公路中心建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

文/福州市公路事業(yè)發(fā)展中心 陳水燕

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化管理已經(jīng)成為各個領(lǐng)域普遍采用的管理模式。在公路中心這樣的大型組織中，文書檔案管理一直是一項非常重要的工作，需要處理大量的文書檔案來保證路況的安全和運營的順暢。公路中心是我國公路建設(shè)和管理的重要機構(gòu)，負責(zé)全國公路的規(guī)劃、建設(shè)、管理和維護工作。目前，公路中心在文書檔案管理方面仍然存在一些問題，比如文書檔案的存儲和管理方式落后、數(shù)據(jù)信息化程度不高、難以快速查找、共享和傳遞等。這些問題給實際工作帶來了很多不便和困難，影響了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

因此，建立文書檔案數(shù)字化管理模式已經(jīng)成為公路中心迫切需要解決的問題。數(shù)字化管理具有數(shù)據(jù)信息化程度高、存儲空間大、數(shù)據(jù)共享快捷、數(shù)據(jù)檢索方便等優(yōu)勢，能夠有效地提高檔案管理的效率和質(zhì)量，同時也能夠保障公路中心的安全和可靠運營。因此，本文從數(shù)字化管理的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢、公路中心的背景和現(xiàn)狀、建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性等方面，全面論述公路中心建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性和意義。

一、數(shù)字化管理的概念背景和意義

數(shù)字化管理是一種信息技術(shù)與管理學(xué)科相結(jié)合的管理方法，是在數(shù)字化技術(shù)支持下對企業(yè)的各項管理活動進行整合、協(xié)調(diào)和優(yōu)化，通過數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)檢索和數(shù)據(jù)共享等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息化、智能化和高效化的管理目標(biāo)。

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展以及市場競爭的日益激烈，數(shù)字化管理助推企業(yè)在資源配置、業(yè)務(wù)流程、組織管理等方面能夠更加精細化、高效化和智能化，提高企業(yè)競爭力和市場占有率。數(shù)字化管理的意義在于它可以提高企業(yè)的管理效率和管理水平，通過數(shù)字化手段對企業(yè)進行整體管理和優(yōu)化，減少人力、物力和時間的浪費，提高工作效率和質(zhì)量，同時也提高了信息的安全性和可靠性，減少了信息泄露的風(fēng)險。數(shù)字化管理還可以促進企業(yè)內(nèi)部的信息共享和協(xié)同，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)和流程，增強企業(yè)的綜合實力和競爭力。在公路中心檔案管理中，數(shù)字化管理可以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，優(yōu)化檔案存儲和檢索流程，實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同，有效地保護和管理公路中心的文書檔案，提高公路中心的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，促進公路建設(shè)事業(yè)的發(fā)展[1]。

