提升高校教務(wù)員教學(xué)管理工作效率的策略研究

【摘" 要】 高校教務(wù)員是銜接學(xué)校各個部門、教師以及學(xué)生之間的橋梁。教務(wù)管理工作具有工作量大、工作難度高、隊伍流動性大等特征。教務(wù)員管理工作的效率在一定程度上影響著教學(xué)工作的開展，教務(wù)工作效率的提升為各項辦學(xué)活動的穩(wěn)定和持續(xù)開展提供一定的保障。文章主要分析了高校教務(wù)員的重要作用以及教務(wù)員工作效率低下的主要原因，從增強(qiáng)教學(xué)管理工作內(nèi)容的系統(tǒng)化程度、實現(xiàn)工作流程簡單化網(wǎng)絡(luò)化、提高教務(wù)管理工作隊伍的專業(yè)化程度等方面，對提升高校教務(wù)員教學(xué)管理工作效率的有效策略展開了探究，旨在為推動高校教育工作的創(chuàng)新、穩(wěn)定發(fā)展，提升高校整體管理水平提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】 高校教務(wù)員；工作效率；教務(wù)管理

一、高校教務(wù)員的作用分析

高校教務(wù)工作的高效開展在推動高校辦學(xué)機(jī)構(gòu)正常穩(wěn)定運行中發(fā)揮著重要的作用。教務(wù)管理主要包含學(xué)籍管理、畢業(yè)生資料管理、檔案管理、高校排課、停調(diào)課、教材征訂、考試管理等多方面的工作內(nèi)容。教務(wù)員是教務(wù)管理工作的核心，其重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，教務(wù)員起著橋梁的作用。教務(wù)管理工作的服務(wù)對象包括高校各層級、教師和學(xué)生。教務(wù)員主要起到銜接不同人員的橋梁作用，需做好教務(wù)信息的收集、整理、匯總和傳遞工作。教務(wù)管理屬于高校的基層管理工作，在具體工作實施中要做到教務(wù)信息傳遞和下發(fā)的及時性。第二，教務(wù)員起到組織和協(xié)調(diào)的作用。教務(wù)管理工作的實施需要整理高校現(xiàn)有的各項資源，根據(jù)學(xué)校教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)目標(biāo)合理分配和協(xié)調(diào)各類資源，保證教學(xué)活動的有序、高效開展。第三，反饋作用。教務(wù)員工作職能的反饋作用主要體現(xiàn)在學(xué)生學(xué)習(xí)和學(xué)業(yè)規(guī)劃中，在開學(xué)前、中、后各個環(huán)節(jié)的教學(xué)評估工作需要教務(wù)員協(xié)調(diào)完成。根據(jù)教學(xué)評價活動的需要開展資料整理和收集工作，將教學(xué)過程中教師對相關(guān)教學(xué)設(shè)備、教學(xué)材料中的具體問題反饋給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，校領(lǐng)導(dǎo)以此類教學(xué)信息為依據(jù)，從宏觀視角層面對不足進(jìn)行修正、完善和調(diào)整，以促進(jìn)高校教育活動穩(wěn)定、持續(xù)、健康地開展。

二、高校教務(wù)員工作效率低下的主要原因

（一）教務(wù)管理制度不完善

高職院校教務(wù)管理工作的有序、正常和高效開展需要一套完整、健全的教學(xué)管理制度作為基礎(chǔ)。在管理制度的支持下，管理人員才能明確日常工作的側(cè)重點，做好不同流程的銜接。但是結(jié)合實際情況來看，很多高校教務(wù)工作在管理制度上沒有形成較為規(guī)范化、科學(xué)化的體系。導(dǎo)致既有的教務(wù)管理制度和體系與學(xué)校的綜合發(fā)展規(guī)劃不一致，在實際管理中出現(xiàn)教務(wù)員缺乏規(guī)范制度的指引，僅憑借個人工作經(jīng)驗開展教務(wù)管理工作。

