國企人事檔案管理工作的現(xiàn)存問題及其對策探討

席琦琦

（成都建工預筑科技有限公司，四川 成都 610000）

作為我國國民經(jīng)濟的重要支柱，國有企業(yè)人力資源管理的規(guī)范化、科學化與系統(tǒng)化是保障其持續(xù)、健康發(fā)展的關鍵，其中，干部人事檔案管理更是扮演著至關重要的角色。干部人事檔案是記錄和反映國有企業(yè)干部職業(yè)生涯的“生命線”，它詳實地記錄了干部的任職、培訓、獎懲、成長、晉升等各個方面的信息，是評價干部工作表現(xiàn)和綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。正因如此，檔案的真實性、準確性和完整性就顯得尤為關鍵。但在現(xiàn)實中，由于種種原因，人事檔案管理常常存在信息不完整、更新不及時等問題，這不僅會影響企業(yè)對檔案的使用效果，更有可能會造成企業(yè)用人決策出現(xiàn)偏差，甚至影響到干部職業(yè)生涯的發(fā)展。

當前，隨著信息技術的發(fā)展，數(shù)字化管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的趨勢，國有企業(yè)也不例外。數(shù)字化管理可以大大提高企業(yè)檔案管理的效率和準確性，減少人為錯誤，同時也為企業(yè)的數(shù)據(jù)分析和決策提供了更為便捷的工具。但隨之而來的也有新的挑戰(zhàn)，例如數(shù)據(jù)安全、技術更新等問題。要解決這些問題，國有企業(yè)不僅需要投入更多的技術和資金發(fā)展數(shù)字化管理，更需要建立一套完善的管理制度和流程，確保數(shù)字化管理的平穩(wěn)過渡和長期穩(wěn)定。

一、國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)存問題

（一）人事檔案記錄不完整的問題

國有企業(yè)員工的人事檔案管理在企業(yè)中的地位不容忽視，它像一面鏡子，能夠反映出一個員工在企業(yè)中的整個職業(yè)生涯。人事檔案中的每一份資料、每一項記錄，一方面承載著員工的努力和付出，另一方面也是企業(yè)對員工的評價和期望的具體體現(xiàn)，是企業(yè)確定員工晉升或培訓、決定員工獎懲等多個方面的重要依據(jù)。然而，在企業(yè)實際的檔案管理中卻經(jīng)常存在著員工檔案記錄缺失，信息不完整的情況。導致這一問題出現(xiàn)的原因如下：一是檔案記錄工作的復雜性。隨著企業(yè)的擴張和員工數(shù)量的增加，企業(yè)內(nèi)檔案管理工作的復雜度也隨之提高，如果單純依賴人工進行檔案記錄與管理，很容易會出現(xiàn)檔案遺漏和記錄錯誤的問題。二是檔案信息獲取不完整。由于企業(yè)內(nèi)各個部門間的溝通不暢，導致員工的很多信息都無法被及時錄入檔案，從而影響人事檔案的完整性。三是對檔案的重視程度不足。企業(yè)對于檔案記錄與管理的重要性缺乏足夠的認識也是導致人事檔案記錄不完整的根源之一。一些企業(yè)在面對企業(yè)內(nèi)其他緊急任務時往往會忽視人事檔案的記錄與管理工作，認為檔案記錄與管理只是一項簡單的行政任務，而不是一項關乎企業(yè)發(fā)展和員工權益的重要工作。這種忽視會導致人事檔案的記錄與管理工作往往只流于形式，沒有真正達到其應有的效果。

企業(yè)應該意識到檔案信息的不完整不僅僅是一個簡單的記錄問題，它還可能影響企業(yè)的決策，信息的不完整性很可能導致企業(yè)做出錯誤的用人決策，給員工和企業(yè)都帶來不良的后果。因此，為了確保檔案信息的完整性，企業(yè)不僅要重視檔案的記錄與管理工作，還要對檔案管理制度進行改革和完善，加強對檔案管理人員的培訓和指導，確保檔案記錄與管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。

