信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理研究探討

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院在發(fā)展過程中形成的行政管理、醫(yī)療衛(wèi)生、科學研究、基礎建設等不同形態(tài)的文件、材料等，并對其收集、整理、保存及利用。醫(yī)院綜合檔案管理所涉及的信息與數(shù)據(jù)十分龐大。近年來，隨著互聯(lián)網技術的不斷發(fā)展，信息化進程不斷加快，醫(yī)院綜合檔案管理也做到了與時俱進，借助信息技術不斷更新對檔案管理系統(tǒng)改革及創(chuàng)新，取得了較好的成效。文章針對目前醫(yī)院綜合檔案管理存在的問題展開分析，提出信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理的優(yōu)化對策，為后續(xù)醫(yī)院綜合檔案管理的研究提供更多理論參考依據(jù)。

關鍵詞：信息化時代；醫(yī)院；綜合檔案管理；問題；對策

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院各部門所有工作人員每天所涉及的各種工作信息、資料是醫(yī)院的關鍵信息載體，檔案的完整程度及其綜合管理水平與醫(yī)院的后續(xù)發(fā)展密不可分。信息化時代的到來為醫(yī)院綜合檔案管理的發(fā)展提供了便利，帶來了新機遇，但這一機遇在促進醫(yī)院綜合檔案管理進步的同時，難免也會帶來各種新問題。因此，有必要分析信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理所面臨的問題以及信息化的應用為醫(yī)院綜合檔案管理帶來的轉變，以為信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理的發(fā)展提供理論支持。

一、信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理工作

醫(yī)院綜合檔案管理所涉及的檔案資源主要分為傳統(tǒng)紙質檔案與新型電子檔案。隨著信息技術的應用，電子檔案借助良好的管理優(yōu)勢不斷發(fā)展，成為實體檔案之外的另一大檔案形式，為醫(yī)院的綜合檔案管理工作帶來便利，促進了檔案工作的多樣化信息收集，推動了醫(yī)院的信息化進程，提高了醫(yī)院各部門的工作質量及效率，提升了醫(yī)院整體的服務質量及水平。

1.醫(yī)院綜合檔案管理內容

綜合檔案管理是對所有紙質與電子檔案信息展開收集、分類、編號、存儲以及查找借閱等工作，所涉及的內容包括醫(yī)院的人力資源、醫(yī)療設施、財務審計等方面。在實際工作中，不同檔案由不同部門負責，綜合檔案管理（文書、科研、基建等）由辦公室負責，人事檔案由人事部門負責，財務檔案由財務部門負責，病歷檔案則是病案部門管理，這些部門之間既有關聯(lián)又自成體系，不可復制模式。檔案管理是醫(yī)院管理健全的重要環(huán)節(jié)之一，與醫(yī)院的建設發(fā)展、業(yè)務開展息息相關，缺一不可。

2.醫(yī)院綜合檔案管理意義

（1）為醫(yī)院的精神文化建設提供參考。通過不斷完善對醫(yī)院工作人員的基本信息、工作獎罰、人事晉升管理方法等方面的綜合管理，提高工作人員素質和能力，增強院內工作人員的凝聚力與向心力。醫(yī)院檔案在院史館建設、編撰院志等文化建設中，為傳承醫(yī)院歷史發(fā)揮了重要意義。醫(yī)院檔案見證了醫(yī)院的發(fā)展歷程，是對醫(yī)院文化的一種傳承，不僅可以幫助員工深入了解醫(yī)院的歷史文化，還有助于激勵員工迅速加入醫(yī)院的建設工作。

（2）為醫(yī)院的發(fā)展經營提供信息基礎。醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)可為醫(yī)院發(fā)展提供靈感來源與信息支持，有利于醫(yī)院領導者做出正確的發(fā)展決策。醫(yī)院的綜合檔案記載了其建立以來多年的發(fā)展歷程以及各種業(yè)務往來信息，借助這些信息可以總結分析醫(yī)院以往的經營特點和取得的成效，從而不斷優(yōu)化發(fā)展方向與規(guī)劃，以此推動醫(yī)院的進一步發(fā)展。

