高校招標采購系統(tǒng)的智慧化發(fā)展探析

王佳敏

高校招標采購系統(tǒng)的智慧化發(fā)展探析

王佳敏

[南京審計大學]

本文在分析現(xiàn)行招標采購系統(tǒng)常見問題的基礎上，從數據互聯(lián)、數據反饋、數據沉淀這幾個重要的維度，提出了高校招標采購系統(tǒng)智慧化建設的關鍵要點和發(fā)展方向，將本校招標采購系統(tǒng)連接多個校內外數據庫資源，從而獲取有價值的海量數據。要通過標準化的招標采購流程建設、文件模板的形成、價格庫沉淀、“三庫”（供應商庫、招標代理庫、專家?guī)欤┫到y(tǒng)建設，完善支撐招標采購業(yè)務的數據資源。還要通過以計劃和進度為核心的全過程跟蹤和風險預估體系，不斷進行高校招標采購系統(tǒng)的優(yōu)化升級。

招標采購；數據庫；信息；多維度評估

一、招投標系統(tǒng)中的現(xiàn)存問題

（一）數據互聯(lián)互通程度不高

目前招標采購各個業(yè)務模塊的各類信息及系統(tǒng)數據相對較為獨立和割裂，與外部相關單位和高校內部不同業(yè)務部門之間的數據互聯(lián)互通水平不足，導致出現(xiàn)信息不對稱、數據壁壘和信息孤島現(xiàn)象。當前的系統(tǒng)無法實時、高效、精準地獲取公開網絡資源，也降低了高校行政和后勤管理的工作質效，限制了高校招標采購業(yè)務的規(guī)范化、精細化和智慧化發(fā)展。

（二）數據跟蹤反饋能力不強

當前大多數招標采購項目缺乏事前管控和主動控制，對于招投標過程中可能出現(xiàn)的風險，包括須進行風險預警的招投標關鍵節(jié)點、風險清單和突發(fā)情況等關鍵要素不夠明確，未實現(xiàn)異常進度提醒及全過程跟蹤，難以直觀、快速地了解項目的進展狀況，無法及時、全面地監(jiān)控招標采購過程中可能的風險，阻礙了招標采購業(yè)務的全面性、規(guī)范性、高效性的提高。

（三）數據沉淀水平有待提高

現(xiàn)行招投標系統(tǒng)的數據庫建設水平相對不高，缺乏對已完成項目關鍵信息的系統(tǒng)性梳理，采購文件和采購流程的標準化程度也有待提升。尚未結合高校招標采購項目的不同類型，形成符合高校實際情況的標準價格體系，對不平衡報價、低價中標等問題，缺乏有效的風險預警及多維度評估體系。對于供應商、代理機構、校內外評標專家等利益相關方，缺乏規(guī)范化的在線評價及反饋體系，也未能將項目的已有評價信息實時沉淀及充分運用。

二、招投標智慧化系統(tǒng)框架設計

通過數據互聯(lián)、數據跟蹤、數據沉淀這幾個維度，搭建智慧化的招標采購系統(tǒng)框架（見下圖1）。將招標采購系統(tǒng)與政府采購系統(tǒng)、本校OA系統(tǒng)、招標代理等系統(tǒng)互聯(lián)互通，擴展招標采購系統(tǒng)的業(yè)務數據來源。通過流程銜接、項目跟蹤和問題反饋，完成對招投標項目的全流程監(jiān)控，提高招投標業(yè)務的精準度。

圖1 招投標智慧化系統(tǒng)建設的框架

（一）數據互聯(lián)

數據互聯(lián)是提升招標采購系統(tǒng)管控能力的基礎。校內數據系統(tǒng)主要包括校內財務、資產、后勤、合同等多個系統(tǒng)，校外數據系統(tǒng)主要包括省級政府采購系統(tǒng)、省級招投標公共服務平臺、其他高校系統(tǒng)、外部資信系統(tǒng)等。

1．對接省市級采購系統(tǒng)及招標代理系統(tǒng)

