事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設中的挑戰(zhàn)與對策研究

[摘 要]為適應數(shù)字化時代的管理需求，事業(yè)單位逐步開展數(shù)字檔案館建設，以提升檔案管理的效率、安全性和資源利用率。然而，建設過程中面臨著數(shù)據(jù)標準化、權限管理、資金投入不足以及人才培養(yǎng)等多方面的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合數(shù)字檔案館在管理機制、技術支持和資源配置方面的實際需求，分析了當前建設中的主要障礙，并提出了系統(tǒng)性的應對對策，包括優(yōu)化管理機制、強化資金保障、推動資源整合以及加強人才培養(yǎng)。期望通過這些對策，促進事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，保障檔案資源的安全、便捷與可持續(xù)利用。

[關鍵詞]事業(yè)單位；數(shù)字檔案館建設；挑戰(zhàn)與對策

隨著信息技術的快速發(fā)展，數(shù)字檔案館已成為事業(yè)單位提升檔案管理水平的重要方向。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式因效率低、信息共享困難等問題，逐漸難以滿足當代公共管理與服務的需求，數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢在必行。數(shù)字檔案館通過高效存儲、快速檢索和多級權限管理等功能，能夠顯著提升檔案管理的效率和安全性。然而，數(shù)字檔案館建設面臨諸多挑戰(zhàn)。因此，研究數(shù)字檔案館建設中的主要挑戰(zhàn)并提出有效的應對策略，對于提升事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化水平、實現(xiàn)檔案資源的安全高效利用具有重要意義。

一、事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設的現(xiàn)狀

隨著信息技術的發(fā)展，數(shù)字檔案館的構建逐漸成為事業(yè)單位檔案管理的核心目標。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于存儲空間有限、檢索效率低等問題，在現(xiàn)代檔案管理中逐漸被淘汰，數(shù)字檔案館以其高效性、共享性和安全性，成為事業(yè)單位提高檔案管理質(zhì)量和效率的必然選擇。

（一）事業(yè)單位檔案數(shù)字化的總體發(fā)展趨勢

首先，數(shù)字檔案館正逐步實現(xiàn)從單一存儲向信息共享的轉(zhuǎn)變。不同于以往檔案僅供存儲和備查的單一職能，數(shù)字檔案館逐漸成為信息資源共享的平臺，通過打破部門間的信息孤島，為事業(yè)單位內(nèi)部的決策分析和數(shù)據(jù)管理提供了靈活的支持。其次，檔案館的功能正在從被動保存向數(shù)據(jù)服務轉(zhuǎn)型。數(shù)字檔案館不僅存儲檔案，還主動分析和管理數(shù)據(jù)，以支持單位內(nèi)外部的多項服務需求，包括公共服務數(shù)據(jù)信息查詢和資源管理等，這一轉(zhuǎn)變增強了數(shù)字檔案的使用價值。最后，數(shù)字檔案館的技術應用日趨智能化和自動化。通過引入人工智能、自然語言處理等技術，數(shù)字檔案館實現(xiàn)了檔案資源的自動分類、智能檢索與分析，降低了人為操作的失誤，并提升了檔案管理的效率和準確性。

（二）數(shù)字檔案館的構建進展

事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設需要在管理體制、技術手段和資源整合方面進行系統(tǒng)性提升，以下是各方面的現(xiàn)狀分析。

1.管理體制的推進現(xiàn)狀

目前，部分事業(yè)單位已建立了數(shù)字檔案管理制度，規(guī)定了檔案的收集、分類、存儲、維護和銷毀等環(huán)節(jié)。但由于單位職能差異，管理體制的完善程度存在較大差距，部分單位尚未形成適應數(shù)字化要求的管理機制，缺乏有效的監(jiān)督考核和問責制度，導致檔案管理的系統(tǒng)性不足，數(shù)字檔案館的運行效率受到影響。

2.技術手段的應用現(xiàn)狀

事業(yè)單位普遍采用的技術手段包括計算機存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫技術和信息管理系統(tǒng)。大多數(shù)單位的數(shù)字檔案系統(tǒng)基于通用的電子檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)功能多集中于簡單的數(shù)據(jù)存儲和檢索，難以滿足動態(tài)數(shù)據(jù)管理、實時更新和跨平臺整合等需求。部分事業(yè)單位正引入云存儲、區(qū)塊鏈等新技術來增強數(shù)據(jù)安全性和可追溯性，以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的高效管理。

