信息時(shí)代檔案文化建設(shè)現(xiàn)狀及其發(fā)展探析

麥郁珊

摘 要：我國文化底蘊(yùn)淵博精深，檔案文化在人類歷史的長河中蓬勃發(fā)展為保存、汲取、消化、再創(chuàng)造于一身的嶄新文化。信息技術(shù)的應(yīng)用，對行業(yè)發(fā)展造成了重大影響。在信息時(shí)代，檔案機(jī)關(guān)在開展檔案文化建設(shè)工作同時(shí)要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，深刻認(rèn)識(shí)檔案文化建設(shè)的重要性，并利用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)手段，促進(jìn)檔案文化建設(shè)工作向新的高度發(fā)展。本文對信息時(shí)代檔案文化建設(shè)現(xiàn)象開展了研究。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案；文化建設(shè)；現(xiàn)狀

引言

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的日益增強(qiáng)，中國的信息化還將進(jìn)一步升級(jí)。檔案文化也帶有社會(huì)教育、傳播的性質(zhì)，在建設(shè)檔案文明的進(jìn)程中，檔案機(jī)關(guān)應(yīng)進(jìn)一步研究當(dāng)前檔案文化發(fā)展中存在的新問題，緊隨時(shí)代潮流，了解信息時(shí)代的新特點(diǎn)，迎接挑戰(zhàn)，抓住新機(jī)遇，積極提高信息時(shí)代檔案文化建設(shè)的水平高度。

1 信息時(shí)代的到來對檔案文化建設(shè)的影響

信息時(shí)代的來臨，為檔案文化建設(shè)提出了新的機(jī)會(huì)與挑戰(zhàn)。而檔案文化建設(shè)若想在信息時(shí)代進(jìn)行進(jìn)一步蓬勃發(fā)展，就必須對信息時(shí)代對其有怎樣的影響加以分析，從而使之能更快發(fā)展。

1.1 對檔案原始文件保存的影響

由于歷史原因，一直以來檔案資料主要都是采用紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行保存，特別是一些機(jī)密性較高的機(jī)關(guān)文件，大多采用紙質(zhì)文件存檔。隨著檔案數(shù)量逐年遞增，各企事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)空間告急。由于儲(chǔ)存環(huán)境不達(dá)標(biāo)，年久的檔案發(fā)霉字跡不清，受到破損，存在引起糾紛的風(fēng)險(xiǎn)，而且在數(shù)以萬計(jì)的傳統(tǒng)檔案室中，想要準(zhǔn)確而迅速地找出所需要的檔案好比大海撈針。隨著日新月異的信息技術(shù)時(shí)代到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用更加廣泛，能夠?qū)⒋罅繖n案數(shù)字化。在檔案文化建設(shè)中，可將原始文檔通過電子掃描，在電腦數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲(chǔ)，以后發(fā)生查閱或更改的情形，人員即可直接使用電腦進(jìn)行查閱或更改，不必再查找原件，使其更為方便。此外，利用電腦進(jìn)行存儲(chǔ)，能夠做到檔案工作者與人員之間的信息資源共享，便于彼此間的交流溝通。

1.2 對檔案收集的影響

在信息時(shí)代以前，資料采集大多是采用人工方式，采集與處理既復(fù)雜又易錯(cuò)誤，花費(fèi)巨大的人力物力資金，降低了效率。在信息化社會(huì)，檔案數(shù)據(jù)和信息呈現(xiàn)出“井噴式”增長的態(tài)勢，檔案信息形成的數(shù)據(jù)往往是海量且冗長的，在對檔案進(jìn)行信息化采集時(shí)，如何從海量的數(shù)據(jù)中快速提取到有保存價(jià)值的信息數(shù)據(jù)是檔案收集過程中首先需要解決的問題。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)κ占馁Y料進(jìn)行加工、分類、細(xì)化、清理等，既降低紙質(zhì)資料的成本，也減少了發(fā)生差錯(cuò)的可能性，從而提高了檔案收集的質(zhì)量和效率。

