基于財務共享的企業(yè)無紙化報銷推進策略

張雅倩 國網(wǎng)河北省電力有限公司信息通信分公司

2020 年財政部會計司發(fā)布《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》。2021 年國家檔案局會同財政部、商務部、國家稅務總局開展了 “增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作” 。2022 年國務院辦公廳印發(fā)《關于進一步優(yōu)化營商環(huán)境降低市場主體制度性交易成本的意見》進一步指出， “2022 年底前，實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲等” 。 “十四五” 規(guī)劃和 2035 年遠景目標綱要提出 “加快數(shù)字化發(fā)展建設數(shù)字中國” ，標志著 “經(jīng)濟社會數(shù)字化轉(zhuǎn)型全面開啟” 。這些國家政策都在推進財務無紙化進程，標志著財務全面電子化轉(zhuǎn)型勢在必行。在建設具有中國特色、國際領先的能源互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)進程中，電網(wǎng)企業(yè)致力于創(chuàng)建數(shù)智化新型財務管理體系。傳統(tǒng)報銷方式依賴于紙質(zhì)文件，效率較低，無法靈活、敏捷地響應公司經(jīng)營發(fā)展和管理創(chuàng)新需求，與電網(wǎng)企業(yè)發(fā)展方向相違背，隨著信息技術(shù)革新，電網(wǎng)企業(yè)迫切需要采取措施來優(yōu)化其報銷方式?；诖?，研究財務共享模式下推進無紙化報銷策略，對于提升電網(wǎng)企業(yè)財務管理效率，推動電網(wǎng)企業(yè)在經(jīng)濟社會的發(fā)展具有重要的積極作用。

一、基于財務共享的電網(wǎng)企業(yè)無紙化報銷的意義

（一）財務共享的概念

財務共享是指不斷開發(fā)利用財務管理工具、創(chuàng)新財務管理工作的模式。傳統(tǒng)的財務共享以人和機器的物理集中形態(tài)，成立實體財務共享服務中心，對同質(zhì)化程度較高的業(yè)務進行財務流程再造、集中標準化處理，以提高財務服務效率、節(jié)約企業(yè)資源成本。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營管理和組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，虛擬共享概念應勢而生，這種模式不需要將財務人員集中到同一地點，而是通過信息技術(shù)將不同地理位置的服務功能和機構(gòu)進行連接，運行全面電子化和網(wǎng)絡化[1]。電網(wǎng)企業(yè)在推進財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，基于邊界管控理論，打破地域限制，搭建了智慧共享財務管理平臺，通過平臺要素、管理元素、數(shù)據(jù)資源的全面共享，探索構(gòu)建了具有 “虛擬共享” 特征的全新財務共享模式。

（二）無紙化報銷的概念

無紙化報銷是指在費用報銷環(huán)節(jié)，借助信息化系統(tǒng)實現(xiàn)報銷憑證接收、報銷憑證審核、報銷憑證入賬、報銷憑證歸檔等目標的模式。無紙化報銷模式具有智能化、自動化與無紙化的特點，是財務共享模式下信息化技術(shù)充分應用的體現(xiàn)，也是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢。財務報銷環(huán)節(jié)是電網(wǎng)企業(yè)資金流動階段的重點，無紙化報銷可以提高報銷環(huán)節(jié)的效率，實現(xiàn)減少電網(wǎng)企業(yè)運行成本的目的，打造具有嚴謹性與可靠性特點的財務報銷工作模式。除此之外，無紙化報銷方式具有較強的實踐性特點，對于加快報銷速度，控制報銷力度具有積極作用，可促使電網(wǎng)企業(yè)在激烈的市場競爭中處于優(yōu)勢地位。

（三）電網(wǎng)企業(yè)推行無紙化報銷的意義

1.降低電網(wǎng)企業(yè)運行成本，提升資源利用率。傳統(tǒng)報銷方式中，電網(wǎng)企業(yè)報銷憑證以紙質(zhì)形式存儲，在一定程度上造成了紙資源、油墨資源、存儲成本與人力資源的浪費，基于財務共享實現(xiàn)無紙化報銷可彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷的不足，節(jié)約電網(wǎng)企業(yè)成本，同時，也為后續(xù)報銷憑證收集整理工作打下堅實基礎，可有效減少資源浪費問題出現(xiàn)的概率，貫徹綠色環(huán)保等經(jīng)濟發(fā)展理念[2]。此外，電網(wǎng)企業(yè)實現(xiàn)無紙化報銷可充分發(fā)揮電子票據(jù)的優(yōu)勢，降低票據(jù)丟失等問題對報銷人員的影響。

