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    物業(yè)管理公司財務(wù)管理信息化實踐探索

    2024-03-11 00:51:46洪利娜
    經(jīng)營者 2024年1期
    關(guān)鍵詞:物業(yè)管理財務(wù)財務(wù)管理

    洪利娜/文

    在信息化和全球化的綜合作用下,我國企業(yè)開始了傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)型,不管是朝陽企業(yè)還是傳統(tǒng)企業(yè),都在積極進行轉(zhuǎn)型實踐。財務(wù)管理作為企業(yè)運作的核心,在信息化實踐中更要發(fā)揮其表率作用,以此為重心向企業(yè)其他業(yè)務(wù)活動輻射,進而實現(xiàn)全企業(yè)范圍內(nèi)的信息化轉(zhuǎn)型。本文則以物業(yè)管理公司為例,著重分析其財務(wù)管理信息化活動。物業(yè)管理公司是現(xiàn)代服務(wù)業(yè)中的重要組成,得益于城鎮(zhèn)化建設(shè),以及房地產(chǎn)、建筑行業(yè)的日漸活躍,其在服務(wù)范圍和業(yè)務(wù)復(fù)雜程度上均有所提升,且客戶對物業(yè)管理的質(zhì)量要求愈發(fā)嚴格。在這種情況下,物業(yè)管理公司面臨質(zhì)量提升和成本控制雙重壓力,其要想突破困境,就必須實現(xiàn)轉(zhuǎn)型,而財務(wù)管理信息化是其最好的選擇,但由歷史遺留及其他因素的影響,它在實踐探索中難免遇到諸多阻礙。本文從財務(wù)管理信息化的基本特點出發(fā),簡析財務(wù)管理信息化的可行性,并結(jié)合財務(wù)管理信息化過程中的問題,結(jié)合物業(yè)管理公司實際,提出相應(yīng)的優(yōu)化策略,幫助物業(yè)管理公司更好地開展財務(wù)管理工作,不斷提升其服務(wù)質(zhì)量。

    從理論建設(shè)上來看,現(xiàn)代企業(yè)的財務(wù)管理內(nèi)容不斷擴張,其管理目標(biāo)也越發(fā)復(fù)雜化,財務(wù)管理信息化是企業(yè)謀求高質(zhì)量財務(wù)管理的重要手段,但是我國由于財務(wù)信息化的起步較晚,因此該方面的理論建設(shè)等也較為欠缺,其對實操的指導(dǎo)性有待考察。本文對財務(wù)管理信息化相關(guān)內(nèi)容的分析,希望能夠進一步細化其理論內(nèi)容,提高理論體系的指導(dǎo)力和約束作用,幫助企業(yè)更好地實踐財務(wù)管理信息化。從企業(yè)實務(wù)上來看,對財務(wù)管理信息化具體內(nèi)容的分析,能夠發(fā)現(xiàn)其在不同階段存在的具體問題,提出有針對性的優(yōu)化策略,幫助企業(yè)提高財務(wù)管理信息化的建設(shè)質(zhì)量。

    物業(yè)管理公司財務(wù)管理信息化特點分析

    所謂財務(wù)管理信息化,是依托于先進的信息技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段,以財務(wù)信息系統(tǒng)為載體,在實現(xiàn)會計電算化的基礎(chǔ)上,推行網(wǎng)絡(luò)財務(wù),進而實現(xiàn)管理數(shù)字化,最終實現(xiàn)管理信息化。從物業(yè)管理公司財務(wù)管理信息化來看,其作為一種全新的財務(wù)管理方式,具備以下特點:一是物流、信息流及資金流的同步產(chǎn)生。在信息技術(shù)的支持下,經(jīng)濟業(yè)務(wù)驅(qū)動會計模式,從經(jīng)營活動中直接產(chǎn)生財務(wù)數(shù)據(jù),反饋到信息系統(tǒng)上,通過系統(tǒng)量化數(shù)據(jù)再作用到物流和資金流上,對物業(yè)管理公司決策形成支撐。二是財務(wù)組織彈性化。在財務(wù)管理信息化的作用下,物業(yè)管理公司不得再按照傳統(tǒng)刻板的垂直式組織結(jié)構(gòu)進行管理,而是需要根據(jù)實際情況下移管理重心,減少中間信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),實現(xiàn)扁平化管理,同時加強公司內(nèi)部的橫向組織溝通,保證信息流轉(zhuǎn)的暢通無阻,有利于公司財務(wù)預(yù)測、財務(wù)分析及財務(wù)控制。三是財務(wù)管理的集成化。在物業(yè)管理公司現(xiàn)有的信息網(wǎng)基礎(chǔ)上,將信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略資源加以開發(fā)利用,以此實現(xiàn)諸多管理方法的有效集成,如預(yù)算管理、成本管理等。