1.3 對檔案保管的影響

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案置于檔案室中加以保管。在這種保管模式下，一方面紙質(zhì)檔案易于損毀，又極易出現(xiàn)重要文檔模糊或遺漏的現(xiàn)象；另一方面在進(jìn)行檢索時(shí)，范圍很大，無法檢索。信息化背景下檔案保管不僅節(jié)約了人力成本，也節(jié)省很多紙質(zhì)材料，檔案錄入工作也更加便利，只需錄入一次就可以通過網(wǎng)絡(luò)在不同的部門之間進(jìn)行共享。使用U盤、移動(dòng)硬盤或者是網(wǎng)盤等電子技術(shù)存儲(chǔ)文檔，能夠很大程度避免文檔的缺失和遺漏，便于工作人員檢索。不過，在使用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)文檔時(shí)，要注意進(jìn)行備份操作，謹(jǐn)防電子數(shù)據(jù)的流失。

1.4 對社會(huì)大眾的影響

信息時(shí)代對于電子檔案的管理工作，更應(yīng)該重視社會(huì)大眾的實(shí)際需要，切實(shí)實(shí)現(xiàn)電子檔案文化信息服務(wù)全民共享。新媒體增強(qiáng)了人們對檔案信息利用和傳播的迫切性，檔案信息由潛在記憶模式轉(zhuǎn)變?yōu)檎鎸?shí)記憶模式的過程處于加速狀態(tài)。記憶的不斷再現(xiàn)，為人們系統(tǒng)化和整體化存儲(chǔ)過去的記憶提供了可能性。與紙質(zhì)檔案的分散與低使用度相比，檔案數(shù)字化為檔案資源的整合與共享提供了可能性，有助于檔案資源的集中及重組。隨著檔案數(shù)字化、建立檔案網(wǎng)站等基礎(chǔ)性、技術(shù)性工作的推進(jìn)，越來越多的檔案資源被推送到互聯(lián)網(wǎng)，可供用戶直接查詢，為大眾更正已有記憶的錯(cuò)誤、形成新的記憶開辟了廣闊道路。

2 信息時(shí)代檔案文化建設(shè)的現(xiàn)狀

信息數(shù)字化是信息時(shí)代檔案文化建設(shè)的主要途徑，通過對檔案文化建設(shè)過程中信息資料的利用，可以使檔案文化建設(shè)和其他各方面相結(jié)合，大大提高信息時(shí)代下檔案文化建設(shè)的整體效果。現(xiàn)階段，雖然檔案文化建設(shè)工作已經(jīng)取得一定成績，但是檔案文化建設(shè)工作與信息化還在磨合之中，對檔案文化建設(shè)工作的發(fā)展也形成了一些影響。

2.1 對檔案信息資源的利用度不深

現(xiàn)階段，檔案管理工作單位對檔案工作及史料文化發(fā)展的了解還僅僅停滯在史料使用價(jià)值上，亟待有需求的個(gè)人或其他單位來提供檢索。這些檔案的文化建設(shè)模式往往反映不出檔案歷史文化建設(shè)的功效與社會(huì)價(jià)值，也限制了檔案歷史文化建設(shè)的深入發(fā)展。尤其是隨著社會(huì)信息化程度的普遍增強(qiáng)，公眾對檔案信息的需求發(fā)生了一定程度的變化，不僅要求提供原始信息，而且要求提供經(jīng)過分析、預(yù)測和匯總的綜合信息。而目前部分檔案工作者服務(wù)方式仍未完全擺脫看攤守業(yè)的單一模式，不能滿足信息時(shí)代多樣化的需要。

2.2 檔案文化建設(shè)信息化緩慢

在信息時(shí)代，除涉密內(nèi)容外，檔案信息資源共享應(yīng)該是一種全民、全面的共享。但現(xiàn)階段，檔案文化建設(shè)與信息化融合的步伐還較慢，檔案的文化共享性并不高。究其原因是目前檔案管理信息化建設(shè)較為分散，缺乏統(tǒng)籌安排，再加上很多檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)不夠明確，而且在檔案信息化建設(shè)的過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，處理信息化建設(shè)中的問題方式也比較單一，這阻礙了檔案信息化建設(shè)的整體發(fā)展。此外，由于缺少統(tǒng)一的信息規(guī)則，使得檔案庫的檢索功能沒有辦法順利開展，從而最終影響到檔案信息化建設(shè)水平的提高。