二、文書檔案數(shù)字化管理模式的構(gòu)建和實現(xiàn)方法

（一）數(shù)字化管理系統(tǒng)的構(gòu)建。1.數(shù)據(jù)采集。數(shù)據(jù)采集是數(shù)字化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。數(shù)字化管理系統(tǒng)需要采集各種文書檔案的數(shù)據(jù)，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案和圖像檔案等。數(shù)據(jù)采集可以通過掃描、拍照、OCR 識別等方式進行。在數(shù)據(jù)采集過程中，需要確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，同時需要進行數(shù)據(jù)清洗和預(yù)處理，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可用性。2.數(shù)據(jù)處理。數(shù)據(jù)處理是數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心。數(shù)字化管理系統(tǒng)需要對采集到的數(shù)據(jù)進行處理和分析，以提高數(shù)據(jù)的利用價值和效率。數(shù)據(jù)處理包括數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)歸檔、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)挖掘等多個方面。在數(shù)據(jù)處理過程中，需要使用各種數(shù)據(jù)處理工具和算法，以提高數(shù)據(jù)處理效率和準(zhǔn)確性。3.數(shù)據(jù)存儲。數(shù)據(jù)存儲是數(shù)字化管理系統(tǒng)的重要組成部分。數(shù)字化管理系統(tǒng)需要將采集到的數(shù)據(jù)和處理后的數(shù)據(jù)存儲起來，以便后續(xù)使用和管理。數(shù)據(jù)存儲可以采用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫和文件存儲方式，也可以采用云存儲、分布式存儲等新型存儲方式。在數(shù)據(jù)存儲過程中，需要考慮數(shù)據(jù)的安全性、可靠性和可擴展性。4.數(shù)據(jù)檢索。數(shù)據(jù)檢索是數(shù)字化管理系統(tǒng)的基本功能。數(shù)字化管理系統(tǒng)需要實現(xiàn)對采集的數(shù)據(jù)和處理后的數(shù)據(jù)進行快速檢索和查詢。數(shù)據(jù)檢索可以采用關(guān)鍵詞檢索、全文檢索等方式，以提高數(shù)據(jù)檢索效率和準(zhǔn)確性。在數(shù)據(jù)檢索過程中，需要考慮查詢語言和查詢方式的靈活性和可擴展性[2]。5.數(shù)據(jù)共享。數(shù)據(jù)共享是數(shù)字化管理系統(tǒng)的重要功能，數(shù)字化管理系統(tǒng)需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和協(xié)作，以促進公路建設(shè)和管理的信息共享和協(xié)作。數(shù)據(jù)共享可以采用角色授權(quán)、訪問控制等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。在數(shù)據(jù)共享過程中，需要考慮數(shù)據(jù)共享方式和協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）數(shù)字化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)方法。數(shù)字化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)方法包括硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺、人力資源等多個方面。1.硬件設(shè)備是數(shù)字化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。必須選擇高性能的硬件設(shè)備，例如，服務(wù)器需要選擇性能強大、容量大、穩(wěn)定可靠的硬件設(shè)備，以確保系統(tǒng)的高效運行和數(shù)據(jù)的安全存儲。對于數(shù)據(jù)采集設(shè)備，如掃描儀、攝像頭、錄音設(shè)備等，應(yīng)該選擇具備高分辨率、傳輸快速、數(shù)據(jù)壓縮功能強的設(shè)備，以確保數(shù)據(jù)采集的高效性和質(zhì)量。2.軟件系統(tǒng)是數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心。選擇先進的軟件系統(tǒng)可以提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，可以有效提高數(shù)據(jù)處理和管理的效率。例如，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可以確保數(shù)據(jù)存儲的安全性和完整性，而文件管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)文件的分類、歸檔和檢索等功能。同時，還需要開發(fā)或購買適合公路中心實際需求的應(yīng)用軟件，如檔案管理軟件、文檔管理軟件等，以實現(xiàn)數(shù)字化管理系統(tǒng)的全面管理。3.網(wǎng)絡(luò)平臺是數(shù)字化管理系統(tǒng)的重要組成部分，它可以將不同的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)連接起來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸和共享。網(wǎng)絡(luò)平臺具備高速、安全、可靠、可擴展等特性，確保數(shù)字化管理系統(tǒng)的高效運行。公路中心可以選擇建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或者采用云計算平臺來實現(xiàn)數(shù)字化管理系統(tǒng)的部署，以適應(yīng)實際需求[3]。4.人力資源是數(shù)字化管理系統(tǒng)實現(xiàn)的關(guān)鍵。公路中心應(yīng)該培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人員進行系統(tǒng)開發(fā)、維護和管理，確保數(shù)字化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。同時，還需要配備具備檔案管理專業(yè)知識和技能的人員進行數(shù)據(jù)的采集、處理、存儲和檢索等工作。通過培訓(xùn)、招聘、委托等方式獲得優(yōu)秀的人才，確保數(shù)字化管理系統(tǒng)的高效管理。