    物業(yè)管理公司財務(wù)管理信息化可行性分析

    運行可行性分析

    從財務(wù)管理信息化運行角度來看,經(jīng)過長期的應(yīng)用與發(fā)展,物業(yè)管理公司已形成了基本的智能化辦公體系,基本的硬件、軟件配置上已經(jīng)趨于成熟,為財務(wù)管理信息化的引進奠定了先決條件。同時,從物業(yè)管理公司的信息化需求上來看,尤其是財務(wù)管理方面,其要求并不高,一般的計算機配置基本能夠滿足,且物業(yè)管理公司產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等復(fù)雜度不高,整體運行難度較低,靈活性和敏捷性基本都能滿足。

    技術(shù)可行性分析

    物業(yè)管理公司的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)明顯的量大、密集度高、數(shù)據(jù)更新?lián)Q代快及零散性強等特點,在其軟硬件基本滿足物業(yè)管理企業(yè)運行且相關(guān)操作人員具有操作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上,物業(yè)管理公司在實行后續(xù)的行政管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)及成本管理系統(tǒng)時更順利,可在現(xiàn)有的系統(tǒng)基礎(chǔ)上進一步開發(fā),使得物業(yè)管理公司不斷向現(xiàn)代企業(yè)靠近。

    經(jīng)濟可行性分析

    從經(jīng)濟支出角度來看,物業(yè)管理公司的財務(wù)管理推進中,其主要費用支出表現(xiàn)在計算機、軟件配置、電力、折舊費用、維護費用等方面,還包括初期的系統(tǒng)研發(fā)、學(xué)習(xí)等,對物業(yè)管理公司來說,完全可以承擔(dān)。由于物業(yè)管理公司的財務(wù)活動較為直接,因此將其體現(xiàn)在財務(wù)信息系統(tǒng)上也較為簡單便捷,不需要支出額外的系統(tǒng)學(xué)習(xí)等費用,建設(shè)投入成本可控,因此從經(jīng)濟角度來看,其財務(wù)管理信息化建設(shè)可行。

    物業(yè)管理公司財務(wù)管理信息化中的問題

    財務(wù)管理信息化基礎(chǔ)工作仍存在瑕疵

    盡管物業(yè)管理公司的財務(wù)管理信息化正在不斷完善,但是始終沒有取得較大的突破與進展,其存在的問題暴露得越發(fā)明顯。首先,物業(yè)管理公司現(xiàn)有的財務(wù)管理基礎(chǔ)工作仍有待改進。在財務(wù)轉(zhuǎn)型的理念沖擊下,物業(yè)管理公司的財務(wù)工作也在積極轉(zhuǎn)型,從傳統(tǒng)模式下的會計核算積極向新時期的財務(wù)管理轉(zhuǎn)換,要求公司必須創(chuàng)新財務(wù)模式,但從物業(yè)管理公司實質(zhì)來看,其財務(wù)轉(zhuǎn)型進展緩慢,反而降低了企業(yè)的財務(wù)管理質(zhì)量和水平,作為財務(wù)管理信息化的基礎(chǔ),只有落實好該項工作,才能為信息化及時提供準確、有效的數(shù)據(jù),但目前物業(yè)管理公司的財務(wù)工作仍須完善。其次,系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口亟待擴充。物業(yè)管理公司的財務(wù)管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理并軌而行,二者間分部門運轉(zhuǎn),聯(lián)合性不強,無法實現(xiàn)信息的實時交互。另外,物業(yè)管理公司的財務(wù)軟件本身就存在一定的數(shù)據(jù)零散、功能碎片化問題,多個分散的財務(wù)軟件會產(chǎn)生大量的財務(wù)數(shù)據(jù),但物業(yè)管理公司始終未形成財務(wù)信息庫,且數(shù)據(jù)間的規(guī)格、參數(shù)等不統(tǒng)一,很多財務(wù)數(shù)據(jù)難以在不同的財務(wù)軟件上實現(xiàn)共享。

