基于數(shù)字化轉型的企業(yè)檔案全宗卷建設研究

張霄旭

（中核工程有限公司數(shù)字化工程技術中心，北京 100840）

一、全宗卷的主要構成及作用

檔案學科里對各級檔案館（室）都以“全宗”為單位管理所形成的檔案，全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷，是在檔案管理活動中形成的“檔案”，包括全宗的介紹、組織機構沿革、檔案內容、數(shù)量、種類、管理等情況的介紹和說明，囊括了本單位的檔案管理歷史概況和機構演變過程，是科學管理全宗的重要工具和依據(jù)。全宗卷的質量也反映了企業(yè)檔案管理情況和對實際信息管控的水平。為保證工作的合法性、規(guī)范性，依據(jù)中華人民共和國檔案行業(yè)標準《全宗卷規(guī)范》（DA/T12-2012）要求，結合館藏檔案實際，以全宗為單位，按照全宗分類標準和要求，進一步建立、健全全宗卷，對推進和提升檔案治理水平具有深遠意義。

（一）全宗卷給予檔案治理的重大意義

1.法律合規(guī)性

企業(yè)編制全宗卷是對法律法規(guī)要求和規(guī)定的主動響應，在編制全宗卷檔案時應滿足合規(guī)性要求，降低法律風險。許多國家或地區(qū)的法律法規(guī)要求企業(yè)保存、整理和歸檔相關文件，建立、健全全宗卷，充分發(fā)揮好全宗卷在管理檔案工作中的“檔案”作用，促使各單位在檔案收集、歸檔、保管、利用等各個工作環(huán)節(jié)中，嚴格落實各項管理制度。合規(guī)治理全宗卷也是貫徹落實新《檔案法》的重要舉措。

2.有效信息組織

全宗卷是企業(yè)重要檔案信息的集合，包括各種合同、協(xié)議、報告、決策等文件。通過編制全宗卷，可以有效管理和組織上述文件，確保信息的完整、準確和易于查找。同時企業(yè)可以統(tǒng)籌檔案資源建設，優(yōu)化檔案資源結構，提高企業(yè)檔案治理水平。

3.業(yè)務流程優(yōu)化

編制全宗卷需要對企業(yè)的文件進行分類、歸檔和整理，這有助于全面了解企業(yè)的運營情況和歷史記錄。通過對文件的分析和利用，企業(yè)可以進一步識別問題、改進業(yè)務流程，為業(yè)務決策提供依據(jù)。

4.知識保護與傳承

企業(yè)的知識資產(chǎn)和經(jīng)驗總結都蘊含在檔案中。編制全宗卷有助于將這些寶貴的知識記錄下來，并防止丟失或遺忘。編制全宗卷在促進知識的傳承和積累的同時，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。在面對內部或外部的審計、調查或法律糾紛時，編制完備的全宗卷能夠提供證據(jù)支持，并為相關事務的處理提供依據(jù)和參考，起到保護企業(yè)利益和維護聲譽的作用。

（二）按規(guī)編制全宗卷要點

企業(yè)編制全宗卷應嚴格按照國家相關法律法規(guī)和標準進行，確保檔案信息的真實性、完整性和可靠性?！度诰硪?guī)范》（DA/T12-2012）明確了全宗卷的編制原則、內容構成、整理方法和基本格式。實際開展全宗卷編制時，編制人員應按照企業(yè)全宗檔案分類原則建立全宗卷的組織結構，對企業(yè)檔案編碼、各類別檔案的描述以及裝訂、整理、鑒定、處置等。

二、數(shù)字化轉型為全宗卷建設帶來的新任務

新《檔案法》第三十六條中指出：“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接?！彪S著信息化技術的應用，企業(yè)采用電子化、網(wǎng)絡化、自動化等手段，實現(xiàn)了數(shù)字化、共享化和電子化存儲，檔案全宗卷內容也正在發(fā)生變革。

（一）全宗卷管理對象的多樣化

依托萬物互聯(lián)、大眾創(chuàng)新的環(huán)境，多樣化的信息技術朝著網(wǎng)絡化、智能化發(fā)展，檔案信息資源全面升級，海量的數(shù)據(jù)和多樣的格式、載體將檔案管理對象從傳統(tǒng)的“模擬態(tài)”到“數(shù)字態(tài)”的數(shù)字檔案，再到“數(shù)據(jù)態(tài)”的檔案數(shù)據(jù)，體量大、來源廣泛、形式多樣、結構多元的數(shù)據(jù)信息向知識態(tài)、價值態(tài)發(fā)展，檔案信息資源結構多重聚合，《全宗卷規(guī)范》中管理對象的多樣化時代已然到來。

（二）新增檔案信息的安全管理

傳統(tǒng)全宗卷中的檔案安全主要針對實體檔案和庫房安全。數(shù)字化轉型下信息技術和網(wǎng)絡應用使得不同部門或者不同地點的工作人員可以協(xié)同共享，通過全新的平臺進行檔案管理。此時，為了確保檔案信息的安全，相關部門應增加信息安全的管理內容。