（二）人事檔案專項審核問題

人事檔案的專項審核是檢查檔案內(nèi)容準確性和完整性的一個重要環(huán)節(jié)。專項審核的目的在于發(fā)現(xiàn)和修正人事檔案中的錯誤，確保檔案內(nèi)容的真實性和準確性，專項審核關乎著員工的權益和企業(yè)用人決策的質(zhì)量。但在實際操作中，很多國有企業(yè)的人事檔案專項審核工作都存在著種種問題，其中最為突出的就是審核信息的不一致，這一問題源于以下幾個方面：首先，由于不同部門之間對于檔案中某些專項信息的定義和理解可能存在差異，這導致檔案中的記錄經(jīng)常出現(xiàn)不同的版本。其次，由于檔案管理人員更迭、培訓不足或其他原因，導致檔案錄入時出現(xiàn)失誤。最后，隨著時間的推移，企業(yè)內(nèi)某些人事檔案信息可能已經(jīng)發(fā)生了變化，但卻未能得到及時的更新。

人事檔案專項審核信息不一致的問題不僅影響著檔案的真實性和準確性，還可能會給員工和企業(yè)帶來嚴重的法律和經(jīng)濟風險。為了解決這一問題，企業(yè)需要建立一套完善的檔案審核機制，這一機制應該包括定期的檔案審核、專業(yè)的審核團隊和明確的審核標準。通過定期的檔案審核，企業(yè)可以及時發(fā)現(xiàn)和修正檔案中的錯誤，確保檔案的真實性和準確性；而專業(yè)的審核團隊則能夠從專業(yè)的角度對檔案進行深入的分析和評估，并進一步提出改進建議；明確的審核標準則可以為檔案審核提供了一個明確的參考依據(jù)，確保審核工作的公正性和公平性。

（三）人事檔案數(shù)字化管理問題

隨著信息化時代的到來，數(shù)字化管理逐漸成為企業(yè)管理的主流趨勢，而人事檔案的數(shù)字化管理作為這一變革的關鍵部分，也開始受到各大國有企業(yè)的高度關注。人事檔案數(shù)字化管理不僅可以提高企業(yè)人事檔案存儲、檢索和使用的效率，還能有效地保證檔案內(nèi)容的長期保存和安全性。然而，這一進程中也出現(xiàn)了許多挑戰(zhàn)和問題。首先，技術的選擇和應用成為很多國有企業(yè)面臨的難題。好的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是基于企業(yè)的實際需求和現(xiàn)有技術水平來選擇的，而不是盲目地追求新技術。選擇不合適的數(shù)字化管理系統(tǒng)可能會導致企業(yè)資源浪費和工作效率下降。其次，在人事檔案數(shù)字化管理的過程中，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和遷移是一個技術難題，因此，如何確保這一過程中數(shù)據(jù)的完整性和準確性是每一個企業(yè)都需要深入考慮的問題。最后，隨著數(shù)字化管理的推進，數(shù)據(jù)安全和隱私保護的問題也成為企業(yè)不可忽視的一部分。確保檔案數(shù)據(jù)不被非法竊取、篡改或泄漏是人事檔案數(shù)字化管理中的一個重大挑戰(zhàn)。為了應對這一挑戰(zhàn)，企業(yè)需要建立一套完善的人事檔案數(shù)字化管理制度。這包括選擇適合企業(yè)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，建立專業(yè)的數(shù)字化檔案管理團隊，制定明確的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和遷移規(guī)范，以及加強數(shù)據(jù)安全和隱私保護措施。