2.提升財務管理工作效率?，F(xiàn)階段，電網(wǎng)企業(yè)財務工作逐漸向無紙化方向發(fā)展，這是數(shù)字經(jīng)濟下企業(yè)財務發(fā)展的未來趨勢?；谪攧展蚕韺崿F(xiàn)電網(wǎng)企業(yè)無紙化報銷對于財務管理人員而言，可幫助其借助信息化技術(shù)管理財務數(shù)據(jù)，且在報銷環(huán)節(jié)中財務管理人員可將電子票據(jù)中的信息錄入電網(wǎng)企業(yè)財務管理軟件中，從而節(jié)約電子票據(jù)整理、審核與記錄環(huán)節(jié)所需的時間成本，提升整體財務管理工作的效率[3]。

3.強化財務數(shù)據(jù)管理工作?；谪攧展蚕韺崿F(xiàn)無紙化報銷可為電網(wǎng)企業(yè)與財務管理部門快速收集電子發(fā)票信息提供便利。在此基礎上，電網(wǎng)企業(yè)可對無紙化報銷環(huán)節(jié)進行嚴格管理，稅務部門也可以電子發(fā)票為依據(jù)對員工的消費過程進行深入了解，從而減少逃稅、漏稅及騙稅事件出現(xiàn)的概率，強化財務數(shù)據(jù)管理工作。

4.保障財務數(shù)據(jù)信息的及時性與準確性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)憑證報銷模式下，員工很容易出現(xiàn)丟失報銷憑證、遺忘報銷金額等情況，電網(wǎng)企業(yè)基于財務共享實現(xiàn)無紙化報銷，可方便員工及時將報銷信息傳輸至公司財務管理部門中，從而減少漏報、重報事件出現(xiàn)的概率，提升財務報表中相關數(shù)據(jù)的準確性。

二、電網(wǎng)企業(yè)實現(xiàn)無紙化報銷過程中存在的問題

（一）電子票據(jù) “報銷繁”

隨著電子政務的快速發(fā)展，電子票據(jù)的使用需求越來越多。2015 年國家稅務總局開始在全國范圍內(nèi)推行增值稅電子發(fā)票，2017 年財政部出臺推進財政電子票據(jù)管理改革試點方案，2018 年海關總署實現(xiàn)電子海關專用繳款書，2019 年鐵路總公司推出電子客票，南方航空推出電子行程單，等等。各類電子票據(jù)應勢而生并大力推廣，企業(yè)取得的電子報銷票據(jù)占比逐漸增加。2020 年財政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，肯定了會計電子檔案的法律效力，但同時也提出電子會計憑證電子化單軌制報銷入賬歸檔全流程電子化的要求。因此，在未實現(xiàn)無紙化報銷及電子會計檔案歸檔的情況下，電網(wǎng)企業(yè)電子票據(jù)報銷環(huán)節(jié)，需要員工先將電子票據(jù)拍照或者掃描后上傳至報銷系統(tǒng)，再將電子票據(jù)打印出來提交至公司財務人員作為會計歸檔材料，同時公司財務人員需另行保存電子版電子票據(jù)，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷流程更加煩瑣，無疑增加了電網(wǎng)企業(yè)報銷員工及財務人員的工作量。

（二）內(nèi)部單據(jù) “格式多”

電網(wǎng)企業(yè)經(jīng)營區(qū)域覆蓋26 個省及其市縣，雖然集團統(tǒng)一制定規(guī)章制度，但是對于制度未統(tǒng)一規(guī)定部分，不同省份公司甚至不同縣級公司之間仍存在內(nèi)部報銷單據(jù)格式差異較大的情況，而無紙化報銷即為全流程電子化報銷，要用電子數(shù)據(jù)替代紙質(zhì)憑證，報銷環(huán)節(jié)內(nèi)部單據(jù)的標準統(tǒng)一是單據(jù)全流程電子化的前提，內(nèi)部單據(jù)格式較多無疑會阻礙無紙化報銷的推進。電網(wǎng)企業(yè)想要順利實現(xiàn)無紙化報銷，必須先解決內(nèi)部單據(jù)格式不統(tǒng)一問題。