    財務(wù)管理具體活動問題

    除了基礎(chǔ)上的系統(tǒng)運營和財務(wù)職能,在物業(yè)管理公司具體的財務(wù)活動處理上也存在一定弊端,阻礙了企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)的步伐。第一,物業(yè)管理公司現(xiàn)有的財務(wù)會計管理流程紊亂。目前,物業(yè)管理公司尚未形成針對財務(wù)管理信息化應(yīng)用與發(fā)展的管理制度和組織框架,依舊沿用傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式,但財務(wù)管理信息化下財務(wù)系統(tǒng)的加入與運行,意味著財務(wù)及相關(guān)人員的職能和崗位需要重新劃分,可物業(yè)管理公司目前這項工作推進并不順利,這不利于財務(wù)管理信息化的下沉,威脅了財務(wù)系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性,可能出現(xiàn)越權(quán)處理或輪空管理行為。第二,財務(wù)預(yù)算管理缺失。物業(yè)管理公司還存在財務(wù)信息透明度不高的缺陷,主要表現(xiàn)在預(yù)算上。一方面,物業(yè)管理公司的預(yù)算形式較為粗放,部分物業(yè)管理公司甚至未完善要求的預(yù)算程序展開,且預(yù)算管理周期長,從編制到上報、審核,再到后續(xù)執(zhí)行,時間較長,所以預(yù)算數(shù)據(jù)就較為籠統(tǒng),在預(yù)算執(zhí)行中缺乏實際指導(dǎo)作用。另一方面,物業(yè)管理公司的預(yù)算執(zhí)行和監(jiān)督力度不夠。一來資金收支隨意性較大,資金利用率不高,且閑散資金和不必要開支較多。二來資金監(jiān)督力度不夠,沒有完全按照預(yù)算編制執(zhí)行,降低了預(yù)算管理效益,當(dāng)然很大一部分原因也是前期預(yù)算編制質(zhì)量無法保障。

    線上數(shù)據(jù)融合問題

    除財務(wù)基礎(chǔ)工作和具體財務(wù)活動上存在弊端外,物業(yè)管理公司財務(wù)管理信息化最主要的推進阻礙表現(xiàn)在線上數(shù)據(jù)處理上。其一,數(shù)據(jù)冗余嚴重。物業(yè)管理公司系統(tǒng)未發(fā)揮聯(lián)合作用,沒有生成統(tǒng)一標(biāo)準,數(shù)據(jù)類型、編碼和命名等都不一致,數(shù)據(jù)冗雜,融合效益低,對物業(yè)管理公司的儲備要求高,降低了財務(wù)處理的工作效率,這在上文也簡單提到。其二,數(shù)據(jù)可靠性不能滿足。物業(yè)管理公司在數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)管和數(shù)據(jù)評價方面的工作不到位,沒有指定嚴格的數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)格,數(shù)據(jù)缺乏一致性與準確性標(biāo)準,數(shù)據(jù)產(chǎn)生時的可靠性不足,且無法進行回溯管理,其對決策等起到的支持作用尚存疑。其三,數(shù)據(jù)安全風(fēng)險可控性差。物業(yè)管理公司對數(shù)據(jù)的敏感度較低,沒有做好用戶數(shù)據(jù)的分類工作,而是依靠信息系統(tǒng)自主分類,很容易造成數(shù)據(jù)丟失,影響后續(xù)物業(yè)管理公司的持續(xù)運行。

