關(guān)于推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)服務(wù)數(shù)字強(qiáng)省戰(zhàn)略的調(diào)研報告

近年來，山東省深入貫徹落實習(xí)近平總書記關(guān)于建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字中國、智慧社會的戰(zhàn)略部署，加快實施數(shù)字強(qiáng)省戰(zhàn)略，全面貫徹新發(fā)展理念，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會各領(lǐng)域數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展；加快建設(shè)數(shù)字政府、數(shù)字機(jī)關(guān)，將數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用于政府管理服務(wù)，為推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供有力支撐。

隨著數(shù)字強(qiáng)省戰(zhàn)略和數(shù)字政府、數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)的快速推進(jìn)，各級機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字資源數(shù)量急劇增長，機(jī)關(guān)檔案信息化需求日益突出。數(shù)字檔案室是數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)的重要內(nèi)容，也是機(jī)關(guān)開展檔案信息化建設(shè)的主要形式。推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，對健全機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)制、改善機(jī)關(guān)運(yùn)行效能、加強(qiáng)信息互聯(lián)互通等意義重大，是貫徹實施數(shù)字強(qiáng)省戰(zhàn)略和《檔案法》關(guān)于檔案信息化建設(shè)要求的重要舉措。為此，我們開展了機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)情況調(diào)研，選取有代表性的省直機(jī)關(guān)單位，通過問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、集體座談、個別訪談等形式進(jìn)行抽樣調(diào)查，了解機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀，分析存在的問題和不足，提出推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)服務(wù)數(shù)字強(qiáng)省戰(zhàn)略的對策措施。

一、機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀

本次調(diào)研選取了50個省直機(jī)關(guān)單位抽樣調(diào)查，主要針對室藏各門類檔案數(shù)量和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化開展情況，文書、音像、政務(wù)服務(wù)事項等電子文件歸檔情況，辦公自動化、政務(wù)服務(wù)、數(shù)字檔案室等應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)情況進(jìn)行了調(diào)查分析。

按照室藏檔案數(shù)量和傳統(tǒng)載體數(shù)字化開展情況統(tǒng)計，抽樣調(diào)查機(jī)關(guān)單位的平均室藏檔案和平均數(shù)字化率如下（見表1、圖1）。文書類檔案以卷為單位整理的3280卷、以件為單位整理的30423件，按照1卷折合為10件計算，室藏文書類檔案63223件，文書類傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率88.27%；室藏照片類檔案2086件，照片類傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率73.21%；室藏錄音類檔案42件，錄音類傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率67.70%；室藏錄像類檔案143件，錄像類傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率63.12%；室藏會計類檔案1834卷，會計類傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率24.83%；室藏專業(yè)類檔案11352卷，專業(yè)類傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率59.81%；室藏實物類檔案167件，實物類檔案數(shù)字化率29.71%。

圖1 機(jī)關(guān)單位抽樣調(diào)查傳統(tǒng)載體檔案平均數(shù)字化率

表1 機(jī)關(guān)單位抽樣調(diào)查室藏檔案數(shù)量和傳統(tǒng)載體數(shù)字化率統(tǒng)計表

按照電子文件歸檔情況統(tǒng)計，抽樣調(diào)查機(jī)關(guān)單位開展文書、音像、政務(wù)服務(wù)事項等電子文件歸檔的比例如下（見表2、圖2）。已開展文書類電子文件歸檔的有17個，占總數(shù)的34%；已開展照片類、錄音類、錄相類電子文件歸檔的有24個，占總數(shù)的48%；已開展政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔的有2個，占總數(shù)的4%。