（三）電子票據(jù)與會計憑證檢索 “關系差”

目前，電網(wǎng)企業(yè)關于電子票據(jù)的報銷方式為拍照或掃描上傳報銷系統(tǒng)，電子票據(jù)財務人員需單獨保存，雖然報銷系統(tǒng)可以存儲電子票據(jù)的影像信息，但并沒有對電子票據(jù)打上唯一身份編碼標識，且未實現(xiàn)對所存儲電子票據(jù)影像信息的調(diào)用，因此報銷完生成會計憑證后，既無法調(diào)用憑證下的相應電子票據(jù)影像，又無法通過電子票據(jù)查詢相應會計憑證，電子票據(jù)與會計憑證的檢索關系便捷性較差。

（四）員工報銷 “壓力大”

電網(wǎng)企業(yè)財務管理系統(tǒng)數(shù)量繁多、功能分散，各個系統(tǒng)之間的集成度較低、專業(yè)壁壘突出，這就造成員工在報銷環(huán)節(jié)，需要在多個系統(tǒng)中操作，日常業(yè)務處理系統(tǒng)切換頻繁，要求報銷員工不僅要熟練使用相關財務管理系統(tǒng)，同時要熟悉各個系統(tǒng)之間的報銷邏輯關系，嚴重增加了電網(wǎng)企業(yè)員工報銷壓力。由于財務管理系統(tǒng)較多，難免出現(xiàn)同一業(yè)務的同一個需求在不同系統(tǒng)重復操作的問題，數(shù)據(jù)重復錄入，給企業(yè)員工帶來不必要的重復工作量，數(shù)據(jù)復用化程度低，業(yè)務負擔較重，增加隱形壓力，用戶體驗感不佳。由于財務管理系統(tǒng)較多，間接造成報銷流程繁多，操作流程冗長，個別費用報銷從提交資金計劃到報銷入賬甚至需要兩個月時間，增加了員工報銷的時間成本。

（五）信息系統(tǒng)安全 “存風險”

在財務共享模式下，電網(wǎng)企業(yè)可以借助互聯(lián)網(wǎng)傳輸電子票據(jù)信息，實現(xiàn)共享財務數(shù)據(jù)目的，但基于網(wǎng)絡系統(tǒng)本身開放性特點，財務共享模式下無紙化報銷方式的應用會在一定程度上存在信息系統(tǒng)安全隱患。首先，無紙化報銷信息在傳輸?shù)倪^程中會存在數(shù)據(jù)丟失的問題，且受到存儲設備的影響也會出現(xiàn)信息失效情況。其次，傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷模式中，報銷信息的修改痕跡較為明顯，而電子票據(jù)即使被修改也很難被人發(fā)現(xiàn)，如何及時發(fā)現(xiàn)電子票據(jù)被修改的問題成為財務共享模式下無紙化報銷方法應用的難題。再次，財務共享模式下，無紙化報銷方法應用中電子票據(jù)信息采集環(huán)節(jié)很容易受到計算機設備病毒的影響，出現(xiàn)電子票據(jù)無法使用等問題，甚至危害公司內(nèi)部財務信息系統(tǒng)的正常運行，損害電網(wǎng)企業(yè)的經(jīng)濟利益[4]。最后，財務共享模式下無紙化報銷方式的應用中，報銷數(shù)據(jù)存儲與收集環(huán)節(jié)中可能會出現(xiàn)被人盜取或刪除的情況，嚴重危害電網(wǎng)企業(yè)的經(jīng)濟利益。

