基于大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位文書檔案管理分析

文/雙遼市人社局 鄧軍

事業(yè)單位的文書檔案管理工作是保證事業(yè)單位正常運(yùn)行的關(guān)鍵，相關(guān)管理人員須充分認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，并且在日常工作中積極總結(jié)檔案工作存在的問題，在綜合分析問題后采取有效的解決措施，使文書檔案管理工作能夠滿足事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展要求。因此，在大數(shù)據(jù)背景下對事業(yè)單位文書檔案管理進(jìn)行詳細(xì)分析具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、大數(shù)據(jù)的基本概述

大數(shù)據(jù)是指規(guī)模巨大、類型多樣的數(shù)據(jù)集合，這些數(shù)據(jù)集合通常難以用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理工具進(jìn)行處理和管理。大數(shù)據(jù)的基本概念包括以下幾方面：第一，大數(shù)據(jù)的規(guī)模通常非常龐大，體量一般達(dá)到TB、PB 甚至EB 級別。第二，大數(shù)據(jù)不僅來自傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包含半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如XML、JSON 等格式的數(shù)據(jù)）和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如圖片、音頻、視頻等）。第三，大數(shù)據(jù)的更新速度非常快，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理速度。第四，大數(shù)據(jù)的處理過程通常涉及數(shù)據(jù)清洗、融合、挖掘等多個環(huán)節(jié)，涉及的技術(shù)和算法非常復(fù)雜。第五，大數(shù)據(jù)包含了大量的有用信息和知識，有助于企業(yè)和組織做出更準(zhǔn)確、更智能的決策。第六，大數(shù)據(jù)的安全性非常重要，需要保護(hù)數(shù)據(jù)的隱私和完整性，并防止數(shù)據(jù)泄露和濫用[1]。

綜上所述，大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用使得事業(yè)單位的檔案管理工作需要處理的數(shù)據(jù)越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，只有利用大數(shù)據(jù)技術(shù)才能夠?qū)ξ臅鴻n案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，因此，管理人員需要充分了解大數(shù)據(jù)的基本概念和實(shí)際價值，使文書檔案管理工作全面展開。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位文書檔案管理工作中發(fā)揮的重要作用

（一）提高事業(yè)單位檔案信息的利用率。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠充分利用檔案信息數(shù)據(jù)，事業(yè)單位作為公共機(jī)構(gòu)，通常需要保留大量的檔案信息，包括歷史檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，這些檔案信息對于事業(yè)單位具有非常重要的意義，不僅是對過往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也是未來決策的重要參考。然而，由于人工檢索效率低下，信息的管理和利用一直存在諸多問題，巧妙利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提高檔案信息的利用率，主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，高效識別和分類檔案信息。管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對檔案信息進(jìn)行快速的識別和分類，使檔案信息可以更快速地入庫和歸類。第二，搭建智能檢索系統(tǒng)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以搭建智能檢索系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行全文檢索，實(shí)現(xiàn)快速查找和查詢，提高檢索效率和準(zhǔn)確性，節(jié)約時間成本。第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息可視化。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以將大量的檔案信息轉(zhuǎn)化為圖表、報(bào)表等形式，使得信息更加可視化和易于理解，利于決策者進(jìn)行各種類型的數(shù)據(jù)分析和洞察，從而更好地理解事業(yè)單位的運(yùn)營狀況。第四，制定預(yù)測模型。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，結(jié)合歷史檔案信息和其他數(shù)據(jù)，可以制定出預(yù)測模型，用于預(yù)測未來的業(yè)務(wù)量、收入、支出等重要指標(biāo)，從而幫助事業(yè)單位制定更為科學(xué)和精準(zhǔn)的經(jīng)營計(jì)劃和預(yù)算方案。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的廣泛化。在大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的情況下，檔案管理工作模式也隨之發(fā)生改變，工作人員能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對現(xiàn)有的工作模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，這不僅能夠讓檔案管理工作機(jī)制得到有效完善，還能讓檔案管理工作內(nèi)容更加豐富。信息時代下，檔案管理工作已經(jīng)不再是檔案管理部門的專職任務(wù)，而需要各部門之間的共同配合來完成對文書檔案的管理，只有這樣才能夠?qū)n案信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄和妥善保存。而大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的全面應(yīng)用能夠使各部門的管理觀念有效轉(zhuǎn)變，進(jìn)而滿足檔案管理工作的開展需求。