圖2 機(jī)關(guān)單位抽樣調(diào)查開展電子文件歸檔的單位比例

表2 機(jī)關(guān)單位抽樣調(diào)查開展電子文件歸檔情況統(tǒng)計表

按照應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)情況統(tǒng)計，抽樣調(diào)查機(jī)關(guān)單位建設(shè)辦公自動化、政務(wù)服務(wù)、數(shù)字檔案室等應(yīng)用系統(tǒng)的比例如下（見表3、圖3）。未建成辦公自動化系統(tǒng)的有14個，占總數(shù)的28%，已建成辦公自動化系統(tǒng)但不具備電子文件歸檔功能的有14個，占總數(shù)的28%，已建成辦公自動化系統(tǒng)且具備電子文件歸檔功能的有22個，占總數(shù)的44%；未建成政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)的有22個，占總數(shù)的44%，已建成政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)（包括使用山東省政務(wù)服務(wù)平臺、自建政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)、二者同時使用等三種情況）但不具備電子文件歸檔功能的有23個，占總數(shù)的46%，已建成政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)且具備電子文件歸檔功能的有5個，占總數(shù)的10%；未建成檔案管理軟件的有8個，占總數(shù)的16%，已建成檔案管理軟件（包括單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版，功能不完善，不具備電子文件歸檔等功能）的34個，占總數(shù)的68%，已建成數(shù)字檔案室系統(tǒng)的8個，占總數(shù)的16%。

圖3 機(jī)關(guān)單位抽樣調(diào)查建成應(yīng)用系統(tǒng)的單位比例

表3 機(jī)關(guān)單位抽樣調(diào)查應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)情況統(tǒng)計表

二、推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的主要做法

“十三五”以來，各級檔案部門積極開展機(jī)關(guān)檔案信息化的探索和實踐，全省數(shù)字檔案室建設(shè)取得了較大進(jìn)展，在提高數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)水平、提升機(jī)關(guān)檔案服務(wù)質(zhì)效方面發(fā)揮了重要作用。

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計，統(tǒng)籌全省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)。省檔案館緊緊抓住機(jī)遇，努力融入工作大局，爭取使機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)成為數(shù)字強(qiáng)省發(fā)展的有機(jī)組成部分，《山東省“十四五”數(shù)字強(qiáng)省建設(shè)規(guī)劃》要求“完善公文處理系統(tǒng)、政務(wù)服務(wù)平臺電子文件歸檔功能、流程，加快全省檔案管理系統(tǒng)整合，在省直單位推廣應(yīng)用統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，形成覆蓋全省的數(shù)字檔案館（室）集群?！薄渡綎|省數(shù)字政府建設(shè)實施方案》要求“加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)電子檔案規(guī)范化管理，推動黨政機(jī)關(guān)電子公文和政務(wù)服務(wù)電子文件電子化歸檔，全面建設(shè)省級檔案數(shù)字化利用服務(wù)體系?！薄丁笆奈濉鄙綎|省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求“加大數(shù)字檔案館（室）建設(shè)力度，‘十四五’末新增4家高水平機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室。鼓勵具備條件的數(shù)字檔案館（室）向智慧化方向發(fā)展?！?/p>

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展培訓(xùn)交流。省檔案館起草并與省檔案局、省大數(shù)據(jù)局聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的通知》，明確數(shù)字檔案室建設(shè)的目標(biāo)任務(wù)，強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義，規(guī)范數(shù)字檔案室建設(shè)的具體內(nèi)容。制定印發(fā)《山東省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)評價指標(biāo)》，從補(bǔ)充完善國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、適應(yīng)山東省信息化發(fā)展新形勢、體現(xiàn)《檔案法》和“十四五”規(guī)劃的新要求等三個方面著手，強(qiáng)化制度供給，推動全省數(shù)字檔案室規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。省檔案館多次組織召開數(shù)字檔案室建設(shè)培訓(xùn)會和現(xiàn)場觀摩會，在檔案人員初任培訓(xùn)班和繼續(xù)教育培訓(xùn)班開設(shè)專題課程解讀標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，接待各級機(jī)關(guān)單位參觀數(shù)字檔案室，到機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和系統(tǒng)開發(fā)工作，全面提升機(jī)關(guān)單位檔案人員業(yè)務(wù)水平。