3.資源整合的實施現(xiàn)狀

數(shù)字檔案館需要將不同部門、不同來源的檔案數(shù)據(jù)進行整合，以實現(xiàn)信息共享。當前，部分事業(yè)單位建立了檔案信息共享平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)跨部門的數(shù)據(jù)調(diào)閱和使用，提升了檔案資源的利用率。然而，許多單位的資源整合還處于初步階段，數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一、格式差異大等問題導致數(shù)據(jù)整合和交換效率較低，制約了檔案數(shù)據(jù)在管理和決策中的價值發(fā)揮。

（三）當前建設中存在的瓶頸

在數(shù)字檔案館的實際建設過程中，事業(yè)單位面臨著多重瓶頸，以下是關鍵限制因素。

1.技術瓶頸

數(shù)字檔案館的建設需要復雜的技術支持，如數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)檢索、信息安全等方面的系統(tǒng)集成。然而，許多事業(yè)單位由于技術手段的局限性，在實現(xiàn)大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲與高效檢索時面臨障礙。此外，信息安全性和數(shù)據(jù)隱私保護需求日益提高，網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)泄露等風險也增加了技術應用的難度。

2.人員瓶頸

事業(yè)單位檔案管理人員多由傳統(tǒng)檔案管理背景轉(zhuǎn)型而來，信息化、數(shù)字化技能相對薄弱。當前，事業(yè)單位在檔案數(shù)字化人才方面的儲備有限，專業(yè)化、技能化人才短缺，尤其是在信息安全、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)管理等領域的人才匱乏，影響了數(shù)字檔案館的運行和維護。

3.資金瓶頸

數(shù)字檔案館的建設與維護需要一定的資金支持，尤其是在數(shù)據(jù)存儲設備更新、信息系統(tǒng)開發(fā)和人員培訓方面[1]。然而，部分事業(yè)單位的預算有限，導致技術投入不足，設備老舊，信息系統(tǒng)的更新頻率低，無法支持先進技術的引入，進而限制了檔案管理的數(shù)字化進程。

二、數(shù)字檔案館建設中面臨的主要挑戰(zhàn)

在事業(yè)單位推進數(shù)字檔案館建設過程中，技術瓶頸、管理機制、資金投入以及人員專業(yè)能力不足等多方面的挑戰(zhàn)對檔案數(shù)字化的實現(xiàn)構成了重要阻礙。解決這些問題對于提升事業(yè)單位的檔案管理效能至關重要。

（一）技術挑戰(zhàn)

數(shù)字檔案館建設過程中，數(shù)據(jù)的格式和存儲標準統(tǒng)一化是關鍵挑戰(zhàn)之一。不同部門可能采用各自的檔案格式和存儲方式，造成數(shù)據(jù)整合困難、數(shù)據(jù)質(zhì)量不一致的問題。尤其是在跨部門的信息資源整合中，標準化缺乏嚴重阻礙了檔案的高效管理和利用，導致檔案資源利用率低、信息共享難度大。同時，數(shù)字檔案館的核心價值在于存儲和保護事業(yè)單位的重要信息，但在數(shù)字化環(huán)境下，檔案信息面臨著數(shù)據(jù)泄露、網(wǎng)絡攻擊、惡意篡改等多重安全風險。事業(yè)單位的數(shù)字檔案一旦遭受攻擊，可能導致敏感信息流失，甚至危害國家和公共安全。因此，提升數(shù)據(jù)安全性、防止數(shù)據(jù)泄露、加強加密與防火墻建設等技術保障措施，是確保檔案數(shù)字化順利推進的重要環(huán)節(jié)。

（二）管理機制挑戰(zhàn)