二、國有企業(yè)加強人事檔案管理的對策

（一）加強人事檔案管理制度建設

人事檔案管理制度在國有企業(yè)管理工作中的角色日益凸顯，其管理的重點與核心價值在于對人事檔案的規(guī)范化管理、提升檔案管理效率和確保檔案的真實性、完整性。一個完善的人事檔案管理制度是企業(yè)健全人力資源管理體系的重要支撐，也是企業(yè)管理人事檔案的得力工具，它能夠確保企業(yè)在人事決策中具備足夠的信息支持。企業(yè)人事檔案管理制度的不完善往往體現(xiàn)在企業(yè)缺乏明確的檔案管理規(guī)范、檔案信息更新不及時、檔案保管和使用中存在安全隱患等問題上。因此，加強人事檔案管理制度的建設是企業(yè)改進人事檔案管理工作的重中之重。具體措施如下：首先，明確人事檔案的定義、分類和內(nèi)容是企業(yè)進行人事檔案制度建設的基礎。企業(yè)需要對人事檔案的性質(zhì)和功能有深入的理解，還需要結合企業(yè)的實際情況，確定檔案的具體內(nèi)容和管理要求。其次，制定好檔案采集、存儲、使用和銷毀的明確流程與規(guī)范，確保檔案管理的全流程都能夠受到有效的監(jiān)督與控制。這既要求企業(yè)的檔案管理人員具備高超的專業(yè)能力，也需要企業(yè)領導層對這一工作給予足夠的支持和重視。再次，建立一套完善的檔案審核機制也是加強制度建設的關鍵。企業(yè)可以通過定期的檔案審核發(fā)現(xiàn)和糾正檔案中的錯誤，確保檔案的真實性和準確性。同時，對于檔案管理中出現(xiàn)的問題，還應建立一個快速反應機制，確保問題能夠得到及時的解決。最后，企業(yè)還應該建立檔案管理的獎懲機制，激勵檔案管理人員積極參與制度建設和實施，確保制度的能夠得到有效的執(zhí)行。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)能力

檔案作為企業(yè)歷史和文化的載體和企業(yè)員工職業(yè)發(fā)展的記錄儀，是企業(yè)人事決策的信息來源。檔案管理人員的專業(yè)能力直接影響著企業(yè)人事檔案的真實性、完整性和可用性，關乎企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量，更關乎企業(yè)內(nèi)部決策的準確性和員工權益的保障，從而影響企業(yè)的整體運營和發(fā)展。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)能力在國有企業(yè)的人事檔案管理中起著至關重要的作用。首先，企業(yè)應該對檔案管理人員加強檔案管理理論知識的培訓，使其具備扎實的理論管理基礎。培訓需包括檔案管理的基本原則、方法和技巧以及與檔案管理相關的法律法規(guī)。只有深入理解和掌握這些知識，檔案管理人員才能夠在實際工作中做到得心應手，確保檔案管理的規(guī)范性和合法性。其次，檔案管理人員還應具備一定的信息技術能力。隨著數(shù)字化技術在檔案管理中的廣泛應用，檔案管理已經(jīng)不再是簡單的紙質(zhì)文件管理，而是涉及復雜的電子文件管理和數(shù)據(jù)分析。因此，檔案管理人員需要掌握相關的電腦操作技能、數(shù)據(jù)庫管理技能以及數(shù)據(jù)檢索和數(shù)據(jù)分析等技能，確保檔案數(shù)字化管理的高效性和準確性。最后，檔案管理人員還應該具備良好的溝通和協(xié)調(diào)能力。檔案管理不僅是一項獨立的工作，而是需要管理人員與企業(yè)各個部門和其他員工保持緊密溝通的工作。因此，檔案管理人員需要與企業(yè)的各個部門和員工進行有效的溝通和協(xié)調(diào)，確保檔案信息采集、存儲和使用的準確、完整和及時。