（二）對教務(wù)員管理工作重視程度不足

教務(wù)管理是高職院校教學(xué)工作中最為繁重、復(fù)雜和基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，也是保障各項教學(xué)活動得以順利有效開展的基礎(chǔ)和前提。學(xué)生數(shù)量龐大，教務(wù)員在日常工作中需要面臨大量基礎(chǔ)性、重復(fù)性的瑣碎工作內(nèi)容，例如安排學(xué)生選課，跟進(jìn)學(xué)生選課結(jié)果，校園賬號密碼設(shè)置查詢，開學(xué)時間安排以及教室調(diào)度等多方面的工作內(nèi)容。這些煩瑣的工作內(nèi)容是保障教學(xué)活動得以順利開展的基礎(chǔ)和前提。但是學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生的學(xué)習(xí)成果很難在這種日?，嵥榈墓ぷ髦休^為直觀地體現(xiàn)出來。很多高職院校校領(lǐng)導(dǎo)更加注重王牌專業(yè)的教學(xué)和學(xué)校社會影響力的打造，對教務(wù)員這一工作崗位的重要性認(rèn)知不足，導(dǎo)致在這類工作中投入的人力、物力和財力等資源有限，未能根據(jù)當(dāng)前高職院校教務(wù)教學(xué)管理工作的實施和開展需求匹配應(yīng)有的資源。

（三）教務(wù)員專業(yè)素質(zhì)不高

教務(wù)管理工作具有復(fù)雜性、持續(xù)性的特點，教務(wù)員務(wù)必要熟悉教務(wù)管理工作與學(xué)校教學(xué)工作之間的聯(lián)系，明晰整個教學(xué)流程才能做好教務(wù)管理和教學(xué)管理之間的有效銜接，發(fā)揮出教務(wù)管理工作在促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)工作穩(wěn)定、持續(xù)開展中的重要作用。結(jié)合高職院校教務(wù)管理工作的實際開展情況來看，隨著科學(xué)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，基于信息化的管理系統(tǒng)和管理模式在高職院校教務(wù)教學(xué)管理中得到了有效應(yīng)用，這類新興技術(shù)與高職教務(wù)管理工作的融合大大提高了管理效率。但是有些教務(wù)人員缺乏工作經(jīng)驗和學(xué)習(xí)意識，并未意識到新型管理技術(shù)在教務(wù)管理中的重要價值，未能根據(jù)該項工作的創(chuàng)新發(fā)展要求和教務(wù)管理工作開展現(xiàn)狀進(jìn)行積極創(chuàng)新。有些教務(wù)管理人員剛參加這類工作不久，對教務(wù)管理工作的業(yè)務(wù)流程不熟悉，對業(yè)務(wù)不精，缺少基本的專業(yè)素質(zhì)，更加談不上工作模式和工作流程的創(chuàng)新，這也是導(dǎo)致高職院校教務(wù)管理工作效率低下的主要原因之一。

（四）教務(wù)管理工作重復(fù)性高

教務(wù)員的職業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任意識和工作能力直接決定著教務(wù)管理工作的實施成果。教務(wù)員的責(zé)任也體現(xiàn)在教學(xué)活動的每一個環(huán)節(jié)中，但由于教務(wù)管理工作具有一定的重復(fù)性，有些管理人員很容易產(chǎn)生懈怠、消極等不良工作心理。再加上面對生活、工作等多方面的壓力，容易喪失工作熱情，失去對教務(wù)管理的工作認(rèn)同，進(jìn)而出現(xiàn)工作不認(rèn)真、各類材料的交接不及時等問題，這也是影響教務(wù)管理效率的主要因素之一。

三、提升高校教務(wù)員教學(xué)管理工作效率的策略

（一）增強(qiáng)教學(xué)管理工作內(nèi)容的系統(tǒng)化程度

第一，實現(xiàn)教學(xué)資料管理的系統(tǒng)化。為完成這一管理目標(biāo)，教務(wù)員首先要根據(jù)教學(xué)資料內(nèi)容和類型對資料進(jìn)行精準(zhǔn)分類。從學(xué)校資料、教職人員資料、學(xué)生資料三個主體出發(fā)，根據(jù)教學(xué)時間段，以不同學(xué)期和學(xué)年作為時間單位，分門別類地整理好各項資料。同時要明確不同主體所涉及的資料數(shù)量和類型方面的特征。以學(xué)生為主體的資料管理為例，學(xué)生所涉及的資料主要包括學(xué)籍卡、課程重修申請表、成績單以及成績置換表等方面的資料，具有數(shù)據(jù)量龐大，管理持續(xù)性強(qiáng)等特點。在了解學(xué)生資料的管理特征基礎(chǔ)上，教務(wù)員要根據(jù)工作實際情況制定規(guī)范化的、可行的管理體系，明確資料管理的側(cè)重點。將教務(wù)管理工作按照重要程度和待辦事項的緊急程度，將資料管理分為“重要不緊急、緊急不重要、緊急重要”等多種類型，按照各項工作的輕重緩急開展管理工作，可以解決以往教務(wù)工作開展過程中雜亂無序、沒有章法的問題。