2.3 針對檔案文化建設(shè)的法律規(guī)范較少

盡管人們已經(jīng)逐步意識(shí)到了檔案文化教育的必要性，但在現(xiàn)階段有關(guān)檔案文化建設(shè)的法律規(guī)定仍然較少，目前主要有《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》?！吨腥A人民共和國檔案法》是從法律的角度對國家的檔案作出相應(yīng)的規(guī)定，國家的檔案必須根據(jù)這一部法律進(jìn)行保存和開放。而《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》是從行政法規(guī)的角度，對《中華人民共和國檔案法》的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的劃分，但其中涉及檔案文化建設(shè)的內(nèi)容有限，使得檔案文化建設(shè)工作若在實(shí)施中無法正確地依據(jù)法律規(guī)定實(shí)施，很容易對檔案文化教育成果產(chǎn)生消極影響。

2.4 檔案文化工作者積極性不高

步入信息時(shí)代發(fā)展以后，傳統(tǒng)的紙張文檔逐步被電子文檔所代替，這些變化也給管理檔案工作人員增加了一定的困難。檔案工作人員中一些由于對信息技術(shù)的不熟悉而形成了抵抗性心理狀態(tài)，另一些由于對變化的無所適從而造成消極態(tài)度，嚴(yán)重影響了工作積極性，也抑制了檔案文化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。尤其是基層檔案人員專業(yè)型人才較少，仍然處于供不應(yīng)求的狀況，多數(shù)人員雖也受過計(jì)算機(jī)和專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，但掌握的信息技術(shù)和專業(yè)技能十分有限，既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂檔案專業(yè)的復(fù)合型人才嚴(yán)重短缺。此外，機(jī)關(guān)檔案人員更迭頻繁，兼職過多，難以全身心投入工作，無力承擔(dān)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。同時(shí)，基層檔案部門對信息技術(shù)人員的教育培訓(xùn)工作相對薄弱，相關(guān)制度、規(guī)范還未建立或剛起步，培訓(xùn)教育工作開展不力，人員接受信息化知識(shí)機(jī)會(huì)少、層次低，制約了人員素質(zhì)的提高。

3 信息時(shí)代檔案文化建設(shè)發(fā)展

現(xiàn)階段，由于中國檔案文化建設(shè)在信息時(shí)代中的發(fā)展速度緩慢，對檔案文化資源開發(fā)利用程度較低，所以，必須做好對檔案文化建設(shè)的宣傳，并確定長期發(fā)展任務(wù)，以確保中國檔案文化建設(shè)的健康發(fā)展方向

3.1 加強(qiáng)檔案文化資源的利用度

檔案文明建設(shè)成為文明發(fā)展與傳播的主要途徑，為民眾的日常生活提供了很大的方便。檔案文化工作單位應(yīng)以人民群眾日益增長的精神需要為引導(dǎo)，進(jìn)一步提高檔案單位的精神地位，積極做好對檔案信息資源的利用，比如通過運(yùn)用方言建檔、家庭建檔等手段提高群眾對檔案信息資源的利用程度；同時(shí)，通過網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供便利。

3.2 通過各種方式實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

現(xiàn)階段，我國檔案歷史科學(xué)知識(shí)的使用水平低下主要在于我們對檔案歷史了解不足。所以，一方面可以進(jìn)行檔案室的建設(shè)，將其建設(shè)成為融歷史文化、教學(xué)、科學(xué)研究等職能于一身的新型檔案室；一方面通過舉辦檔案歷史文化公益性咨詢服務(wù)，提高檔案歷史文化的認(rèn)知性、娛樂性和趣味性，并運(yùn)用國家重點(diǎn)節(jié)慶或紀(jì)念活動(dòng)日，開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動(dòng)，進(jìn)行愛國主義、集體主義、中國特色社會(huì)主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會(huì)主義先進(jìn)文化，增強(qiáng)文化自信，弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，進(jìn)一步增強(qiáng)全國人民群眾對檔案歷史文化的了解；另一方面，通過運(yùn)用各類新聞等媒體傳播檔案歷史文化的重要性意義，并借助大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，建立全國檔案歷史文化交流平臺(tái)，共同進(jìn)行檔案歷史文化資源共享。