（三）推動事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展。目前，我國十分重視各行業(yè)的信息化發(fā)展，事業(yè)單位要想在激烈的市場競爭中保持健康持續(xù)地發(fā)展勢頭，就需要不斷向信息化方向邁進(jìn)。事業(yè)單位在文書檔案管理中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠使事業(yè)單位有更多的發(fā)展機(jī)遇，有效提升事業(yè)單位的信息化管理水平，進(jìn)而推動事業(yè)單位文書檔案管理信息化發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位文書檔案管理面臨的問題

（一）文書檔案管理人員專業(yè)水平缺乏。當(dāng)前，事業(yè)單位文書檔案管理工作需要有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展工作，這就需要文書檔案管理人員能夠有效使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，具備相對專業(yè)的知識儲備。但從事業(yè)單位目前文書檔案管理現(xiàn)狀來看，一些老員工具有相對專業(yè)的文書檔案管理知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是在工作過程中無法流暢使用計(jì)算機(jī)，對大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的理解也不夠全面，僅僅停留在Excel表格中的數(shù)據(jù)處理，而新入職的員工雖然能夠充分理解大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵，也可以熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，但是新員工往往缺乏足夠的文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，這就使得目前事業(yè)單位文書檔案管理工作雖然有大數(shù)據(jù)技術(shù)的介入，但是無法有效提升文書檔案管理水平，自然也就無法推動事業(yè)單位信息化發(fā)展[2]。

（二）信息化檔案管理制度不完善。大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理應(yīng)用雖然能夠有效提升事業(yè)單位文書檔案的管理效率，但是在使用過程中如果缺乏完善的信息化檔案管理制度，同樣會嚴(yán)重影響文書檔案管理質(zhì)量，給文書檔案安全造成威脅。目前，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，部分單位還沒有完善的信息化檔案管理制度，受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，許多檔案管理人員在開展文書檔案管理工作時不重視信息化檔案管理制度建設(shè)，在管理工作中大多是憑工作經(jīng)驗(yàn)，使得文書檔案管理工作流程不夠規(guī)范，在出現(xiàn)問題時無法利用制度來解決問題，進(jìn)而阻礙事業(yè)單位的信息化發(fā)展。

（三）安全管理力度不足。事業(yè)單位的文書檔案通常包括單位數(shù)據(jù)、對未來的發(fā)展規(guī)劃等重要信息，所以在文書檔案管理過程中其安全性也同樣受到關(guān)注。大數(shù)據(jù)時代下，文書檔案會從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介變?yōu)殡娮訖n案存儲，其安全管理工作內(nèi)容也會發(fā)生改變，不只需要保證紙質(zhì)媒介的安全管理，還需要建立防火墻避免黑客入侵使電子檔案信息泄露。但從目前的管理現(xiàn)狀來看，許多單位還沒有重視電子文書檔案的安全管理工作，在利用大數(shù)據(jù)手段對文書檔案進(jìn)行管理時有著嚴(yán)重的信息泄露風(fēng)險，一旦發(fā)生信息泄露，不僅會影響事業(yè)單位的正常運(yùn)行，還會對社會的穩(wěn)定發(fā)展造成一定影響[3]。

四、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

（一）加大管理檔案人員的培訓(xùn)力度。管理人員要在當(dāng)前的時代背景下推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，需要不斷對管理人員進(jìn)行針對性地培訓(xùn)，有效提升工作人員的工作能力和理論知識，轉(zhuǎn)變管理人員的管理觀念，具體要求如下：第一，增加專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會，組織相關(guān)的培訓(xùn)班和學(xué)習(xí)課程，讓文書檔案管理人員能夠更加深入地了解相關(guān)知識和技術(shù)，提高其專業(yè)素質(zhì)。第二，建立規(guī)范的管理機(jī)制，完善管理制度和流程，確保文書檔案管理人員的工作具有規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，避免因?yàn)楣ぷ魅藛T的離職造成檔案管理工作陷入癱瘓，影響檔案管理工作信息化發(fā)展。第三，強(qiáng)化管理者的領(lǐng)導(dǎo)力和能力，提高管理者的各項(xiàng)能力，營造良好的工作氛圍和文化，激發(fā)文書檔案管理人員的工作熱情和耐性。第四，加強(qiáng)協(xié)作和交流。各部門之間要加強(qiáng)協(xié)作和交流，提高溝通效率和工作配合度，確保文書檔案管理人員的工作順利進(jìn)行。第五，管理人員需要起到模范帶頭作用，引導(dǎo)文書檔案管理人員對制定的管理制度進(jìn)行全面學(xué)習(xí)，使管理人員具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，在日常工作中積極主動地學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)。第六，為了檢驗(yàn)培訓(xùn)的成果，管理人員還需建立完善的評估系統(tǒng)，對檔案管理人員進(jìn)行全面且嚴(yán)格的考核，這樣不僅能夠全面了解管理人員的專業(yè)水平，還能激發(fā)檔案管理人員參與培訓(xùn)的積極性。第七，為了讓文書檔案管理人員有更多的學(xué)習(xí)渠道，相關(guān)管理者還應(yīng)建立線上學(xué)習(xí)平臺，在平臺內(nèi)部推送文書檔案管理相關(guān)知識和大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用方法，讓文書檔案管理人員能夠利用碎片化的時間來提升自身的專業(yè)水平。