    物業(yè)管理公司財務(wù)管理信息化實踐策略

    提升財務(wù)信息化的準備性

    要想使財務(wù)管理信息化建設(shè)滿足物業(yè)管理公司的要求,就必須從財務(wù)基礎(chǔ)工作優(yōu)化做起,做好財務(wù)信息化的準備工作。首先,優(yōu)化物業(yè)管理公司的管理制度與流程,構(gòu)建合理規(guī)范及實用性強的規(guī)章制度,全面梳理公司現(xiàn)有的制度流程,按照不同崗位要求重新明確其工作任務(wù),保證管理流程和業(yè)務(wù)流程相匹配,控制流程亢余,避免管理留白,尤其是財務(wù)工作流程,最好在財務(wù)管理信息化的指導(dǎo)下,重新劃分工作模塊,保證線上財務(wù)信息化與線下財務(wù)工作處理上的兼容性,使財務(wù)管理信息化逐步與企業(yè)工作流程深度嵌套。其次,做好企業(yè)數(shù)據(jù)的標(biāo)準化建設(shè)工作。在財務(wù)管理信息化實踐過程中,信息數(shù)據(jù)化是物業(yè)管理公司應(yīng)滿足的最基本形式,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分級分類、統(tǒng)一記錄及轉(zhuǎn)碼化,能夠有效消除不同數(shù)據(jù)間的屬性差異,為物業(yè)管理公司科學(xué)分析提供基礎(chǔ)。一來物業(yè)管理公司要構(gòu)建信息資源數(shù)據(jù)中心,保證數(shù)據(jù)的可靠性、持續(xù)性、發(fā)展性及實用性;二要明確并實施數(shù)據(jù)標(biāo)準,規(guī)范物業(yè)管理公司管理,從生產(chǎn)部門到財務(wù)部門,都必須制訂標(biāo)準化內(nèi)容,同時在應(yīng)用過程中不斷修訂完善,及時補充,使其與物業(yè)管理公司發(fā)展要求相協(xié)調(diào)。

    加強財務(wù)管理和核算規(guī)范

    財務(wù)管理信息化在物業(yè)管理公司的實踐最終還是要落到具體的執(zhí)行人員身上,提高財務(wù)人員素質(zhì)和操作水平、加強財務(wù)管理和核算規(guī)范是物業(yè)管理公司在財務(wù)管理信息化中必須重視的另一內(nèi)容。首先,要不斷提升物業(yè)管理公司財務(wù)人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,使之深刻認識到自身在財務(wù)管理信息化建設(shè)中扮演的角色,明確物業(yè)管理公司從業(yè)標(biāo)準,加強后續(xù)管理,培養(yǎng)儲備人才,通過內(nèi)部孵化和外部招聘雙重模式全面提升物業(yè)管理公司的財務(wù)管理信息化水平。其次,要不斷提升物業(yè)管理公司員工的計算機操作水平,尤其是財務(wù)人員的操作能力,這對財務(wù)管理信息化起決定性作用。一來可通過績效激勵、獎懲制度等達到激發(fā)職員自主學(xué)習(xí)的目的,幫助其豐富自身知識體系,突破原有方法知識的局限性,提高操作熟練度;二可通過專家講解、培訓(xùn),以此幫助其不斷提升財務(wù)軟件的處理能力,幫助財務(wù)人員從處理型會計向管理型會計轉(zhuǎn)型,提高公司高端人才的儲備量。