3.3 以法律規(guī)范作引導(dǎo)開展檔案文化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)中國式現(xiàn)代化，檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作，與其他領(lǐng)域發(fā)生密切聯(lián)系。在推進(jìn)國家整體發(fā)展“四個(gè)現(xiàn)代化”進(jìn)程中，檔案法規(guī)體系建設(shè)應(yīng)注意檔案領(lǐng)域與其他領(lǐng)域的制度銜接與規(guī)則相吻合，保證在其他事業(yè)領(lǐng)域依然能夠?qū)崿F(xiàn)檔案治理的制度化、規(guī)范化、程序化。同時(shí)，檔案事業(yè)的自我現(xiàn)代化也是我國檔案法規(guī)體系建設(shè)需要著重考慮的問題。因此信息時(shí)代，在檔案文化建設(shè)過程中，要對目前僅存的檔案文化法律制度加以深入研究，掌握法律規(guī)定內(nèi)涵，并根據(jù)檔案文化建設(shè)的實(shí)際狀況，認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)政策，在立法條例的指導(dǎo)下，合理進(jìn)行檔案文化建設(shè)工作。

3.4 加強(qiáng)檔案文化建設(shè)工作人員的培訓(xùn)

在檔案文化工程建設(shè)中，要對檔案歷史文化工程建設(shè)情況做好多角度分析研究，對硬件和軟件設(shè)備方面加大投入，同時(shí)，在人員做好技術(shù)培訓(xùn)工作，除培訓(xùn)計(jì)算機(jī)技術(shù)等知識(shí)之外，要增加人員對法律法規(guī)等的了解，以確保檔案歷史文化工程建設(shè)向信息化時(shí)代的發(fā)展。一是從檔案保管期限、歸檔范圍、檔案的作用、歸檔流程等方面，對檔案的收集、整理和利用等進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作能力。二是學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)使用方法。將檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用于檔案管理工作中，針對檔案管理系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)用中出現(xiàn)的 （下接26頁）

（上接23頁）問題，從系統(tǒng)的設(shè)置、導(dǎo)入、掛接、查詢等方面進(jìn)行詳細(xì)講解，使檔案管理人員利用好檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案保持一致。三是通過培訓(xùn)，進(jìn)一步提高參訓(xùn)人員的思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)其責(zé)任感和使命感，樹立推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的思想，全面提升檔案管理工作能力。同時(shí)，優(yōu)化檔案工作人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建設(shè)一支具有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合實(shí)力，管理型、技術(shù)型、服務(wù)型、研究型相結(jié)合的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)。

3.5 共同推動(dòng)信息化電子檔案的轉(zhuǎn)化建設(shè)

我國的一些企業(yè)如果想要提升檔案管理的水平，就應(yīng)與其他各地區(qū)以及各部門共同進(jìn)行電子檔案的信息平臺(tái)建設(shè)，搭建具有共享功能的電子檔案數(shù)據(jù)庫，按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的電子設(shè)備，從而為檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)。檔案的信息化建設(shè)必須保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整、有效，并且檔案管理必須配備專門的錄入掃描儀、控制系統(tǒng)、監(jiān)督應(yīng)用以及安全防護(hù)系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的掃描錄入，嚴(yán)格監(jiān)督應(yīng)用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，避免出現(xiàn)檔案丟失與被盜的情況。檔案的管理部門應(yīng)將檔案信息化管理作為重點(diǎn)工作內(nèi)容，建立科學(xué)的信息化管理制度，提高檔案信息化管理的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

結(jié)語

綜上所述，中國檔案文化工作在現(xiàn)階段面對著全新的問題，中國檔案文化工作必須迎接新挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，在利用信息化的條件下，增強(qiáng)工作人員的專業(yè)技能和法律意識(shí)，并利用信息化所提供的服務(wù)方式，促進(jìn)中國檔案文化工作穩(wěn)步前進(jìn)。

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（作者單位：吉林省高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心）