自動獲取官方網站的公告信息和采購文件信息，包括省市級政府采購網及招投標公共資源服務平臺，一鍵獲取項目的意向公開、招標公告、采購文件及中標結果公告等公開信息資源，實現(xiàn)招標采購關鍵信息的一鍵推送。一鍵獲取網上商城、框架協(xié)議平臺的類似項目價格數據，實現(xiàn)招投標交易資源共享，為招標采購業(yè)務工作的開展提供數據支撐及價格參考。

打破不同系統(tǒng)之間的信息壁壘。采購項目立項流程結束后，自動委托代理單位進行招標采購工作，并將項目需求附件資料直接轉發(fā)至代理單位系統(tǒng)，并預設自動反饋的時間節(jié)點要求；采購文件確認流程結束后，自動提示招標代理單位發(fā)布采購公告；在專家抽取并解密完成后，自動將專家信息推送至招標采購系統(tǒng)，線上匯總相關信息。開標結束后，自動獲取采購項目對應評標專家基本信息，同步獲取采購文件和招標資料等歸檔資料，并實現(xiàn)云端永久性存儲。

2．對接學校信息門戶OA系統(tǒng)

與學校用戶部門的互聯(lián)，將項目關鍵節(jié)點和疑難問題實時反饋至用戶部門，告知項目進展情況，及時提醒用戶部門了解最新項目信息。關注與用戶部門的實時溝通，實現(xiàn)各階段問題的線上溝通、記錄及備案。項目結束后，及時獲取項目履約驗收報告，并為后續(xù)類似項目招投標業(yè)務開展提供決策信息支持。

與學校資產管理系統(tǒng)的互聯(lián)，對于擬立項的固定資產項目，充分挖掘已有資產的存量信息，支持采購項目的立項決策；對于已立項完成的固定資產項目，自動將資產信息推送到資產管理系統(tǒng)；對于已采購完成、履約驗收通過的固定資產類項目，導出待入庫清單反饋資產管理部門，保障固定資產及時入庫，助力國有資產管理的規(guī)范化發(fā)展。

與學校財務系統(tǒng)的互聯(lián)，項目實施前及時獲取財務部門的預算下達計劃，關聯(lián)項目預算信息，及時獲取財務系統(tǒng)中申請完成的采購計劃數據，實現(xiàn)財務信息及預算信息共享。項目實施完成后將預算執(zhí)行情況和資金節(jié)約情況反饋至財務系統(tǒng)，為后續(xù)采購預算及采購計劃執(zhí)行提供決策支持。

3．其他網絡公開資源

獲取最新政策信息，建立本校招標采購業(yè)務相關政策的重點詞條庫，通過連接上級部門網站，以最快速度獲取最新發(fā)布的官方政策和采購制度要求信息，包括政府采購、資產管理、財政預算等多個與招標采購項目相關的政策模塊，保障采購流程的合規(guī)性和規(guī)范性。

獲取其他高校網站招標信息，以線上和線下相結合的方式，獲取各類采購項目的可借鑒數據資源及采購經驗，通過采購方式、采購文件、采購價格、采購關鍵條款、采購評分標準、技術參數、采購政策等多個維度的對標分析，逐步優(yōu)化采購過程，提升招投標業(yè)務管理水平。

獲取供應商資信信息。通過企查查等相關第三方資信平臺，一鍵查詢本單位歷史中標信息和以往業(yè)績信息，通過大數據自動進行供方信息監(jiān)測和風險預警。充分關聯(lián)本單位潛在供應商的歷史中標數據，獲取已有項目基礎信息、履約評價信息和資信數據，充分了解潛在供應商的實力，提前防范和化解風險。

