中小企業(yè)如何建立內(nèi)部控制管理體系

崔益富／文

常州鼎行會(huì)計(jì)師事務(wù)所（普通合伙）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，國(guó)家出臺(tái)了一系列創(chuàng)業(yè)激勵(lì)政策，中小企業(yè)數(shù)量激增，逐漸成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要?jiǎng)恿?。作為?guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，中小企業(yè)在勞動(dòng)就業(yè)、政府稅收等方面發(fā)揮著重要作用，但由于其經(jīng)營(yíng)規(guī)模較小、技術(shù)含量較低，因此相較于大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈。中小企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際情況，加強(qiáng)內(nèi)部控制體系建設(shè)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防范能力，提升資源配置水平，營(yíng)造良好的工作氛圍，為自身可持續(xù)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。建立完善、高效的內(nèi)部控制體系作為提高企業(yè)運(yùn)行效率的方法和手段，是防范風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的重要路徑。是否具備科學(xué)完善的內(nèi)部控制體系是衡量企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的重要標(biāo)志。文章簡(jiǎn)要闡述中小企業(yè)建立內(nèi)部控制體系的積極意義，并針對(duì)問(wèn)題提出有效的優(yōu)化策略。

與大型企業(yè)相比，中小企業(yè)普遍具有發(fā)展速度快、存貨時(shí)間短的特點(diǎn)。分析成因可以發(fā)現(xiàn)，許多中小企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中沒(méi)有認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制體系的重要作用，在實(shí)踐中仍存在諸多問(wèn)題，具體表現(xiàn)在內(nèi)部控制環(huán)境不佳、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不到位、控制活動(dòng)滯后等方面，嚴(yán)重制約了其可持續(xù)發(fā)展?；诖?，本文分析中小企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制體系的路徑，明確其在建立和實(shí)施內(nèi)部控制體系的過(guò)程中存在的困境，追蹤各種問(wèn)題形成的原因，并提出解決策略。

中小企業(yè)建立內(nèi)部控制管理體系的重要性

通過(guò)構(gòu)建和應(yīng)用內(nèi)部控制體系，企業(yè)不但可以規(guī)范保管和科學(xué)利用各類(lèi)資源，避免出現(xiàn)資產(chǎn)損壞、挪用、浪費(fèi)等問(wèn)題，而且能夠識(shí)別經(jīng)營(yíng)管理各個(gè)環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行事前規(guī)劃、事中控制、事后糾正，防范和處理風(fēng)險(xiǎn)，避免給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。并且，能夠主動(dòng)識(shí)別各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)形成的原因，制定防范措施和方法，規(guī)范經(jīng)營(yíng)管理流程，約束有關(guān)人員的行為，從而有效提高運(yùn)營(yíng)效率和治理水平，確保戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。內(nèi)部控制還可以調(diào)整業(yè)務(wù)處理流程，按照各部門(mén)、各層級(jí)實(shí)際工作要求做好權(quán)限和職責(zé)劃分，通過(guò)組織協(xié)調(diào)和績(jī)效考核，督促各個(gè)部門(mén)員工深入了解自身工作目標(biāo)，認(rèn)真履行自身職責(zé)，有效減少錯(cuò)誤或者違規(guī)問(wèn)題的發(fā)生。通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部控制體系，企業(yè)可以更加有效地收集和分析數(shù)據(jù)，提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，幫助管理者審視過(guò)去、控制現(xiàn)在、規(guī)劃未來(lái)，為調(diào)整經(jīng)營(yíng)決策提供數(shù)據(jù)支撐。此外，中小企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中要嚴(yán)格遵守有關(guān)政策方針和法律法規(guī)，建立一套可行性較強(qiáng)的內(nèi)部控制體系，約束好內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)行為，并將其落實(shí)到工作中，從而使自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)符合有關(guān)監(jiān)管要求，保證運(yùn)營(yíng)的合規(guī)性和合法性。