三、文書檔案數(shù)字化管理模式的實踐應(yīng)用及影響

（一）數(shù)字化管理在公路中心檔案管理中的應(yīng)用。數(shù)字化管理已在公路中心檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，可以有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量。1.實踐案例。某省公路分中心通過數(shù)字化管理系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立了數(shù)字檔案庫。數(shù)字化管理系統(tǒng)的實施，讓原本需要大量人工管理和維護的紙質(zhì)檔案變得容易管理和查詢。檔案管理人員可以通過電腦或手機等終端設(shè)備進行檔案查詢和操作，大大節(jié)約了時間和人力成本。2.操作流程。數(shù)字化管理系統(tǒng)在公路中心檔案管理中的應(yīng)用主要包括以下幾個方面的操作流程：（1）數(shù)據(jù)采集：通過掃描、拍照等方式將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并上傳至數(shù)字化管理系統(tǒng)中；（2）數(shù)據(jù)處理：對上傳的檔案進行處理，包括圖像處理、文字識別等；（3）數(shù)據(jù)存儲：將處理后的數(shù)據(jù)存儲在數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立數(shù)字檔案庫；（4）數(shù)據(jù)檢索：通過數(shù)字化管理系統(tǒng)進行檔案查詢和檢索，可以根據(jù)關(guān)鍵字、時間、分類等條件進行檢索；（5）數(shù)據(jù)共享：數(shù)字化管理系統(tǒng)支持多人同時使用，可以進行數(shù)據(jù)共享和權(quán)限管理[4]。3.數(shù)據(jù)采集。數(shù)字化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)采集主要是指將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，并上傳至系統(tǒng)中。數(shù)字化處理可以通過掃描、拍照等方式進行。為了保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，需要選擇高質(zhì)量的掃描儀或相機進行圖像處理，去除噪點和影響檔案閱讀的因素。4.數(shù)據(jù)存儲。數(shù)字化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲主要是指將數(shù)字化處理后的數(shù)據(jù)存儲在系統(tǒng)中，建立數(shù)字檔案庫。為了保證數(shù)據(jù)的安全和可靠性，要選擇高性能的存儲設(shè)備進行備份和恢復(fù)。5.數(shù)據(jù)檢索。數(shù)字化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)檢索主要是指通過系統(tǒng)進行檔案查詢和檢索，可以根據(jù)關(guān)鍵字、時間、分類等條件進行檢索。為了提高檢索效率，需要對數(shù)據(jù)進行分類和標(biāo)注，并建立索引。同時，還需要設(shè)置權(quán)限，提高數(shù)據(jù)的安全性和保密性。

（二）數(shù)字化管理對公路中心檔案管理的影響。1.效率提升。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的時間和人力投入，涉及檔案的采集、整理、歸檔、借閱、歸還等多個環(huán)節(jié)，需要不斷的人工處理和管理。而數(shù)字化管理可以將大量的手工操作轉(zhuǎn)換為自動化技術(shù)操作，有效提高了檔案管理的效率。數(shù)字化管理可以減少文件的處理和存儲時間，縮短了借閱和歸還文件的時間，節(jié)省檔案管理成本。2.信息共享。數(shù)字化管理可以實現(xiàn)檔案信息的共享和互通，實現(xiàn)了檔案信息的“無紙化”管理，可以將檔案信息從物理形態(tài)轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)，便于數(shù)據(jù)的共享和傳遞，提高了檔案信息的流動性和使用效率。數(shù)字化管理可以建立起信息共享平臺，使得各部門和人員都可以方便地獲取和使用檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的共享和互通，提高工作的協(xié)同效率。3.數(shù)據(jù)安全。數(shù)字化管理可以保障檔案信息的安全性，減少檔案信息的丟失和損壞。數(shù)字化管理可以通過數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，確保檔案信息的安全性和可靠性。數(shù)字化管理還可以實現(xiàn)檔案信息的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能夠查看和使用檔案信息，確保了檔案信息的安全和保密。4.管理協(xié)調(diào)。數(shù)字化管理可以實現(xiàn)檔案管理的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。數(shù)字化管理可以將各個部門的檔案信息集中起來，形成一個統(tǒng)一的數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。數(shù)字化管理可以通過信息共享平臺讓各個部門之間的檔案信息互通，實現(xiàn)檔案管理的協(xié)同和協(xié)調(diào)[5]。

四、文書檔案數(shù)字化管理模式的推廣與未來發(fā)展趨勢

（一）推廣數(shù)字化管理在公路中心檔案管理中的應(yīng)用。隨著數(shù)字化管理在公路中心檔案管理中的應(yīng)用逐漸深入，數(shù)字化管理的推廣也成了一個重要的問題。數(shù)字化管理的推廣需要多方面的支持，包括技術(shù)支持、人才支持以及政策法規(guī)的制定和推廣等方面。