    經(jīng)營決策提供信息的支持

    在物業(yè)管理公司財務(wù)信息化基礎(chǔ)工作已經(jīng)完善和有重組財務(wù)人員支撐的情況下,物業(yè)管理公司還要進一步保證線上數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)安全等工作,為物業(yè)管理公司經(jīng)營決策提供有力的信息支持。首先,構(gòu)建數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系,公司必須明確數(shù)據(jù)質(zhì)量要求,可對數(shù)據(jù)質(zhì)量構(gòu)建相應(yīng)的考核指標(biāo),從及時性、真實性、一致性、完整性及數(shù)據(jù)執(zhí)行效率等方面對數(shù)據(jù)質(zhì)量加以考核,不斷促進數(shù)據(jù)質(zhì)量提升,在數(shù)據(jù)的不同階段對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行優(yōu)化改進,從分析數(shù)據(jù)質(zhì)量問題,到制訂數(shù)據(jù)質(zhì)量提升計劃,從業(yè)務(wù)和技術(shù)兩個角度進行分析,以此保證物業(yè)管理公司執(zhí)行經(jīng)營決策過程中的數(shù)據(jù)支撐有力。其次,構(gòu)建數(shù)據(jù)安全管理體系,根據(jù)數(shù)據(jù)的不同類型和部門間不同的需求,對數(shù)據(jù)安全進行分析,按照相應(yīng)標(biāo)準對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行安全維護,基于法律法規(guī)和隱私的基礎(chǔ)要求,遵循行業(yè)標(biāo)準,從核心數(shù)據(jù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、內(nèi)部數(shù)據(jù)及公眾數(shù)據(jù)四方面,劃分數(shù)據(jù)的敏感性和重要性,繼而展開針對性的管理優(yōu)化。另外,可在財務(wù)管理信息系統(tǒng)上進行數(shù)據(jù)訪問授權(quán),對使用數(shù)據(jù)的主體進行定義,確定不同的責(zé)任主體只能在自己需求的數(shù)據(jù)范圍內(nèi)瀏覽,同時按照數(shù)據(jù)的分級分類賦予其特有權(quán)限,充分考慮數(shù)據(jù)的安全等級,強調(diào)重要信息數(shù)據(jù)的保護力度,其具體管控內(nèi)容見表1。

    表1 物業(yè)管理公司數(shù)據(jù)授權(quán)規(guī)則

    物業(yè)管理公司的財務(wù)管理信息化,不僅是提升內(nèi)部管理質(zhì)量、形成數(shù)據(jù)標(biāo)準化管理的重要手段,更是其適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟市場、為業(yè)主等提供高質(zhì)量服務(wù)的關(guān)鍵舉措,通過本文對相關(guān)內(nèi)容的分析,發(fā)現(xiàn)物業(yè)管理公司的財務(wù)管理信息化在以下方面還存在問題:企業(yè)財務(wù)管理信息化基礎(chǔ)工作不到位,如硬件建設(shè)、軟件投入等,不利于后續(xù)信息化工作的開展;具體的財務(wù)活動不規(guī)范,無法幫助財務(wù)管理信息化提供標(biāo)準的工作流程;由于系統(tǒng)差異等,線上數(shù)據(jù)融合還存在很大問題。結(jié)合物業(yè)管理公司實踐,參考先進企業(yè)的做法,也從以下方面提出了相應(yīng)的優(yōu)化建議:強調(diào)企業(yè)財務(wù)信息化的基礎(chǔ)準備工作,明確數(shù)據(jù)標(biāo)準和相應(yīng)的管理制度等,奠定財務(wù)信息化基礎(chǔ);培養(yǎng)專業(yè)性的財務(wù)人才,強調(diào)其業(yè)務(wù)處理能力,將財務(wù)信息化不斷下沉到公司實踐中去;明確線上數(shù)據(jù)的治理標(biāo)準,不斷提升其數(shù)據(jù)質(zhì)量,并做好安全管理,明確授權(quán)范圍,為企業(yè)經(jīng)營決策、戰(zhàn)略目標(biāo)確定等提供堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。當(dāng)然,本文也存在不足之處,如闡述主體是物業(yè)管理公司,對其他行業(yè)、領(lǐng)域等的指導(dǎo)作用有待考察,且受筆者實務(wù)經(jīng)驗缺乏和主觀意識的影響,提出的部分觀點和策略還需要實踐驗證,未來筆者會加強該方面的學(xué)習(xí),力求提出更具實踐價值的優(yōu)化策略,幫助物業(yè)管理公司有效推進財務(wù)管理信息化建設(shè),更好地踐行其社會服務(wù)及商業(yè)價值。但就目前物業(yè)管理公司財務(wù)管理信息化的推進情況來看,未來還有很大的發(fā)展空間。

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