中小企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制管理體系存在的問(wèn)題

內(nèi)部環(huán)境

不少中小企業(yè)過(guò)于注重短期利益，忽視了內(nèi)部控制管理體系建設(shè)，也沒(méi)有全面認(rèn)識(shí)到其對(duì)自身發(fā)展的重要作用，沒(méi)有結(jié)合內(nèi)部控制工作實(shí)際需求優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和審批流程，也沒(méi)有合理設(shè)置各個(gè)部門(mén)的職能和權(quán)限，影響了各個(gè)部門(mén)工作職能的發(fā)揮，容易出現(xiàn)管理混亂或者權(quán)力交叉的問(wèn)題。一些企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不夠完善，未能建立科學(xué)的權(quán)責(zé)發(fā)生制，董事長(zhǎng)和總經(jīng)理由一人兼任，影響了董事會(huì)監(jiān)督職能的發(fā)揮，提升了運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的概率。一些企業(yè)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人意愿建設(shè)企業(yè)文化，使得員工對(duì)企業(yè)文化缺乏認(rèn)同感，影響了企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，容易出現(xiàn)消極怠工和徇私舞弊問(wèn)題。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

許多企業(yè)未能建立專(zhuān)門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估部門(mén)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)還停留在機(jī)會(huì)風(fēng)險(xiǎn)層面，風(fēng)險(xiǎn)管控工作過(guò)于被動(dòng)，無(wú)法識(shí)別和評(píng)估經(jīng)營(yíng)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題出現(xiàn)的概率和帶來(lái)的影響缺乏準(zhǔn)確的判斷，容易給企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。一些企業(yè)決策層對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)不夠全面，缺乏對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的深入分析，無(wú)法準(zhǔn)確分析企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)承受能力，制定的風(fēng)險(xiǎn)管控措施缺乏全面性和系統(tǒng)性，沒(méi)有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行事前預(yù)警和事中控制，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)管控不夠及時(shí)。

控制活動(dòng)

一些企業(yè)將工作重心放在內(nèi)部控制體系建設(shè)方面，忽視了后續(xù)內(nèi)部控制活動(dòng)的實(shí)施。首先，企業(yè)系統(tǒng)控制不夠規(guī)范，會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制過(guò)于混亂，沒(méi)有實(shí)行不相容崗位分離制度，會(huì)計(jì)核算缺乏準(zhǔn)確性。其次，不同部門(mén)之間沒(méi)有建立制衡機(jī)制，權(quán)責(zé)不明，反饋機(jī)制不夠完善，預(yù)算指標(biāo)設(shè)置與企業(yè)實(shí)際情況不匹配，在實(shí)際執(zhí)行中容易出現(xiàn)偏差。再次，企業(yè)沒(méi)有建立科學(xué)規(guī)范的審批制度，沒(méi)有合理設(shè)置有關(guān)人員的權(quán)限，提升了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的概率，容易造成成本損失。最后，部分企業(yè)在很多方面都存在不足，如固定資產(chǎn)管理、存貨管理等，沒(méi)有科學(xué)配置各崗位，也沒(méi)有對(duì)賬目、實(shí)物、資金做好分離，存在管理混亂的問(wèn)題。

信息與溝通

信息與溝通是內(nèi)部控制取得理想效果的重要保障，但許多中小企業(yè)在這方面存在各種問(wèn)題。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層出于建設(shè)成本、效益提升等方面的考量，沒(méi)有做好ERP 系統(tǒng)研發(fā)，各種業(yè)務(wù)管理依然使用人工模式，工作效率低下。其次，企業(yè)將信息化建設(shè)工作的重心放在業(yè)務(wù)模塊建設(shè)方面，不能保證各系統(tǒng)數(shù)據(jù)來(lái)源一致，導(dǎo)致部門(mén)間存在“信息孤島”現(xiàn)象，難以將信息快速反饋到各管理層，影響每項(xiàng)決策的制定。最后，企業(yè)在使用信息化系統(tǒng)的過(guò)程中，缺乏對(duì)操作風(fēng)險(xiǎn)和信息安全工作的重視，容易出現(xiàn)各種數(shù)據(jù)泄露或者操作失誤等風(fēng)險(xiǎn)。