（二）數據沉淀

數據沉淀是提升招標采購系統(tǒng)管控能力的重要支撐，應通過采購文件、采購價格、外部單位等方面，切實提升招標采購業(yè)務的管控質量。

1．采購文件

按照項目所屬的不同品類，總結本校歷史招標采購項目的采購文件、借鑒政府采購網站其他類似項目的采購文件、其他采購網站或公共資源中可獲取的采購文件，形成不同類型項目的采購文件庫，并深化得到采購文件的通用條款和專用條款要求。在新項目立項后提取項目關鍵字段的基礎信息，通過與項目已有數據庫的匹配，自動形成標準化采購文件模板（招標文件、競爭性談判文件、競爭性磋商文件、單一來源談判文件、詢價文件等）、標準化的招標采購清單、標準化招標采購流程、標準化的合同管理協(xié)議、標準化的招標工期等關鍵過程資料，在標準化資料的基礎上結合采購項目的特點對采購文件進行逐步調整及優(yōu)化。

2．采購價格標準

細分招標采購品類（參照下表）并進行不斷完善，以此為基礎建立本校各個類型常規(guī)化招標采購項目的指導價格標準，并在招標采購和用戶部門使用及驗收的過程中進行不斷豐富和完善。一是總結沉淀本校已有的各類常規(guī)化采購項目的采購價格歷史數據；二是官方公布的材料價格數據、各省市級造價官方網站公布的數據；三是江蘇網上商城、框架協(xié)議中公布的價格數據；四是各類招標投標網站上公示的采購工程量、采購范圍、中標價格數據；五是通過與各個同類高校、類似事業(yè)單位的各類項目對標分析，獲取類似于本校采購項目的價格數據。通過上述五個渠道相結合，形成符合本校實際的招標采購價格庫數據。

3．專家?guī)?、供應商庫、單位庫管理系統(tǒng)

建立標準化的供應商準入準出和多維度評估機制，通過資質、業(yè)績、資信等多種維度建立標準化的供應商準入準出制度，進行動態(tài)化、規(guī)范化的管理。項目立項完成前，綜合投標企業(yè)的業(yè)績、履約情況、獲獎情況、從業(yè)人員、不良行為和良好行為記錄等基本信息，對潛在投標企業(yè)信息狀況進行評分。[1]在項目完成后，通過履約評估機制，從質量、安全、進度、合作等多種維度對供應商進行評估，在此基礎上建立分級管理機制，建立供應商“紅黑庫”，從事后向事前管控推進，不斷優(yōu)化招標和評標機制，最大程度地降低供應商的履約風險。

建立招標代理單位的決策內控機制，針對不同類型的采購項目，在已采購項目的完成情況和完成質量的基礎上，明確招標代理單位的抽取及分配規(guī)則。建立招標代理機構管理制度，在代理采購項目結束后，從采購配合度、采購過程標準化程度、風險管控能力、資料完整度和采購及時性等多個維度對招標代理單位進行多維度評估，加強對代理機構的線上評分管理，規(guī)范其招標代理行為，提高招標采購工作質量和效率。

建設線上校內專家?guī)旌托Ｍ鈱＜規(guī)?，自動存儲校內外專家?guī)斓幕旧矸菪畔ⅲ瑢崿F(xiàn)一鍵引用基本信息。規(guī)范校內專家?guī)斓臏嗜霚食鰴C制，完善校內專家管理辦法，明確評標專家應具備的條件、權利、義務和抽取等管理規(guī)則。對校外專家進行后評估管理，從專業(yè)水平、評標過程把握、風險管控等多個維度，結合中標單位供應商的履約情況，對評標專家進行多維度評估，實現(xiàn)對評標專家的管理和行為監(jiān)督，并為后續(xù)項目中的專家抽取提供參考。