三、基于財務共享的電網(wǎng)企業(yè)無紙化報銷推進策略

（一）電子票據(jù) “信息共享” ，實現(xiàn)外部電子票據(jù)自動采集

外部電子票據(jù)的獲取采集是電網(wǎng)企業(yè)無紙化報銷的第一步。以增值稅電子發(fā)票為例，電網(wǎng)企業(yè)可以通過數(shù)據(jù)中臺等技術(shù)建立公司級共享發(fā)票池，實現(xiàn)發(fā)票數(shù)據(jù)集約化、共享化管理，同時打通稅企直連通道，依托稅企直連獲取電網(wǎng)企業(yè)各納稅主體全部電子發(fā)票數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子發(fā)票信息實時入池統(tǒng)一管理。電網(wǎng)企業(yè)員工報銷環(huán)節(jié)，應用OCR 識別等工具，實現(xiàn)手機端和PC 端電子發(fā)票線上識別，同步調(diào)用發(fā)票池中電子發(fā)票信息，以共享方式實現(xiàn)電子發(fā)票信息自動采集，鐵路電子客票、銀行電子回單等電子票據(jù)自動采集可參照實現(xiàn)。基于 “信息共享” 實現(xiàn)電子票據(jù)自動采集，既可以提高電子票據(jù)報銷便捷性，又可以預防電子票據(jù)重復報銷風險。

（二）業(yè)財融合 “資源共享” ，實現(xiàn)內(nèi)部單據(jù)標準化流轉(zhuǎn)

歷經(jīng)數(shù)十載，電網(wǎng)企業(yè)一直致力于建立業(yè)財鏈路貫通的信息化體系，目前越來越多財務信息以電子化形式產(chǎn)生，實現(xiàn)內(nèi)部單據(jù)標準化流轉(zhuǎn)，可支撐公司業(yè)務全流程電子化，是電網(wǎng)企業(yè)實現(xiàn)無紙化報銷的必要條件。內(nèi)部單據(jù)標準化流轉(zhuǎn)，一方面是內(nèi)部單據(jù)格式的標準化統(tǒng)一。電網(wǎng)企業(yè)費用報銷主要涉及合同、通知、出入庫單等內(nèi)部單據(jù)，建立統(tǒng)一的標準化單據(jù)格式，同時，通過系統(tǒng)集成實現(xiàn)業(yè)財信息 “資源共享” ，基于各個業(yè)務系統(tǒng)自動采集生成內(nèi)部電子單據(jù)，既提高了電網(wǎng)企業(yè)報銷效率，又保障了數(shù)據(jù)準確性。另一方面是流程的標準化，從內(nèi)部單據(jù)生成、報銷、歸檔全流程制定統(tǒng)一程序，以進一步推進業(yè)財信息 “資源共享” 。

（三）電子票據(jù) “存儲共享” ，實現(xiàn)會計檔案電子歸檔

隨著電子票據(jù)在獲取采集—報銷—入賬流程中全面電子化，其如何存儲歸檔是真正實現(xiàn)無紙化報銷的前提。電網(wǎng)企業(yè)需利用數(shù)據(jù)中臺、數(shù)字簽名等新技術(shù)，建立一套新型電子會計檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息電子化、歸檔流程自動化[5]。首選創(chuàng)建公司級電子檔案資源池，電子票據(jù)在前端采集后，自動對前置采集資料的信息和數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換，使之變?yōu)闄n案格式版文件存儲于資源池，同時建立關聯(lián)關系，在報銷流程各個環(huán)節(jié)可隨時調(diào)用相應電子票據(jù)。電子會計檔案歸檔后，通過調(diào)閱檔案主體，可調(diào)取檔案主體對應的電子票據(jù)信息，以此提高電子票據(jù)與會計憑證的檢索便捷關系。

（四）搭建統(tǒng)一 “共享平臺” ，實現(xiàn)費用報銷方便快捷

電網(wǎng)企業(yè)通過建立虛擬共享財務管理平臺，打通各個系統(tǒng)與財務共享管理平臺的集成鏈路，通過技術(shù)創(chuàng)新打破物理約束和系統(tǒng)約束，可以將費用報銷使用的多個系統(tǒng)操作統(tǒng)一調(diào)整到財務共享管理平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)繁雜、重復的事務性業(yè)務集中、標準、自動化處理。一方面減少費用報銷使用系統(tǒng)的數(shù)量，直觀上減輕電網(wǎng)企業(yè)員工報銷壓力，另一方面減少同一業(yè)務多個系統(tǒng)中重復操作問題，簡化操作流程，提高費用報銷效率，切實解決員工報銷 “壓力大” 問題。