中小企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部控制管理體系的策略

優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

首先，完善內(nèi)部控制制度。中小企業(yè)要結(jié)合有關(guān)政策法規(guī)完善內(nèi)部控制管理機(jī)制，使其在內(nèi)部控制活動(dòng)中充分發(fā)揮指引作用，幫助企業(yè)防范各種風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。企業(yè)要以會(huì)計(jì)制度為依據(jù)，結(jié)合自身所處行業(yè)特點(diǎn)編制出與管理規(guī)劃、內(nèi)部控制特征相匹配的內(nèi)部控制管理制度，并結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境變化持續(xù)優(yōu)化，為內(nèi)部控制各項(xiàng)工作提供指引。其次，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際情況優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，形成董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)相互制約和高效協(xié)同的工作模式，科學(xué)整合內(nèi)部資源，從而提高各個(gè)部門(mén)的運(yùn)作效率。再次，設(shè)置崗位職能。企業(yè)要嚴(yán)格遵循崗位不相容原則，科學(xué)設(shè)置各崗位，確保各崗位員工間相互制約和監(jiān)督，從而建立相互監(jiān)督的工作機(jī)制。例如，在付款工作中，出納要負(fù)責(zé)制定單據(jù)，由會(huì)計(jì)或總經(jīng)理復(fù)核；在盤(pán)點(diǎn)工作中，財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)主導(dǎo)，并檢查賬目和實(shí)物的一致性；在采購(gòu)環(huán)節(jié)，收到發(fā)票以后，要對(duì)單據(jù)、發(fā)票、合同進(jìn)行配對(duì)，由會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)做賬和核對(duì)；出差以前，要由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批，報(bào)銷(xiāo)以前要填寫(xiě)報(bào)告，從而管控銷(xiāo)售人員的行為。最后，培訓(xùn)崗位技能，建設(shè)企業(yè)文化。企業(yè)要通過(guò)編制崗位職能書(shū)和說(shuō)明書(shū)的方式確定各個(gè)崗位員工的工作內(nèi)容和職責(zé)范圍，明確行為細(xì)節(jié)、工作重點(diǎn)、內(nèi)部控制節(jié)點(diǎn)等，定期組織員工接受培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)水平和綜合能力，從而為各項(xiàng)工作的落實(shí)奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)要充分考量業(yè)務(wù)特點(diǎn)、發(fā)展現(xiàn)狀和企業(yè)文化，通過(guò)各種形式在內(nèi)部進(jìn)行宣導(dǎo)，并利用績(jī)效考核制度加強(qiáng)員工對(duì)其的重視，從而增強(qiáng)員工的責(zé)任感和企業(yè)的凝聚力。

健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

一方面，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。中小企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際情況設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)，配備具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)能力和較高綜合水平的風(fēng)險(xiǎn)管理人員，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)人員到企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)和輔導(dǎo)，完善自身風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。通過(guò)加強(qiáng)績(jī)效考核，激發(fā)員工參與風(fēng)險(xiǎn)管理的主動(dòng)性，動(dòng)員所有員工在履行崗位職責(zé)的同時(shí)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，從而建立全員參與的風(fēng)險(xiǎn)管理模式。企業(yè)必須定期識(shí)別經(jīng)營(yíng)管理中各環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的概率、影響程度，從而制定防范措施和方法，將各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)。例如，在管理應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，企業(yè)要結(jié)合客戶財(cái)務(wù)和信用狀況，為其設(shè)置合理的賬期和額度，并定期評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，從而保證賬款及時(shí)收回。

另一方面，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。企業(yè)在完成風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析、評(píng)估以后，要制定具有針對(duì)性的預(yù)警和應(yīng)對(duì)方案，將風(fēng)險(xiǎn)危害控制到最小。各個(gè)部門(mén)要結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，提前模擬應(yīng)對(duì)措施，從而保證風(fēng)險(xiǎn)控制的有效性。同時(shí)，企業(yè)要結(jié)合真實(shí)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)事件，及時(shí)改進(jìn)和優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，最大限度地減少給企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失。例如，企業(yè)應(yīng)收賬款到期未還，銷(xiāo)售人員要積極與客戶溝通。假如時(shí)間超出一個(gè)月，要通知有關(guān)人員停止發(fā)貨；假如應(yīng)收賬款規(guī)模超過(guò)了客戶額度，要及時(shí)聯(lián)系客戶付清超出貨款；假如長(zhǎng)期存在超額問(wèn)題，而客戶沒(méi)有付清超額部分，要及時(shí)停止發(fā)貨。