（三）檔案數(shù)據(jù)管控難度增大

不同于傳統(tǒng)的業(yè)務流程，數(shù)據(jù)作為新型生產(chǎn)要素，對《全宗卷規(guī)范》中的各項業(yè)務流程需要重新定義說明，需進一步梳理“檔案”和“數(shù)據(jù)”的區(qū)別和聯(lián)系，才能更好地處理“數(shù)據(jù)管理”和“檔案管理”的范疇[2]。共享便利對軟件依賴性高，復雜的應用環(huán)境和技術之間的矛盾、開放的需求和安全之間的矛盾愈加突出。大量數(shù)據(jù)無法及時更新保持一致，導致管理人員在追蹤和監(jiān)督檔案工作時遇到困難。

（四）對及時更新信息要求高

企業(yè)的數(shù)字化轉型沖擊著傳統(tǒng)企業(yè)全宗卷檔案的管理，部分企業(yè)全宗卷建設仍然保留傳統(tǒng)紙質為主方式，與實際公司全宗檔案管理脫節(jié)。數(shù)字時代的到來，對全宗卷檔案的治理時效提出了更高的要求，要求企業(yè)運用信息化、數(shù)字化等手段進行全宗卷檔案管理時，盡可能地在數(shù)字化治理平臺上及時、高效、準確地實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的更新、保存、備份和查閱。全宗卷建設亟須根據(jù)企業(yè)實際管理情況展開優(yōu)化變革。

三、數(shù)字化轉型背景下全宗卷治理的思路與方法

筆者結合標準和目前企業(yè)全宗卷建設經(jīng)驗，根據(jù)數(shù)字化轉型環(huán)境下檔案治理特點，本著“價值導向、使命驅動”的原則，從統(tǒng)一編制小組、統(tǒng)一建設方案、統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準、注重技術應用和關注持續(xù)提升五個方面制定科學可行的目標計劃，借助信息技術等手段過程管控，提出數(shù)字化轉型環(huán)境下全宗卷建設的對策。

（一）統(tǒng)一編制小組

成立編制小組，組織了解企業(yè)檔案管理歷史和管理要求的部門或工作人員參與。同時結合企業(yè)數(shù)字化技術應用情況選派熟悉信息技術的員工加入，便于對全宗卷數(shù)據(jù)和信息技術部分補充完善。保證編制小組成員對《規(guī)范》理解到位，對全宗卷建設的目標、內容有清楚的認識，及時討論學習，合理分配任務，培養(yǎng)編制小組團隊合作精神。

（二）統(tǒng)一建設方案

編制全宗卷建設方案，明確全宗卷的編制目標、原則、流程和標準，明確文件收集、整理、編纂、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)的職責和任務，確保各個環(huán)節(jié)的標準一致性和流程的高效性。

（三）統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準

對比傳統(tǒng)的紙質檔案，不同載體、電子文件或者系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理標準迥異，在數(shù)字化背景下，應結合電子文件和數(shù)據(jù)管理特點，制定合理的數(shù)據(jù)管理標準、數(shù)字資料格式的標準、電子檔案長期保存管理、數(shù)據(jù)備份與恢復等數(shù)據(jù)管理流程，確保文件數(shù)據(jù)可靠完整。

（四）注重技術應用

借助數(shù)字化手段從傳統(tǒng)實體管理向信息管理過渡，開展全宗卷數(shù)字化轉換，便于全文檢索；以數(shù)據(jù)管理為媒介，充分運用信息化手段、數(shù)據(jù)標準對全宗卷內容及時準備更新，進行深度挖掘，為檔案利用、增值服務提供基礎保障和數(shù)據(jù)分析，從而優(yōu)化完善全宗卷質量效用。

（五）持續(xù)學習和優(yōu)化

不斷學習和提升自身的知識和技能，關注行業(yè)動態(tài)和最佳實踐，不斷改進工作方法和流程，總結經(jīng)驗教訓，分析成功因素和挑戰(zhàn)，并避免重復錯誤。組織培訓和宣傳活動，提高員工對數(shù)字化檔案管理的認識和理解，逐步養(yǎng)成專業(yè)管理全宗卷的素養(yǎng)。

四、結語

在數(shù)字化轉型背景下，企業(yè)應順應時代要求，檢視全宗卷建設是否需要更新匹配，為充分發(fā)揮好全宗卷在檔案治理工作中的服務價值，企業(yè)應高度重視全宗卷工作，將全宗卷建設列入工作計劃，梳理好各個環(huán)節(jié)、任務和資源投入，切實落實好全宗卷建設任務。需要注意的是，企業(yè)編制全宗卷需要嚴格按照國家相關法律法規(guī)和標準進行，確保檔案信息的真實性、完整性和可靠性。同時，還應嚴格遵守隱私保護等法律法規(guī)和相關要求，確保企業(yè)信息的安全和合規(guī)性。