第二，實現(xiàn)排課工作的系統(tǒng)化。高校學(xué)生數(shù)量多，課程類型復(fù)雜，包含專業(yè)課程、選修課程、必修課程多種類型，同一教務(wù)系統(tǒng)下的專業(yè)數(shù)量也龐大。課程排課又涉及課時、教師數(shù)量、課程實施時間等多方面的信息內(nèi)容。要根據(jù)院校人才培養(yǎng)方案和教學(xué)活動的開展計劃錄入各專業(yè)年級的人才培養(yǎng)方案，落實教學(xué)計劃和教學(xué)任務(wù)。落實教學(xué)計劃是基礎(chǔ)性的工作，教務(wù)員在熟悉本職工作流程的基礎(chǔ)上，要深入、全面了解本院各個專業(yè)的人才培養(yǎng)方案。在每學(xué)期的學(xué)習(xí)中要將下學(xué)期教學(xué)計劃下發(fā)給系主任進(jìn)行安排調(diào)整，在此期間要和教學(xué)管理人員保持良好的溝通和交流，為后續(xù)高效落實教學(xué)任務(wù)提供保障。高校教務(wù)活動和教學(xué)活動之間存在著緊密聯(lián)系，在落實教務(wù)管理中的排課工作之前，教務(wù)員首先要深入、全面解讀系主任提交的教學(xué)計劃，事先考慮各專業(yè)課程和實習(xí)課程的錯峰安排，要平衡任課教師的排課要求。通過熟悉教務(wù)和教學(xué)流程，加強(qiáng)與教學(xué)人員和教務(wù)人員之間的溝通交流有助于實現(xiàn)排課工作的系統(tǒng)化。

第三，實現(xiàn)考務(wù)工作管理的系統(tǒng)化。高?？紕?wù)工作的主要內(nèi)容包括期末考試和補(bǔ)考安排，在我國高校整體教育教學(xué)水平顯著提高的背景下，高等教育實現(xiàn)了擴(kuò)招，高校學(xué)生人數(shù)顯著增多，教學(xué)任務(wù)也日漸繁重，需要安排考試的科目不斷增多。教務(wù)員在安排考務(wù)工作時，需要仔細(xì)核實不同考試所對應(yīng)的課程信息、考生人數(shù)、印卷份數(shù)等信息，同時要與負(fù)責(zé)印刷的相應(yīng)部門建立聯(lián)系。根據(jù)考生人數(shù)安排好考場布置，在這一工作完成過程中，既要從宏觀層面出發(fā)做好各個部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，同時也要加強(qiáng)對細(xì)節(jié)性問題的把控和管理，為提升考務(wù)工作安排和管理的系統(tǒng)化程度奠定基礎(chǔ)。

（二）實現(xiàn)工作流程簡單化、網(wǎng)絡(luò)化

教務(wù)管理員要從工作實際中不斷反思，總結(jié)傳統(tǒng)老舊的工作模式存在的弊端，緊跟時代發(fā)展潮流和高校教務(wù)管理工作的特點對工作模式、工作內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化。根據(jù)實際需要進(jìn)一步完善教務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建多種管理模式相結(jié)合的教務(wù)管理體現(xiàn)，使教務(wù)管理工作呈現(xiàn)出簡單化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢。具體可以從以下幾個方面著手：

第一，科學(xué)制訂計劃。保證各項工作的時效性是高校教務(wù)管理工作的要求和特征之一，有些工作有嚴(yán)格的時間限制，與之對應(yīng)的工作流程也有嚴(yán)格的加護(hù)。因此，教務(wù)員不僅要熟悉各項工作的流程和具體內(nèi)容，同時也要嚴(yán)格按照既定計劃執(zhí)行工作，要明確什么時間段內(nèi)應(yīng)該完成哪些工作內(nèi)容，制訂科學(xué)合理、切實可行的工作計劃表。以工作目標(biāo)為導(dǎo)向，理清各項管理工種的重難點。最后，為提高教務(wù)管理工作的靈活性，要在完成既定任務(wù)的同時，根據(jù)實際情況對相關(guān)工作內(nèi)容做出調(diào)整和完善，以解決教學(xué)計劃和實際教學(xué)運行之間的矛盾和沖突。