強(qiáng)化控制活動(dòng)

首先，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。企業(yè)要結(jié)合規(guī)章制度和崗位說(shuō)明書(shū)，優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，規(guī)范數(shù)據(jù)信息和單據(jù)憑證的傳遞流程，實(shí)現(xiàn)不同崗位的有效銜接，為物流、資金流、信息流的高效流通奠定基礎(chǔ)。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，要結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境變化梳理現(xiàn)有流程，精簡(jiǎn)無(wú)效或者低效流程，從而避免出現(xiàn)冗余問(wèn)題，保證內(nèi)部控制工作的有效性。例如，應(yīng)用紙質(zhì)銀行承兌匯票，主要是為了避免實(shí)物在傳遞過(guò)程中遺失。隨著電子承兌匯票系統(tǒng)的應(yīng)用，紙質(zhì)匯票的開(kāi)具和應(yīng)用增加了采購(gòu)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)的工作量，變成了冗余流程，企業(yè)可以及時(shí)取消。其次，完善授權(quán)審批制度。中小企業(yè)要完善內(nèi)部授權(quán)審批制度，規(guī)范審批流程，通過(guò)應(yīng)用績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行授權(quán)審批制度的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)執(zhí)行不規(guī)范的員工進(jìn)行批評(píng)教育或扣除獎(jiǎng)金，從而提升員工遵守企業(yè)制度的積極性，為防范風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題提供助力。最后，優(yōu)化財(cái)產(chǎn)保全制度。企業(yè)要建立科學(xué)完善的財(cái)產(chǎn)保全制度，主要包括存貨管理、固定資產(chǎn)管理等方面，規(guī)范資產(chǎn)采購(gòu)、使用、處置等工作，并通過(guò)績(jī)效考核制度，懲處損害企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全的行為，鼓勵(lì)員工及時(shí)反饋發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，核實(shí)以后給予物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)員工的資產(chǎn)管理意識(shí)，確保無(wú)形資產(chǎn)、實(shí)物資產(chǎn)完整和安全。

提升信息化建設(shè)水平

一方面，中小企業(yè)要全面梳理內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理制度，科學(xué)規(guī)劃信息化系統(tǒng)建設(shè)路徑和方法，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)的溝通和交流，結(jié)合自身實(shí)際情況搭建和完善ERP 系統(tǒng)，以工作需求為基礎(chǔ)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)和權(quán)限分配，從而提高數(shù)據(jù)信息收集和分析效率。在開(kāi)發(fā)信息化系統(tǒng)的過(guò)程中，企業(yè)要對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制，建立規(guī)范化的權(quán)限分配制度、文檔保留制度、數(shù)據(jù)訪問(wèn)制度等，特別是要充分考慮自身未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，保證系統(tǒng)的可拓展性。同時(shí)，企業(yè)要主動(dòng)安排專(zhuān)項(xiàng)員工高效應(yīng)用信息化系統(tǒng)，并且做好升級(jí)維護(hù)，認(rèn)真收集經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中在信息系統(tǒng)應(yīng)用方面遇到的問(wèn)題，積極與外部專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)合作，優(yōu)化系統(tǒng)功能，從而滿足業(yè)務(wù)工作的實(shí)際需求。

另一方面，完善內(nèi)部報(bào)告制度。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)踐，設(shè)定科學(xué)、規(guī)范的內(nèi)部報(bào)告制度，加強(qiáng)各層級(jí)、各部門(mén)間員工的溝通和交流，使準(zhǔn)確可靠的信息能夠及時(shí)傳送到有關(guān)人員手中，提升企業(yè)數(shù)據(jù)溝通的時(shí)效性和順暢性。

經(jīng)濟(jì)全球一體化背景下，中小企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，對(duì)其內(nèi)部管理提出了新挑戰(zhàn)和新要求。新時(shí)期，企業(yè)要注重內(nèi)部控制體系構(gòu)建和應(yīng)用的重要作用，積極優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，提高信息化水平，規(guī)范監(jiān)督管理工作，建立完善的內(nèi)部控制體系，為創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益夯實(shí)基礎(chǔ)。