（3）為解決醫(yī)療糾紛提供幫助。醫(yī)患關系的好壞直接關系到醫(yī)院的經營與發(fā)展，而醫(yī)療技術、服務水平的高低是導致醫(yī)療糾紛的重要因素。近年來，醫(yī)患關系越來越緊張，醫(yī)療糾紛頻發(fā)，若不能順利解決將給醫(yī)院帶來不良影響，十分不利于醫(yī)院的經營與發(fā)展。檔案管理將每位患者的就診信息做了全面收集、整理與存儲，一旦出現(xiàn)醫(yī)療糾紛，可以通過調取檔案信息尋找糾紛緣由，還原事件的本質，依法行事，維護各方基本法律權益，減小各方的損失。

3.信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理的特點

綜合檔案管理信息化相較于傳統(tǒng)檔案在管理的便利性、精確性、及時性、共享性等方面均有較大的改善。傳統(tǒng)檔案管理以紙質檔案為主，內容比較直觀，通過將所有檔案分類、編號，統(tǒng)一存儲在專門的檔案室。但是，隨著時間的推移、醫(yī)院規(guī)模的擴大、工作人員的增加，醫(yī)院所產生的檔案不斷增加，收集、整理以及查詢借閱的難度不斷攀升，大幅度提升了工作人員的工作量。隨著信息化時代的到來，醫(yī)院將網絡傳輸、電子掃描、數(shù)據(jù)庫等信息技術應用于檔案管理，將紙質文件轉化為電子文件，存儲在電腦上，不僅節(jié)約了存儲空間，還為檔案的查閱提供了便利，并具有較高的精確度。檔案管理信息化使得各部門的檔案資料能夠快速以電子形式傳送至檔案管理部門，避免了傳統(tǒng)檔案管理中由于工作人員的疏忽，導致檔案未能及時歸檔的問題，保證了綜合檔案管理系統(tǒng)資料更新的及時性。傳統(tǒng)紙質檔案存在數(shù)量龐大、種類繁多、查找麻煩等問題，降低了工作人員的查閱速度與查閱率，而信息化檔案管理完美解決了這些問題，突破了時間與地點的限制，提高了工作效率，實現(xiàn)了資源共享。

二、信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理面臨的問題

1.設備設施和管理制度落后

信息化時代的綜合檔案管理離不開專業(yè)的電子設備設施與信息技術的支持。但是，由于傳統(tǒng)檔案管理以紙質文件為主，對于電腦等信息技術與軟件系統(tǒng)的要求不高，多數(shù)設備設施比較老舊、功能不完善，導致很多醫(yī)院在綜合檔案管理信息化的過程中由于基礎設備設施的落后而減緩進程。而檔案管理制度滯后，體系存在漏洞，導致在實際工作中沒有根據(jù)檔案工作的具體情況，完善及有效整合檔案管理相關制度及規(guī)范。

2.人才隊伍薄弱

信息化時代的綜合檔案管理離不開專業(yè)技術人才的支持，包括計算機的使用、網絡傳輸技術、文檔掃描技術等。由于傳統(tǒng)檔案管理方法與工作內容比較單一，對檔案管理工作人員的專業(yè)技術與文化水平等方面的要求不高，很多檔案管理人員身兼數(shù)職，導致醫(yī)院綜合檔案管理人才隊伍專業(yè)水平較低、工作效率低下，整體素質不高。部分檔案管理工作人員非檔案專業(yè)出身，不能及時轉變學習思維，又無法獲取更多學習進修機會，諸多因素相互影響，阻礙了醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設的進程。

3.管理體系不完善

信息化時代的綜合檔案管理離不開完善的管理體系支持。有些醫(yī)院的領導認為只要有了高質量的醫(yī)療技術與服務水平，就可以取得較好的成績，從而忽視了綜合檔案管理，缺乏完善、合理的綜合檔案管理體系，導致醫(yī)院綜合檔案管理部門員工責任不明，多處于被動的工作狀態(tài)，檔案內容收集不齊，甚至出現(xiàn)資料缺失、檔案未及時錄入等問題，違背了綜合檔案信息化管理的初衷。

4.安全防護不到位

檔案管理涉及醫(yī)院的所有重要信息，保密工作一直都是檔案管理過程中十分關鍵的流程之一，醫(yī)院也十分重視安全防護的有效性。傳統(tǒng)綜合檔案管理通過加強對檔案室的監(jiān)控、完善工作人員的進出程序、嚴格禁止非必要人員的進入等防護方法，加強對醫(yī)院檔案的保密工作。而綜合檔案管理信息化除了要注意以上幾點基本防護內容外，還應當加強對電子檔案的安全防護。由于網絡較為開放，相關的安全防護方法比較復雜，且極易受到病毒的攻擊，一旦防護力度不足，很可能導致重要信息被泄露甚至被篡改，極其不利于醫(yī)院的發(fā)展。還有資料顯示，某些醫(yī)院工作人員責任意識不強，隨意泄露患者的信息，降低了病人對醫(yī)院與醫(yī)務人員的信任度，不利于醫(yī)患關系的維護。因此，對于醫(yī)務人員的安全防護與保密意識的培養(yǎng)也十分關鍵。

