淺析高校干部人事檔案全覆蓋專項審核工作中出現(xiàn)的問題與對策

文/南京中醫(yī)藥大學(xué) 姜芬

2018年11月28日，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）第一章第二條指出：干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料[1]。不言而喻，高校干部人事檔案掌握著高校教職工的各類信息，作為高校內(nèi)部考察和選拔人才的重要信息來源和理論依據(jù)，是極其重要的環(huán)節(jié)。

自2019 年下半年以來，根據(jù)中組部的統(tǒng)一部署，全國各省市陸續(xù)開展高校干部人事檔案全覆蓋專項審核工作。2019年12月，中共江蘇省委組織部組織召開了“全省干部人事檔案工作會議暨專項審核業(yè)務(wù)培訓(xùn)班”，以貫徹全國干部人事檔案工作會議精神為主線，做好新時代干部人事檔案管理工作，全面推動干部檔案專項審核工作進(jìn)程，各高校根據(jù)省委組織部會議精神陸續(xù)開展干部人事檔案專項審核工作。

一、高校干部人事檔案全覆蓋專項審核工作中存在的問題

（一）干部人事檔案材料不齊全。在全覆蓋審核過程中發(fā)現(xiàn)，檔案材料不全主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，學(xué)籍材料。檔案材料普遍缺少各個學(xué)歷階段的學(xué)歷學(xué)位證書，很大可能是在畢業(yè)前夕學(xué)歷學(xué)位證書發(fā)放較晚，材料收集者還未來得及將其放入檔案中。與此同時，報考攻讀碩士、博士學(xué)位的研究生登記表以及考博專家推薦書也不全。部分高校干部在職期間攻讀的學(xué)歷學(xué)位，其學(xué)籍材料并沒有因為畢業(yè)而隨之寄出，又或者單獨寄出后檔案管理員未及時整理等原因?qū)е聦W(xué)籍材料缺失。在國外攻讀學(xué)歷學(xué)位的學(xué)籍材料就更少了，有的甚至只有學(xué)歷認(rèn)證材料而無學(xué)位認(rèn)證。第二，工作經(jīng)歷材料。工作時間較早的員工，工作后未填寫干部履歷表，多以剛進(jìn)校填寫的老版干部履歷表為主。由于組織人事部門未及時將干部職務(wù)任免、職稱晉升的相關(guān)文件移交至檔案管理人員，導(dǎo)致干部任職、聘任的文件材料缺少，工資變動審批表的更新時間有所滯后，未及時更新入庫。第三，黨團(tuán)材料。入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書缺失較多，且因為入團(tuán)的時間大多在干部的初中時期，材料較難找回，造成的永久性缺失，對專項審核工作造成困難。

（二）干部人事檔案材料真實性存疑。1.出生年月存疑。部分干部人事檔案中存在兩個甚至多個不同的出生年月，在讀書期間和工作期間填寫的材料中，員工出生年月記載不一致，究其原因可能存在陰歷、陽歷的問題，少則相差好幾個月，多則存在年份的差異。有的員工可能是在填寫某些材料的時候由人代寫導(dǎo)致出現(xiàn)偏差[2]。2.工作時間存疑。干部人事檔案材料中參加工作的時間記載不一致，究其原因有以下幾點：第一，最早參加工作的單位未繳納社保，導(dǎo)致實際參加工作時間沒有材料支撐。第二，參加工作時間存在月份差異，可能是實際到單位報到的時間和當(dāng)?shù)厝肆Y源部門審批的時間不一致，而單位以實際報到時間為準(zhǔn)[3]。第三，在不同單位認(rèn)證的工作時間不一致，不同單位人事部門認(rèn)證工作時間未有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（三）干部人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠。高校干部人事檔案室一般歸于組織或者人事部門，未設(shè)立專門的科室，管理層面重視程度不夠。《條例》明確指出每管理1000 卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1 名專職工作人員[4]，即“千卷一人”。當(dāng)下大部分高校檔案管理人員配備嚴(yán)重不足，檔案管理人員與管理的檔案數(shù)量不成正比，在日常工作中需要管理在職干部人員、離退休人員、人事代理人員和高校所屬附院人員檔案，數(shù)量大，工作任務(wù)較重[5]。目前大部分高校未配備專業(yè)的干部人事檔案管理員，而是由組織人事部門的工作人員兼任，并不是專業(yè)圖書檔案專業(yè)出身，缺乏專業(yè)知識，因此在專項審查工作中缺乏連續(xù)性、專業(yè)性和規(guī)范性。專業(yè)檔案管理人員的缺失和缺乏專業(yè)化隊伍的管理是現(xiàn)下高校人事檔案管理普遍存在的問題。