（三）加強(qiáng)平臺建設(shè)，堅持統(tǒng)建共用集約化一體化發(fā)展。按照統(tǒng)建共用集約化發(fā)展的理念，省檔案館和部分市檔案館統(tǒng)籌建設(shè)本區(qū)域可推廣、可復(fù)用的一體化數(shù)字檔案室平臺，提供區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)單位統(tǒng)一使用。省檔案館建設(shè)了基于政務(wù)云的統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，面向電子公文和政務(wù)服務(wù)類電子文件等兩種電子文件，對接省直單位辦公自動化、政務(wù)服務(wù)和數(shù)字檔案室等三種系統(tǒng)，為省直單位提供文書類、政務(wù)服務(wù)類電子文件歸檔和電子檔案管理平臺。濟(jì)南市檔案館、青島市檔案館、日照市檔案館、濱州市檔案館分別建設(shè)了集中式數(shù)字檔案室，在市直機(jī)關(guān)統(tǒng)一部署，實現(xiàn)了電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果的集中管理、數(shù)據(jù)共享和在線移交。

（四）加強(qiáng)創(chuàng)先爭優(yōu)，積極爭創(chuàng)“全國示范數(shù)字檔案室”。國家檔案局組織開展數(shù)字檔案室建設(shè)試點，每年選取10個中央國家機(jī)關(guān)和省直單位納入試點，按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》開展建設(shè)，驗收評價90分以上的認(rèn)定為“全國示范數(shù)字檔案室”。全省相關(guān)部門踴躍參加國家檔案局?jǐn)?shù)字檔案室建設(shè)試點，積極爭創(chuàng)“全國示范數(shù)字檔案室”。目前，我省已有青島市檔案館，省檔案館，省檢察院、省法院，省水利廳、省地震局、濟(jì)南市檔案館等4批次7個單位被國家檔案局納入試點，已有省檔案館、省檢察院2個單位被認(rèn)定為“全國示范數(shù)字檔案室”。其中，省檔案館是全國第一個“全國示范數(shù)字檔案館”“全國示范數(shù)字檔案室”雙示范省級檔案館，省檢察院是全國檢察系統(tǒng)第一個“全國示范數(shù)字檔案室”。

（五）加強(qiáng)示范帶動，組織開展“山東省示范數(shù)字檔案室”創(chuàng)建活動。在創(chuàng)建示范活動實行審批制度和目錄管理之后，經(jīng)過積極申報，“山東省示范數(shù)字檔案室”被省功勛辦列入山東省創(chuàng)建示范活動目錄，由省檔案館組織開展“山東省示范數(shù)字檔案室”創(chuàng)建示范活動。省檔案館聯(lián)合省檔案局、省大數(shù)據(jù)局印發(fā)《山東省示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作方案》，通過山東省示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建，深入發(fā)掘培育重視程度高、工作基礎(chǔ)好、業(yè)務(wù)覆蓋全、應(yīng)用效果優(yōu)的典型示范，總結(jié)推廣經(jīng)驗做法，發(fā)揮示范帶動作用，建立多層次的發(fā)展梯隊，形成滾動發(fā)展、梯次發(fā)展新局面，推動各級各部門單位廣泛開展數(shù)字檔案室建設(shè)，實現(xiàn)檔案數(shù)字資源總量增加、質(zhì)量提高、結(jié)構(gòu)優(yōu)化，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案工作水平。

調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)工作還存在一些問題和不足，主要是各部門各地區(qū)仍然存在發(fā)展不平衡不充分的情況，部分單位開展檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)較為薄弱；電子文件歸檔工作水平有待提高，部分單位的辦公自動化和政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)相對滯后，檔案人員的專業(yè)能力對照工作要求有差距；檔案安全意識不夠強(qiáng)化，存在一定的安全隱患，部分機(jī)關(guān)單位的檔案安全管理存在漏洞，未能保持高度的警惕性；制約發(fā)展的不利因素有待消除，主要表現(xiàn)在檔案信息化人才相對匱乏和資金投入力度仍需加大。

三、推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)服務(wù)數(shù)字強(qiáng)省戰(zhàn)略的對策和建議

（一）進(jìn)一步落實數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)任務(wù)