1.技術(shù)支持是數(shù)字化管理推廣的重要保障。數(shù)字化管理需要先進的技術(shù)手段來實現(xiàn)，如數(shù)字化管理系統(tǒng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)。這些技術(shù)需要有專業(yè)的技術(shù)人員進行研發(fā)和維護，以確保數(shù)字化管理的有效運行和數(shù)據(jù)的安全。此外，數(shù)字化管理的推廣還需要配備相應(yīng)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，以滿足數(shù)據(jù)采集、處理、存儲和檢索等需求。因此，公路中心應(yīng)該加強技術(shù)投入，提高數(shù)字化管理的技術(shù)水平，保證數(shù)字化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.人才支持是數(shù)字化管理推廣的關(guān)鍵。數(shù)字化管理需要專業(yè)人才進行操作、維護和管理。這些人才需要掌握數(shù)字化管理系統(tǒng)的使用方法和技術(shù)知識，能夠熟練運用數(shù)字化管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)采集、處理、存儲和檢索等工作。公路中心需要通過培訓(xùn)、考核和激勵等措施，吸引和培養(yǎng)一批數(shù)字化管理人才，以保證數(shù)字化管理系統(tǒng)的有效運行和檔案管理工作的高效率。3.政策法規(guī)的制定和推廣是數(shù)字化管理推廣的重要手段。政策法規(guī)可以引導(dǎo)公路中心加強數(shù)字化管理，促進數(shù)字化管理的推廣和普及。政策法規(guī)應(yīng)該明確數(shù)字化管理的推廣目標(biāo)和任務(wù)，制定數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立數(shù)字化管理的監(jiān)督和評估機制。政策法規(guī)的制定和推廣可以提高公路中心檔案管理部門對數(shù)字化管理的重視程度，加快數(shù)字化管理的推廣進程。

（二）文書檔案數(shù)字化管理模式的未來發(fā)展趨勢。未來，文書檔案數(shù)字化管理模式的發(fā)展將會呈現(xiàn)以下幾個趨勢：1.技術(shù)更新與升級。隨著科技的不斷進步，文書檔案數(shù)字化管理模式將不斷更新和升級，例如更加智能化的人工智能技術(shù)、更加高效的云計算技術(shù)、更加安全的加密技術(shù)等。2.數(shù)據(jù)挖掘與利用。數(shù)字化管理系統(tǒng)可以大量積累文書檔案數(shù)據(jù)，未來將會有更多的機會和方法來挖掘和利用這些數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)更加精準(zhǔn)的決策和管理。3.智能管理和服務(wù)。未來數(shù)字化管理系統(tǒng)將逐漸智能化，例如能夠自動識別和分類文書檔案，自動化管理流程和提供更加人性化的服務(wù)，為用戶提供更加便捷、高效和智能化的文書檔案管理體驗。4.可持續(xù)發(fā)展。數(shù)字化管理系統(tǒng)的可持續(xù)性將成為未來發(fā)展的重要考慮因素，例如更加環(huán)保的硬件設(shè)備、更加節(jié)能的軟件系統(tǒng)、更加可靠的數(shù)據(jù)存儲和備份方案等，以滿足未來數(shù)字化管理系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展需求。5.“互聯(lián)網(wǎng)+”和數(shù)字化轉(zhuǎn)型。未來數(shù)字化管理系統(tǒng)將與“互聯(lián)網(wǎng)+”和數(shù)字化轉(zhuǎn)型緊密結(jié)合，以實現(xiàn)更加高效、智能和可持續(xù)的文書檔案管理模式，提高公路中心的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

五、結(jié)語

文章從數(shù)字化管理的概念、背景和意義出發(fā)，分析了數(shù)字化管理應(yīng)用于公路中心檔案管理的意義和價值，并論述了數(shù)字化管理系統(tǒng)的構(gòu)建、實現(xiàn)方法和應(yīng)用情況。通過實踐案例和數(shù)據(jù)分析，說明了數(shù)字化管理在公路中心檔案管理中的應(yīng)用效果和推廣情況。最后，針對未來發(fā)展趨勢，展望了文書檔案數(shù)字化管理模式的未來發(fā)展。