新時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理優(yōu)化策略

童欣

摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時(shí)期，只有做好人事檔案管理，才能為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)識人、用人和選人提供有效的參考工具。針對當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理中存在的突出問題，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出優(yōu)化策略，以期創(chuàng)新檔案人員工作形式，更好地發(fā)揮人事檔案的服務(wù)功能，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)作貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)；人事檔案；檔案管理

習(xí)近平總書記在“全國衛(wèi)生與健康”大會上，對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)提出要完善制度、擴(kuò)展服務(wù)、提高質(zhì)量的時(shí)代要求。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)必須進(jìn)一步完善人力資源管理，不斷激發(fā)人力資源活力，才能更好地履行服務(wù)人民的職責(zé)使命。人事檔案記載了員工學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職業(yè)履歷、工作技能、道德素養(yǎng)等重要人力資源信息，是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行人才選用、培養(yǎng)、激勵(lì)的重要依據(jù)。因此，在新時(shí)期優(yōu)化醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理，具有至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 人事檔案對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的重要作用

1.1 為選用人才提供重要參考依據(jù)

一班來說，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人員數(shù)量龐大且層次多元，人員的學(xué)業(yè)經(jīng)歷和從業(yè)經(jīng)歷較為豐富，人員的流動性也較強(qiáng)，如果在選用人才方面僅僅依據(jù)管理者的主觀判斷，將難以實(shí)現(xiàn)選人用人的科學(xué)化。人事檔案詳細(xì)記載了員工的個(gè)人經(jīng)歷、道德品質(zhì)、技能專長、業(yè)績榮譽(yù)，檔案工作人員做好相關(guān)工作，才能讓組織領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)特定崗位的用人條件進(jìn)行篩選，為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)提供精準(zhǔn)的選人用人依據(jù)，這不僅有利于將與崗位匹配度最高的人員選拔出來，真正做到人崗匹配，還大大提高了選用人才工作的效率。

1.2 為人力資源管理提供強(qiáng)大助力

人力資源的充分開發(fā)和有效運(yùn)用，是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的必要條件之一。而開發(fā)人力資源的重要前提是摸清人才儲備的“家底”，才能有針對性地開展工作。人事檔案通過詳細(xì)記錄、動態(tài)更新、合理分類，成為反映醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人才儲備狀況的“晴雨表”，準(zhǔn)確反映人力資源隊(duì)伍的組織構(gòu)成和變化趨勢，分析人力資源隊(duì)伍的優(yōu)勢和短板，從而為各類人員的招聘、培養(yǎng)、使用提供科學(xué)借鑒，有效提高醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的人力資源建設(shè)水平。

2 醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理中存在的突出問題

2.1 對人事檔案工作認(rèn)識不清、重視不足

一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理者認(rèn)為人事檔案工作與主流業(yè)務(wù)工作聯(lián)系不緊密，存在“用時(shí)需要、忙時(shí)忘掉”的現(xiàn)象，對人事檔案的制度建設(shè)、硬件配備、人員培訓(xùn)、信息化建設(shè)投入不足。在這種氛圍下，各部門工作人員“上行下效”，也將檔案工作看作檔案管理人員的事情，缺乏主動積累和提供檔案材料的意識。對人事檔案的忽視，必然導(dǎo)致檔案建設(shè)不完備、信息不充分、更新不及時(shí)，無法為人力資源管理提供有力支撐，從而進(jìn)一步弱化了檔案應(yīng)用價(jià)值。

2.2 人事檔案管理不規(guī)范

隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人員流動的多元化不斷提升，人事檔案工作更具復(fù)雜性和挑戰(zhàn)性，但一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的人事檔案管理制度落后于時(shí)代需求，處于較低的管理水平。有的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)未設(shè)置專人專崗，兼職檔案管理人員專業(yè)化水平不足，工作積極性、主動性不高，檔案分類不科學(xué)合理，內(nèi)容的真實(shí)性和完整性得不到保證。有的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)未配置規(guī)范的檔案存儲空間和設(shè)施，甚至出現(xiàn)檔案丟失、蟲蛀、受潮發(fā)霉等問題。