深入學(xué)習(xí)貫徹黨的二十大精神，貫徹落實習(xí)近平總書記對山東工作的重要指示要求和對檔案工作重要批示精神，切實增強(qiáng)推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)服務(wù)數(shù)字強(qiáng)省戰(zhàn)略的思想自覺行動自覺。持續(xù)加強(qiáng)全省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，積極爭創(chuàng)“全國示范數(shù)字檔案室”，組織實施“山東示范數(shù)字檔案室”創(chuàng)建示范活動，“十四五”時期建設(shè)4個“全國示范數(shù)字檔案室”和一批省級示范數(shù)字檔案室。到2025年，各級各部門單位廣泛開展數(shù)字檔案室建設(shè)，全省建成一批高水平數(shù)字檔案室，基本形成示范帶動、均衡發(fā)展、協(xié)調(diào)推進(jìn)的數(shù)字檔案室建設(shè)新局面。

（二）進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

將數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)納入各單位數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)總體規(guī)劃，與數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)同步實施。完成機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔功能標(biāo)準(zhǔn)化改造，推進(jìn)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔功能，實現(xiàn)數(shù)字檔案室與機(jī)關(guān)辦公自動化、政務(wù)服務(wù)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效銜接，按照檔案管理要求完成電子文件形成、收集、整理、歸檔、鑒定、利用、統(tǒng)計等工作。省直機(jī)關(guān)按照《山東省“十四五”數(shù)字強(qiáng)省建設(shè)規(guī)劃》，完善公文處理系統(tǒng)和政務(wù)服務(wù)平臺電子文件歸檔功能，并與省檔案館建設(shè)的統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)或本單位自建的數(shù)字檔案室系統(tǒng)對接。

（三）進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字檔案室數(shù)字資源建設(shè)

開展室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立覆蓋室藏全部傳統(tǒng)載體檔案的目錄數(shù)據(jù)和全部電子檔案的元數(shù)據(jù)，并進(jìn)行融合管理。大力推進(jìn)增量電子化，貫徹實施電子文件歸檔相關(guān)規(guī)定，電子公文歸檔按照《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362）執(zhí)行，其他電子文件歸檔參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，切實推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。繼續(xù)做好存量數(shù)字化，建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31）執(zhí)行，其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。到2025年，省直機(jī)關(guān)長久保存的傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達(dá)到90%以上。

（四）進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字檔案室信息安全建設(shè)

配備必要的軟硬件設(shè)施設(shè)備，采取相應(yīng)的技術(shù)手段，確保檔案數(shù)字資源的絕對安全。非涉密數(shù)字檔案室系統(tǒng)安全等級保護(hù)不低于二級標(biāo)準(zhǔn)，涉密數(shù)字檔案室系統(tǒng)安全分級保護(hù)等級與檔案數(shù)字資源最高密級相適應(yīng)。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與電子政務(wù)云管理機(jī)構(gòu)明確安全管理責(zé)任，檔案數(shù)字資源批量上傳云端之前應(yīng)通過本單位保密檢查，不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲、管理檔案數(shù)字資源。制定檔案數(shù)字資源備份方案和策略，實施電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果和數(shù)字檔案室系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份管理，鼓勵在山東省電子文件（檔案）容災(zāi)備份中心進(jìn)行容災(zāi)備份。涉密檔案數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

（五）進(jìn)一步拓展數(shù)字檔案室應(yīng)用場景效能

加強(qiáng)數(shù)字檔案室服務(wù)能力建設(shè)，拓展數(shù)字檔案室應(yīng)用場景，深挖數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)功能和資源價值，利用大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)模式，推動數(shù)字檔案室在機(jī)關(guān)工作中的深度應(yīng)用。鼓勵結(jié)合數(shù)字檔案室應(yīng)用探索開展電子檔案單套管理、檔案信息資源整合共享、電子檔案長期保存、電子檔案移交等工作，加快提升機(jī)關(guān)檔案工作服務(wù)效能，提高政務(wù)支撐服務(wù)能力和決策信息服務(wù)能力，賦予檔案資源新的知識動能、社會動能，不斷提升國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化水平。