數(shù)字檔案館的管理要求事業(yè)單位轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，而多數(shù)單位的管理機制仍停留在傳統(tǒng)模式。傳統(tǒng)的檔案管理依賴紙質(zhì)存檔和人工操作，主要聚焦于檔案的靜態(tài)保存與單向查詢，難以滿足數(shù)字化檔案系統(tǒng)對動態(tài)更新、快速共享和多級權限管理的需求。數(shù)字檔案館要求更加系統(tǒng)化和細致的權限分級管理，以確保敏感數(shù)據(jù)得到有效保護。然而，當前許多事業(yè)單位在管理機制上尚未適應數(shù)字化需求，缺乏系統(tǒng)的檔案資源權限控制和數(shù)據(jù)權屬管理機制，可能導致無授權訪問甚至數(shù)據(jù)泄露風險。此外，不同部門之間的檔案資源整合程度較低，信息孤島現(xiàn)象普遍，阻礙了跨部門數(shù)據(jù)共享和高效決策支持。并且，檔案更新和版本控制機制的缺失也是一大難點，使得檔案信息的準確性和實時性得不到保障。

（三）資金投入不足的挑戰(zhàn)

數(shù)字檔案館建設需要大量資金支持，用于設備采購、系統(tǒng)開發(fā)、日常維護和人員培訓，但事業(yè)單位預算通常有限，導致初期設備和系統(tǒng)投入不足，限制了高性能服務器、數(shù)據(jù)存儲設備等硬件的配置，影響了系統(tǒng)性能與安全性[2]。同時，日常維護和升級資金不足，導致系統(tǒng)難以按需擴容或更新，影響檔案存儲與檢索效率。此外，人員培訓投入有限，檔案管理人員難以獲得必要的數(shù)字化技能培訓，且缺乏激勵機制，不利于留住專業(yè)人才。這些資金不足的問題直接影響數(shù)字檔案館的建設質(zhì)量與運行效率。因此，事業(yè)單位需合理分配預算，確保設備、系統(tǒng)和人才投入的持續(xù)性，以保障數(shù)字檔案館的長期發(fā)展。

（四）人員專業(yè)能力不足的挑戰(zhàn)

數(shù)字檔案館建設需要具備信息技術和數(shù)字管理知識的專業(yè)人才。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理人員大多缺乏信息技術背景，未接受過系統(tǒng)的信息化管理培訓，難以有效操作和維護數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。這種專業(yè)能力的缺口在信息安全、數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)操作等方面尤為突出，直接影響了檔案管理的質(zhì)量。此外，檔案管理工作相對枯燥，且晉升機會有限，使得事業(yè)單位在引入和留住高素質(zhì)人才方面面臨挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案館建設需要信息技術人才，但事業(yè)單位的人才激勵政策相對不足，導致許多具備數(shù)字管理能力的人員流失，限制了檔案數(shù)字化建設的專業(yè)支持。

三、事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設的應對策略

為解決數(shù)字檔案館建設中面臨的多方面挑戰(zhàn)，事業(yè)單位需要從技術、管理、資金和人才等方面提出系統(tǒng)性的對策，以提升檔案管理的效率、安全性和可持續(xù)性。

（一）技術層面的優(yōu)化

在數(shù)字檔案館的建設中，技術優(yōu)化是提升管理效率和數(shù)據(jù)安全的關鍵。為實現(xiàn)數(shù)據(jù)兼容和共享，首先應制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，包括文件命名、元數(shù)據(jù)規(guī)范和分類體系，以確保檔案在不同系統(tǒng)間的兼容性，實現(xiàn)資源整合的高效化。同時，信息安全至關重要。通過建立多層級的數(shù)據(jù)保護措施，如數(shù)據(jù)加密、權限分級、防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，可以有效防范數(shù)據(jù)泄露和未授權訪問，尤其是對涉及敏感信息的檔案數(shù)據(jù)，需實施多重加密和定期安全審查。此外，為應對數(shù)據(jù)量的不斷增加并提升系統(tǒng)響應速度，可引入分布式存儲、云存儲和智能檢索技術，這將支持海量數(shù)據(jù)的高效存儲和多維度檢索，進一步提升檔案系統(tǒng)的可用性和查詢效率[3]。這些技術層面的優(yōu)化措施為數(shù)字檔案館提供了強有力的技術支持，確保數(shù)據(jù)的存儲、管理和訪問更加安全高效。