（三）項目全過程跟蹤

1．采購項目計劃制度與進度跟蹤

良好的計劃體系是招標采購過程順利進行的保障，應制定完整合理、符合實際情況、可落地實施的招標采購計劃，包括項目全生命周期招標采購計劃、年度季度月度招標采購計劃，形成標準招標周期，實現(xiàn)采購項目進展的日度、周度、月度跟蹤。在項目立項完成后，根據項目所屬的預算金額、資金來源、項目類型等關鍵因素，確定項目的采購方式，自動提取項目編號、項目名稱、采購部門、項目預算等項目基礎字段信息，更新部門年度采購項目匯總清單。根據招標采購業(yè)務流程（見圖2），自動生成項目招投標全生命周期計劃圖，明確所有里程碑節(jié)點，對須完成事項清單進行自動匯總，以此為基準及時監(jiān)控招標采購項目的進展情況，對于未能按照計劃節(jié)點和預定要求順利推進的項目，通過紅色預警和黃色預警，進行項目進度管控。

圖2 招標采購業(yè)務流程圖

在系統(tǒng)中預先設定采購項目資料清單，對于立項完成項目的資料完整性及合規(guī)性進行審核，檢測文件是否有錯漏項并及時預警，對于材料缺失模塊及時發(fā)出紅色預警并要求及時補充。采購過程中實時跟蹤項目的報名情況，對于截止前不足三家報名的項目，在第一時間對用戶部門進行提示及預警，防范采購項目流標風險。采購項目完成后，自動匯總歸檔資料及合同審簽資料，進行本部門資料存檔并反饋用戶部門，保障采購項目按既定計劃實施。進行采購項目全過程資料的云存儲，完整保存各個階段和各個版本的采購文件及附件資料，實現(xiàn)招投標過程資料的自動歸集，保證招標采購檔案資料、招標采購過程的完整性和可追溯性。

2.項目風險評估

線上總結各類項目的風險信息，總結過程中的常見問題及解決方案，及時記錄項目實施過程中的各類突發(fā)情況，形成貼合本校實際的風險清單、問題庫和解決方案智庫。項目立項前，在校內已有價格庫沉淀的基礎上對招標采購項目的價格水平進行總體評估，設置不同類型招投標項目合理價格控制線，提前防范最低價中標和不平衡報價情況的發(fā)生。將不同版本的過程文件進行保存，對各個階段中各版本文件的修改內容進行記錄、分析及數據透視，總結易修改、易出現(xiàn)問題的內容。對于招標小組會議的審議意見、招標采購流程審批過程的審批意見、招投公告發(fā)布后收到的供應商質疑函件、開評標過程中的現(xiàn)場突發(fā)情況及其解決方案要進行總結，對于已完成的招標采購項目及時進行評價，總結本類項目的價格水平、預算節(jié)約情況、投標供應商數量、競爭力度、評分結果分布等多種數據。

要充分考慮招投標活動中可能存在的情況，參考實踐中發(fā)現(xiàn)的具體問題，深入開發(fā)電子招標采購系統(tǒng)各環(huán)節(jié)功能[2]實現(xiàn)招投標項目的全流程閉環(huán)管理。根據項目采購過程中總結得到的反饋資料，不斷研究優(yōu)化采購方式、采購文件和采購流程。在已有數據庫、新項目關鍵信息和投標文件數據透視的基礎上，進行文件評估和風險預估，自動生成項目招標采購文件及風險預估結果，提前制定風險預案。項目招標采購工作完成后，將各方權利、義務、承諾用智能合約進行管理。[3]

三、 結語

高校招標采購業(yè)務管理信息系統(tǒng)作為學校發(fā)展過程中不可或缺的環(huán)節(jié)，是提高高?？茖W化、智慧化管理的重要手段，通過以互聯(lián)網、大數據為依托的數據標準平臺的建設，可以不斷為學校管理層的決策提供全面的數據支撐，不斷提升高校招標業(yè)務服務師生的水平。

[1]喬柱, 劉伊生. 大數據背景下我國電子招投標監(jiān)管研究. 工程管理學報[J].2019,33(01)：1-5.

[2]劉思明. 電子招投標工作中存在的問題及優(yōu)化建議[J]. 中國招標, 2023(06)：187-190.

[3]楊戰(zhàn)勇.電子招投標新技術的應用和對策[J]. 建筑經濟, 2020,41(S1)：271-273.

（責任編輯：趙相華）