（四）檔案管理信息化建設(shè)力度不夠。跟隨時代潮流，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展才是人事檔案管理的發(fā)展方向，各高校應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)的力度與強(qiáng)度。全國各大高校都意識到檔案管理信息化的必要性和便捷性，紛紛投入財力建立高校人事檔案管理系統(tǒng)，但現(xiàn)階段高校干部人事檔案管理大多是紙質(zhì)材料和電子文檔相結(jié)合且很大程度上依然依賴于紙質(zhì)材料?，F(xiàn)已開發(fā)和運用的檔案管理系統(tǒng)，雖在一定程度上實現(xiàn)了人事檔案管理的信息化，但其實際內(nèi)容并未普遍推廣，且部分高校資金投入力度不夠，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的某些功能無法更新升級[6]。

二、關(guān)于做好高校干部人事檔案管理工作的建議

（一）加強(qiáng)檔案宣傳，提高檔案意識。干部人事檔案主要組成部分是學(xué)籍材料，相應(yīng)缺失較多的也是學(xué)籍材料，而由于時間和空間的限制，工作后要補(bǔ)齊所有缺失的學(xué)籍材料難度較大，故而應(yīng)從源頭上把控好，做好前端把控，加強(qiáng)專業(yè)工作人員和兼職檔案人員的檔案意識[7]。首先，可以定期開展線上、線下人事檔案專題講座，普及宣傳學(xué)生檔案的重要性，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案工作者的業(yè)務(wù)能力，提高學(xué)其檔案管理意識。其次，可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺，運用新媒體手段，科普與人事檔案管理相關(guān)的法規(guī)制度和常識[8]。從而讓學(xué)生輔導(dǎo)員、學(xué)生檔案工作人員以及學(xué)院秘書等相關(guān)工作人員了解并掌握學(xué)籍材料的收納范圍及內(nèi)容，確保及時準(zhǔn)確地歸檔學(xué)籍材料，力爭從源頭上把控好干部人事檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

（二）完善干部人事檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作。各大高校根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)制度規(guī)定，結(jié)合自身發(fā)展情形，在現(xiàn)行的管理制度上進(jìn)一步完善，使人事檔案管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。第一，完善人事檔案材料的鑒別歸檔制度，收集歸檔材料時必須嚴(yán)格甄別，把好第一關(guān)。不將不合規(guī)范的材料擅自歸檔，歸檔材料必須完整。檔案管理者要認(rèn)真鑒別歸檔材料的完整性、真實性以及是否涂改造假，對于頭尾不清、來源與時間不明晰的材料必須查清注明后方能歸檔。第二，加強(qiáng)時間管理，收集材料時不拖拉，處理材料時不積壓，做到隨到隨辦，一應(yīng)銷毀的材料也要注明登記，涉及干部人事檔案的材料不可隨意丟棄，要由保密相關(guān)部門銷毀。第三，完善人事檔案查（借）閱制度。查（借）檔案必須做好登記手續(xù)，注重留痕處理，查（借）檔案時不可隨意涂改、更改檔案內(nèi)容。第四，完善人事檔案安全保密制度，檔案管理工作人員必須嚴(yán)格遵守黨和國家保密制度和保密法令，定期參加保密教育線上培訓(xùn)課程。干部人事檔案保密性要求較高，嚴(yán)禁無關(guān)人員翻閱檔案材料，不得與無關(guān)人員談?wù)撊魏稳耸聶n案內(nèi)容，檔案庫房屬于機(jī)要重地，無關(guān)人員不得進(jìn)入，禁止攜帶人事檔案進(jìn)入公共場所。第五，完善人事檔案轉(zhuǎn)遞制度。人事檔案轉(zhuǎn)出材料必須齊全，并按規(guī)定封裝、蓋章、密封，認(rèn)真填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，收到檔案后核對無誤，須在回執(zhí)單上蓋章寄回，從而保證檔案轉(zhuǎn)遞的完整性。

