔案信息資源利用率將得到進(jìn)一步提升。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案館為了能夠適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的快速發(fā)展，針對檔案管理工作進(jìn)行了轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，并在日常檔案管理中大力引進(jìn)各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)與軟硬件設(shè)施，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，切實(shí)提高檔案管理效率以及檔案信息數(shù)據(jù)安全性。在數(shù)字化改造下的檔案管理工作，不僅管理效率得到提升，而且也切實(shí)提高了檔案資源利用率，能夠助力縣級檔案館的健康發(fā)展。