（二）建立完善的信息化檔案管理制度。1.建立檔案管理信息化系統(tǒng)。檔案管理信息化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)全面電子化檔案管理的基礎(chǔ)，它能通過數(shù)字化分類、檢索等方式，管理、利用、傳承和保護(hù)各類檔案信息。該系統(tǒng)應(yīng)該是自主研發(fā)，并且在系統(tǒng)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等方面具備完善的功能，如文件存儲、查詢、備份及災(zāi)備恢復(fù)等，保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性，提高文書檔案管理的效率和精度。2.建立數(shù)據(jù)歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位的檔案信息通常呈多樣性和大量性，歸檔時需要制定一些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以減少不必要的重復(fù)工作和信息重復(fù)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)制定有序，根據(jù)文件類型、機(jī)構(gòu)、時間、地點(diǎn)、責(zé)任人等信息進(jìn)行分類歸檔，確保檔案信息的統(tǒng)一性和可持續(xù)性。3.制定檔案信息管理制度與保密措施。檔案信息具有極高的安全性需求，需要嚴(yán)格控制信息的訪問和分享，確保檔案信息的保密性。制定檔案信息管理制度與保密措施，規(guī)范用戶操作、權(quán)限設(shè)置、加密保護(hù)、備份、遷移等操作流程，防止檔案信息被泄露或損壞。4.注重維護(hù)和修復(fù)工作。檔案信息的保存和維護(hù)是常規(guī)工作，對于歷史性檔案，還需要考慮其修復(fù)工作。建立檔案的修復(fù)與維護(hù)機(jī)制，對于重要檔案信息，應(yīng)定期進(jìn)行備份、檢查和修復(fù)，以保證檔案信息的完整性和可持續(xù)性。5.提高檔案信息利用價值。檔案信息是事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，提高其利用價值是信息化檔案管理制度建設(shè)的關(guān)鍵。建立檔案信息交流、共享和傳統(tǒng)平臺，推廣數(shù)字化閱讀等方式，提高檔案信息的利用效率和方便性，增加檔案信息的應(yīng)用范圍和價值[4]。

（三）加大對檔案信息的安全管理力度。事業(yè)單位檔案的安全管理工作是保證其穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵，這是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有一定的開放性，使得檔案信息化管理風(fēng)險不斷增加，這就需要相關(guān)管理人員加大對檔案信息的安全管理力度，具體要求如下：第一，檔案管理人員需要在日常管理工作中嚴(yán)格按照事業(yè)單位制定的安全防護(hù)制度開展工作，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，盡可能避免因?yàn)槿藛T操作失誤產(chǎn)生的檔案損毀和信息泄露情況。第二，檔案管理人員在開展工作時需要對現(xiàn)有的安全防護(hù)等級進(jìn)行優(yōu)化升級，建立完善的防火墻系統(tǒng)，提升計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)能力，避免因?yàn)楹诳腿肭衷斐傻臋n案管理系統(tǒng)癱瘓。第三，為了提升檔案信息的保密程度，管理人員要使用安全保密技術(shù)，比如指紋識別、數(shù)字證書等，有效提升檔案信息系統(tǒng)的防護(hù)能力，保證文書檔案的信息安全[5]。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位如果不能做到檔案資源的共享，就無法發(fā)揮檔案資源的真正作用和價值，所以，相關(guān)管理人員需要利用大數(shù)據(jù)手段在保證安全的前提下實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，具體要求如下：第一，各事業(yè)單位之間要加強(qiáng)合作，建立開放型共享平臺，讓數(shù)據(jù)資源能夠更好地發(fā)揮其作用。第二，為了提升檔案信息共享效率，管理人員要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，不斷拓展檔案資源的共享范圍，進(jìn)而擴(kuò)大檔案信息的影響力，推動事業(yè)單位信息化建設(shè)。

五、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效提升自身的管理效率和管理質(zhì)量，推動事業(yè)單位的信息化建設(shè)。相關(guān)管理人員也須重視目前事業(yè)單位文書檔案管理工作面臨的問題，制定科學(xué)合理的解決方案，進(jìn)而保證文書檔案管理工作信息化建設(shè)的有效開展。