（三）落實人事檔案資料的鑒別與完善工作

在當前的企業(yè)的人事檔案管理工作中，由于人為失誤、技術問題或管理疏忽等多種原因，企業(yè)人事檔案中可能存在一些不準確或不真實的信息，這些問題可能導致企業(yè)在人事決策時出現(xiàn)偏差，影響企業(yè)的正常運營和員工的權益。落實人事檔案資料的鑒別與完善工作是國有企業(yè)人事檔案管理中是一個核心環(huán)節(jié)，它不僅關乎人事檔案的真實性和權威性，更是企業(yè)人事決策、人員選拔和人事調(diào)整的重要參考。鑒別與完善人事檔案意味著確保每一份人事檔案都是真實、準確、完整的，沒有任何的遺漏或錯誤。對于檔案的鑒別，具體來說需要注意以下兩個方面：首先，檔案管理人員需要對檔案中的信息進行核實，這意味著對檔案中的每一條信息如員工的工作經(jīng)歷、學歷、獎懲記錄等，管理人員都要進行詳細的核查，確保所記錄的信息與實際情況相符。在這一過程中，檔案管理部門需要與其他部門或機構進行溝通、協(xié)調(diào)，如與教育部門核實員工的學歷以及與員工的前雇主核實員工的工作經(jīng)歷等。其次，鑒別過程中管理人員還應該對檔案中的文件的真?zhèn)芜M行鑒定，確保所有的文件都是真實、有效的，沒有任何的偽造或篡改。

對于檔案的完善，企業(yè)則需要確保檔案中的信息是全面、詳細的，沒有任何的遺漏。這意味著管理人員要及時地對檔案中可能缺失的信息進行補充，如員工的一些特殊技能、證書或培訓經(jīng)歷等。此外，完善檔案的過程還包括對檔案中的人事信息進行更新，確保其與員工的當前情況相符。

（四）推進人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著信息技術的飛速發(fā)展，數(shù)字化不僅能提高企業(yè)檔案的存儲和檢索效率，還能保障檔案信息的安全性和完整性。相較大量紙質(zhì)檔案長期保存的不易，對檔案進行數(shù)字化管理更為便利，它不僅實現(xiàn)了檔案大容量，便捷化與長期性的保存，還為檔案的多元化應用、跨平臺共享和遠程訪問提供了可能。因此，推進人事檔案的數(shù)字化管理進程已成為國有企業(yè)現(xiàn)代化管理的必然趨勢。然而，人事檔案的數(shù)字化管理不能一蹴而就，它涉及技術、管理、法律等多方面的問題，需要企業(yè)進行細致的規(guī)劃和實施。首先，從技術層面看，人事檔案的數(shù)字化管理要求企業(yè)具備一定的硬件設備和軟件系統(tǒng)，例如利用高清掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，利用專業(yè)的檔案管理軟件存儲、檢索和分析檔案數(shù)據(jù)等。這些設備和系統(tǒng)不僅要能滿足當前企業(yè)的管理需求，還需要具備前瞻性，以適應未來的技術發(fā)展和企業(yè)的業(yè)務變化。為了確保檔案信息的安全性，企業(yè)還需要建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復機制，防范各種潛在的安全風險。同時，企業(yè)還應該加強與數(shù)字化技術供應商的合作，及時了解和引入新技術，提高檔案數(shù)字化管理的技術水平。其次，從管理層面看，數(shù)字化管理要求企業(yè)建立一套科學、規(guī)范的工作流程，流程需包括檔案的采集、歸檔、檢索、使用和維護等各個環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都要有明確的職責劃分和操作指導，確保檔案的真實性、完整性和可用性。企業(yè)還應該定期評估工作流程的效果，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保數(shù)字化管理的穩(wěn)定性和可持續(xù)性。最后，在員工培訓層面，企業(yè)需要定期為檔案管理人員提供技術培訓和指導，確保其能夠熟練掌握和應用數(shù)字化技術，提高數(shù)字化檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、結語

一個健全、規(guī)范的人事檔案管理體系不僅關乎國有企業(yè)的正常運營，更影響著企業(yè)未來的發(fā)展和整體競爭力。面對人事檔案管理中存在的各種問題，企業(yè)應高度重視，不能僅僅停留在問題表面，更應深入探究其背后的原因，制定科學合理的優(yōu)化策略，從根本上解決人事檔案管理問題。同時，企業(yè)還應緊跟數(shù)字化浪潮，深入推進人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以適應時代發(fā)展的需要?？傊?，只有加強人事檔案管理工作，國有企業(yè)才能為未來的發(fā)展做好充分的準備。