三、信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理的優(yōu)化對策

1.完善基礎設備設施建設，優(yōu)化檔案管理環(huán)境

基礎設備設施是綜合檔案管理的基礎，良好的基礎設備設施與工作環(huán)境有助于提高檔案管理的水平與質量，因此，基礎設備設施的完善與環(huán)境的優(yōu)化是一項十分有必要的工作。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)中配備醫(yī)院綜合檔案室管理設施標準的要求，配置穩(wěn)定、可靠的高性能硬件設備，如計算機、密封柜、監(jiān)控設備、掃描儀等輔助設備，并做好定期維護工作。

2.加強人才隊伍培養(yǎng)，完善檔案管理體系

重視及發(fā)展醫(yī)院檔案管理工作，引進檔案專業(yè)技術人才，開設技能培訓活動，提高工作人員專業(yè)水平，根據(jù)工作人員的工作能力合理劃分工作內容，提升醫(yī)院綜合檔案管理的整體質量。加強對檔案管理人員的思政教育，全面、系統(tǒng)地展開專業(yè)知識和實際操作的學習培訓，提升工作人員的崗位綜合素質及能力，并實行績效考核，完善獎懲制度，提高其工作效率及工作積極性。加強各部門之間的合作機制，完善檔案的收集、整理、錄入、查詢、開發(fā)利用等流程，提高醫(yī)院檔案的時效性與員工查閱的便利度。

3.提高安全防護水平，做好檔案保密工作

傳統(tǒng)的紙質檔案歸檔后必須存放在檔案專用柜，保證檔案柜只能是檔案室工作人員才能開啟，檔案室內必須裝有無死角監(jiān)控且24小時開啟，時刻監(jiān)控檔案室內的情況。其他人員非必要不可進入檔案室?guī)旆?，所有前來查閱資料的人員必須按照流程申請，審批通過后在檔案閱覽室查閱檔案材料，未經檔案管理人員允許，不能使用任何方式對檔案材料私自拷貝或留存。

利用檔案信息技術可以實現(xiàn)檔案信息共享，但是容易增加信息被泄露的風險，因此，要做好必要的檔案資料安全管理預防工作。首先，采用先進、多元化、實用性能強的信息化數(shù)據(jù)加密技術對所有電子檔案加密，加強網絡安全技術建設，根據(jù)檔案管理需要設置訪問權限，不定期地對檔案管理系統(tǒng)更新升級，建立安全防護墻，有效提升系統(tǒng)安全系數(shù)；其次，建立數(shù)據(jù)恢復機制，非檔案室工作人員不允許接觸裝有檔案加密系統(tǒng)的計算機，做好各項檔案資料的備份與恢復工作，利用光盤、移動硬盤等存儲工具備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。此外，還需加強醫(yī)院重要部門人員的保密意識，杜絕檔案資料的遺失或泄密，一旦發(fā)生檔案材料人為泄密事件，必須嚴厲懲處。

四、小結

醫(yī)院綜合檔案管理涉及醫(yī)院重要的、關鍵的信息資料，在醫(yī)院的文化建設、發(fā)展經營以及處理醫(yī)療糾紛等方面具有重要的作用，信息技術的應用在醫(yī)院綜合檔案管理中具備便利性、精確性、及時性和共享性等特點，有效提升了檔案管理的效率。但是，由于醫(yī)院檔案管理基礎設備設施落后、人才隊伍薄弱、管理體系不完善以及安全防護不到位等原因，導致醫(yī)院綜合檔案管理信息化進程緩慢。綜合檔案管理信息化是當前檔案管理模式發(fā)展的必然趨勢，相關部門和人員必須直面困難、敢于探索，不斷改革創(chuàng)新綜合檔案管理系統(tǒng)，推動醫(yī)院高質量發(fā)展。

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（作者單位：廣西醫(yī)學科學院? 廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院）

作者簡介：郭晶晶（1981—），女，漢族，廣西南寧人，本科，中級，研究方向：檔案專業(yè)。