第二，教務(wù)員要不斷提高自身的執(zhí)行力。良好的工作執(zhí)行力是每個教務(wù)工作人員必備的工作素質(zhì)，也是做好本職工作的基礎(chǔ)保障。提高自身的執(zhí)行力可以更加高效地完成既定的工作計劃安排。具備執(zhí)行力的基礎(chǔ)和前提是教務(wù)工作人員要增強(qiáng)自身的服務(wù)意識和服務(wù)態(tài)度，要主動落實各項計劃。還要做到“會執(zhí)行”，嚴(yán)格按照既定規(guī)定時間完成相應(yīng)的任務(wù)，當(dāng)出現(xiàn)計劃與實際執(zhí)行情況不符的問題時，要及時與教學(xué)管理人員溝通和協(xié)商。

第三，要養(yǎng)成及時反思和檢查的工作思維。教務(wù)員日常工作內(nèi)容繁雜，不同人員所負(fù)責(zé)的工作中存在很多交叉工作，在各項工作開展中容易出現(xiàn)紕漏。教務(wù)員要做好及時反思和日常檢查工作，動態(tài)檢查不同教務(wù)管理工作的實際執(zhí)行情況，并與工作計劃進(jìn)行對比分析，找出導(dǎo)致工作效率低、出現(xiàn)紕漏的具體原因，進(jìn)而實現(xiàn)教務(wù)管理工作的良性循環(huán)。

（三）提高教務(wù)管理工作隊伍的專業(yè)化程度

影響教務(wù)員工作效率的因素比較多，對待本職工作的思想態(tài)度以及職業(yè)觀是最為關(guān)鍵的因素之一，想要提高教務(wù)管理工作的效率和工作整體水平。可以通過加強(qiáng)教務(wù)員的政治思想建設(shè)提高工作人員的整體思想水平，使相關(guān)工作人員以一種更加積極向上、樂觀地狀態(tài)投入工作中。為此，相關(guān)管理人員首先需要加強(qiáng)教務(wù)員的政治思想建設(shè)。通過開展思想政治教育活動，提升教務(wù)員政治覺悟，了解到自身崗位在促進(jìn)高校育人事業(yè)全面發(fā)展中的重要作用和價值。通過認(rèn)真學(xué)習(xí)黨史，深入了解馬克思主義理論，學(xué)習(xí)習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想。用黨的創(chuàng)新理論武裝自己的思想和頭腦。再者，要拓展教務(wù)員參與科研工作的渠道?？蒲心芰κ窃u估、判斷高校教學(xué)水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。打造一支專業(yè)技術(shù)過硬、綜合素質(zhì)強(qiáng)的學(xué)校教務(wù)隊伍，學(xué)?？梢蕴峁┙虅?wù)員自我成長和學(xué)習(xí)的平臺，通過拓展參與科研工作的渠道，吸引更多教務(wù)管理工作者參與到科研活動中。例如，可以設(shè)置教務(wù)員隊伍申報高教研究方向的專項申請通道，鼓勵專任教師吸納優(yōu)秀教務(wù)員參與科研課題建設(shè)，設(shè)置教務(wù)員從事高教研究的專業(yè)技術(shù)崗等。通過這種方式可以促進(jìn)高校教務(wù)員隊伍的專業(yè)化建設(shè)，也能提升教務(wù)員對自身工作崗位的認(rèn)可度。

四、結(jié)語

綜上所述，高校教務(wù)管理是一項兼具綜合性和復(fù)雜性的工作，在工作內(nèi)容方面存在重復(fù)性。教務(wù)員作為教務(wù)管理工作的基層人員，要意識到自身工作崗位職責(zé)的重要作用，學(xué)校也要加強(qiáng)教務(wù)員團(tuán)隊的建設(shè)，從制度保障、工作人員專業(yè)能力提升等多個方面著手，解決以往工作中存在的困境和問題，為高校育人活動的順利、高效進(jìn)行提供保障。

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