（二）管理機制的改進

管理機制的完善是保障數(shù)字檔案館順利運行的基礎。事業(yè)單位需調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立適應數(shù)字化要求的管理制度，以明確檔案收集、分類、存儲、銷毀和權限控制等流程，使管理更具系統(tǒng)性和規(guī)范性。針對數(shù)字檔案權限分級和訪問控制的需求，建立嚴格的權限管理體系，通過后臺系統(tǒng)對檔案資源進行授權，確保檔案信息的安全性和使用合規(guī)性。此外，為提高檔案的利用率，需構建跨部門的信息共享平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效整合和資源互通，打破信息孤島現(xiàn)象。在共享機制的基礎上，進一步規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的共享范圍和流程管理，保證信息資源能夠高效、安全地服務于事業(yè)單位的日常管理與決策。這些管理機制的改進將為數(shù)字檔案館的運行提供有力保障，提升檔案管理的整體效率和安全性。

（三）加大資金投入與資源整合力度

充足的資金投入和資源整合是數(shù)字檔案館建設與持續(xù)發(fā)展的重要保障。事業(yè)單位應優(yōu)先安排預算以滿足系統(tǒng)建設、設備升級、安全防護等關鍵需求，確保數(shù)字檔案館能夠穩(wěn)定運行。此外，在運營過程中持續(xù)投入用于維護和更新的資金，以應對檔案數(shù)據(jù)量的增加和技術更新的需求。同時，通過資源整合提升資金使用效率，在有限的資金條件下，充分利用現(xiàn)有的硬件設施和云計算、虛擬化等新技術，減少硬件和維護成本，實現(xiàn)資源的最大化利用[4]。資金的合理配置與資源的優(yōu)化整合將有助于數(shù)字檔案館在有限預算內(nèi)實現(xiàn)長效管理，支持檔案管理的高效和可持續(xù)發(fā)展。

（四）提升人員專業(yè)素養(yǎng)

數(shù)字檔案館的高效運作離不開具備數(shù)字化技能的檔案管理人才，事業(yè)單位應重點加強對現(xiàn)有人員的專業(yè)培訓，涵蓋信息技術、數(shù)據(jù)管理和信息安全等方面，使其能夠熟練掌握數(shù)字檔案管理的核心技能。同時，通過外部招聘、校企合作等方式引進信息技術專業(yè)人才，并優(yōu)化薪資和晉升機會等激勵機制，以增強對高素質(zhì)人才的吸引力與留用能力。此外，與高校或科研機構合作，建立長期的人才培養(yǎng)機制，確保檔案管理團隊的技能得到不斷更新和提升。通過系統(tǒng)的培訓和激勵機制，事業(yè)單位將能夠建立一支適應數(shù)字化需求的專業(yè)化檔案管理團隊，為數(shù)字檔案館的可持續(xù)發(fā)展提供強有力的人員保障。

綜上所述，有效的檔案管理不僅有助于維持單位的正常運作，還為單位的歷史記錄、決策制定和法律責任提供了堅實的基礎。同時，檔案的完整性和準確性直接影響到單位的工作效率和質(zhì)量，還會影響社會服務的能力和公眾對單位的信任度。此外，數(shù)字檔案館能夠進行權限管理來確保檔案的安全性和保密性，從而進一步提高檔案管理的可靠性和效率[5]。

結(jié)束語

事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設是提升檔案管理水平、實現(xiàn)信息資源高效管理的重要舉措。然而，在這一過程中面臨的技術、管理、資金和人才方面的挑戰(zhàn)需要全面的應對措施。通過完善數(shù)字化檔案管理機制，確保數(shù)據(jù)權限分級和安全管理，持續(xù)加強對檔案系統(tǒng)的資金投入和資源整合，事業(yè)單位能夠逐步提升檔案管理的效率與安全性。同時，培養(yǎng)具備信息化管理能力的專業(yè)檔案人才，將為數(shù)字檔案館的穩(wěn)定發(fā)展提供堅實的人才保障。期望隨著各項對策的落地，事業(yè)單位數(shù)字檔案館的建設能夠穩(wěn)步推進，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、智能化，并充分發(fā)揮檔案資源在單位管理與公共服務中的長遠價值。

參考文獻

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[4]史軍霞.淺析信息化時代數(shù)字檔案館建設現(xiàn)狀及優(yōu)化方式策略[J].蘭臺內(nèi)外，2024（6）：24-26.

[5]黎富文.廣西數(shù)字檔案館建設賦能增效情況調(diào)研[J].中國檔案，2024（7）：14-15.

作者簡介：郭娟（1985— ），女，漢族，山東菏澤人，山東省成武縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊，中級技術，本科。

研究方向：檔案管理。