2.3 人事檔案管理信息化程度不高

信息化時(shí)代的到來對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在醫(yī)療服務(wù)方面信息化程度要求越來越高，但在一些單位在人事檔案管理工作中還處于較為落后的狀態(tài)，一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在人事檔案管理中，尚處在一個(gè)人加一臺計(jì)算機(jī)的信息化初級水平，不僅硬件條件達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，而且對專業(yè)化軟件應(yīng)用較少。一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)沒有建立電子檔案，更不具備網(wǎng)絡(luò)查詢和檢索的能力，對于人事信息的利用效率較低。信息化程度不高的問題嚴(yán)重制約著醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案工作的服務(wù)效能，進(jìn)一步降低了醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對人事檔案工作的重視程度。

3 優(yōu)化人事檔案管理的有效策略

3.1 提高重視程度，提升檔案意識

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的管理者和檔案工作人員是人事檔案管理的主體，提升他們的認(rèn)識水平是開展好這項(xiàng)工作的基本前提。相關(guān)行政管理部門應(yīng)加大對檔案法規(guī)的宣傳教育力度，使醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理者認(rèn)識到人事檔案在人力資源管理中的突出地位，以及人事檔案管理工作的復(fù)雜性，使他們從法制思維、規(guī)范思維的角度認(rèn)識人事檔案問題，從而在人員調(diào)配、軟硬件設(shè)施配備方面給予足夠支持。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)對檔案工作人員開展培訓(xùn)，增強(qiáng)其專業(yè)技能和規(guī)范化管理理念，提升其職業(yè)素養(yǎng)，激發(fā)主觀能動性，使其與時(shí)俱進(jìn)地學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，為履行好人事檔案管理職責(zé)奠定重要的思想基礎(chǔ)。

3.2 發(fā)揮制度建設(shè)管根本管長遠(yuǎn)的作用

為確保人事檔案工作規(guī)范化持續(xù)開展，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)建立嚴(yán)密的管理制度，并隨著形勢變化而不斷完善，人事檔案制度應(yīng)包括歸檔內(nèi)容范圍、歸檔流程、相關(guān)責(zé)任人、保管條件、保管期限、查閱流程。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)選派專人負(fù)責(zé)人事檔案管理，并對制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和考核，將考核結(jié)果納入到人員績效考核范圍內(nèi)，從而通過制度的硬性約束，使各相關(guān)部門和人員增強(qiáng)參與人事檔案管理的自覺性，不折不扣地嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，形成人人關(guān)心檔案、及時(shí)準(zhǔn)確提供檔案的良好氛圍。

3.3 提升人事檔案管理的電子化和數(shù)字化水平

在信息化時(shí)代，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)必須推動紙質(zhì)化檔案管理方式向電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升檔案的精確性和收集效率，根據(jù)需要對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，與其他醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)共享部分信息，借助信息化手段全面提升人事檔案管理和應(yīng)用水平。具體而言，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)建立人事信息數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對不同人員類型進(jìn)行科學(xué)合理分類，在每個(gè)部門設(shè)置信息員，負(fù)責(zé)上傳本部門信息并指導(dǎo)員工定期維護(hù)個(gè)人信息，以此確保人事信息得到及時(shí)更新。建立不同醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)間的人事信息共享機(jī)制，為人力資源共享和醫(yī)療互助提供便利，發(fā)揮各個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的特長，形成提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的合力。保障信息安全也是信息化建設(shè)的題中應(yīng)有之義，人事檔案中包含涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密的信息內(nèi)容，一旦發(fā)生信息泄露等安全事件，對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)和員工個(gè)人都將帶來嚴(yán)重影響，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)必須設(shè)置專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫管理工作，嚴(yán)格規(guī)范數(shù)據(jù)提取、傳輸?shù)牧鞒?，對軟硬件進(jìn)行加密保護(hù)，確保信息不泄露。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)提升現(xiàn)代化管理服務(wù)水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，有利于合理配置人力資源，充分激發(fā)人力資源活力，為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)提高服務(wù)質(zhì)量提供保障。由于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案管理具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，涉及到的人員和部門眾多，且需實(shí)時(shí)動態(tài)更新，很多醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在此項(xiàng)工作上“歷史欠賬”較多，全面提升人事檔案管理水平需要多方面協(xié)同工作，并需要較長的時(shí)期。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)以提升檔案意識為切入點(diǎn)，以制度建設(shè)為核心，以軟硬件配備為基礎(chǔ)，以專業(yè)化人才培養(yǎng)為重點(diǎn)，不斷提升人事檔案管理科學(xué)化水平，為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

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