（五）發(fā)揮 “財務共享” 優(yōu)勢，實現(xiàn)無紙化報銷智能審核

電網(wǎng)企業(yè)基于虛擬財務共享模式實現(xiàn)無紙化報銷過程中，以外部電子票據(jù)自動采集信息共享和內(nèi)部電子票據(jù)標準化信息共享為前提，可以自動校驗電子票據(jù)信息的真實性和準確性，同時通過梳理傳統(tǒng)人工審核規(guī)則庫，利用RPA 財務機器人、人工智能等技術(shù)，以智能填單替代重復錄入，通過關鍵數(shù)據(jù)同源復用，實現(xiàn)財務操作與業(yè)務操作同步自動執(zhí)行，形成掃描發(fā)票即自動填單—運行規(guī)則即自動審核—審核通過即自動核算的自動處理機制，實現(xiàn)報銷審核智能化，減少人工審核內(nèi)容，繼而減輕財務人員工作量，提高業(yè)務流轉(zhuǎn)和審批效率。另外，通過前置規(guī)則管控節(jié)點、整合數(shù)據(jù)校驗節(jié)點，嵌入財務管控要求，使稽核發(fā)揮前期預警管控作用，強化風險管控能力，提高報銷的準確性及合規(guī)性。

（六）重視電網(wǎng)企業(yè)信息系統(tǒng)安全

信息化技術(shù)是財務共享模式應用的關鍵，維護電網(wǎng)企業(yè)信息系統(tǒng)安全是無紙化報銷順利應用的重要保障。首先，財務管理部門需要主動探索與企業(yè)報銷工作實際情況相符合的信息化模式，在此基礎上加強無紙化報銷方法應用中相關的信息化標準建設，從而提升財務共享下無紙化報銷方法應用的信息化水平。其次，企業(yè)管理人員需要加強對信息化建設的關注，打造與無紙化報銷方法應用相符合的信息系統(tǒng)，創(chuàng)新企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，消除財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)之間存在的差異性，實現(xiàn)業(yè)務信息系統(tǒng)與財務信息系統(tǒng)相結(jié)合的目標，貫徹信息共享理念，從全方位角度入手建設具有多功能特點的無紙化報銷系統(tǒng)[6]。最后，收集會計核算系統(tǒng)中與資金流向相關的數(shù)據(jù)，在此基礎上，創(chuàng)建無紙化報銷系統(tǒng)，加強對報銷金額審批、報銷標準設計的控制，優(yōu)化無紙化報銷流程。

（七）建立健全無紙化報銷制度

建立健全無紙化報銷制度，是實現(xiàn)無紙化報銷的保障，可保護電網(wǎng)企業(yè)報銷人員在無紙化報銷方法應用中的合法權(quán)益。當報銷人員將相關數(shù)據(jù)信息傳輸至信息化系統(tǒng)中，財務部門管理人員需要對電子票據(jù)號碼、報銷類型、報銷金額等數(shù)據(jù)進行記錄，且及時將報銷日期、打印文件等進行標注，之后安排相應的職責人員領取報銷憑證等。在此過程中，相關人員需要明確規(guī)定電子票據(jù)的報銷范圍，規(guī)范電子票據(jù)報銷審核環(huán)節(jié)，且加強對電子票據(jù)唯一性的關注，合理控制報銷時限[7]。

四、結(jié)語

綜上所述，基于財務共享模式實現(xiàn)無紙化報銷，可減輕電網(wǎng)企業(yè)財務管理人員工作壓力，強化電網(wǎng)企業(yè)財務數(shù)據(jù)管理工作，降低報銷環(huán)節(jié)所需的時間成本與資源成本?；诖?，電網(wǎng)企業(yè)財務管理人員需明確認識到財務共享模式下實現(xiàn)無紙化報銷的積極作用，了解財務共享模式下電網(wǎng)企業(yè)推廣無紙化報銷過程中存在的困難與問題，從而創(chuàng)新無紙化報銷的應用，優(yōu)化無紙化報銷的應用流程，進而拓展無紙化報銷的應用范圍，主動適應能源綠色轉(zhuǎn)型和數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展新趨勢。