（三）加強(qiáng)干部人事檔案工作隊伍建設(shè)。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)人才是第一資源，術(shù)業(yè)有專攻，高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員非常必要，檔案管理人員的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、責(zé)任心決定了檔案管理工作效率的高低，提高檔案管理工作者的素養(yǎng)、滿足充足的高素養(yǎng)人員配備是構(gòu)建人事檔案工作隊伍的核心。注重提升檔案管理人員的工作素養(yǎng)，堅定的政治立場、強(qiáng)烈的工作責(zé)任心、專業(yè)的理論知識和業(yè)務(wù)水平及較強(qiáng)的黨性修養(yǎng)都是缺一不可的。在日常工作中，檔案管理工作人員應(yīng)培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣，按照規(guī)章制度開展工作、規(guī)范操作、完善流程，使其形成良好的循環(huán)。開展多種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)與業(yè)務(wù)能力。干部人事檔案管理崗位要發(fā)展，人才是第一位的，吸納專業(yè)的檔案管理人員，學(xué)習(xí)專業(yè)的知識，增長見識。定期邀請業(yè)內(nèi)專家進(jìn)行專業(yè)講座和培訓(xùn)，不斷提高檔案工作者的業(yè)務(wù)能力；增加與其他高?；蚩蒲性核涣鲗W(xué)習(xí)的機(jī)會，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的管理工作方法和豐富的經(jīng)驗。在如今信息化飛速發(fā)展的年代，更要注重培養(yǎng)檔案工作者的信息技術(shù)水平，掌握相應(yīng)技術(shù)，適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的要求。同時，高校管理層也要關(guān)心、鼓勵、引導(dǎo)人事檔案管理工作者，激勵他們政治更加堅定，堅守崗位、嚴(yán)于律己，為新時代干部人事檔案管理工作作出新的更大貢獻(xiàn)[9]。

（四）全面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。高校干部人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)為標(biāo)桿，深入挖掘人事檔案材料中蘊(yùn)藏的信息資源，為高?？疾炫囵B(yǎng)干部提供大量的現(xiàn)實依據(jù)。人事檔案管理的最終方向是走向數(shù)字化、信息化的建設(shè)，推進(jìn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫，各大高校應(yīng)該以《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為準(zhǔn)則，向中組部和省委組織部看齊，將檔案管理與信息技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

首先，在保證紙質(zhì)信息材料完整收納的前提下，對檔案信息進(jìn)行電子化加工處理。構(gòu)建電子化檔案目錄，對檔案信息進(jìn)行全本掃描并進(jìn)行圖像處理，保證電子檔案內(nèi)容和紙質(zhì)信息一致且目錄一一對應(yīng)，并對電子檔案的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲、備份。

其次，各高校應(yīng)加大資金投入力度，研發(fā)適應(yīng)自身發(fā)展的信息化管理平臺，配備高配置的計算機(jī)、打印機(jī)及掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，全面打造人事檔案管理信息一體化平臺，提高管理效能。以原紙張檔案為基礎(chǔ)，檔案管理員將教職工的檔案信息精準(zhǔn)地錄入管理平臺，與內(nèi)部其他平臺進(jìn)行資源共享，并且授予教職工一部分權(quán)限查閱個人檔案[10]，從而能利用檔案信息更好地為了學(xué)校教職工服務(wù)。

最后，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理。大量的紙質(zhì)信息保存在檔案系統(tǒng)中，涉及干部的個人隱私情況，必須保證檔案的安全性。可以對存入檔案系統(tǒng)中的信息通過通信加密、聯(lián)機(jī)加密等技術(shù)方法進(jìn)行加密處理，保證存入的信息不會輕易被竊取[11]；安裝與檔案信息軟件相適應(yīng)的防毒、殺毒及防火墻等工具，加強(qiáng)病毒防治，增加對檔案信息保護(hù)的力度。

（五）健全人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制?！稐l例》是全面落實習(xí)近平總書記從嚴(yán)管理干部的具體實踐，根據(jù)要求從嚴(yán)管理監(jiān)督干部人事檔案，健全人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制能更有利于干部人事檔案管理的發(fā)展。依據(jù)高校自身實際情況，制定相應(yīng)監(jiān)督制度并成立監(jiān)督管理領(lǐng)導(dǎo)小組，保證人事檔案管理工作依據(jù)相應(yīng)法律法規(guī)開展。

三、結(jié)語

各大高校應(yīng)把握此次專項審核工作，通過總結(jié)審核過程中出現(xiàn)的問題并結(jié)合審核小組提出的指導(dǎo)性建議，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行整改，加強(qiáng)干部人事檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化、信息化建設(shè)。夯實干部人事檔案管理基礎(chǔ)工作，提升專業(yè)技能、提高工作效率，全面提升干部人事檔案的管理水平，挖掘人事檔案的最大價值，讓干部人事檔案能更好地為高校發(fā)展建設(shè)服務(wù)。